Що таке управління проектами? | Усе, що потрібно знати у 2024 році
Потопаєте в термінах? Почуваєтеся перевантаженими? майстер Управління проектом у 2024 році та змініть спосіб роботи.
Упродовж століть система швидкого транзиту в районі затоки Сан-Франциско (BART) із 400,000 XNUMX пасажирів на день була одним із найуспішніших проектів, а Bechtel є провідним у світі менеджером із масштабних будівельних та інженерних проектів. Цей приклад є чудовим доказом того, наскільки важливим є ефективне управління проектами. Запорукою успіху будь-якого проекту є хороші менеджери проектів.
Отже, у цій статті ми дослідимо, що таке управління проектами, наскільки це важливо та найкращі методи планування, планування, контролю та оцінки проекту.
Шукаєте інтерактивний спосіб краще керувати своїм проектом?.
Отримайте безкоштовні шаблони та тести для наступних зустрічей. Зареєструйтесь безкоштовно та отримайте те, що хочете AhaSlides!
🚀 Отримайте безкоштовний обліковий запис
Що таке управління проектами та приклади?
Проекти – звична частина нашого повсякденного життя. Можливо, ми плануємо весілля чи несподівану вечірку на день народження, ремонтуємо будинок або готуємо семестровий класний проект. Можна згадати більш масштабні проекти, такі як будівництво мосту, переселення жителів, виробництво нових лінійок літаків тощо. Усі вони потребують управління проектами.
Управління проектами описує систематичний підхід, методології та практики, що використовуються для планування, планування, контролю та оцінки проектів від початку до завершення. Він охоплює широкий спектр діяльності та процесів, спрямованих на досягнення конкретних цілей у межах визначених обмежень, таких як час, вартість, обсяг, якість та ресурси.
Чому управління проектами важливо?
Важко заперечити важливість менеджменту в проектах, який допомагає кожному проекту бізнесу працювати ефективніше та результативніше. Давайте розглянемо три основні переваги ефективного управління проектами.
Економте час і гроші
Хороша організація проекту передбачає ретельне планування та розподіл ресурсів. Керівники проекту оцінюють вимоги проекту, визначають необхідні ресурси та ефективно їх розподіляють. Точно оцінюючи потреби в ресурсах і уникаючи надмірного або недостатнього використання, керівники проектів оптимізують використання ресурсів, зменшуючи непотрібні витрати та економлячи час.
Покращте співпрацю та спілкування
Менеджери проектів визначають і повідомляють чіткі ролі та обов’язки членам команди. Кожна особа розуміє свої конкретні завдання, результати та сфери відповідальності. Ця чіткість мінімізує плутанину та збіги, дозволяючи членам команди працювати разом гладко та ефективно.
Зменшення ризиків і проблем
Проекти за своєю суттю містять ризики та невизначеності, які, якщо їх не врегулювати, можуть призвести до значних труднощів або навіть провалу. Правильне управління проектами наголошує на виявленні, оцінці та стратегіях пом’якшення ризиків. Передбачаючи потенційні проблеми та вирішуючи їх на ранній стадії, менеджери проектів можуть мінімізувати їхній вплив і гарантувати, що проекти залишатимуться за планом або навіть будуть завершені раніше бажаного терміну.
Перевірити: Що робить Scrum-майстер?
Які три ключові етапи управління проектом?
Управління проектами включає три фази: планування проекту, планування проекту та контроль проекту. Ось деталі кожного етапу.
Планування проекту
Управління та організація проекту починаються з етапу планування, де визначаються цілі, завдання та обсяг проекту. На цьому етапі керівники проектів тісно співпрацюють із зацікавленими сторонами, щоб зрозуміти їхні вимоги та очікування.
Важливо відзначити, що для планування проекту використовується кілька методів, і одним із найефективніших способів планування є структура розподілу робіт (WBS). Він визначається як процес поділу проекту на його основні підкомпоненти (або завдання), які потім поділяються на більш детальні компоненти, і, нарешті, на набір заходів і відповідних витрат.
За темою: Погляд на процес планування проекту з висоти пташиного польоту
Планування проекту
Планування проекту стосується процесу послідовності та розподілу часу для всіх дій проекту. На цьому етапі менеджери вирішують, скільки часу триватиме кожна діяльність, і обчислюють ресурси, необхідні на кожному етапі виробництва.
Цілі планування проекту можна підсумувати таким чином:
- Відображення зв’язку кожної діяльності з іншими та з усім проектом
- Визначення логічного порядку та співвідношення між видами діяльності
- Сприяння встановленню реалістичних оцінок часу та витрат для кожного виду діяльності
- Забезпечення оптимального використання людей, грошей і матеріальних ресурсів шляхом виявлення критичних вузьких місць.
Одним із популярних підходів до планування проекту є діаграма Ганта. Діаграми Ганта – це недорогі методи, які допомагають менеджерам переконатися, що:
- Заходи плануються
- Порядок виконання документується
- Оцінки часу діяльності записуються
- Розробляється загальний час проекту.
За темою:
Контролінг проекту
Контроль проекту описує ретельне поводження з ресурсами, витратами, якістю та бюджетами. Контролювати проекти може бути важко. Не всі проекти спочатку чітко визначені, деякі можуть бути неправильно визначеними. Проекти зазвичай стають чітко визначеними лише після ретельного початкового планування та ретельного визначення необхідних входів, ресурсів, процесів і результатів.
У контролінгу існує термін «Методологія водоспаду», який передбачає послідовний підхід, коли проект фокусується на покроковій манері, і кожен етап завершується перед переходом до наступного. Керівник проекту та команда зосереджуються на плануванні та виконанні одного етапу за раз, дотримуючись заздалегідь визначеної послідовності. Коли обмеження відомі, зміни досить незначні, щоб ними керувати без суттєвого перегляду планів.
На відміну від методології Waterfall, Спритна методологія підкреслює паралельне або одночасне планування та виконання компонентів проекту. Це зазвичай асоціюється з гнучкими методологіями, такими як Scrum і Kanban. Замість того, щоб завершувати кожну фазу перед початком наступної, команди працюють над декількома аспектами проекту одночасно, зосереджуючись на менших ітераціях або обмежених у часі кроках. Є численні контрольні точки та цикли зворотного зв’язку для відстеження прогресу, які можуть допомогти вам провести оцінку проекту пізніше.
Перевірити: Впровадження проекту та Процес оцінки проекту
Що таке методи управління проектами: PERT і CPM
Техніка оцінки та перегляду програм (PERT) і метод критичного шляху (CPM) є добре відомими техніками управління проектами, які використовуються для планування та планування заходів, які мають спільні риси в загальних 6 кроках, а саме:
- Визначте проектні дії, необхідні для завершення проекту, і підготуйте структуру розподілу робіт
- Визначте, які види діяльності залежать від інших, і встановіть логічні зв’язки, наприклад, «від кінця до початку» або «від початку до початку».
- Намалюйте мережу, що з’єднує всі дії, використовуючи вузли для представлення дій і стрілки, щоб показати потік і залежності між ними
- Оцініть тривалість і вартість кожної діяльності
- Визначте критичний шлях (найдовша послідовність залежних дій, яка визначає мінімальну тривалість проекту)
- Протягом усього проекту прогрес контролюється відповідно до графіка, і за потреби вносяться коригування, щоб забезпечити своєчасне завершення.
Які переваги та недоліки PERT і CPM?
Існує критика щодо PERT і CPM, чи важливі вони для управління проектом. Ось переваги та обмеження двох методів:
| Переваги | Недоліки |
| - Вони забезпечують системний підхід до планування проектів, особливо для великих, складних проектів з великою кількістю заходів. - Зосереджуючись на критично важливих діях на критичному шляху, керівники проектів можуть визначити пріоритетність ресурсів і зусиль, щоб забезпечити своєчасне завершення проекту. - Вони також пропонують основу для моніторингу прогресу проекту та його порівняння із запланованим графіком. | - Точна ідентифікація та кількісна оцінка цих залежностей може бути складною - Оцінки часу в управлінні проектами часто можуть бути суб’єктивними та залежати від різних факторів, що призводить до ризику необ’єктивних оцінок і потенційних неточностей у графіку проекту. - Не менш важливо уважно стежити за майже критичними шляхами в рамках проекту. Нехтування цими майже критичними шляхами може створити невід’ємний ризик і призвести до потенційних затримок або збоїв у загальному графіку проекту. |
Використання програмного забезпечення для керування проектами
Що найкраще Програмне забезпечення для управління проектами ? У компаній є кілька варіантів управління проектами. Залежно від масштабу проекту менеджери можуть вирішити використовувати описані вище підходи для керування невеликими проектами або включити спеціалізоване програмне забезпечення для керування проектами для великих і складних проектів.
Варто представити Microsoft Project, одне з найпопулярніших спеціалізованих програм, яке є надзвичайно корисним для креслення проектних мереж, визначення розкладу проекту, керування витратами та іншими ресурсами проекту та проведення оцінки проекту. Ви також можете розглянути його альтернативи наприклад Asana, Trello, Jira та програмне забезпечення для керування проектами Basecamp. Усі вони є платними програмами для керування проектами з безкоштовною пробною версією багатьох розширених функцій, які можуть допомогти вам ефективніше керувати проектами та командами.
За темою: 10 порад щодо ефективного використання Asana Project Management у 2024 році or Альтернативи Microsoft Project
ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
Які 4 золоті правила управління проектами?
Чотири золоті правила проектного менеджменту: правильна комунікація з клієнтом, розробка комплексного проекту, дотримання етичних відносин з організацією та пам’ять про важливість людей.
Які 5 етапів управління проектом?
5 основних етапів управління проектом включають: початок, планування, виконання, контроль і закриття.
Які є 4 типи управління проектами?
Деякі поширені типи підходів до управління проектами включають: водоспад, Agile, Scrum і метод Kanban.
Управління великими проектами включає три етапи...
Планування того, як реалізувати проект, планування процесу з часовими рамками та управління виконанням.
Bottom Line
Як бачимо, кожній компанії варто інвестувати в підвищення навичок управління проектами. Для ефективного управління проектами не може бракувати винахідливих менеджерів проектів і високоефективної команди. Існує багато сертифікованих курсів, і навчання може допомогти учням отримати глибші та корисніші знання про управління проектами. Якщо ви впевнені в собі та достатньо добре підготовлені, чому б вам не прийняти виклик PMI, найцінніша у світі сертифікація з управління проектами, яка охоплює традиційні, гнучкі та гібридні концепції.
Однак, якщо ви хочете заощадити гроші, пройти безкоштовний курс з управління проектами Coursera також стане чудовою ідеєю. Для кадровиків використання спеціального навчання також може призвести до кращих результатів. Ви можете створювати цікаві уроки за допомогою AhaSlides Presentation інструмент, де ви можете знайти багато безкоштовних настроюваних шаблонів інтерактивних тестів та ігор разом із унікальними ефектами презентації.
Цитована робота: Рендер, Баррі, Хейзер, Джей, Мансон, Чак. (2017). Управління операцією : Sustainability та Управління ланцюжками поставок 12-й. ред. (12-те вид.).
Ref: Робота в команді | М. Бібліотека