اگر آپ محکمہ HR میں کام کر رہے ہیں، تو آپ جانتے ہیں کہ صحیح کام میں صحیح لوگوں کا ہونا کتنا ضروری ہے۔
یہی وہ جگہ ہے جہاں انسانی وسائل کی منصوبہ بندی آتی ہے۔
جب آپ HR منصوبہ بندی کے فن میں مہارت حاصل کر لیتے ہیں، تو آپ کمپنی کے لیے بڑی رقم بچا سکتے ہیں جبکہ ٹیم کے ہر ممبر کو مؤثر طریقے سے اور ایک دوسرے کے ساتھ ہم آہنگی سے کام کرنے پر مجبور کر سکتے ہیں۔
اپنی افرادی قوت کو مستقبل کا ثبوت دینے کے لیے کلیدی حکمت عملیوں کو غیر مقفل کرنے کے لیے غوطہ لگائیں!
کی میز کے مندرجات
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی کیا ہے اور یہ کیوں ضروری ہے؟
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی ہے عمل کسی تنظیم کی مستقبل میں انسانی وسائل کی ضروریات کی پیشن گوئی کرنا اور ان ضروریات کو پورا کرنے کے لیے سرگرمیاں وضع کرنا۔
یہ کئی وجوہات کی بناء پر اہم ہے:
• ملازمین کی صحیح تعداد کو یقینی بناتا ہے: HR منصوبہ بندی تنظیموں کو یہ تعین کرنے میں مدد کرتی ہے کہ انہیں مستقبل میں اہداف اور مطالبات کو پورا کرنے کے لیے کتنے ملازمین کی ضرورت ہوگی۔ یہ بہت کم یا بہت زیادہ ملازمین رکھنے سے بچتا ہے۔
• مہارت کے فرق کی نشاندہی کرتا ہے: یہ عمل موجودہ افرادی قوت کی مہارتوں اور قابلیت کے درمیان کسی بھی فرق کی نشاندہی کرتا ہے بمقابلہ مستقبل میں کیا ضرورت ہوگی۔ یہ HR کو ان خلا کو ختم کرنے کے لیے پروگرام تیار کرنے کی اجازت دیتا ہے۔
• جانشینی کی منصوبہ بندی میں مدد کرتا ہے: HR منصوبہ بندی اس کے لیے معلومات فراہم کرتی ہے۔ جانشینی کے منصوبے اہم کرداروں، ممکنہ جانشینوں اور ترقی کی ضروریات کی نشاندہی کرکے۔ یہ اہل داخلی امیدواروں کی ایک پائپ لائن کو یقینی بناتا ہے۔
• بھرتی کی کوششوں کی حمایت کرتا ہے: ضرورتوں کی پیشگی پیش گوئی کر کے، HR ضرورت پڑنے پر صحیح ہنر کو تلاش کرنے اور ان کی خدمات حاصل کرنے کے لیے ٹارگٹڈ بھرتی کی حکمت عملی تیار کر سکتا ہے۔ یہ اعلی مانگ کے ادوار کے دوران وقت کے دباؤ کو کم کرتا ہے۔
• اسٹریٹجک اہداف کے ساتھ ہم آہنگ: HR منصوبہ بندی HR کی حکمت عملیوں اور پروگراموں کو تنظیم کے اسٹریٹجک کاروباری منصوبے کے ساتھ ہم آہنگ کرنے میں مدد کرتی ہے۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ انسانی سرمائے کی سرمایہ کاری کلیدی مقاصد کی حمایت کرتی ہے۔
• برقرار رکھنے کو بہتر بناتا ہے: مستقبل کی ضروریات کی نشاندہی کرتے ہوئے، HR منصوبہ بندی اہم ہنر کو برقرار رکھنے کے لیے پروگرام وضع کرنے میں مدد کر سکتی ہے اور ان لوگوں کو جنہیں تلاش کرنا مشکل ہے۔ اس سے بھرتی اور تربیت کے اخراجات کم ہوتے ہیں۔
• پیداواری صلاحیت کو بڑھاتا ہے: صحیح وقت پر صحیح مہارتوں کے ساتھ ملازمین کی صحیح تعداد کا ہونا تنظیمی کارکردگی اور پیداواری صلاحیت کو بہتر بناتا ہے، جیسا کہ تحقیق سے پتہ چلتا ہے کہ ایسی کمپنیاں جن کے ملازمین بہت زیادہ مصروف ہیں 21% زیادہ منافع بخش. یہ زیادہ سٹاف یا صلاحیت کی رکاوٹوں سے اخراجات کو بھی کم کرتا ہے۔
• قانونی اور ریگولیٹری تعمیل کو یقینی بناتا ہے۔ HR کی منصوبہ بندی اس بات کو یقینی بنانے میں مدد کرتی ہے کہ آپ کے پاس حفاظت، صحت اور حکومت جیسے شعبوں میں مناسب کام کرنے والی افرادی قوت ہے۔
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی کو متاثر کرنے والے عوامل
کسی بھی تنظیم کا ایک اہم حصہ ہونے کے باوجود، بڑی یا چھوٹی، انسانی وسائل کی منصوبہ بندی کو بعض چیلنجوں کا سامنا کرنا پڑتا ہے کیونکہ یہ اندرونی اور بیرونی دونوں فریقین کے ساتھ کام کرتا ہے، جیسے:
• کاروباری حکمت عملی اور اہداف - کمپنی کے اسٹریٹجک مقاصد، ترقی کے منصوبے، نئے اقدامات اور اہداف براہ راست HR منصوبوں پر اثر انداز ہوتے ہیں۔ HR کو کاروباری حکمت عملی سے ہم آہنگ ہونے کی ضرورت ہوگی۔
• تکنیکی تبدیلیاں - نئی ٹیکنالوجیز ملازمت کے کردار کو خود کار یا تبدیل کر سکتی ہیں، نئی مہارت کی ضروریات پیدا کر سکتی ہیں اور عملے کی ضروریات کو متاثر کر سکتی ہیں۔ HR منصوبوں کو اس کا حساب دینا چاہیے۔
• حکومتی ضابطے۔ – ملازمت، محنت، امیگریشن اور حفاظتی قوانین میں تبدیلیاں HR پالیسیوں اور عملے کو بھرتی کرنے اور برقرار رکھنے کی صلاحیت کو متاثر کرتی ہیں۔
• معاشی حالات - معیشت کی حالت مزدوروں کی فراہمی، بھرتی کے مواقع، اٹریشن کی شرح اور معاوضے کے بجٹ جیسے عوامل کو متاثر کرتی ہے۔ HR منصوبوں کو قابل عمل ہونا چاہیے۔
• مقابلہ - حریفوں کے اقدامات ان عوامل پر اثر انداز ہوتے ہیں جیسے کہ عدم توجہی، مخصوص مہارتوں کی مانگ اور معاوضے کے رجحانات جن پر HR منصوبوں کو غور کرنے کی ضرورت ہے۔
• تنظیمی تنظیم نو - ڈھانچے، عمل یا نئی منڈیوں میں توسیع میں تبدیلیوں کے لیے ملازمت کے کردار، ہنر اور HR منصوبوں میں سر فہرست ایڈجسٹمنٹ کی ضرورت ہوتی ہے۔
• کیریئر کی ترقی کی ضروریات - موجودہ ملازمین کے اپنے کیرئیر کو آگے بڑھانے کے لیے سیکھنے اور ترقی کی ضروریات کو HR پلانز میں غور کرنا چاہیے، جیسا کہ 22٪ ملازمین ترقی کے مواقع کی کمی کو ایک عنصر کے طور پر بتایا جس کی وجہ سے وہ اپنی ملازمت چھوڑنے پر غور کرنے لگے۔
• افرادی قوت کی منصوبہ بندی - قابل امیدواروں کے ساتھ اندرونی طور پر اہم کرداروں کو بھرنے کی حکمت عملی HR میں عملے کی سطح اور ترقیاتی منصوبوں کو متاثر کرتی ہے۔ HR منصوبوں کے اندر درکار مدتوں کے لیے اہم ہنر اور تلاش کرنے میں مشکل مہارت کے حامل ملازمین کو برقرار رکھنا بھی مشکل ہو سکتا ہے۔ غیر متوقع عدم دلچسپی منصوبوں میں خلل ڈال سکتی ہے۔
• آبادی - لیبر مارکیٹ میں عمر کے مخصوص گروپوں یا کارکنوں کی اقسام کی دستیابی میں تبدیلی بھرتی اور برقرار رکھنے کی حکمت عملیوں کا ایک عنصر ہے۔
• لاگت کے دباؤ - انسانی وسائل کی سرمایہ کاری کو سخت بجٹ کے چکروں کے ساتھ ہم آہنگ کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے، یہاں تک کہ اگر HR منصوبہ بندی مختلف ضروریات یا ترجیحات کی نشاندہی کرتی ہے۔ اس کے لیے تجارت کی ضرورت ہے۔
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی بہت سے بیرونی اور اندرونی عوامل پر غور کرتی ہے جو کسی تنظیم کے مستقبل کے انسانی سرمائے کی ضروریات کو متاثر کرتے ہیں۔ HR پیشین گوئیوں اور حکمت عملیوں میں ان عوامل کا اندازہ لگانا اور ان کا محاسبہ کرنے سے اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ منصوبے متعلقہ رہیں اور وقت کے ساتھ ساتھ ان پر مؤثر طریقے سے عمل کیا جا سکے۔
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی کے 5 مراحل کیا ہیں؟
اگرچہ ہر تنظیم کے کام کرنے کا اپنا مخصوص طریقہ ہو سکتا ہے، یہ پانچ مراحل عام طور پر پورے بورڈ میں ایک جیسے ہوتے ہیں۔
#1 اپنے لوگوں کی ضروریات کا اندازہ لگانا
اس قدم میں تنظیم کے اسٹریٹجک مقاصد، ترقی کے منصوبوں، صنعت کے رجحانات، اور دیگر متعلقہ عوامل کی بنیاد پر مستقبل کی افرادی قوت کی ضروریات کا تخمینہ لگانا شامل ہے۔
اس میں موجودہ افرادی قوت کا تجزیہ کرنا، کسی بھی خلا یا اضافی کی نشاندہی کرنا، اور تنظیم کی مستقبل کی ضروریات کو پیش کرنا شامل ہے۔
HR منصوبہ بندی کے لیے AhaSlides کے ساتھ ذہن سازی کرنے کی کوشش کریں۔
اپنے وژن کو آگے بڑھانے میں مدد کرنے کے لیے اپنی ٹیم کے ساتھ بات چیت کے ساتھ ذہن سازی کریں۔
#2 اپنے موجودہ عملے کی انوینٹری لینا
اس قدم کا مطلب ہے کہ آپ کی ٹیم میں پہلے سے موجود حیرت انگیز لوگوں کو قریب سے دیکھنا ہے۔
وہ کس قابلیت، مہارت اور تجربات کو میز پر لاتے ہیں؟
کیا آپ کی ٹیم اس وقت کہاں ہے اور آپ انہیں کہاں ہونا چاہیں گے کے درمیان کوئی فرق موجود ہے؟
آپ مختلف افرادی قوت کے متغیرات کو بھی مدنظر رکھیں گے جو فی الحال نامعلوم ہیں، جیسے مسابقتی عوامل، استعفیٰ، اور اچانک منتقلی یا برطرفی۔
#3 نئے بھرتیوں کے لیے افق کو اسکین کرنا
اب وقت آگیا ہے کہ بیرونی دنیا کو براؤز کریں اور دیکھیں کہ دوسرے کون سے عظیم لوگ آپ کے مشن میں شامل ہونا چاہتے ہیں۔
کون سی مہارتیں زیادہ مانگ میں ہیں؟ کون سی کمپنیاں بہترین ٹیلنٹ پیدا کرتی ہیں جنہیں آپ بھرتی کر سکتے ہیں؟ آپ تمام بیرونی بھرتی کے اختیارات کا جائزہ لیتے ہیں۔
یہ تشخیص ٹیلنٹ کے ممکنہ ذرائع کی نشاندہی کرنے میں مدد کرتا ہے، جیسے کہ بھرتی کے ذرائع یا تعلیمی اداروں کے ساتھ شراکت داری۔
#4 خلا کو دور کرنے کے لیے حکمت عملی تیار کرنا
آپ کی ٹیم کی موجودہ طاقتوں اور مستقبل کی ضروریات پر ایک ہینڈل کے ساتھ، آپ اب کسی بھی خلا کو ختم کرنے کے لیے حکمت عملی وضع کر سکتے ہیں۔
اپنی موجودہ ٹیم میں سرمایہ کاری کرنا ہمیشہ ایک زبردست انتخاب ہوتا ہے۔ یہاں کچھ طریقے ہیں جن سے آپ اپنی ٹیم کی مہارت کو مضبوط بنانے اور ایک ساتھ بڑھنے میں مدد کر سکتے ہیں:
• اپنی ٹیم کے لیے تربیت اور ترقی فراہم کریں۔ جب ٹیم کے اراکین کو نئی مہارتیں اور علم سیکھنے کے مواقع ملتے ہیں، تو یہ انہیں بااختیار بناتا ہے اور آپ کی پوری ٹیم کو زیادہ موثر بناتا ہے۔
• تکمیلی مہارتوں کے ساتھ ٹیم کے نئے ارکان کی خدمات حاصل کرنے سے خلا کو پُر کیا جا سکتا ہے اور نئے تناظر سامنے آ سکتے ہیں۔ ایسے امیدواروں کی تلاش کریں جو آپ کی موجودہ ثقافت کے ساتھ اچھی طرح سے میل کھا سکیں۔
• ٹیم کے ہر رکن کے کردار اور ذمہ داریوں کا جائزہ لیں۔ کیا ملازمتیں ان کی دلچسپیوں اور مہارت کے مطابق ہیں؟ جہاں ممکن ہو کرداروں کو ایڈجسٹ کرنا ہر کسی کی طاقت کو بہتر بنا سکتا ہے۔
سیدھے الفاظ میں، اپنی ٹیم کی صلاحیتوں کو بڑھانے میں مدد کرنا ایک جیت ہے۔ آپ کے لوگ زیادہ حوصلہ افزائی، پر اعتماد اور نتیجہ خیز ہوں گے۔ اور ایک ساتھ، آپ کو چیلنجوں کو نیویگیٹ کرنے اور نئے مواقع سے فائدہ اٹھانے کے لیے درکار ٹیلنٹ کا مرکب ملے گا۔
#5 نگرانی، تشخیص، اور منصوبہ پر نظر ثانی
بہترین لوگوں کے منصوبوں کو وقت کے ساتھ موافقت کی ضرورت ہوتی ہے۔
جب آپ نئے اقدامات کو نافذ کرتے ہیں، تو اپنی ٹیم کے ساتھ مسلسل چیک ان کریں۔
اس بات کی نشاندہی کرنے کے لیے تاثرات جمع کریں کہ کیا اچھا کام کر رہا ہے اور کیا بہتر ہو سکتا ہے۔
بدلتے ہوئے حالات کے لیے فرتیلا رہیں اور ٹیم کی کامیابی کے لیے ہمیشہ تبدیلی اور موافقت اختیار کریں۔
اپنی رائے دیں اور اس کی براہ راست میزبانی کریں۔
جب بھی اور جہاں بھی آپ کو ان کی ضرورت ہو مفت فیڈ بیک فارم۔ مشغولیت کو ظاہر کریں، بامعنی آراء حاصل کریں!
مفت کے لئے شروع کریں
پایان لائن
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی کے ان بنیادی مراحل کو دہراتے ہوئے، آپ سوچ سمجھ کر اپنے کاروبار کے لوگوں کی طرف تشکیل دے سکتے ہیں۔ آپ اپنے وژن کو آگے بڑھانے کے لیے صحیح وقت پر صحیح ٹیم کے ساتھیوں کو سامنے لائیں گے۔ اور مسلسل سننے، سیکھنے اور اپنانے کے ساتھ، آپ پائیدار ترقی کے لیے درکار مضبوط، فروغ پزیر عملہ تیار کریں گے۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی سے آپ کی کیا مراد ہے؟
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی سے مراد وہ عمل ہے جو تنظیمیں اپنی موجودہ اور مستقبل کی انسانی وسائل کی ضروریات کا تعین کرنے کے لیے استعمال کرتی ہیں۔ مؤثر HR منصوبہ بندی تنظیموں کو انسانی وسائل کے حصول، ترقی اور برقرار رکھنے میں مدد کرتی ہے جو انہیں اسٹریٹجک مقاصد کے حصول اور مسابقتی رہنے کے لیے درکار ہیں۔
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی میں 6 اقدامات کیا ہیں؟
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی کے عمل میں موجودہ انسانی وسائل کا اندازہ لگانا، مستقبل کی ضروریات کا اندازہ لگانا، خلا کی نشاندہی کرنا، ان خالی جگہوں کو پُر کرنے کے لیے منصوبے تیار کرنا اور ان پر عمل درآمد کرنا، اور پھر وقت کے ساتھ ساتھ منصوبوں کی نگرانی اور ایڈجسٹ کرنا شامل ہے۔ 6 مراحل تجزیہ، حکمت عملی کی ترقی، عملدرآمد اور تشخیص سے مکمل سائیکل کا احاطہ کرتے ہیں۔
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی کس کے لیے استعمال ہوتی ہے؟
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی کا استعمال تنظیموں کو موجودہ اور مستقبل کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے صحیح افرادی قوت کے حصول، ترقی اور انتظام کے لیے ایک عمل فراہم کرکے ان کے اسٹریٹجک مقاصد کے حصول میں مدد کے لیے کیا جاتا ہے۔ جب صحیح طریقے سے کیا جائے تو یہ کسی تنظیم کی کارکردگی اور کامیابی کو نمایاں طور پر متاثر کر سکتا ہے۔
