الٹیمیٹ ایونٹ رسک مینجمنٹ چیک لسٹ | 15 ایونٹ کی کامیابی کو یقینی بنانا ضروری ہے۔

آپ کا دل دوڑتا ہے جب آپ بدترین حالات کی تصویر کشی کرتے ہیں:

❗️ ایک مقرر سٹیج لینے سے چند منٹ پہلے بیمار ہو جاتا ہے۔

❗️ ایونٹ کے دن آپ کا مقام اچانک بجلی سے محروم ہو جاتا ہے۔

❗️ یا سب سے بری بات - آپ کے ایونٹ میں کسی کو تکلیف پہنچتی ہے۔

پیٹ کو ہلانے والے خیالات آپ کو رات کو جاگتے رہتے ہیں۔

لیکن یہاں تک کہ سب سے زیادہ افراتفری کے واقعات کو بھی منظم کیا جا سکتا ہے - اگر آپ پہلے سے احتیاط اور منظم طریقے سے منصوبہ بندی کرتے ہیں.

ایک سادہ ایونٹ رسک مینجمنٹ چیک لسٹ اس سے پہلے کہ وہ آپ کے ایونٹ کو پٹری سے اتار دیں ممکنہ مسائل کی شناخت، تیاری اور ان کو کم کرنے میں آپ کی مدد کر سکتا ہے۔ آئیے چیک لسٹ میں موجود 10 ضروری چیزوں کا پتہ لگائیں تاکہ پریشانی کو ایک اچھی طرح سے طے شدہ ایکشن پلان میں تبدیل کیا جا سکے۔

مواد کی میز

• مجموعی جائزہ
• ایک ایونٹ کا رسک مینجمنٹ کیا ہے؟
• ایونٹ پلانر کے طور پر رسک کو منظم کرنے کے پانچ اقدامات
• ایونٹ رسک مینجمنٹ چیک لسٹ
• رسک مینجمنٹ کے پانچ عناصر
• ایونٹ مینجمنٹ میں چیک لسٹ
• Takeaways
• اکثر پوچھے گئے سوالات

مجموعی جائزہ

واقعہ کا خطرہ کیا ہے؟	غیر متوقع اور غیر متوقع مسائل جو منتظمین اور کمپنی کی برانڈنگ کو منفی طور پر متاثر کرتے ہیں۔
واقعہ کے خطرے کی مثالیں؟	انتہائی موسم، خوراک کی حفاظت، آگ، خلل، حفاظتی خطرات، مالی خطرہ،…

ایک ایونٹ کا رسک مینجمنٹ کیا ہے؟

ایونٹ کے خطرے کے انتظام میں ممکنہ خطرات یا مسائل کی نشاندہی کرنا شامل ہے جو کسی واقعہ کو خطرے میں ڈال سکتے ہیں، اور پھر ان خطرات کو کم کرنے کے لیے عمل اور احتیاطی تدابیر اختیار کرنا شامل ہیں۔ اس سے ایونٹ کے منتظمین کو رکاوٹ کو کم سے کم کرنے اور مسائل پیدا ہونے کی صورت میں جلد صحت یاب ہونے کے لیے ہنگامی منصوبے رکھنے میں مدد ملتی ہے۔ ہر ممکنہ خطرے کو عبور کرنے کو یقینی بنانے کے لیے ایک ایونٹ رسک مینجمنٹ چیک لسٹ کا بھی استعمال کیا جاتا ہے۔

ایک ایونٹ پلانر کے طور پر رسک کو منظم کرنے کے پانچ اقدامات

ہم جانتے ہیں کہ یہ تمام امکانات کے ساتھ ایک ایونٹ پلانر کے طور پر تناؤ کا شکار ہے۔ آپ کو زیادہ سوچنے سے بچانے کے لیے، واقعات کے لیے ایک بہترین رسک مینجمنٹ پلان بنانے کے لیے ہمارے 5 آسان اقدامات پر عمل کریں:

• خطرات کی نشاندہی کریں۔ - تمام ممکنہ چیزوں پر غور کریں جو آپ کے ایونٹ میں غلط ہو سکتی ہیں۔ پنڈال کے مسائل، خراب موسم، ٹیکنالوجی کی ناکامی، اسپیکر کی منسوخی، کھانے کے مسائل، زخمی، کم حاضری وغیرہ جیسے عوامل پر غور کریں۔ ذہن سازی کا آلہ خیالات کو برقرار رکھنے کے لئے.

دماغی طوفان کے نئے طریقوں کی ضرورت ہے؟

ذہن سازی کے آلے کو آن استعمال کریں۔ AhaSlides کام پر مزید آئیڈیاز پیدا کرنے کے لیے، اور تقریب کا اہتمام کرتے وقت!

🚀 مفت میں سائن اپ کریں☁️

• امکان اور اثر کا اندازہ لگائیں۔ - ہر شناخت شدہ واقعہ کے خطرے کے لیے، اندازہ لگائیں کہ اس کے ہونے کا کتنا امکان ہے اور اس کا آپ کے ایونٹ پر کیا ممکنہ اثر پڑ سکتا ہے۔ اس سے اس بات کا تعین کرنے میں مدد ملتی ہے کہ کن خطرات میں تخفیف کے انتہائی مکمل منصوبوں کی ضرورت ہے۔

• ہنگامی منصوبے تیار کریں۔ - اعلی ترجیحی خطرات کے لیے، مخصوص بیک اپ پلان، حل اور ہنگامی حالات بنائیں تاکہ رکاوٹ کو کم سے کم کیا جا سکے اگر یہ خطرات عملی شکل اختیار کر لیتے ہیں۔ اس میں متبادل مقامات، سپلائرز، نظام الاوقات وغیرہ کی تصدیق کرنا شامل ہو سکتا ہے۔

• ذمہ داریاں تفویض کریں۔ - ہر ہنگامی منصوبے کو انجام دینے کے لیے ایک شخص کو جوابدہ بنائیں اور اپنی ٹیم کو واضح طور پر کردار سے آگاہ کریں۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ اگر کوئی خطرہ واقع ہوتا ہے تو کوئی کارروائی کرے گا۔

• اپنے منصوبوں پر عمل کریں۔ - اپنے ایونٹ کے رسک مینجمنٹ پلانز میں موجود خامیوں کی نشاندہی کرنے کے لیے ممکنہ منظرناموں پر عمل کریں۔ اپنی ٹیم کو مختلف حالات میں جواب دینے کے بارے میں تربیت دینے سے اعتماد بڑھے گا تاکہ وہ ایونٹ کے دن پیدا ہونے والے مسائل کو کامیابی سے سنبھال سکیں۔

بہتر مشغولیت کے لیے نکات

• ایونٹ مینجمنٹ
• ایونٹ ڈیزائننگ
• بزنس نیٹ ورکنگ

ایونٹ رسک مینجمنٹ چیک لسٹ

ایونٹ کے رسک مینجمنٹ چیک لسٹ کو کون سے عمومی نکات کا احاطہ کرنے کی ضرورت ہے؟ ذیل میں ہمارے ایونٹ کے خطرات کی چیک لسٹ مثالوں کے ساتھ حوصلہ افزائی تلاش کریں۔

#1 - مقام
☐ معاہدہ پر دستخط
☐ پرمٹ اور لائسنس حاصل کیے گئے۔
☐ فلور پلان اور سیٹ اپ کے انتظامات کی تصدیق ہو گئی۔
☐ کیٹرنگ اور تکنیکی تقاضے بیان کیے گئے ہیں۔
☐ بیک اپ مقام کی نشاندہی کی گئی اور اسٹینڈ بائی پر ہے۔

#2 - موسم
☐ شدید موسم کی نگرانی اور اطلاع کا منصوبہ
☐ اگر ضرورت ہو تو خیمہ یا متبادل پناہ گاہ دستیاب ہے۔
☐ ضرورت پڑنے پر ایونٹ کو گھر کے اندر منتقل کرنے کے انتظامات

#3 - ٹیکنالوجی
☐ A/V اور دیگر ٹیک آلات کا تجربہ کیا گیا۔
☐ آئی ٹی سپورٹ سے رابطہ کی معلومات حاصل کی گئی۔
☐ بیک اپ کے طور پر دستیاب مواد کے کاغذی پرنٹ آؤٹ
☐ انٹرنیٹ یا بجلی کی بندش کے لیے ہنگامی منصوبہ

#4 - طبی/حفاظت
☐ فرسٹ ایڈ کٹس اور AED دستیاب ہیں۔
☐ ہنگامی راستے واضح طور پر نشان زد ہیں۔
☐ ہنگامی طریقہ کار میں تربیت یافتہ عملہ
☐ سیکیورٹی/پولیس رابطہ کی معلومات ہاتھ میں ہے۔

#5 - مقررین
☐ بایو اور تصاویر موصول ہوئیں
☐ متبادل اسپیکر بیک اپ کے طور پر منتخب کیے گئے ہیں۔
☐ سپیکر کے ہنگامی منصوبے سے آگاہ کیا گیا۔

#6 - حاضری
☐ حاضری کی کم از کم حد کی تصدیق ہو گئی۔
☐ منسوخی کی پالیسی سے آگاہ کیا گیا۔
☐ ریفنڈ پلان موجود ہے اگر ایونٹ منسوخ ہو گیا ہے۔

#7 - انشورنس
☐ عام ذمہ داری بیمہ پالیسی اثر میں ہے۔
☐ انشورنس کا سرٹیفکیٹ حاصل کر لیا گیا۔

#8 - دستاویزات
☐ معاہدوں، اجازت ناموں اور لائسنسوں کی کاپیاں
☐ تمام وینڈرز اور سپلائرز کے لیے رابطہ کی معلومات
☐ ایونٹ کا پروگرام، ایجنڈا اور/یا سفر نامہ

#9 - عملہ/رضاکار
☐ عملے اور رضاکار کو تفویض کردہ کردار
☐ بغیر شوز کے لیے بھرنے کے لیے بیک اپ دستیاب ہیں۔
☐ ہنگامی طریقہ کار اور ہنگامی منصوبوں کی تربیت مکمل ہو گئی۔

#10 - کھانا اور مشروبات
☐ کسی بھی خراب ہونے والے سامان کے لیے بیک اپ دستیاب ہوں۔
☐ تاخیر سے/غلط آرڈر/الرجی والے مہمانوں کی صورت میں کھانے کے متبادل اختیارات تیار
☐ اضافی کاغذی مصنوعات، برتن اور سرونگ کا سامان دستیاب ہے۔

#11 - فضلہ اور ری سائیکلنگ
☐ فضلے کے ڈبے اور ری سائیکلنگ کنٹینرز تقسیم کیے گئے۔
☐ تقریب کے دوران اور بعد میں ردی کی ٹوکری کو جمع کرنے کے لیے تفویض کردہ کردار

#12 - شکایات سے نمٹنے کے لیے طریقہ کار
☐ سٹاف ممبر جو حاضرین کی شکایات کو سنبھالنے کے لیے نامزد کیا گیا ہے۔
☐ مسائل کو حل کرنے اور ضرورت پڑنے پر رقم کی واپسی/معاوضہ پیش کرنے کے لیے ایک پروٹوکول

#13 - ہنگامی انخلاء کا منصوبہ
☐ انخلاء کے راستے اور میٹنگ پوائنٹس تیار
☐ عملے کے ارکان کو باہر نکلنے کے قریب تعینات کریں۔

#14 - گمشدہ شخص پروٹوکول
☐ گمشدہ بچوں/بزرگوں/معذوروں کے لیے ذمہ دار عملہ نامزد
☐ حاصل کردہ نابالغوں کے والدین/سرپرستوں کے لیے رابطہ کی معلومات

#15 - واقعے کی رپورٹنگ
☐ کسی بھی ہنگامی صورتحال کو دستاویز کرنے کے لیے عملے کے لیے واقعے کی رپورٹنگ فارم بنایا گیا ہے۔

رسک مینجمنٹ کے پانچ عناصر

خطرہ صرف بدقسمتی ہی نہیں ہے - یہ ہر منصوبے کا حصہ ہے۔ لیکن صحیح واقعہ کے خطرے کے انتظام کے منصوبے کے ساتھ، آپ افراتفری کے خطرے کو پیدا کر سکتے ہیں اور خطرات کو مواقع میں تبدیل کر سکتے ہیں۔ خطرے کے انتظام کے پانچ طریقوں میں شامل ہیں:

• خطرے کی شناخت - چھوٹی چیزوں کے بارے میں سوچیں جیسے تکنیکی خرابیاں… مکمل تباہی تک۔ خطرات کی فہرست ان کو آپ کے سر سے نکال کر کاغذ پر لے جاتی ہے جہاں آپ ان کا مقابلہ کر سکتے ہیں۔

• خطرے کی تشخیص- یہ سمجھنے کے لیے ہر خطرے کی درجہ بندی کریں کہ کون سا سب سے بڑا خطرہ ہے۔ غور کریں: ایسا ہونے کا کتنا امکان ہے؟ اگر ایسا ہوتا ہے تو کیا نقصان ہو سکتا ہے؟ ترجیحی خطرات آپ کی کوششوں کو ان مسائل پر مرکوز کریں جو واقعی اہم ہیں۔

• خطرے کی تخفیف - واپس لڑنے کا منصوبہ ہے! خطرے کے پیش آنے کے امکانات کو کم کرنے کے طریقوں پر غور کریں، اگر ایسا ہوتا ہے تو اثر کو کم کریں، یا دونوں۔ آپ جتنا زیادہ خطرات کو پہلے سے کمزور کر سکتے ہیں، اتنا ہی کم وہ آپ کو خلل ڈالیں گے۔

• رسک مانیٹرنگ - ایک بار جب آپ کے ابتدائی منصوبے مکمل ہوجائیں تو چوکس رہیں۔ ان علامات کی نگرانی کریں جو نئے خطرات ابھر رہے ہیں یا پرانے خطرات تبدیل ہو رہے ہیں۔ ابھرتے ہوئے خطرے کے منظر نامے کو برقرار رکھنے کے لیے ضرورت کے مطابق اپنی حکمت عملیوں کو ایڈجسٹ کریں۔

• رسک رپورٹنگ - اپنی ٹیم کے ساتھ خطرات اور منصوبے بانٹیں۔ دوسروں کو لوپ میں لانا خریداری حاصل کرتا ہے، ان کمزوریوں کو ظاہر کرتا ہے جن سے آپ نے شاید کمی محسوس کی ہو، اور خطرات کو سنبھالنے کے لیے جوابدہی تقسیم کرتا ہے۔

ایونٹ مینجمنٹ میں چیک لسٹ کیا ہے؟

ایونٹ مینجمنٹ میں چیک لسٹ سے مراد آئٹمز یا کاموں کی فہرست ہوتی ہے جس کی تصدیق ایونٹ کے منتظمین نے کسی تقریب سے پہلے ہی تیار، ترتیب یا منصوبہ بندی کی تھی۔

ایک جامع رسک مینجمنٹ چیک لسٹ اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کرتی ہے کہ کسی بھی اہم چیز کو نظر انداز نہ کیا جائے کیونکہ آپ کسی ایونٹ کو کامیابی کے ساتھ انجام دینے کے لیے درکار تمام تفصیلات کا بندوبست کرتے ہیں۔

چیک لسٹ ایونٹ مینجمنٹ کے لیے مفید ہیں کیونکہ وہ:

• وضاحت اور ساخت فراہم کریں۔ - وہ ایک ترتیب میں ہر اس چیز کی تفصیل دیتے ہیں جو کرنے کی ضرورت ہے، لہذا کچھ بھی دراڑ سے نہیں گرتا ہے۔

• مکمل تیاری کی حوصلہ افزائی کریں۔ - آئٹمز کی جانچ پڑتال منتظمین کو اس بات کو یقینی بنانے کی ترغیب دیتی ہے کہ ایونٹ شروع ہونے سے پہلے ہی تمام انتظامات اور احتیاطی تدابیر اصل میں موجود ہیں۔

• مواصلات کو بہتر بنائیں - ٹیمیں چیک لسٹ آئٹمز کو تقسیم اور تفویض کر سکتی ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ہر کوئی اپنے کردار اور ذمہ داریوں کو سمجھتا ہے۔

• مستقل مزاجی کی حمایت کریں۔ - بار بار ہونے والے واقعات کے لیے ایک ہی چیک لسٹ کا استعمال معیار کو برقرار رکھنے اور ہر بار بہتری کے لیے علاقوں کو پکڑنے میں مدد کرتا ہے۔

• خلا یا کمزوریوں کو ظاہر کریں۔ - غیر نشان زد آئٹمز بھولی ہوئی چیزوں کو نمایاں کرتے ہیں یا مزید منصوبہ بندی کی ضرورت ہوتی ہے، جو آپ کو مسائل پیدا ہونے سے پہلے ان کو حل کرنے کے قابل بناتی ہے۔

• حوالگی کی سہولت فراہم کریں۔ - نئے منتظمین کو چیک لسٹ سونپنے سے وہ سب کچھ سمجھنے میں مدد ملتی ہے جو پچھلے کامیاب ایونٹس کی منصوبہ بندی کے لیے کیا گیا تھا۔

Takeaways

آپ کے ایونٹ رسک مینجمنٹ چیک لسٹ میں ان اضافی چیزوں کے ساتھ، آپ میدان جنگ کے لیے اچھی طرح سے تیار ہیں! تیاری ممکنہ افراتفری کو پرسکون اعتماد میں بدل دیتی ہے۔ لہذا ہر ایک آئٹم کو اپنی فہرست میں شامل کریں۔ ان کو ایک ایک کرکے عبور کریں۔ دیکھیں کہ چیک لسٹ فکر کو طاقت میں تبدیل کرتی ہے۔ کیونکہ آپ جتنا زیادہ توقع کریں گے، اتنے ہی بہتر خطرات آپ کی محتاط منصوبہ بندی اور تیاری کے سامنے آئیں گے۔

اکثر پوچھے گئے سوالات