Nedir proje planlama süreci proje yönetiminde mi?

İyi proje yönetimi beş temel adımı içerir: Başlatmaya Başlama, Planlama, Yürütme, İzleme ve Kontrol ve Kapanışla Bitirme. Başarılı projelerin hiçbirinin bu aşamalardan herhangi birini, özellikle de zamanında ve bütçe dahilinde teslim edilmesi gibi her şeyin takip edilmesini sağlayan bir proje planlama sürecini göz ardı edemeyeceğini belirtmek önemlidir.

Proje planlama, proje yaşam döngüsünün kalbidir ve bu aynı zamanda en zorlu aşama olduğu anlamına gelir. Ancak, her zaman oraya ulaşmanın bir yolu vardır.

Bu makalede, proje planlama sürecini daha iyi anlamanıza ve zorluklarıyla nasıl başa çıkacağınızı öğrenmenize yardımcı olmak için proje planlama, tanım, örnekler, süreç ve bazı planlama araçları hakkında daha fazla bilgi ediniyoruz. 

Daha İyi Etkileşim İçin İpuçları

• Proje Yönetimi
• Proje Çizelgesi Örneği
• Şelale Metodolojisi

Proje Planlamanın Tanımı Nedir?

Proje planlama, tanımlanmış bir zaman çerçevesi içinde belirli bir hedefe ulaşmak için gereken gerekli adımları ve kaynakları ana hatlarıyla belirleme, organize etme ve strateji haline getirme sistematik süreci olarak tanımlanabilir. Hedefleri belirlemeyi, bir yol haritası oluşturmayı ve üretkenliği optimize etmek ve riskleri azaltmak için kaynakları tahsis etmeyi içeren proaktif bir yaklaşımdır.

İlgili: Stratejik Yönetim Süreci | 7 en iyi ipucu ile Nihai Kılavuz

Proje Planlama Sürecinin 7 Aşaması

Bu bölümde, proje planlamasında yer alan 7 adımı şu şekilde inceleyeceğiz:

Aşama 1: Proje Amaç ve Kapsamlarının Tanımlanması

Proje planlama sürecinin ilk aşaması, proje hedeflerinin ve kapsamının açıkça tanımlanması etrafında döner. Bu, istenen sonuçların anlaşılmasını, paydaşların belirlenmesini ve ölçülebilir hedefler oluşturulmasını gerektirir. Proje sınırlarının, çıktılarının ve kısıtlamalarının tanımlanması, sonraki planlama faaliyetleri için temel oluşturur.

Örneğin Nike, satış hedefini gelecek yıl 3,00,000 adet satmak olarak belirledi ve bu, mevcut satışlara göre %30 arttı.

2. Aşama: Kapsamlı Bir Proje Değerlendirmesi Yürütme

Kapsamlı bir proje değerlendirmesi, bilinçli karar verme ve risk azaltma açısından çok önemlidir. Bu aşama proje gereksinimlerinin, kaynaklarının, potansiyel risklerinin ve bağımlılıklarının ayrıntılı bir analizinin yapılmasını içerir. Planlamacılar, projenin fizibilitesini, yaşayabilirliğini ve potansiyel zorluklarını değerlendirerek kritik başarı faktörlerini belirleyebilir ve potansiyel engelleri aşmak için stratejiler geliştirebilir.

3. Aşama: İş Kırılım Yapısının (WBS) Geliştirilmesi

Bu proje planlama adımında, tüm proje daha küçük, yönetilebilir bileşenlere bölünür. Bu yaklaşım, görevlerin, alt görevlerin ve çıktıların hiyerarşik bir temsilini sağlayan, netlik ve organizasyon sağlayan iş kırılım yapısı (WBS) olarak adlandırılır. Kaynak tahsisini ve görev sıralamasını kolaylaştırır ve proje yürütme için mantıksal bir çerçeve oluşturur.

Aşama 4: Kaynakları Tahmin Etme ve Zaman Çizelgeleri Oluşturma

Kaynak tahmini ve zaman çizelgesi oluşturulması da proje planlama başarısı için çok önemlidir. Bu aşamada, her bir görev için gerekli personel, bütçe ödenekleri ve malzemelerin belirlenmesi amaçlanmaktadır. Görev bağımlılıklarını, öncelikleri ve mevcut kaynakları göz önünde bulundurarak planlamacılar veya yöneticiler, yol boyunca önemli kilometre taşlarını belirleyerek gerçekçi zaman çizelgeleri geliştirebilir.

Aşama 5: Risk Tanımlama ve Azaltma Stratejileri

Hiçbir proje risklerden muaf değildir ve bunları erkenden ele almak, bir planın işlenmesi için hayati öneme sahiptir. Bu aşamada potansiyel riskler ve belirsizlikler belirlenir, analiz edilir ve önceliklendirilir. Riskleri azaltmak için acil durum planlarını, risk transfer mekanizmalarını ve alternatif eylem planlarını kapsayan proaktif stratejiler geliştirilir. Düzenli risk izleme ve değerlendirme, projenin yaşam döngüsü boyunca uyarlanabilirliği sağlar.

Aşama 6: İletişim ve Paydaş Katılımı

Yapıştırıcı gibi etkili iletişim de bir projeyi bir arada tutabilir. Kanalları, sıklığı ve paydaşların katılımını özetleyen bir iletişim planı oluşturmak zorunludur. Düzenli durum güncellemeleri, ilerleme raporları ve işbirlikçi tartışmalar şeffaflığı artırır, koordinasyonu artırır ve paydaş beklentilerini yönetir.

Aşama 7: İzleme, Kontrol ve Değerlendirme

Etkili bir proje planlama çerçevesinin sonuna gelmek, sürekli izleme ve değerlendirme aşamasıdır. Bu aşama, ilerlemeyi izlemeye, bunu yerleşik kilometre taşları ile karşılaştırmaya ve sapmaları belirlemeye odaklanır. Gerekirse, projeyi hedefleriyle yeniden uyumlu hale getirmek için ayarlamalar yapılır. Öğrenilen dersler belgelenir, böylece bilgi aktarımı ve gelecekte iyileştirme sağlanır.

Proje Planlamanın Bileşenleri Nelerdir?

İşte proje planlama sürecinin 7 temel bileşeni:

• Yönetimde planlamanın kapsamı: Projenin sınırlarını ve hedeflerini açıkça tanımlayın.
• İş Arıza Yapısı (WBS): Projeyi daha küçük, yönetilebilir görevlere ayırma.
• Zaman Çizelgesi ve Kilometre Taşları: Gerçekçi bir zaman çizelgesi oluşturmak ve ilerlemeyi izlemek için kilometre taşları belirlemek.
• Kaynak Tahsisi: Personel, bütçe ve malzemeler dahil olmak üzere gerekli kaynakların belirlenmesi ve tahsis edilmesi.
• Risk Analizi ve Azaltma: Potansiyel riskleri belirlemek ve bunları azaltmak için stratejiler geliştirmek.
• İletişim planı: Proje paydaşları arasında koordinasyon ve işbirliğini kolaylaştırmak için etkili iletişim kanalları oluşturmak.
• İzleme ve değerlendirme: Proje ilerlemesini izlemek ve önceden tanımlanmış KPI'lara göre performansı değerlendirmek için mekanizmalar uygulama.

Proje Planlama Süreci Neden Gereklidir?

Proje performansını ve başarı olasılığını artırır.

Projelerin başarısız olmasının çeşitli nedenleri vardır ve bunlardan biri ekip üyeleri arasında amaçların, hedeflerin ve sorumlulukların tanımlanamamasıdır (tahmini %39'a yakın). Ekip üyelerinin bireysel rolleri ve sorumlulukları konusunda kafaları karışırsa proje sorunsuz ilerlemez. Ayrıca, net amaç ve hedeflerin olmayışı veya projenin yönü ve amacının yanlış anlaşılması, yanlış hizalamaya ve odak eksikliğine yol açarak beklenmedik aksaklıklara ve kapsamın kaymasına neden olabilir.

Ekip işbirliğini ve iletişimi geliştirir 

İyi organize edilmiş bir plan, ekip üyelerinin etkili bir şekilde iletişim kurması ve işbirliği yapması için bir fırsat yaratır. Özellikle departmanlar arası veya şirketler arası projeler söz konusu olduğunda, birçok personelin ve farklı geçmişlere sahip uzmanların birlikte çalıştığı projelerde, planlamanın rolü daha da belirgindir. Sonuç olarak, net iletişim ve işbirliği, ekip çalışmasını geliştirir, ortak bir vizyonu destekler, daha az çalışan çatışmasını destekler ve olumlu bir proje ortamını teşvik eder.

Kaynakların optimizasyonunu sağlar

Planlama, zaman, insan kaynakları, bütçe, ekipman ve malzemeler dahil olmak üzere kaynakların en iyi şekilde kullanılması için nihai uygulamadır. Proje ekibi, gerekli kaynakları önceden belirleyerek, doğru kaynakların doğru zamanda kullanılabilir olmasını sağlayabilir, gecikmeleri ve tekrarları en aza indirebilir ve verimliliği optimize edebilir.

Riskleri ve beklenmeyen sorunları azaltır

Proje ekibi, riskleri erkenden belirleyerek, bunları ele almak için risk yanıt planlama stratejileri ve beklenmedik durum planları geliştirebilir. Bu proaktif yaklaşım, risklerin olasılığını ve etkisini azaltmaya, proje performansını artırmaya ve başarısızlık olasılığını azaltmaya yardımcı olur.

En İyi Proje Planlama Süreci Nedir?

Daha iyi proje planlaması ve planlama sırasında karşılaşılabilecek zorlukların üstesinden gelmek için bazı proje planlama metodolojilerini dikkate almakta fayda vardır. Projeleri etkili bir şekilde planlamak ve yönetmek için kullanılan yapılandırılmış yaklaşımlara ve çerçevelere atıfta bulunurlar.

Şelale Planlama

Şelale metodolojisi, projeyi farklı aşamalara bölen ve her aşama bir öncekinin üzerine inşa edilen sıralı bir yaklaşımdır. Bir sonraki aşamaya geçmeden önce her aşamanın tamamlanması gereken doğrusal bir ilerleme izler. Anahtar aşamalar tipik olarak gereksinimlerin toplanması, tasarımı, geliştirilmesi, test edilmesi, konuşlandırılması ve bakımı içerir. Şelale, iyi tanımlanmış ve istikrarlı gereksinimleri olan projeler için en uygun olanıdır.

PRINCE2 (Kontrollü Ortamlardaki Projeler)

PRINCE2, Birleşik Krallık'ta ve dünya çapında yaygın olarak kullanılan süreç tabanlı bir proje yönetimi metodolojisidir. Proje planlama, izleme ve kontrol için yapılandırılmış bir çerçeve sağlar. PRINCE2, projeleri yönetilebilir aşamalara ayırır ve etkin yönetişim, risk yönetimi ve paydaş katılımını vurgular. İş gerekçelendirmesine ve kapsamlı belgelere odaklanmasıyla geniş çapta tanınmaktadır.

PRISM (Proje Entegrasyonu, Kapsam, Zaman ve Kaynak Yönetimi)

PRISM, Project Management Institute (PMI) tarafından geliştirilen bir proje yönetimi metodolojisidir. Entegrasyon, kapsam, zaman ve kaynak yönetimini kapsayan kapsamlı bir çerçeve sağlar. PRISM, proje hedeflerinin tanımlanması, iş kırılım yapılarının oluşturulması, faaliyetlerin programlanması ve kaynakların tahsis edilmesi gibi süreçleri içeren, proje planlamasına yapılandırılmış bir yaklaşımı vurgular.

İlgili: 2024'ün En İyi Stratejik Planlama Şablonları | Ücretsiz İndir

Bazı Proje Planlama Araçları ve Yazılımları Nelerdir?

Günümüzün hızlı ve dinamik iş ortamında, proje planlama araçları ve yazılımları etkin proje yönetimi için vazgeçilmez hale gelmiştir. Bir proje yöneticisi olarak şu en önemli önerilere göz atmak isteyebilirsiniz:

Microsoft Project çeşitli sektörlerdeki profesyoneller tarafından yaygın olarak kullanılan kapsamlı bir proje planlama yazılımıdır. Görevleri, kaynakları, zaman çizelgelerini ve bütçeleri yönetmek için bir dizi sağlam özellik sunar.

Asana sağlam özellikleri ve esnekliği ile tanınan çok yönlü bir proje planlama aracıdır. Ekiplerin projeleri etkili bir şekilde planlaması, organize etmesi ve izlemesi için merkezi bir platform sunar.

Trello basitliği ve görsel çekiciliği ile tanınan popüler bir görev planlama yazılımıdır. Panolar, listeler ve kartlardan oluşan kullanıcı dostu arayüzü, ekiplerin görevleri zahmetsizce organize etmesine ve öncelik sırasına koymasına olanak tanır.

İlgili: 10'te Asana Proje Yönetimini Etkili Kullanmak İçin 2024 İpucu

Proje Planlamanın 10 Adımı Nedir?

Proje planlama süreci, projelerin kapsamına ve ölçeğine bağlı olarak kuruluştan kuruluşa değişir. Bazı yöneticiler aşağıdaki gibi 10 proje planlama adımını tercih edebilir:

1. Proje hedeflerini ve hedeflerini tanımlayın.
2. Proje paydaşlarını tanımlayın.
3. Kapsamlı bir proje kapsam analizi yapın.
4. Ayrıntılı bir iş kırılım yapısı (WBS) geliştirin.
5. Proje bağımlılıklarını ve görevlerin sıralamasını belirleyin.
6. Kaynak gereksinimlerini tahmin edin ve bir kaynak planı oluşturun.
7. Gerçekçi bir proje programı geliştirin.
8. Proje risklerini belirleyin ve değerlendirin.
9. Bir iletişim planı oluşturun.
10. Proje onaylarını alın ve proje planını kesinleştirin.

Sıkça Sorulan Sorular

Son Düşüncelerimiz

Proje planlamasının her şeyi olumlu ilerlemede tutmak için en iyi süreç olduğunu unutmamak önemlidir. Proje planlama yazılımı, proje planlama sürecinin verimliliğini artırmaya yardımcı olsa da lütfen bunu hafife almayın; proje yöneticisinin ve ekip koordinasyonunun rolü çok daha kritiktir.

Yani, bir sahip olmayı unutmayın tanıtım toplantısı projenin başında tüm ekipleri birbirine bağlamak ve ekiplerinizin tüm proje boyunca yüksek performans göstermesini ve motive olmasını sağlamak için beceri eğitimi. Daha ilgi çekici ve heyecan verici toplantı sunumlarına veya eğitimlerine ihtiyacınız varsa, AhaSlides birçok ücretsiz gelişmiş özellik ve şablon ve tüm şirketler için rekabetçi bir fiyatlandırma planı ile en iyi iş ortağınız olabilir.

Ref: BIJU'LAR | hafta planı | hedef öğretmek