Індустрія заходів зростає, і корпоративні бюджети також зростають. Все більше компаній проводять більше очних зустрічей, ніж три роки тому, і ця тенденція прискорюється, а не змінюється.
Таке зростання робить надійне виконання важливішим, а не менш важливим. Коли конкуренти проводять більше заходів, погано організований захід виділяється. Цей посібник охоплює кожен етап планування корпоративних заходів, від постановки мети до аналізу даних після заходу, у форматі, який ви можете реально використовувати.
Крок 1: Визначте мету, перш ніж щось інше
Кожне інше рішення в цьому посібнику випливає з одного питання: чого має досягти ця подія?
Корпоративні заходи зазвичай поділяються на кілька категорій. Заходи з тімбілдингу спрямовані на покращення довіри та співпраці. Навчальні заходи передають певні навички чи знання. Заходи для клієнтів зміцнюють стосунки або створюють канали зв'язку. Конференції та саміти позиціонують компанію, залучають таланти або генерують пресу. Гібридні або загальні зустрічі об'єднують розподілені організації навколо стратегії.
Напишіть одне речення, яке описує результат успішного заходу. «Учасники йдуть з практичним знанням нашої дорожньої карти продукту на третій квартал та трьома конкретними подальшими діями» – це практична мета. «Гарно провести корпоративний захід» – ні.
Ця мета також визначає ваш показник успіху. Якщо захід зосереджений на навчанні, ви можете виміряти збереження знань за допомогою вікторини після сесії або 30-денного опитування поведінки. Якщо це клієнтський захід, правильним числом може бути створений воронкоподібний канал або рівень бронювання зустрічей. Виберіть показник, перш ніж вибирати місце проведення.
Крок 2: Встановіть бюджет із врахуванням непередбачених обставин
Бюджет – це обмеження, яке формує будь-яке інше рішення. Встановіть його заздалегідь і переконайтеся, що ви отримали схвалення від того, хто контролює гроші, перш ніж брати на себе зобов'язання перед будь-яким постачальником.
Типовий бюджет корпоративного заходу розбивається приблизно так:
Оренда приміщення зазвичай становить 25-30% від загальних витрат. Кейтеринг та напої – 30-35%. Аудіо та аудіовізуальне обладнання – 15-25%. Спікери, розваги та модерація разом зазвичай становлять 5-10%. Маркетинг та друковані матеріали займають ще 5%. Решту 10-15% слід вважати непередбаченими витратами та розглядати як не обговорювану статтю витрат, а не як необов'язковий буфер.
Саме цей останній рядок більшість новачків-планувальників пропускають. Обладнання ламається, постачальники послуг кейтерингу скасовують захід, відвідуваність перевищує прогнози, місце проведення стягує плату за паркування, про яку ви не знали. Заплануйте непередбачені витрати в бюджеті з самого початку, замість того, щоб поспішати за схваленнями, коли щось піде не так.
Також розрізняйте фіксовані витрати (оренда приміщення, гонорари спікерів) від змінних витрат (харчування на людину, друковані матеріали на учасника). Фіксовані витрати залежать від того, чи у вас 50 учасників, чи 150. Шкала змінних витрат. Якщо ваша оцінка відвідуваності невизначена, змоделюйте обидва сценарії, перш ніж визначатися з розміром приміщення.
Крок 3: Складання графіка планування
Для великих конференцій, виставок або багатоденних корпоративних заходів реалістичним є 10–12 місяців часу на виконання. Для менших внутрішніх зустрічей або семінарів часто підходить 5–6 тижнів. Загальне правило: чим більше постачальників залучено, тим більше часу на виконання вам потрібно.
За три-шість місяців до заходу визначте дату та місце проведення, підтвердьте бюджет та внутрішнє затвердження, а також визначте та укладіть контракти з доповідачами, модераторами або розважальними організаторами. Відкрийте реєстрацію або надішліть інформацію про дати, як тільки ці ведучі будуть підтверджені.
За шість-вісім тижнів до початку заходу необхідно остаточно сформувати порядок денний та розклад виставки, підтвердити кількість працівників кейтерингової служби та вимоги до дієти, проінформувати аудіовізуальну команду про технічні вимоги та надіслати повні запрошення або нагадування про реєстрацію.
Протягом останніх двох тижнів підтвердьте всі результати роботи та контакти постачальників, остаточно сформулюйте список учасників та деталі логістики, а також підготуйте будь-які матеріали, слайди чи друковані матеріали. Здійсніть візит на об'єкт, якщо ви його ще не робили нещодавно.
Протягом останніх 48 годин проведіть повний огляд з персоналом на місці, протестуйте все аудіовізуальне та технічне забезпечення перед прибуттям, а також проінструктуйте всіх членів команди щодо їхніх ролей та шляхів ескалації.
Крок 4: Виберіть та підтвердьте місце проведення
Вибір місця проведення – це те, що стикається з бюджетом та логістикою. Кілька речей, які слід перевірити, перш ніж щось підписувати:
Ємність Більшість місць проведення публікують максимальну місткість, яка стосується пожежних норм, а не комфортної кількості місць. Для заходів із сидячими місцями відніміть приблизно 20–25% від зазначеної максимальної місткості, щоб отримати реалістичне робоче число.
Аудіо-візуальна та технологічна інфраструктура. Дізнайтеся, що входить у вартість оренди, а що вам потрібно буде привезти з собою. Пропускна здатність Wi-Fi має велике значення, якщо учасники використовуватимуть пристрої або ви запускаєте інтерактивні елементи.
Політика щодо харчування. Деякі заклади вимагають користуватися послугами власного кейтерингу. Інші дозволяють користуватися послугами сторонніх постачальників. Перш ніж планувати бюджет на їжу та напої, визначтеся з ними.
Доступність Перевірте фізичну доступність для учасників з інвалідністю та чи є в місці проведення заходи доступні туалети, парковка та входи.
Умови скасування та форс-мажорні обставини. Перед підписанням ознайомтеся зі структурою депозиту та штрафами за скасування. Дізнайтеся, що станеться, якщо захід потрібно буде перенести.
Отримайте письмове підтвердження всього. Усна домовленість щодо включених столів або обіцяного технічного пакету не має юридичної сили.
Крок 5: Керуйте постачальниками як проектом
Корпоративні заходи зазвичай залучають кількох постачальників: кейтеринг, аудіовізуальне обладнання, декор, фототехніку, транспорт, охорону та часто сторонню платформу для управління подіями. Кожен з них є залежним та має власний графік.
Підхід, який працює: ставтеся до управління постачальниками так само, як і до управління проектами. Кожен постачальник отримує чіткий бриф, який включає результати, терміни, контактну інформацію та шляхи ескалації. Ви плануєте перевірки пропорційно ризику: щотижня для місця проведення та кейтерингової компанії через два місяці, частіше в останні два тижні.
Створіть односторінковий аркуш контактів постачальників з іменем, посадою, номером мобільного телефону та однорядковим описом того, за що вони відповідають. Цей документ буде використовувати ваша команда на місці, коли щось піде не так о 7 ранку в день заходу.
Чітко запитайте кожного постачальника: що вам від мене потрібно і до якого терміну? Невдачі постачальників часто спричинені тим, що організатор заходу не дотримується термінів (підтвердження кількості персоналу, затвердження плану поверху, вибір меню), а не самим постачальником.
Крок 6: Розробіть план логістики на місці
Логістика – це проміжок між хорошим планом та гарною подією. Елементи, які більшість організаторів недооцінюють:
Реєстрація та реєстрація. Захід на 200 осіб з однією станцією реєстрації створює 20-хвилинну чергу. Або встановіть кілька станцій, або скористайтеся мобільним застосунком для реєстрації. Заздалегідь протестуйте процес.
Виконання показухи. Детальний документ із часовим кодом, що охоплює кожен елемент заходу від завантаження до завершення. Включає відповідальних за кожен перехід, що відбувається, якщо доповідач затримується, а також коли заплановано прибуття та від'їзд постачальників послуг.
Протоколи дій у надзвичайних ситуаціях. Визначте три найімовірніші моменти невдачі (збій аудіовізуального пристрою, неявка спікера, затримка з кейтерингом) та складіть письмовий план дій на випадок непередбачених обставин для кожного з них. Проінформуйте свою команду про них до початку заходу.
Деталі досвіду учасників. Проблемні місця, які помічають учасники: нечіткі вивіски, довгі черги на реєстрацію, поганий Wi-Fi, відсутність води під час перерв, важкодоступні туалети. Саме ці деталі формують пам’ять людей про захід.
Корисний контрольний список для планування на день:
Прибувайте щонайменше за 90 хвилин до відкриття дверей. Огляньте всі приміщення: зону реєстрації, основну кімнату, кімнати для групових занять, місце для кейтерингу та туалети. Переконайтеся, що доставка кейтерингу відповідає замовленню. Перевірте аудіовізуальне забезпечення з фактичними файлами презентації, а не з тимчасовими файлами. Інструктуйте команду реєстрації щодо процесу реєстрації та будь-яких VIP-прибуття. Переконайтеся, що всі контакти постачальників доступні для зв'язку з мобільними телефонами. Тримайте під рукою роздруковану копію анонсів заходу протягом усього заходу.
Варто чітко запланувати бюджет на один момент: особа, яка керує логістикою в цей день, не повинна бути тією ж особою, яка презентує, сприяє або керує взаємовідносинами зі зацікавленими сторонами. Двостороннє виконання цих ролей неминуче призводить до проблем з обома.
Крок 7: Оцінювання після заходу
Захід закінчився. Більшість організаторів зітхають із полегшенням і рухаються далі. Ті, хто постійно проводить кращі заходи, роблять ще одну річ: вони замикають цикл.
Протягом 48 годин надішліть опитування учасників. Нехай воно буде коротким: максимум 5 запитань. Охопіть загальну задоволеність, найцінніший елемент, найменш цінний елемент, одну річ, яку вони б змінили, і чи відвідають вони зустріч знову. Рівень відповідей різко падає після 48 годин, тому надсилайте його швидко.
Перевірте власні показники відповідно до мети, яку ви поставили на кроці 1. Чи досяг заходу того, чого мав досягти? Якщо метою була передача навичок, що показують оцінювальні бали? Якщо це був процес розробки, які зустрічі було заплановано? Якщо це була згуртованість команди, що опитування говорить про зв'язок та довіру?
Задокументуйте, що спрацювало, а що ні, достатньо детально, щоб хтось інший міг скористатися цими нотатками. Документ про підсумки виставки, контакти постачальників, фактичні дані бюджету та відгуки учасників слід архівувати разом.
Зрештою: протягом тижня, поки пам'ять свіжа, проведіть розбір інформації з командою, яка проводила захід. Інформація, яка запобігатиме проблемам наступного року, надходить від людей, які були на місці, а не від опитування після заходу.
Проведення інтерактивних корпоративних заходів з AhaSlides
Момент, коли більшість корпоративних заходів втрачають приміщення, – це 45-хвилинна презентація, під час якої ніхто не ставив запитань. Вбудовування взаємодії в програму з самого початку запобігає цьому.
AhaSlides інтегрується безпосередньо в презентації та працює на телефонах учасників через посилання для приєднання, без необхідності завантаження програми. Опитування в реальному часі дають доповідачам змогу ознайомитися з думкою учасників у режимі реального часу, перш ніж перейти до наступної теми. Хмари слів висвітлюють те, що на думці людей, не вимагаючи від когось говорити першим. Анонімні запитання та відповіді дозволяють учасникам ставити запитання, які вони б не підняли у відкритому обговоренні, що важливо на сесіях із широким діапазоном старшинства в кімнаті.
Для оцінки після заходу, запуск заключного опитування на екрані як останнього пункту програми постійно перевершує подальший електронний лист. Люди все ще в кімнаті, все ще уважні, і рівень відповідей це відображає.
Поширені запитання
Що таке планування корпоративних заходів? Планування заходу – це процес організації та координації всіх елементів, що складають структуровану зустріч: місце проведення, логістика, постачальники, програма та враження учасників; все, що забезпечує безперебійне проходження та досягнення поставленої мети.
Які 5 «С» управління подіями? 5 «К» – це Концепція, Координація, Контроль, Кульмінація та Завершення. Вони описують повну арку події від початкової ідеї до виконання та підсумків після події.
Скільки коштує корпоративний захід? Невелика внутрішня зустріч може коштувати кілька тисяч доларів. Конференція середнього розміру на 200–500 осіб зазвичай коштує від 50 000 до 500 000 доларів залежно від міста, місця проведення, якості харчування та програми. Масштабні заходи можуть сягати мільйонів. Найбільшою змінною є місце проведення та харчування та напої, які разом часто становлять 55–75% від загальних витрат.
Як заздалегідь слід планувати корпоративний захід? Для великих конференцій або багатоденних заходів реалістичним є 10–12 місяців. Для менших семінарів або внутрішніх зустрічей може підійти 5–6 тижнів. Ключовою змінною є доступність постачальників: чим більше постачальників залучено, тим більше часу вам потрібно.
Які навички потрібні організатору корпоративних заходів? Організація — це основа, але навичка, яка відрізняє хороших планувальників від видатних, полягає в тому, щоб передбачати моменти невдачі до їх виникнення та мати готовий план. У кожній події щось йде не так; питання в тому, чи подумали ви про це заздалегідь.
