Вчіться у цих найкращих приклади розкладу проектудля підвищення продуктивності та ефективності ваших проектів!

Першим кроком управління проектом є планування та розклад; у той час як планування зосереджено на створенні дорожньої карти успіху проекту, планування присвячено визначенню часових рамок і послідовності проектних заходів.

Важко забезпечити незавершену роботу проекту без фази планування. Таким чином, у цій статті ми дослідимо важливість розкладу проекту, його приклади та те, як ефективно скласти графік від малого до великомасштабного проекту.

Зміст

• Що означає графік проекту?
• Чому графік проекту важливий?
• Що таке приклади розкладу проекту?
• Як скласти розклад проекту
• Що таке інструменти для планування проекту?
• ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ
• Bottom Line

Поради щодо кращого залучення

• Управління проектом
• Процес планування проекту
• Scrum Master

Що означає графік проекту?

Розклад проекту — це детальний розклад, у якому послідовно вказано завдання, необхідні ресурси та очікувані терміни виконання, щоб забезпечити вчасне завершення проекту.

Розклад проекту зазвичай включає дати початку та завершення кожного завдання, тривалість кожного завдання та будь-які залежності чи обмеження, які можуть вплинути на розклад.

За темою: Визначення управління часом | Найкращий посібник для початківців

Чому графік проекту важливий?

Планування проекту є ключовим компонентом управління проектом, оскільки воно забезпечує основу для успішного виконання проекту. Цей детальний план дозволяє керівникам проектів ефективно розподіляти ресурси, контролювати прогрес і гарантувати, що проект буде завершено вчасно та в межах бюджету. Деякі переваги розкладу проекту описані нижче

Попереднє визначення потенційних вузьких місць і ризиків

Однією з ключових причин важливості планування проекту є те, що воно допомагає менеджерам заздалегідь визначити потенційні вузькі місця та ризики. Розбиваючи проект на менші завдання та призначаючи конкретні часові рамки для кожного завдання, менеджери проекту можуть легко визначити будь-які залежності чи обмеження, які можуть вплинути на загальний графік проекту. Це дозволяє їм проактивно керувати цими ризиками та вживати необхідних заходів для їх пом’якшення.

Наприклад, якщо конкретне завдання визначено як критичний шлях і його затримка потенційно може вплинути на весь графік проекту, керівник проекту може виділити додаткові ресурси або скоригувати графік, щоб забезпечити своєчасне завершення.

Залучення ресурсів

Крім того, планування проекту відіграє життєво важливу роль в управлінні ресурсами. Маючи чітке уявлення про завдання, пов’язані з проектом, і їх очікувану тривалість, керівники проектів можуть ефективно розподіляти ресурси, щоб забезпечити їх оптимальне використання.

Це включає в себе призначення правильних людей з необхідними навичками та досвідом для виконання кожного завдання та уникнення конфліктів ресурсів або перевантаження. Добре спланований графік проекту дозволяє керівникам проектів заздалегідь визначити будь-які прогалини або нестачі ресурсів і вжити необхідних заходів для їх вирішення, наприклад найняти додаткові ресурси або перерозподілити наявні.

Поліпшення спілкування та координації

Крім того, планування проекту допомагає покращити спілкування та співпрацю між членами команди. Маючи спільне розуміння розкладу проекту, члени команди можуть узгодити свої зусилля та працювати для досягнення спільної мети. Це сприяє кращій співпраці, зменшує кількість непорозумінь і конфліктів і підвищує загальну продуктивність.

Краще відстеження та звітність

Крім того, чітко визначений графік проекту також забезпечує основу для регулярного відстеження прогресу та звітування. Менеджери проекту можуть порівнювати фактичний прогрес із запланованим графіком, визначати будь-які відхилення чи затримки та вживати необхідних коригувальних заходів, щоб продовжувати проект у потрібному плані.

Що таке приклади розкладу проекту?

Ось кілька прикладів того, як можна створити графік проекту на основі трьох методів планування та контролю проекту: діаграми Ганта, діаграми мережі (PERT і CPM) і розкладу розбивки робіт (WBS).

Діаграма Ганта

Діаграма Ганта — це популярний інструмент планування проекту, який візуально представляє часову шкалу проекту. Він відображає завдання у вигляді горизонтальних смуг уздовж шкали часу з датами їх початку та завершення. Залежності між завданнями можна вказувати стрілками, а віхи можна відзначати для позначення значних досягнень проекту.

На наступному малюнку наведено приклад діаграми Ганта щодо обслуговування літака Delta Jet під час 40-хвилинної зупинки.

PERT і CPM

Мережева діаграма, також відома як діаграма PERT (техніка оцінки та перегляду програм), ілюструє послідовність і залежності завдань у проекті. Він використовує вузли для представлення завдань і стрілки для зображення зв’язків між завданнями. Цей тип розкладу корисний для візуалізації критичних шляхів і визначення завдань, які мають найбільший вплив на тривалість проекту.

Крім того, критичний шлях визначається шляхом визначення найдовшої послідовності залежних завдань, які безпосередньо впливають на загальну тривалість проекту. Завдання на критичному шляху мають нульовий завис або плаваючий процес, тобто будь-яка затримка в цих завданнях безпосередньо вплине на загальну тривалість проекту. Зосереджуючись на критичному шляху, керівники проектів можуть ефективно розподіляти ресурси та визначати можливості для оптимізації, щоб забезпечити своєчасне завершення проекту.

Ось приклад Critical Path і Slack Times для встановлення нового обладнання для контролю забруднення даної компанії.

Розклад роботи (WBS)

Розклад проекту можна розробити, використовуючи структуру розподілу робіт як основу. Це відноситься до ієрархічної декомпозиції результатів проекту на менші, керовані робочі пакети. Використовуючи ці прийоми, менеджери можуть легко визначити залежності між завданнями. Деякі завдання можуть залежати від виконання інших, а над деякими можна працювати одночасно.

За темою: Техніка тайм-боксингу – посібник із використання у 2024 році

Як скласти розклад проекту

На початку планування, якщо вам цікаво, як це зробити, може бути корисно виконати такі важливі запитання:

1. Що потрібно зробити?Чітко визначте конкретні завдання, дії та результати, необхідні для завершення проекту. Розбийте проект на керовані компоненти, переконавшись, що всі необхідні роботи визначені.
2. Коли це потрібно робити?Визначте тривалість і графік виконання кожного завдання чи діяльності. Оцініть час, необхідний для виконання кожного завдання, і врахуйте будь-які залежності чи обмеження, які можуть вплинути на розклад. Використання методів діаграми Ганта, PERT і CPM для ефективної організації розкладу проекту.
3. Хто може це зробити?Визначте осіб або ролі, відповідальні за кожне завдання чи діяльність, це може включати підтримку між відділами. Призначте ресурси та відповідно розподіліть обов’язки. Переконайтеся, що члени команди мають необхідні навички та готовність виконувати поставлені завдання.
4. Де це буде зроблено?Визначте фізичне чи віртуальне розташування, де виконуватиметься кожне завдання. Це може включати певні робочі місця, обладнання або вимоги до технологій.
5. Які є залежності завдань?Визначте зв’язки та залежності між завданнями. Визначте, які завдання потрібно виконати, перш ніж інші зможуть почати, і розгляньте будь-які завдання, над якими можна працювати одночасно.
6. Що таке критичний шлях? Визначення критичного шляху є важливою частиною розробки комплексного графіка проекту. Критичний шлях допомагає керівникам проектів і командам зрозуміти, які завдання мають найбільший вплив на тривалість проекту та дату завершення.

Що таке інструменти для планування проекту?

Більшість сучасних проектів потребують підтримки програмного забезпечення для планування проектів. Було доведено, що він приносить багато переваг окремим особам і компаніям, зокрема підвищення ефективності, покращення співпраці, підвищену точність і кращу візуалізацію.

Microsoft Projectє одним із найкращих програм для планування проектів. Однією з ключових особливостей Microsoft Project є його здатність отримувати оновлення статусу для зацікавлених сторін і керувати діаграмами Ганта, де ви можете легко визначити залежності завдань і керувати послідовністю завдань. ви також можете гнучко вносити корективи в графік проекту.

Іншим варіантом є використання інструменту під назвою Програмне забезпечення для планування Primavera P6. Це комплексне програмне забезпечення для управління проектами, спеціально розроблене для масштабних і складних проектів і визнане одним із найкращих програм для планування будівництва. Він підтримує методики PERT і CPM, пропонуючи функції для створення діаграм мережі, планування завдань, керування ресурсами та аналізу критичних шляхів.

Для невеликих проектів ви можете спробувати безкоштовне програмне забезпечення, наприклад «Асана» або «Trello." Хоча ці інструменти можуть не мати всіх розширених функцій платного програмного забезпечення, вони пропонують базові можливості планування проекту та є зручними для користувача. Безкоштовні версії здатні виконувати менш складні проектні завдання та співпрацювати з іншими. Це дозволяє вам створювати завдання, установлювати терміни виконання, розподіл обов’язків і відстеження прогресу.

За темою: 10 порад щодо ефективного використання Asana Project Management у 2024 році

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

Bottom Line

Добре розроблений графік проекту має вирішальне значення для успішного управління проектом. Щоб досягти успіху в плануванні проектів на 2024 рік і надалі, рекомендується вивчати та застосовувати сучасні інструменти управління проектами, бути в курсі найкращих галузевих практик і постійно вдосконалювати навички планування проектів через навчання та професійний розвиток.

Якщо вам потрібна додаткова допомога в організації навчання навичкам планування проектів, AhaSlidesможе бути чудовим партнером, який пропонує низку функцій для підтримки інтерактивних та захоплюючих навчальних сесій. с AhaSlides, ви можете створювати динамічні презентації, інтерактивні тести та спільні дії для покращення процесу навчання.

Ref: Керівник проекту | Верінт