کیا آپ نے کبھی سوچا ہے کہ کس طرح بڑی کمپنیاں تمام متحرک حصوں کے درمیان خود کو منظم کرتی ہیں؟
اگرچہ کچھ کاروبار ایک مربوط یونٹ کے طور پر کام کرتے ہیں، بہت سے کام کی بنیاد پر الگ الگ محکمے قائم کرتے ہیں۔ یہ ایک کے طور پر جانا جاتا ہے فعال تنظیمی ڈھانچہ.
چاہے وہ مارکیٹنگ ہو، فنانس، آپریشنز، یا آئی ٹی، فنکشنل سٹرکچرز پارٹیشن ٹیمیں خصوصیت کے مطابق۔
سطحی طور پر، فرائض کی یہ علیحدگی واضح نظر آتی ہے - لیکن یہ واقعی تعاون، فیصلہ سازی، اور مجموعی کاروبار کو کیسے متاثر کرتا ہے؟
اس پوسٹ میں، ہم فنکشنل ماڈل اور اس کے فوائد پر ایک نظر ڈالیں گے۔ سیدھے اندر کودو!
| فعال تنظیم کی مثالیں کیا ہیں؟ | توسیع پذیر، سٹاربکس، ایمیزون۔ |
| کس قسم کی تنظیم ایک فعال تنظیمی ڈھانچے کے لیے موزوں ہے؟ | بڑی کمپنیاں۔ |
مواد کی میز
AhaSlides کے ساتھ مزید نکات
اجتماعات کے دوران مزید تفریح کی تلاش ہے؟
AhaSlides پر ایک تفریحی کوئز کے ذریعے اپنی ٹیم کے اراکین کو اکٹھا کریں۔ AhaSlides ٹیمپلیٹ لائبریری سے مفت کوئز لینے کے لیے سائن اپ کریں!
🚀 مفت کوئز حاصل کریں☁️
ایک فنکشنل تنظیمی ڈھانچہ کیا ہے؟
بہت سی کمپنیاں ملازمتوں کی اقسام یا لوگوں کے کاموں کی بنیاد پر اپنے آپ کو مختلف محکموں میں منظم کرنے کا انتخاب کرتی ہیں، کام کو مزید خصوصی ملازمتوں میں تقسیم کرتی ہیں۔
اسے کہتے ہیں "فعال تنظیمی ڈھانچہ" ایک ہی پروجیکٹ پر کام کرنے والے ہر فرد کو ایک ساتھ گروپ کرنے کے بجائے، لوگوں کو ان کے کام کے عمومی شعبے کے لحاظ سے گروپ کیا جاتا ہے - چیزیں جیسے مارکیٹنگ، فنانس، آپریشنز، کسٹمر سروس وغیرہ۔
لہذا مثال کے طور پر، ہر وہ شخص جو اشتہارات تخلیق کرتا ہے، سوشل میڈیا مہم چلاتا ہے، یا نئے پروڈکٹ آئیڈیاز کے بارے میں سوچتا ہے وہ مارکیٹنگ ڈیپارٹمنٹ میں ہوگا۔ تمام اکاؤنٹنٹ جو پیسے کا پتہ لگاتے ہیں، بل ادا کرتے ہیں اور ٹیکس فائل کرتے ہیں وہ فنانس میں اکٹھے ہوں گے۔ انجینئر آپریشنز میں دوسرے انجینئرز کے ساتھ مل کر کام کریں گے۔
خیال یہ ہے کہ ملازمت کی یکساں مہارت رکھنے والے ہر فرد کو ایک ساتھ رکھ کر، وہ ایک دوسرے کی مدد کر سکتے ہیں اور ایک دوسرے کی مہارت سے سیکھ سکتے ہیں۔ مالی طریقہ کار جیسی چیزوں کو بھی پورے محکمہ میں معیاری بنایا جا سکتا ہے۔
یہ ڈھانچہ اسے بہت موثر بناتا ہے کیونکہ ماہرین کو مسلسل اپنے محکمے سے باہر جوابات تلاش کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی ہے۔ لیکن یہ مختلف شعبوں کے لیے بڑے پروجیکٹس میں تعاون کرنا مشکل بنا سکتا ہے جن کے لیے بہت سی مہارتوں کی ضرورت ہوتی ہے۔ محکموں کے درمیان بات چیت بھی بعض اوقات ختم ہو سکتی ہے۔
مجموعی طور پر، قائم کردہ کمپنیوں کے لیے فنکشنل ڈھانچے اچھے ہیں جہاں عمل طے کیے جاتے ہیں، لیکن کمپنیوں کو اپنے طور پر کام کرنے سے بچنے کے لیے ٹرانس ڈیپارٹمنٹل طور پر بھی لوگوں کو اکٹھا کرنے کے طریقے تلاش کرنے کی ضرورت ہے۔ silos کے بہت زیادہ
فنکشنل تنظیمی ڈھانچے کے فوائد
فعال تنظیمی ڈھانچے کے اہم فوائد ذیل میں دریافت کیے گئے ہیں:
- لیبر کی تخصص - لوگ صرف ان کاموں پر توجہ مرکوز کرکے اپنے مخصوص کام میں مہارت حاصل کرتے ہیں۔ یہ اعلی پیداوار کی طرف جاتا ہے.
- مہارت کی مرکزیت - اسی طرح کی مہارت کو ہر محکمے میں جمع کیا جاتا ہے۔ ملازمین ایک دوسرے سے سیکھ سکتے ہیں اور مدد کر سکتے ہیں۔
- طریقوں کی معیاری کاری - کام کرنے کے عام طریقے مستقل مزاجی کے لیے ہر فنکشن کے اندر تیار اور دستاویز کیے جا سکتے ہیں۔
- رپورٹنگ کی واضح لکیریں - یہ واضح ہے کہ ملازمین اپنے کردار کی بنیاد پر، متعدد مینیجرز کو میٹرکس رپورٹ کیے بغیر کس کو رپورٹ کرتے ہیں۔ یہ فیصلہ سازی کو ہموار کرتا ہے۔
- وسائل کی لچکدار تقسیم - بدلتی ترجیحات اور کام کے بوجھ کی بنیاد پر محکموں میں محنت اور سرمائے کو زیادہ آسانی سے منتقل کیا جا سکتا ہے۔
- پیمانہ کی معیشت - وسائل اور ملازمین جیسے ہر شعبہ میں اشتراک کیا جا سکتا ہے، جس سے پیداوار کی فی یونٹ لاگت کم ہوتی ہے۔
- مانیٹرنگ کی کارکردگی میں آسانی - ڈیپارٹمنٹ میٹرکس کو اہداف اور نتائج سے زیادہ واضح طور پر منسلک کیا جا سکتا ہے کیونکہ افعال الگ ہیں۔
- کیریئر کی ترقی کے مواقع - ملازمین اپنے مخصوص شعبے میں کرداروں کے درمیان منتقل ہو کر اپنی مہارتوں اور کیریئر کو آگے بڑھا سکتے ہیں۔
- مینجمنٹ کو آسان بنانا - ہر محکمہ کے سربراہ کو ایک ہی یکساں یونٹ پر اختیار حاصل ہوتا ہے، جس سے انتظام کم پیچیدہ ہوتا ہے۔
لہٰذا خلاصہ یہ کہ ایک فنکشنل ڈھانچہ انفرادی افعال کے اندر تخصص، مہارت کا فائدہ، اور آپریشنل کارکردگی کو فروغ دیتا ہے۔
فنکشنل تنظیمی ڈھانچے کے نقصانات
سکے کے دوسری طرف، ایک فعال تنظیمی ڈھانچہ مکمل طور پر بے عیب نہیں ہے۔ کمپنیوں کو ان ممکنہ ناکامیوں پر غور کرنا چاہئے:
- سائلو ذہنیت - محکمے مجموعی تنظیم کے اہداف کے بجائے صرف اپنے مقاصد پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں۔ یہ تعاون میں رکاوٹ ہے۔
- کوششوں کی نقل – ایک ہی کام کو مختلف محکموں میں بار بار انجام دیا جا سکتا ہے بجائے اس کے کہ تمام افعال میں ہموار کیا جائے۔
- سست فیصلہ سازی - تمام محکموں میں کٹے ہوئے مسائل کو حل ہونے میں زیادہ وقت لگتا ہے کیونکہ انہیں سائلو کے درمیان ہم آہنگی کی ضرورت ہوتی ہے۔
- ناقص کسٹمر سروس - متعدد محکموں کے ساتھ بات چیت کرنے والے صارفین کو ایک متضاد یا بکھرا ہوا تجربہ حاصل ہو سکتا ہے۔
- پیچیدہ عمل - وہ کام جس کے لیے کراس فنکشنل تعاون کی ضرورت ہوتی ہے وہ الجھ سکتا ہے، ناکارہ اور مایوس کن ہو سکتا ہے۔
- تبدیلی کے لیے لچک - جب مارکیٹ میں تبدیلی کی ضرورت ہوتی ہے یا نئے مواقع پیدا ہوتے ہیں تو وسائل کو تیزی سے تبدیل کرنا اور ان کی صف بندی کرنا مشکل ہوتا ہے۔
- تجارتی معاہدوں کا جائزہ لینے میں دشواری - عملی فیصلوں کے وسیع تر اثرات کو ایک دوسرے پر انحصار کیے بغیر نظر انداز کیا جا سکتا ہے۔
- سپروائزرز پر حد سے زیادہ انحصار - ملازمین ایک بڑی تصویر کا نقطہ نظر تیار کرنے کے بجائے اپنے ڈپارٹمنٹ لیڈر پر بہت زیادہ انحصار کرتے ہیں۔
- گھٹن زدہ اختراع - نئے آئیڈیاز جن کے لیے مختلف شعبوں سے ان پٹ کی ضرورت ہوتی ہے انہیں حمایت حاصل کرنے میں مشکل وقت درکار ہوتا ہے۔
فنکشنل سائلوز، سست فیصلہ سازی، اور تعاون کی کمی اس تنظیم کی کارکردگی اور لچک کو کمزور کر سکتی ہے جس کے پاس یہ ڈھانچہ ہے۔
فنکشنل تنظیمی ڈھانچے کے چیلنجز پر قابو پانا
مختلف ورک گروپس جیسے مارکیٹنگ، سیلز اور سپورٹ کے لیے جڑنا مشکل ہو سکتا ہے اگر وہ ہمیشہ اپنے کونوں میں ہوں۔ لیکن الگ تھلگ کرنا درحقیقت چیزوں کو کرنا مشکل بنا دیتا ہے۔ چیلنجوں پر قابو پانے کے لیے کچھ خیالات یہ ہیں:
مختلف علاقوں کے لوگوں کے ساتھ مل کر پروجیکٹ بنائیں۔ اس سے سب کا تعارف ہوتا ہے اور وہ ایک دوسرے کی مدد کرتے ہیں۔
یونٹ بانڈ میں مدد کے لیے لوگوں کو چنیں۔ پروڈکٹ/کلائنٹ مینیجرز کا تقرر کریں، وہ اس بات کو یقینی بنائیں گے کہ ہر کوئی اپ ڈیٹ شیئر کرتا ہے اور مسائل کو ایک ساتھ حل کرتا ہے۔
مشترکہ اہداف پر توجہ مرکوز کریں، بجائے اس کے کہ ہر شعبہ اپنا کام کرے، بڑی کمپنی کے خوابوں کے ارد گرد سیدھ میں لائیں جن کی وہ سب حمایت کرتے ہیں۔
HR یا IT جیسے ڈپلیکیٹ کرداروں کو یکجا کریں تاکہ ایک ٹیم تمام بمقابلہ تقسیم کام انجام دے سکے۔
میٹنگز سیٹ کریں جہاں علاقے مختصر طور پر ایک دوسرے کو اپ ڈیٹ کرتے ہیں کہ کیا ہو رہا ہے۔ کلی میں نپ کے مسائل۔
تعاون کے ٹولز میں سرمایہ کاری کریں - انٹرانیٹ، دستاویزات/فائل شیئرنگ، یا پروجیکٹ مینجمنٹ ایپس جیسی ٹیکنالوجیز کوآرڈینیشن کو آسان بنا سکتی ہیں۔
لچکدار گردشوں کو فروغ دیں۔ ملازمین کو ایک دوسرے کو بہتر طور پر سمجھنے اور ایک مختلف نقطہ نظر تیار کرنے کے لیے عارضی طور پر دوسری جگہوں پر دوسرے کردار آزمانے دیں۔
ٹیم ورک کو بھی ٹریک کریں۔ اس بات پر توجہ دیں کہ لوگ کتنی اچھی طرح سے ملتے ہیں اور ٹیم کے مجموعی KPIs، نہ صرف انفرادی کامیابیاں۔ رہنماؤں کو تنظیمی ہم آہنگی پر توجہ مرکوز کرنے کی ترغیب دیں، نہ صرف فعال KPIs۔
آخر میں، سماجی تعامل کی حوصلہ افزائی کریں تاکہ ہر شعبہ مدد کے لیے ایک دوسرے سے رابطہ کرنے میں زیادہ آرام دہ ہو جائے۔ فنکشنز کو ایک دوسرے پر انحصار کرنے اور کام کرنے کے طریقے تلاش کرنے سے سائلو کو توڑنے میں مدد ملے گی۔
AhaSlides کے ساتھ برف کو توڑ دیں۔
AhaSlides کی انٹرایکٹیویٹیز کے ساتھ جڑنے اور بانڈ کرنے میں ہر محکمہ کی مدد کریں۔ کمپنیوں کے بانڈنگ سیشنز کے لیے ضروری!🤝
ایک فنکشنل ڈھانچہ کب موزوں ہے؟
یہ دیکھنے کے لیے فہرست چیک کریں کہ آیا آپ کی تنظیم اس ڈھانچے کو بنانے کے لیے موزوں ہے:
☐ معیاری آپریشنز کے ساتھ قائم کمپنیاں - بالغ کمپنیوں کے لیے جن کے بنیادی عمل اور ورک فلو اچھی طرح سے متعین ہیں، فنکشنز کے اندر تخصص کارکردگی کو فروغ دے سکتا ہے۔
☐ مستحکم کاروباری ماحول - اگر مارکیٹ اور گاہک کی ضروریات نسبتاً قابل قیاس ہیں، تو فنکشنل گروپس تیزی سے کراس ڈپارٹمنٹ تعاون کی ضرورت کے بغیر اپنے ماہرانہ شعبوں کو بہتر بنانے پر توجہ مرکوز کر سکتے ہیں۔
☐ ایسے کام جن کے لیے وقف مہارت کی ضرورت ہوتی ہے - انجینئرنگ، اکاؤنٹنگ، یا قانونی کام جیسی کچھ ملازمتیں گہری تکنیکی مہارتوں پر بہت زیادہ انحصار کرتی ہیں اور ایک فعال ڈھانچے کے لیے موزوں ہیں۔
☐ آپریشنل ایگزیکیوشن کو ترجیح دینا - جب تنظیم کسی پروڈکٹ یا سروس کی تیاری یا فراہمی کو ترجیح دیتی ہے تو فنکشنل ڈھانچے انتہائی موثر ہوتے ہیں۔ فنکشنز کے درمیان خصوصی اقدامات کو الگ کرنا عمل کو ہموار کر سکتا ہے۔
☐ پیمانے کے ساتھ بڑی تنظیمیں - ہزاروں ملازمین کے ساتھ بہت بڑی کمپنیاں صرف متعدد کاروباری اکائیوں میں پیچیدگی کو منظم کرنے کے لیے فنکشنز میں منظم ہو سکتی ہیں۔
☐ وسائل کی تقسیم سب سے زیادہ اہمیت رکھتی ہے – سرمایہ دارانہ صنعتوں کے لیے، ایک ایسا ڈھانچہ جو خصوصی وسائل اور آلات کی قطعی تقسیم کی سہولت فراہم کرتا ہے اچھی طرح سے کام کرتا ہے۔
☐ روایتی طور پر نوکر شاہی ثقافتیں - کچھ قائم شدہ کمپنیاں کنٹرول اور نگرانی کے لیے انتہائی محکمانہ سیٹ اپ کو ترجیح دیتی ہیں۔
فنکشنل تنظیمی ڈھانچے کی مثالیں۔
ٹیکنالوجی کمپنی:
- مارکیٹنگ ڈیپارٹمنٹ
- انجینئرنگ کا شعبہ
- پروڈکٹ ڈویلپمنٹ ڈیپارٹمنٹ
- آئی ٹی/آپریشن ڈیپارٹمنٹ
- فروخت کا محکمہ
- کسٹمر سپورٹ ڈیپارٹمنٹ
تیار کرنے والی کمپنی:
- پروڈکشن/آپریشن ڈیپارٹمنٹ
- انجینئرنگ کا شعبہ
- خریداری کا محکمہ
- کوالٹی کنٹرول ڈیپارٹمنٹ
- لاجسٹک / ڈسٹری بیوشن ڈیپارٹمنٹ
- سیلز اینڈ مارکیٹنگ ڈیپارٹمنٹ
- محکمہ خزانہ اور اکاؤنٹنگ
ہسپتال:
- شعبہ نرسنگ
- شعبہ ریڈیولوجی
- شعبہ سرجری
- لیبز کا شعبہ
- فارمیسی ڈیپارٹمنٹ
- انتظامی/بلنگ کا شعبہ
پرچون کی دکان:
- اسٹور آپریشن ڈیپارٹمنٹ
- تجارت/خریدنے کا شعبہ
- مارکیٹنگ ڈیپارٹمنٹ
- محکمہ خزانہ/اکاؤنٹنگ
- محکمہ HR
- نقصان کی روک تھام کا شعبہ
- آئی ٹی کا شعبہ
جامع درس گاہ:
- مختلف تعلیمی شعبے جیسے حیاتیات، انگریزی، تاریخ، وغیرہ
- شعبہ طلباء امور
- سہولیات کا شعبہ
- سپانسر شدہ ریسرچ ڈیپارٹمنٹ
- ایتھلیٹکس ڈیپارٹمنٹ
- محکمہ خزانہ اور انتظامی
یہ کچھ مثالیں ہیں کہ کس طرح مختلف صنعتوں میں کمپنیاں خصوصی کرداروں اور کاموں کو محکموں میں گروپ کر کے ایک فعال تنظیمی ڈھانچہ تشکیل دے سکتی ہیں۔
کلیدی لے لو
اگرچہ کام کو خصوصی محکموں میں تقسیم کرنے کے اس کے فوائد ہیں، لیکن سائلو کے لیے گروپوں کے درمیان بننا آسان ہے۔ واقعی کامیاب ہونے کے لیے، کمپنیوں کو تعاون کی ضرورت ہوتی ہے جتنا کہ محض خصوصیات۔
دن کے اختتام پر، ہم سب ایک ہی ٹیم میں ہیں۔ چاہے آپ مصنوعات بنائیں یا کسٹمر سروس فراہم کریں، آپ کا کام دوسروں اور کمپنی کے مجموعی مشن کی حمایت کرتا ہے۔
💡 یہ بھی دیکھتے ہیں: ۔ تنظیمی ڈھانچے کی 7 اقسام آپ کو جاننے کی ضرورت ہے۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
4 فعال تنظیمی ڈھانچے کیا ہیں؟
چار فعال تنظیمی ڈھانچے فنکشنل، ڈویژنل، میٹرکس، اور نیٹ ورک ڈھانچہ ہیں۔
فنکشنل ڈھانچہ سے کیا مراد ہے؟
ایک فنکشنل تنظیمی ڈھانچہ سے مراد یہ ہے کہ کس طرح ایک کمپنی کام کے دوران شامل کاموں یا کام کی لائنوں کی بنیاد پر اپنی محنت اور محکموں کو تقسیم کرتی ہے۔
کیا میک ڈونلڈز ایک فعال تنظیمی ڈھانچہ ہے؟
McDonald's کا ایک ڈویژنل تنظیمی ڈھانچہ ہے جہاں ہر ڈویژن ایک مخصوص جغرافیائی محل وقوع پر کام کرتا ہے اور اپنے الگ الگ محکموں جیسے مارکیٹنگ، سیلز، فنانس، قانونی، سپلائی وغیرہ کے ساتھ تقریباً آزادانہ طور پر کام کرتا ہے۔
