Запрошення на нараду електронною поштою | Найкращі поради, приклади та шаблони (100% безкоштовно)

Що таке добро електронний лист із запрошенням на зустріч приклад?

Зустрічі можуть бути важливим елементом ефективності команди, координації та єдності. Багато компаній проводять зустрічі принаймні раз на тиждень. Це може бути неформальна зустріч, щоб просто глибоко поговорити зі своїми співробітниками, або більш офіційне засідання правління, щоб обговорити план компанії на майбутнє та річний звіт за підсумками року. Адміністратори або керівники є обов’язковими для надсилання листів із запрошеннями на зустріч учасникам або гостям.

Запрошення на зустріч важливе для ефективного та безперебійного проведення офіційних зустрічей. Існує багато способів надсилання запрошень на зустріч. У цій статті ми зосередимося на боротьбі з електронні листи із запрошеннями на зустрічі, найбільш зручний і популярний спосіб запросити людей взяти участь у ваших зустрічах.

Зміст

• Що таке електронна пошта із запрошенням на зустріч?
• Чому електронний лист із запрошенням на зустріч важливий?
• Напишіть електронний лист із запрошенням на зустріч крок за кроком
• Типи електронних листів із запрошеннями на нараду та приклади
• Bottom Line

Швидкі шаблони зустрічей з AhaSlides

• Зустрічі в бізнесі
• Протокол зустрічей
• Stand Up Meeting

Що таке електронна пошта із запрошенням на зустріч?

Ключовою частиною ділової активності є електронний лист із запрошенням на зустріч — це письмове повідомлення з демонстрацією мети зустрічі та проханням людей приєднатися до зустрічі після певної дати та місця, а також докладніші вкладення, якщо є. Він може бути написаний у офіційному чи неофіційному стилях залежно від особливостей зустрічей. Вони мають бути написані у відповідному тоні та стилі, щоб відповідати етикету ділової електронної пошти.

Однак не плутайте електронний лист із запрошенням на зустріч із електронним листом із запитом на зустріч. Ключова відмінність між цими електронними листами полягає в тому, що електронний лист із запитом на зустріч призначений для призначення зустрічі з кимось, тоді як електронний лист із запрошенням на зустріч має на меті запросити вас на зустріч у оголошені дати та місце.

Чому електронний лист із запрошенням на зустріч важливий?

Використання запрошень електронною поштою приносить багато переваг. Нижче наведено переваги запрошень електронною поштою:

• Він безпосередньо підключається до календарів. Коли одержувачі приймають запрошення, воно знову додається в їхній бізнес-календар, і ви отримаєте нагадування, як і інші події, зазначені в календарі.
• Це зручно і швидко. Ваші одержувачі можуть отримати електронний лист відразу після того, як ви натиснете кнопку «Надіслати». Оскільки воно надходить безпосередньо до одержувача, якщо адреса електронної пошти неправильна, ви можете негайно отримати оголошення та швидко перейти до подальших рішень.
• Це економія часу. Ви можете надсилати групові електронні листи на тисячі електронних адрес одночасно.
• Це економія коштів. Вам не потрібно витрачати бюджет на розсилку.
• Його можна згенерувати безпосередньо з обраної вами платформи вебінару. Якщо ви не плануєте зустріч віч-на-віч, вашим першим вибором буде Zoom, Microsoft Teams або щось подібне. Після підтвердження відповіді на запрошення всі посилання та часові рамки синхронізуються електронною поштою, тож учасник може уникнути плутанини з іншими подіями.

Це факт, що мільярди електронних листів надсилаються щодня, і багато з них є спамом. Оскільки кожен використовує принаймні одну електронну адресу для обміну важливими повідомленнями для роботи, покупок, зустрічей тощо. Однак, оскільки вам доводиться читати безліч електронних листів на день, не дивно, що іноді ви стикаєтеся з явищем «втоми від електронної пошти». Таким чином, надсилання хорошого електронного листа із запрошенням може уникнути непотрібного непорозуміння чи ігнорування з боку одержувачів.

Напишіть електронний лист із запрошенням на зустріч крок за кроком

Гарна електронна пошта із запрошенням на зустріч є важливою і, як правило, впливає на доставка електронною поштою ставка.

Існують правила етикету та принципи, яких кожен має дотримуватися, щоб заповнити електронний лист із запрошенням на ділову зустріч з повагою до одержувачів. Ви можете дізнатися, як написати стандартний електронний лист із запрошенням на зустріч, виконавши такі дії:

Крок 1. Напишіть сильну тему

Фактом є те, що 47% одержувачів електронної пошти читають листи з чіткою та короткою темою. Важливе перше враження. Це може переконатися, що отримувачі відчувають терміновість або важливість, що призводить до вищого рівня відкриття.

• Коротко, цілеспрямовано. Будьте правдивими, а не загадковими.
• Ви можете запитати підтвердження відвідування в темі як знак терміновості.
• Або додайте тон настрою, як-от не забувайте про важливість, терміновість,...
• Додайте час, якщо ви хочете підкреслити чутливу до часу проблему 

Наприклад: «Зустріч 4 квітня: мозковий штурм проекту» або «Важливо. Відповісти на запрошення: зустріч щодо стратегії нового продукту 12/10”

Крок 2. Почніть із короткого вступу

У першому рядку доцільно коротко описати, хто ви, яку посаду займаєте в організації та чому ви звертаєтесь до них. Тоді ви можете прямо показати мету зустрічі. Багато людей роблять помилку, повідомляючи туманну мету зустрічі, оскільки вони припускають, що учасники повинні знати про це.

• Зробіть свій вступ приємним або пов’язаним з роботою
• Нагадайте учасникам, якщо їм потрібно завершити якісь завдання або взяти щось із собою на зустріч.

Наприклад Привіт члену команди! Я з нетерпінням чекаю на вас під час презентації нового продукту наступного понеділка.

Крок 3: поділіться часом і місцем

Слід вказати точний час зустрічі. Ви також повинні повідомити їм, як і де відбувається зустріч, особисто чи онлайн, і запропонувати вказівки або посилання на платформу, якщо вони їм знадобляться.

• Додайте часовий пояс, якщо будь-які співробітники працюють у різних частинах світу
• Вкажіть приблизну тривалість зустрічі
• Даючи вказівки, будьте якомога детальнішими або додайте вказівки на карті

Наприклад: Будь ласка, приєднуйтесь до нас у п’ятницю, 6 жовтня, о 1:00 у залі засідань 2 на другому поверсі адміністративної будівлі.

Крок 4: Окресліть порядок денний зустрічі

Висвітлюйте ключові цілі або запропонований порядок денний зустрічі. Не згадуйте подробиць. Ви можете просто вказати тему та хронологію. Для офіційних зустрічей ви можете прикріпити докладний документ. Це особливо корисно для того, щоб допомогти учасникам підготуватися заздалегідь.

Наприклад, ви можете почати з: Ми плануємо обговорити…./ Ми хочемо розглянути деякі проблеми Або як наступний графік:

• 8:00-9:30: Знайомство з проектом
• 9:30-11:30: презентації Говарда (IT), Нура (маркетинг) і Шарлотти (продажі)

Крок 5. Попросіть відповісти

Вимагання відповіді може допомогти підтвердити відповідь від ваших одержувачів. Щоб запобігти неоднозначності, бажану відповідь і ліміт часу, протягом якого учасники повинні повідомити вас про свою присутність або відсутність, слід включити до вашого електронного листа. Таким чином, якщо ви не отримали їх RSVP у час, який ви регламентуєте, ви можете виконати швидкі подальші дії.

Наприклад: будь ласка, відповісти на запрошення до [дата] на [електронну адресу або номер телефону]

Крок 6. Додайте професійний підпис електронної пошти та брендинг

Підпис ділової електронної пошти має поєднувати повне ім’я, назву посади, назву компанії, контактну інформацію, персональні веб-сайти та інші адреси з гіперпосиланнями.

Ви можете легко налаштувати свій підпис за допомогою Gmail.

Наприклад:

Джессіка Медісон

Регіональний директор з маркетингу, Inco industry

555-9577-990

Існує безліч безкоштовних програм для створення підписів електронної пошти, які заощадять ваш час і зусилля, наприклад Мій підпис.

Типи електронних листів із запрошеннями на нараду та приклади

Майте на увазі, що різні типи зустрічей матимуть різні стандарти та стилі написання, яких слід дотримуватися. Зазвичай ми розділяємо електронні листи із запрошеннями на наради залежно від їх офіційного чи неформального рівня, включаючи або виключаючи віртуальні зустрічі чи чисті онлайн-зустрічі. У цій частині ми збираємо та представляємо вам деякі типові типи запрошень на зустрічі та шаблони кожного типу, які широко використовуються в електронних листах із запрошеннями на ділові зустрічі.

#1. Електронна пошта із запитом на офіційну зустріч

Офіційний електронний лист із запитом на зустріч використовується для великих зустрічей, які зазвичай відбуваються один-три рази на рік. Це велика офіційна зустріч, тому ваш електронний лист має бути написаний у офіційному стилі. Додатки, що додаються, необхідні для того, щоб учасникам було більш зрозуміло, як брати участь у зустрічі, як знайти місце, а також деталізувати порядок денний.

Офіційні зустрічі передбачають:

• Нарада керівництва
• Засідання комітету
• Засідання ради директорів 
• Збори акціонерів 
• Стратегічна зустріч 

Приклад 1: Акціонерів шаблон електронного листа із запрошенням

Тема: Важливо. Вас запросили на річні загальні збори. [Час]

[Ім'я одержувача]

[Назва компанії]

[Посада]

[Адреса компанії]

[Дата]

Шановні акціонери,

Ми раді запросити вас на річні загальні збори, які відбудуться [Час], [Адреса]

Щорічні збори акціонерів є винятковою нагодою для інформації, обміну та обговорення між [Назва компанії] і всі наші акціонери.

Це також можливість висловитися та проголосувати, щоб відіграти активну роль у прийнятті важливих рішень [Назва компанії], незалежно від кількості акцій, якими володієте. На засіданні розглядатимуться такі ключові питання:

Порядок денний 1:

Порядок денний 2:

Порядок денний 3:

Порядок денний 4:

Ви знайдете інструкції щодо участі в цьому засіданні, порядок денний і текст резолюцій, які будуть подані на затвердження, у вкладеному документі нижче

Я хотів би подякувати вам від імені правління за ваш внесок і відданість [Назва компанії] і я з нетерпінням чекаю можливості вітати вас на Зустрічі [Дата]

З повагою,

[Ім'я]

[Назва посади]

[Назва компанії]

[Адреса та веб-сайт компанії]

Приклад 2: Стратегічна зустріч шаблон електронного листа із запрошенням

[Ім'я одержувача]

[Назва компанії]

[Посада]

[Адреса компанії]

[Дата]

Сюжетна лінія: Зустріч маркетингової кампанії запуску проекту: 2

Від імені [Назва компанії], хочу запросити Вас взяти участь у діловій зустрічі, яка відбудеться за адресою: [Назва конференц-залу, Назва будівлі] [Дата і час]. Зустріч триватиме протягом [Тривалість].

Мені приємно вітати вас на першому етапі нашого проекту, щоб обговорити нашу майбутню пропозицію [Деталі], і ми цінуємо вашу цінну думку щодо неї. Ось короткий підсумок нашого порядку денного на день:

Порядок денний 1:

Порядок денний 2:

Порядок денний 3:

Порядок денний 4:

Цю пропозицію вся наша команда вважає однією з найважливіших. Для додаткового ознайомлення ми додали до цього листа документ із більш детальною інформацією, щоб вам було зручно підготуватися до зустрічі заздалегідь.

Ми всі з нетерпінням чекаємо на розмову з вами, щоб обговорити, що ще ми можемо зробити, щоб ця пропозиція була успішною. Будь ласка, надішліть будь-які запитання чи рекомендації щодо зустрічі раніше [Дедлайн] мені безпосередньо, відповівши на цей електронний лист.

Попереду великий день.

Дякуючи тобі,

Тепла З повагою,

[Ім'я]

[Назва посади]

[Назва компанії]

[Адреса та веб-сайт компанії]

#2. Електронний лист із запрошенням на неформальну зустріч

З офіційним запрошенням на зустріч електронною поштою, якщо це просто зустріч із підлеглими рівнями або членами команди. Вам набагато легше придумати, як правильно писати. Ви можете писати в неформальному стилі з дружнім і радісним тоном.

Неформальні зустрічі передбачають:

• Мозковий штурм
• Зустріч для вирішення проблем
• Навчання
• Реєстраційна зустріч
• Зустріч з формування команди
• Чати за кавою 

Приклад 3. Шаблон електронного листа із запрошенням на зустріч для реєстрації

Тема: Терміново. [Назва проекту] оновлення [Дата]

Шановні команди,

Привіт!

Було приємно та цікаво працювати з вами щодо [Назва проекту]. Однак, щоб мати змогу ефективно продовжувати реалізацію наших планів, я вважаю, що настав час для нас звітувати про досягнутий прогрес, і я буду вдячний за можливість зустрітися з вами за [Розташування] щоб обговорити це питання далі на [Дата і час].

Я також додав список усіх порядків денних, які нам потрібно обговорити. Не забудьте підготувати звіт про виконання завдання. Будь ласка, використовуйте це [Link] щоб повідомити мені, чи зможете ви встигнути.

Будь ласка, надішліть мені підтвердження якомога швидше.

Тепла З повагою,

[Ім'я]

[Посада]

[Назва компанії]

Приклад 4: Команда бушаблон електронного листа із запрошенням

Шановні члени команди,

Повідомляємо вам, що [Назва відділу] організовує а Зустріч з формування команди для всіх наших співробітників членів на [Дата і час]

Для подальшого професійного розвитку надзвичайно важливо, щоб ми розвивалися разом, і це може статися лише тоді, коли ми працюємо як команда, щоб наші навички та таланти могли використовуватися для кращої продуктивності. Тому наш відділ щомісяця проводить різні командоутворюючі заходи.

Будь ласка, приходьте та приєднуйтеся до події, щоб ми могли почути ваш голос про те, як ми можемо покращити, щоб надати вам кращу підтримку. Також буде декілька командоутворюючі ігри разом із напоями та легкими закусками компанія надасть.

Ми з нетерпінням чекаємо веселих моментів на цьому заході з формування команди, який було організовано, щоб допомогти кожному з нас розвиватися. Якщо ви вважаєте, що не можете взяти участь у цій зустрічі, будь ласка, повідомте про це [Ім'я координатора] at [Номер телефону]

З повагою,

[Ім'я]

[Посада]

[Назва компанії]

#3. Електронна пошта із запрошенням доповідача

Електронний лист із запрошенням запрошеного доповідача має містити інформацію, яка стосується доповідача щодо зустрічі та можливості виступу. Дуже важливо, щоб доповідач знав, як він може зробити свій внесок у вашу подію та які переваги він може отримати, будучи частиною вашої події.

Приклад 5: Шаблон електронного листа із запрошенням запрошеного доповідача

Дорогий [Спікер],

Ми сподіваємось, що це повідомлення знайшло вас добре! Сьогодні ми пропонуємо вам чудову нагоду для розмови. Ми хотіли б попросити вас бути нашим почесним доповідачем для [Назва зустрічі], подія, присвячена [Опис мети та аудиторії вашого заходу]. Все [Назва зустрічі] Команда надихається вашими досягненнями та вважає, що ви станете ідеальним експертом для нашої аудиторії професіоналів-однодумців.

[Назва зустрічі] відбудеться в [Місце проведення, включаючи місто та штат] on [Дати]. Очікується, що наш захід відбудеться приблизно до [Очікувана кількість учасників#]. Наша мета полягає в тому, щоб [Цілі зустрічі].

Ми вважаємо, що ви чудовий оратор, і ваш голос стане важливим доповненням до цієї розмови, враховуючи вашу велику роботу в [Сфера знань]. Ви можете представити свої ідеї тривалістю до [Тривалість] хвилин, які стосуються сфери [Тема зустрічі]. Ви можете надіслати свою пропозицію до [крайнього терміну], перейшовши за [посиланням], щоб наша команда могла вислухати ваші ідеї та визначити деталі вашого виступу заздалегідь.

У будь-якому випадку, якщо ви не можете бути присутніми, ми смиренно просимо вас зв’язатися з нами через [посилання]. Дякуємо за ваш час і увагу, ми з нетерпінням чекаємо на вашу позитивну відповідь.

кращий,
[Ім'я]
[Посада]
[Контактна інформація]
[Адреса веб-сайту компанії]

#4. Електронна пошта із запрошенням на вебінар

У сучасних тенденціях все більше людей проводять онлайн-зустрічі, оскільки це економить час і кошти, особливо для віддалених робочих груп. Якщо ви використовуєте конференц-платформи, є добре налаштовані запрошення, які надсилаються безпосередньо вашому учаснику перед початком зустрічі, наприклад шаблон електронного листа із запрошенням Zoom. Для віртуального вебінару ви можете звернутися до наступного зразка.

Поради: Використовуйте такі ключові слова, як «Вітаємо», «Скоро», «Ідеально», «Оновити», «Доступно», «Зрештою», «Топ», «Спеціальний», «Приєднуйтесь до нас», «Безкоштовно» тощо.

Приклад 6: Шаблон електронного листа для запрошення на вебінар

Тема: Вітаємо! Ви запрошені на [Назва вебінару]

Дорогий [Candidate_Name],

[Назва компанії] дуже радий організувати вебінар для [Тема вебінару] на [Дата] в [Time], з метою [[Цілі вебінару]

Це буде гарна можливість для вас отримати величезні переваги від запрошених вами експертів у галузі [теми вебінару] та отримати безкоштовні подарунки. Наша команда з великим ентузіазмом сприймає вашу присутність.

Примітка. Цей вебінар обмежено [Кількість людей]. Щоб зберегти своє місце, зареєструйтеся [Посилання] і не соромтеся поділитися ним із друзями. 

Я сподіваюся побачити вас там!

Гарного дня,

[Твоє ім'я]

[Підпис]

Bottom Line

На щастя, в Інтернеті є багато доступних шаблонів запрошень на ділову зустріч, які ви можете налаштувати та надіслати своїм учасникам за лічені секунди. Не забудьте зберегти деякі у своїй хмарі, щоб ви могли підготувати свою електронну пошту з ідеальним написанням, особливо в разі термінової необхідності.

Якщо ви також шукаєте інші рішення для свого бізнесу, ви можете знайти AhaSlides це хороший інструмент для презентацій із багатьма дивовижними функціями для підтримки вебінарів, командоутворення, конференцій тощо.

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

Ref: Дійсно | Шерпани