Незалежно від того, керуєте ви проектами, ведете бізнес чи працюєте фрілансером, проект відіграє життєво важливу роль у розвитку вашої бізнес-моделі. Він пропонує структурований і систематичний спосіб оцінки ефективності проекту, визначення областей, які потребують вдосконалення, і досягнення оптимальних результатів. 

В цьому blog пост, ми заглибимося в оцінку проекту, дізнаємось про його визначення, переваги, ключові компоненти, типи, приклади оцінки проекту, звітність після оцінки та створимо процес оцінки проекту.

Давайте дослідимо, як оцінка проекту може вивести ваш бізнес на нові висоти.

Зміст

• Що таке оцінка проекту?
• Переваги оцінки проекту
• Ключові компоненти оцінки проекту
• Види оцінки проекту
• Приклади оцінки проекту
• Крок за кроком для створення оцінки проекту
• Пост-оцінка (звіт) 
• Шаблони оцінки проекту
• Ключові винесення
• Питання і відповіді

Поради для кращого залучення

• Управління проектом
• Планування покеру онлайн
• Project Management Software

Що таке оцінка проекту?

Оцінка проекту – це оцінка продуктивності, ефективності та результатів проекту. Він включає дані, щоб побачити, чи проект аналізує свої цілі та відповідає критеріям успіху. 

Оцінка проекту виходить за рамки простого вимірювання результатів і результатів; він досліджує загальний вплив і цінність проекту.

Вивчаючи те, що спрацювало, а що ні, організації можуть покращити своє планування та внести зміни, щоб наступного разу отримати ще кращі результати. Це ніби зробити крок назад, щоб побачити ширшу картину та зрозуміти, як зробити речі ще більш успішними.

Переваги оцінки проекту

Оцінка проекту пропонує кілька ключових переваг, які сприяють успіху та зростанню організації, зокрема:

• Це покращує прийняття рішень: Це допомагає організаціям оцінити продуктивність проекту, визначити сфери, які потрібно вдосконалити, і зрозуміти фактори, що сприяють успіху чи невдачі. Тому вони можуть приймати більш обґрунтовані рішення щодо розподілу ресурсів, визначення пріоритетів проектів і стратегічного планування.
• Це підвищує продуктивність проекту: Завдяки оцінці проекту організації можуть визначити сильні та слабкі сторони своїх проектів. Це дозволяє їм впроваджувати коригувальні заходи для покращення результатів проекту.
• Це допомагає зменшити ризики: Регулярно оцінюючи прогрес проекту, організації можуть визначити потенційні ризики та вжити рішень, щоб зменшити ймовірність затримок проекту, перевищення бюджету та інших несподіваних проблем.
• Це сприяє постійне покращення: Аналізуючи невдачі проектів, організації можуть удосконалити свої практики управління проектами. Цей ітеративний підхід до вдосконалення сприяє інноваціям, ефективності та загальному успіху проекту.
• Це покращує залучення зацікавлених сторін і задоволення: Оцінка результатів і збір відгуків зацікавлених сторін дозволяє організаціям зрозуміти їхні потреби, очікування та рівень задоволеності. 
• Це сприяє прозорості: Результати оцінки можуть бути доведені до відома зацікавлених сторін, демонструючи прозорість і зміцнюючи довіру. Результати забезпечують об’єктивну оцінку ефективності проекту, гарантуючи, що проекти відповідають стратегічним цілям і ресурси використовуються ефективно. 

Ключові компоненти оцінки проекту

1/ Чіткі цілі та критерії

Оцінка проекту починається зі встановлення чітких цілей і критеріїв для вимірювання успіху. Ці цілі та критерії створюють основу для оцінки та забезпечують відповідність цілям проекту.

Ось деякі приклади плану оцінки проекту та запитання, які можуть допомогти визначити чіткі цілі та критерії:

Запитання для визначення чітких цілей:

1. Яких конкретних цілей ми хочемо досягти цим проектом?
2. До яких вимірних результатів ми прагнемо?
3. Як ми можемо кількісно оцінити успіх цього проекту?
4. Чи цілі реалістичні та досяжні в межах наданих ресурсів і часових рамок?
5. Чи узгоджуються цілі зі стратегічними пріоритетами організації?

Приклади критеріїв оцінки:

1. Економічна ефективність: Оцінка того, чи проект було виконано в межах виділеного бюджету та чи відповідало йому співвідношення ціни та якості.
2. Тимчасова шкала: Оцінка того, чи проект було завершено в межах запланованого графіка та виконано основні етапи.
3. Якість: Вивчення того, чи результати та результати проекту відповідають заздалегідь визначеним стандартам якості.
4. Задоволеність зацікавлених сторін: Збирайте відгуки зацікавлених сторін, щоб оцінити рівень їхнього задоволення результатами проекту.
5. Вплив: Вимірювання ширшого впливу проекту на організацію, клієнтів і спільноту.

2/ Збір та аналіз даних

Ефективна оцінка проекту ґрунтується на зборі відповідних даних для оцінки ефективності проекту. Це включає в себе збір кількісних і якісних даних за допомогою різних методів, таких як опитування, інтерв'ю, спостереження та аналіз документів. 

Потім зібрані дані аналізуються, щоб отримати уявлення про сильні та слабкі сторони проекту та загальну продуктивність. Ось кілька прикладів запитань під час підготовки до збору та аналізу даних:

• Які конкретні дані необхідно зібрати для оцінки ефективності проекту?
• Які методи та інструменти будуть використані для збору необхідних даних (наприклад, опитування, інтерв’ю, спостереження, аналіз документів)?
• Хто є ключовими зацікавленими сторонами, від яких потрібно збирати дані?
• Як буде структурований і організований процес збору даних, щоб забезпечити точність і повноту?

3/ Вимірювання продуктивності

Вимірювання ефективності передбачає оцінку прогресу проекту, результатів і результатів щодо встановлених цілей і критеріїв. Він включає відстеження ключових показників ефективності (KPI) та оцінку дотримання проектом графіків, бюджетів, стандартів якості та вимог зацікавлених сторін.

4/ Залучення зацікавлених сторін

Зацікавлені сторони — це особи чи групи, на яких проект прямо чи опосередковано впливає або мають значний інтерес у його результатах. Серед них можуть бути спонсори проекту, члени команди, кінцеві користувачі, клієнти, члени спільноти та інші відповідні сторони. 

Залучення зацікавлених сторін до процесу оцінки проекту означає залучення їх і пошук їхніх точок зору, відгуків та ідей. Завдяки залученню зацікавлених сторін враховуються їхні різноманітні точки зору та досвід, що забезпечує більш повну оцінку.

5/ Звітність та комунікація

Останнім ключовим компонентом оцінки проекту є звітування та повідомлення результатів оцінювання. Це передбачає підготовку комплексного звіту про оцінку, який представляє результати, висновки та рекомендації. 

Ефективна комунікація результатів оцінювання гарантує, що зацікавлені сторони будуть поінформовані про ефективність проекту, отримані уроки та потенційні сфери для вдосконалення.

Види оцінки проекту

Загалом існує чотири основні типи оцінки проекту:

#1 - Оцінка ефективності

Цей тип оцінки фокусується на оцінці ефективності проекту з точки зору його дотримання плани проектів, графіки, бюджети, та стандарти якості. 

Він перевіряє, чи проект досягає своїх цілей, забезпечує заплановані результати та ефективно використовує ресурси.

#2 - Оцінка результатів

Оцінка результатів оцінює ширший вплив і результати проекту. Він виходить за рамки безпосередніх результатів і розглядає довгострокові результати та переваги, створені проектом. 

Цей тип оцінки враховує, чи досяг проект своїх цілей бажані цілі, створений позитивні зміни, і сприяв передбачувані впливи.

#3 - Оцінка процесу

Оцінка процесу перевіряє результативність і результативність процесу реалізації проекту. Він оцінює управління проектом стратегії, методології та підходи використаний для виконання проекту. 

Цей тип оцінки зосереджується на визначенні областей для покращення планування, виконання, координації та комунікації проекту.

#4 - Оцінка впливу

Оцінка впливу йде навіть далі, ніж оцінка результатів, і спрямована на визначення проекту причинно-наслідковий зв'язок із спостережуваними змінами або впливами. 

Він прагне зрозуміти, якою мірою проект можна віднести до досягнутих результатів і впливів, беручи до уваги зовнішні фактори та можливі альтернативні пояснення.

* Примітка: Ці типи оцінювання можна комбінувати або адаптувати відповідно до конкретних потреб проекту та контексту. 

Приклади оцінки проекту

Приклади оцінки різних проектів:

#1 - Оцінка ефективності 

Будівельний проект має на меті завершити будівництво в межах певного терміну та бюджету. Оцінка ефективності оцінюватиме прогрес проекту, дотримання графіку будівництва, якість виконання та використання ресурсів. 

#2 - Оцінка результатів

Некомерційна організація реалізує проект розвитку громади щодо підвищення рівня грамотності в неблагополучних районах. Оцінка результатів включатиме оцінку рівня грамотності, відвідування школи та залучення громади. 

#3 - Оцінка процесу - Приклади оцінки проекту

ІТ-проект передбачає впровадження нової системи програмного забезпечення у відділах компанії. Оцінка процесу розглядатиме процеси впровадження проекту та діяльність.

#4 - Оцінка впливу

Ініціатива громадського здоров’я спрямована на зменшення поширеності конкретного захворювання серед цільової групи населення. Оцінка впливу оцінить внесок проекту в зниження рівня захворювань і покращення результатів у сфері охорони здоров'я громади.

Крок за кроком для створення оцінки проекту

Ось покрокове керівництво, яке допоможе вам створити оцінку проекту:

1/ Визначте мету та цілі

• Чітко сформулюйте мету оцінки, наприклад виконання проекту або вимірювання результатів.
• Встановіть конкретні цілі, які відповідають меті оцінювання, зосереджуючись на тому, чого ви прагнете досягти.

2/ Визначте критерії та показники оцінювання

• Визначте критерії оцінки проекту. Вони можуть включати продуктивність, якість, вартість, дотримання графіку та задоволеність зацікавлених сторін.
• Визначте вимірні показники для кожного критерію, щоб полегшити збір і аналіз даних.

3/ Методи збору даних плану

• Визначте методи та інструменти для збору даних, таких як опитування, інтерв’ю, спостереження, аналіз документів або існуючі джерела даних.
• Розробіть анкети, посібники для інтерв’ю, контрольні списки для спостереження або інші інструменти для збору необхідних даних. Переконайтеся, що вони чіткі, лаконічні та спрямовані на збір відповідної інформації.

4/ Збір даних

• Впроваджуйте заплановані методи збору даних та збирайте необхідну інформацію. Переконайтеся, що збір даних здійснюється послідовно та точно, щоб отримати надійні результати. 
• Розглянемо відповідний розмір вибірки та цільових зацікавлених сторін для збору даних.

5/ Аналіз даних

Зібравши дані, проаналізуйте їх, щоб отримати значущу інформацію. Ви можете використовувати інструменти та методи для інтерпретації даних і визначення закономірностей, тенденцій і ключових висновків. Переконайтеся, що аналіз узгоджується з критеріями та цілями оцінювання.

6/ Зробіть висновки та надайте рекомендації

• На основі результатів оцінювання зробіть висновок про ефективність проекту.
• Надайте дієві рекомендації щодо покращення, виділяючи конкретні сфери чи стратегії для підвищення ефективності проекту.
• Підготуйте вичерпний звіт, який представляє процес оцінки, результати, висновки та рекомендації.

7/ Спілкуйтеся та діліться результатами 

• Поділіться результатами оцінювання з відповідними зацікавленими сторонами та особами, які приймають рішення.
• Використовуйте висновки та рекомендації для планування майбутнього проекту, прийняття рішень і постійного вдосконалення.

Пост-оцінка (звіт) 

Якщо ви завершили оцінку проекту, настав час для подальшого звіту, щоб надати вичерпний огляд процесу оцінки, її результатів і наслідків для проектів. 

Ось моменти, про які вам потрібно пам’ятати під час звітування після оцінки:

• Надайте стислий виклад оцінювання, включаючи його мету, ключові висновки та рекомендації.
• Деталізуйте підхід до оцінки, включаючи використовувані методи збору даних, інструменти та техніки.
• Представте основні висновки та результати оцінювання.
• Підкресліть значні досягнення, успіхи та напрямки для вдосконалення.
• Обговоріть наслідки результатів оцінювання та рекомендацій для планування проекту, прийняття рішень та розподілу ресурсів.

Шаблони оцінки проекту

Ось загальні шаблони оцінки проекту. Ви можете налаштувати його на основі вашого конкретного проекту та потреб оцінки:

Ключові винесення 

Оцінка проекту — це критично важливий процес, який допомагає оцінити продуктивність, результати та ефективність проекту. Він надає цінну інформацію про те, що спрацювало добре, області, які потрібно вдосконалити, і отримані уроки. 

І не забувайте AhaSlides відіграють значну роль у процесі оцінювання. Ми забезпечуємо готові шаблони з інтерактивні функції, який можна використовувати для збору даних, розуміння та залучення зацікавлених сторін! Давайте досліджувати!

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

Ref: Керівник проекту | Спільнота Eval | AHRQ