کسی ایسے شخص کا ہونا جو واقعی جانتا ہے کہ میٹنگ یا ورکشاپ کی قیادت کیسے کی جاتی ہے اس پر اثر پڑ سکتا ہے کہ گروپ کیا حاصل کرتا ہے اور وہ کتنی جلدی کام کرتا ہے۔
ایک اچھا سہولت کار ہر کسی کو کام پر مرکوز کرتا ہے تاکہ ٹیم بہتر، تیز تر انتخاب کر سکے۔
بہترین حصہ؟ آپ کو ایک سہولت کار "پیدائش" کرنے کی ضرورت نہیں ہے – کوئی بھی یہ سیکھ سکتا ہے۔ سہولت کاری کی مہارت صحیح تربیت کے ساتھ۔
تو لوگوں کو ایجنڈوں کے ذریعے طاقت حاصل کرنے میں بالکل کیا ضرورت ہے؟ یہ وہی ہے جو ہم اس مضمون میں کھولنے والے ہیں۔ آئیے اس میں داخل ہوں!
کی میز کے مندرجات
بہتر مشغولیت کے لیے نکات
اپنی ٹیموں کو شامل کرنے کا طریقہ تلاش کر رہے ہیں؟
اپنے اگلے کام کے اجتماعات کے لیے مفت ٹیمپلیٹس حاصل کریں۔ مفت میں سائن اپ کریں اور ٹیمپلیٹ لائبریری سے جو چاہیں لیں!
🚀 مفت میں ٹیمپلیٹس حاصل کریں۔
سہولت کاری کی مہارتیں کیا ہیں؟
سہولت کاری کی مہارتیں لوگوں کے ایک گروپ کو وہ ٹولز اور جگہ دینے کے بارے میں ہیں جن کی انہیں کام کرنے کے لیے درکار ہے۔ مثال کے طور پر، ایک منصوبہ بندی کے ساتھ تیار رہنا، توقعات کا تعین کرنا، تبدیلیوں کے ساتھ رول کرنا، صحیح معنوں میں سننا، اور وقت کا خیال رکھنا۔
یہ آپ کے سبکدوش ہونے والے باس ہونے کے بارے میں کم اور ہر کسی کو تعاون کرنے کی اجازت دینے کے بارے میں زیادہ ہے۔
سہولت کار کے طور پر، آپ اسکواڈ کو ایک مشترکہ مقصد کے گرد اکٹھا کرتے ہیں جس میں ہر کوئی شامل ہوتا ہے۔ پھر آپ بحث کو اس مقصد کی طرف رہنمائی کرتے ہوئے اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ ٹیم کے پاس وہ ہے جو اسے کچلنے کے لیے درکار ہے۔
سہولت کار کی مہارت کو بہتر بنانے کے لیے آپ کی بنیادی توجہ خود تفصیلات میں لپیٹے بغیر آگے بڑھ رہی ہے۔ اس کے بجائے، آپ پورے عملے کی شرکت اور نئے خیالات کی حوصلہ افزائی کرتے ہیں۔ آپ چاہتے ہیں کہ ٹیم سوچے اور بات چیت کو آگے بڑھائے، صرف آپ پر بھروسہ نہ کرے۔
جب تک آپ اقتدار سنبھالے بغیر ڈھانچہ اور مدد فراہم کرتے ہیں، آپ کے لوگ مسائل کو مل کر حل کرنے کے لیے بااختیار محسوس کریں گے۔ یہ تب ہوتا ہے جب حقیقی جادو ہوتا ہے اور ایک ٹیم کام کرتی ہے!
اپنے ساتھیوں کے ساتھ جنگلی خیالات کو ذہن میں رکھیں
بدعت ہونے دو! AhaSlides کے ساتھ حرکت میں ذہن سازی کریں۔
ایک سہولت کار کی 4 مہارتیں جن کی آپ کو ضرورت ہے۔
کیا آپ کے پاس ماہر سہولت کار بننے کے لیے درکار مہارت ہے؟
#1۔ سننا۔
فعال سننا ایک اہم سہولت کار مہارت ہے۔
اس میں شرکاء کی باتوں پر پوری توجہ دینا، آنکھ سے رابطہ کرنا، فیصلے کے بغیر مختلف نقطہ نظر کو تسلیم کرنا، اور واضح سوالات پوچھنا شامل ہے۔
فعال سننا صرف الفاظ سننے سے آگے مکمل معنی اور نقطہ نظر کو سمجھنے تک ہے۔
ایک سہولت کار کے لیے یہ ضروری ہے کہ وہ صحیح معنوں میں موجود ہونے کے لیے ضمنی گفتگو یا خلفشار سے پرہیز کرے۔
فعال سننے کو فروغ دینے کے لیے، آپ سمجھنے کی تصدیق کرنے کے لیے کسی نے جو کچھ کہا ہے اس کے پیچھے والے حصے کو دہرا سکتے ہیں، کسی شریک سے تبصرہ کرنے کے لیے کہہ سکتے ہیں یا جب کوئی جواب دینے کے لیے بولتا ہے تو خاموش رہ سکتے ہیں۔
#2 سوال کرنا
کھلے عام، سوچے سمجھے سوالات پوچھنا بحث کو ہوا دینے اور سب کو شامل کرنے کی کلید ہے۔
ایک سہولت کار کو سوالات کو واضح کرنے، مزید غور و فکر کرنے اور گفتگو کو حل پر مرکوز رکھنے کے لیے استعمال کرنا چاہیے۔
صحیح وقت پر اچھی طرح سے تیار کیے گئے سوالات بصیرت افروز خیالات کو نکال سکتے ہیں اور مشترکہ اقدار کو کھول سکتے ہیں۔
کیا، کیسے، اور کیوں تلاش کی حوصلہ افزائی کریں گے بمقابلہ ہاں/نہیں جوابات سے شروع ہونے والے سوالات کھولیں۔
کچھ مثالی سوالات جو آپ پوچھ سکتے ہیں:
- اس مسئلے کو حل کرنے کے لیے ہم کن اختیارات پر غور کر سکتے ہیں؟
- اس سے پروجیکٹ کے دوسرے حصوں پر کیا اثر پڑ سکتا ہے؟
- کیا کوئی مثال دے سکتا ہے کہ ان کا مطلب کیا ہے؟
ایماندار کو بلند کریں۔ بات چیت AhaSlides کے ساتھ
AhaSlides کی اوپن اینڈڈ فیچر ٹیم کو اپنے پسندیدہ آئیڈیاز کو پرجوش طریقے سے جمع کرانے اور ووٹ دینے کا موقع فراہم کرتی ہے۔
#3 مشغول شرکاء
سہولت کاروں کے لیے ضروری ہے کہ وہ گروپ کے تمام اراکین سے ان پٹ نکالیں اور ہر ایک کو یہ محسوس کرائیں کہ ان کی آواز سنی جا رہی ہے۔
اس میں افراد کو سرد مہری سے پکارنا، تعاون کو مثبت طور پر تسلیم کرنا، اور پرسکون شرکاء کو شامل کرنے جیسے حربے شامل ہیں۔
کچھ اعمال جو آپ کر سکتے ہیں:
- مخصوص افراد کو نام سے پکارنا
- ایک خاموش شخص سے ان کا نقطہ نظر پوچھنا
- تعاون کرنے والوں کا اشتراک کرنے کے بعد نام لے کر ان کا شکریہ ادا کرنا
# 4۔ وقت کا انتظام
ٹریک پر رہنے اور اہداف کو پورا کرنے کے لیے وقت کا مؤثر طریقے سے انتظام کرنا ضروری ہے۔
سہولت کاروں کو شیڈول کے مطابق شروع اور ختم کرنا چاہیے، بات چیت کو مناسب رفتار سے جاری رکھنا چاہیے، اور وقت کے وعدوں کا احترام کرنے کے لیے جب ضرورت ہو تو بات چیت کو ری ڈائریکٹ کرنا چاہیے۔
وقت کی پابندی کرنے کے لیے، آپ کوشش کر سکتے ہیں:
- ذہن سازی اور بحث کے دوروں کے دوران ٹائمر ترتیب دینا
- جب گروپ کسی موضوع کے اختتام سے 5 منٹ کا ہو تو جھنڈا لگانا
- "ہم نے X کو اچھی طرح سے ڈھانپ لیا ہے، اب Y کی طرف چلتے ہیں" کہہ کر منتقلی
سہولت کار ہنر کی چیک لسٹ
یہ چیک لسٹ آپ کو ایک مؤثر میٹنگ کی سہولت فراہم کرنے کی اجازت دیتی ہے۔ آخر تک، آپ کامیاب حکمت عملیوں سے لیس ہو جائیں گے تاکہ اس میں شامل ہو جائیں اور گائیڈنگ گفتگو شروع کر سکیں۔
تیاری
☐ ایک ایجنڈا بنائیں اور اسے پہلے سے بھیج دیں۔
☐ تحقیقی موضوعات/مسائل جن کا احاطہ کیا جائے گا۔
☐ تمام ضروری مواد اور وسائل کو جمع کریں۔
کھولنے
☐ شرکاء کا خیرمقدم کریں اور ٹون سیٹ کریں۔
☐ ایجنڈا، اہداف اور ہاؤس کیپنگ آئٹمز کا جائزہ لیں۔
☐ بحث کے لیے گروپ کے اصول/رہنمائی طے کریں۔
☐ لوگوں کو ڈھیلا کرنے کے لیے شروع میں ہی آئس بریکر تیار کریں۔
غور سے سننا
☐ آنکھ سے رابطہ کریں اور پوری طرح موجود رہیں
☐ ملٹی ٹاسکنگ یا خلفشار سے پرہیز کریں۔
☐ مختلف نقطہ نظر کو واضح اور تسلیم کریں۔
سوال پوچھنا
☐ بحث کو شروع کرنے کے لیے کھلے سوالات پوچھیں۔
☐ یقینی بنائیں کہ تمام آوازیں سنی جاتی ہیں۔ پرسکون شرکاء کو شامل کریں۔
☐ بات چیت کو حل پر مرکوز رکھیں
وقت کا انتظام
☐ وقت پر شروع اور ختم کریں۔
☐ بات چیت کو اچھی رفتار سے جاری رکھیں
☐ گروپ کو ہر بحث کے لیے وقت کی حد سے آگاہ کریں۔
شرکت کنندہ مصروفیت
☐ جب ممکن ہو لوگوں کو نام سے پکاریں۔
☐ تعاون کو مثبت طور پر تسلیم کریں۔
☐ افہام و تفہیم کی سطح کو جانچنے کے لیے گفتگو کا خلاصہ کریں۔
فیصلہ کرنا
☐ گروپ کو اختیارات اور ترجیحات کی نشاندہی کرنے میں مدد کریں۔
☐ معاہدے/اتفاق رائے کے سطحی علاقے
☐ کسی بھی ایکشن آئٹمز یا اگلے اقدامات کی دستاویز کریں۔
اخری
☐ کامیابیوں اور فیصلوں کا جائزہ لیں۔
☐ شرکاء کا ان کے تعاون کے لیے شکریہ
☐ اگلے اقدامات اور متوقع نتائج سے آگاہ کریں۔
☐ سہولت اور ایجنڈے پر رائے طلب کریں۔
جسمانی زبان
☐ توجہ دینے والے، مشغول اور قابل رسائی دکھائی دیں۔
☐ آنکھ سے رابطہ کریں، مسکرائیں اور آواز کے لہجے میں فرق کریں۔
☐ بات چیت کے درمیان آسانی سے منتقلی
اتارنا سہولت کاری تکنیک کوشش کرنا
گروپ کی حرکیات کے انتظام کے لیے سہولت کاری کی تکنیک کی کچھ مثالیں یہ ہیں:
- سیٹ کریں برفباری (گیمز، سوالات) شروع میں لوگوں کو ڈھیلا کرنے اور ان سے بات چیت کرنے میں زیادہ آرام دہ اور پرسکون بنانے کے لیے۔
- ایک ساتھ گروپ کے معاہدے/معمولات طے کریں جیسے فعال سننا، ملٹی ٹاسکنگ نہیں، احترام کی حوصلہ افزائی کے لیے ائیر ٹائم کا اشتراک کریں۔
- جب وسیع تر ان پٹ کی ضرورت ہو تو واضح کاموں کے ساتھ چھوٹے بریک آؤٹ گروپس میں بٹ جائیں۔
- ایک دائرے میں گھومیں اور متوازن شرکت حاصل کرنے کے لیے ہر فرد سے فوری ان پٹ مانگیں۔
- جب رائے مختلف ہو تو اتفاق رائے تک پہنچنے کے لیے ایک سٹکی نوٹ ووٹنگ کی سرگرمی کا انعقاد کریں۔
- آئیڈیاز پر لائیو فیڈ بیک حاصل کرنے کے لیے انگوٹھے اوپر/نیچے جیسے ہاتھ کے اشارے استعمال کریں۔
- توانائی کے لیے کنفیگریشنز کو تبدیل کرنے میں اسٹینڈ اپ ڈسکشن کریں۔
- سینڈوچ تنقید اثر کو نرم کرنے کے لیے زیادہ مثبت آراء کے ساتھ۔
- گروپس کو چیک کرنے اور سوالات کے جوابات دینے کے لیے سرگرمیوں کے دوران گردش کریں۔
- آگے بڑھنے سے پہلے تفہیم کی جانچ کرنے اور تناؤ کو احترام کے ساتھ حل کرنے کے لئے خلاصہ کریں۔
احسلائڈز کے ساتھ ہر ہجوم کو برقی بنائیں!
انٹرایکٹو پولز اور سروے کے ساتھ، آپ کنوو کو بہاؤ حاصل کر سکتے ہیں اور اندازہ لگا سکتے ہیں کہ لوگ واقعی کیا سوچتے ہیں۔ AhaSlides چیک کریں۔ پبلک ٹیمپلیٹ لائبریری.
اکثر پوچھے گئے سوالات
سہولت کار کے لیے سب سے اہم مہارت کیا ہے؟
فعال سننا ایک سہولت کار کے لیے سب سے اہم مہارت ہے کیونکہ یہ موثر سہولت کی بنیاد ہے۔ اسے کسی بھی سوال، مصروفیت، وقت کی پابندی وغیرہ سے پہلے آنا پڑتا ہے۔ اس کے بغیر دیگر ہنر اپنی صلاحیت کو پورا نہیں کر سکتے۔
سہولت کار کے 7 کردار کیا ہیں؟
سہولت کار کے 7 کلیدی کردار مینیجر، آرگنائزر، لیڈر، شریک، پروسیس ایکسپرٹ، ریکارڈر اور غیر جانبدار گائیڈ ہیں۔ ایک ہنر مند سہولت کار لاجسٹک، عمل اور شرکت کے عناصر کو حل کرکے ان تمام کرداروں کو مؤثر طریقے سے پورا کرتا ہے۔ ان کی قیادت گروپ کے تجربے اور نتائج پر حاوی ہونے کے بجائے حمایت کرتی ہے۔
ایک اچھے سہولت کار کی کیا خوبیاں ہیں؟
اچھے سہولت کار اکثر غیر جانبدار، صابر، حوصلہ افزا، عمل پر مبنی اور فعال سننے اور قائدانہ صلاحیتوں کے مالک ہوتے ہیں۔
