اس بات کو یقینی بنانا کہ آپ کے پاس مناسب ہنر کے حامل صحیح لوگ ہیں جب آپ کو ضرورت ہو جانے کے لیے تیار ہیں - یہ افرادی قوت کی منصوبہ بندی ہے۔
اس سے کوئی فرق نہیں پڑتا کہ آپ ایک سٹارٹ اپ ہیں یا ایک قائم شدہ کمپنی، ایک سمارٹ، اچھی طرح سے سوچے سمجھے عملے کا منصوبہ آپ کے اہداف تک پہنچنے میں بہت بڑا فرق ڈالتا ہے۔
اس گائیڈ میں، ہم آپ کا پتہ لگانے کی بنیادی باتوں کا احاطہ کریں گے۔ افرادی قوت کی منصوبہ بندی کا عملیہ کیوں ضروری ہے، اور ایسا منصوبہ کیسے بنایا جائے جس سے آپ کے کاروبار کو کامیاب ہونے میں مدد ملے، چاہے وہاں کچھ بھی بدل رہا ہو۔
تو آرام سے رہیں، ہم عملے کی حکمت عملیوں کی دنیا میں کود رہے ہیں!
کی میز کے مندرجات
تنظیمی مشغولیت کے لیے نکات
اپنا کوئز بنائیں اور اس کی براہ راست میزبانی کریں۔
اپنی ٹیم کے اندر خوشی پیدا کریں۔ مشغولیت کو ظاہر کریں، پیداوری کو فروغ دیں!
مفت کے لئے شروع کریں
افرادی قوت کی منصوبہ بندی کیا ہے؟
افرادی قوت کی منصوبہ بندی یا انسانی وسائل کی منصوبہ بندی کسی تنظیم کی مستقبل میں انسانی وسائل کی ضروریات کی پیشن گوئی کرنے اور ان ضروریات کو پورا کرنے کے طریقہ کا تعین کرنے کا عمل ہے۔ اس میں شامل ہے:
• موجودہ افرادی قوت کا تجزیہ کرنا – ان کی مہارتیں، قابلیت، ملازمتیں، اور کردار
• کاروباری اہداف، حکمت عملی، اور متوقع ترقی کی بنیاد پر مستقبل میں انسانی وسائل کی ضروریات کی پیشن گوئی
• موجودہ اور مستقبل کی ضروریات کے درمیان کسی بھی فرق کا تعین کرنا - مقدار، معیار، مہارت اور کردار کے لحاظ سے
• ان خلاء کو پر کرنے کے لیے حل تیار کرنا - بھرتی، تربیت، ترقیاتی پروگرام، معاوضے کی ایڈجسٹمنٹ وغیرہ کے ذریعے۔
• مطلوبہ ٹائم فریم اور بجٹ کے اندر ان حلوں کو نافذ کرنے کے لیے ایک منصوبہ بنانا
• عملدرآمد کی نگرانی کرنا اور افرادی قوت کے منصوبے میں ضرورت کے مطابق ایڈجسٹمنٹ کرنا
افرادی قوت کی منصوبہ بندی کے عمل کے کلیدی عناصر کیا ہیں؟
افرادی قوت کی منصوبہ بندی کے عمل کے اہم اجزاء عام طور پر یہ ہیں:
دائرہ کار: اس میں مقداری اور کوالیٹیٹیو تجزیہ دونوں شامل ہیں۔ مقداری تجزیہ میں کام کے بوجھ کے تخمینے کی بنیاد پر موجودہ اور مستقبل کے عملے کی سطحوں کا حساب لگانا شامل ہے۔ قابلیت کا تجزیہ ضروری مہارتوں، قابلیتوں اور کرداروں پر غور کرتا ہے۔
دورانیہ: افرادی قوت کا منصوبہ عام طور پر 1-3 سال کے افق پر محیط ہوتا ہے، طویل مدتی تخمینوں کے ساتھ۔ یہ طویل مدتی اسٹریٹجک اہداف کے ساتھ قلیل مدتی حکمت عملی کی ضروریات کو متوازن کرتا ہے۔
ذرائع: مختلف ذرائع سے ڈیٹا کو منصوبہ بندی کے عمل میں ان پٹ کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے، بشمول کاروباری منصوبے، مارکیٹ کی پیشین گوئیاں، انتشار کے رجحانات، معاوضے کے تجزیے، پیداواری اقدامات وغیرہ۔
طریقہ: پیشن گوئی کے طریقے سادہ رجحان کے تجزیے سے لے کر زیادہ نفیس تکنیک جیسے تخروپن اور ماڈلنگ تک ہوسکتے ہیں۔ متعدد 'کیا ہو اگر' منظرناموں کا اکثر جائزہ لیا جاتا ہے۔
استعمال: افرادی قوت کا منصوبہ مہارت کے خلا کو پُر کرنے کے لیے حل بتاتا ہے، بشمول بھرتی، تربیت، معاوضے میں تبدیلیاں، آؤٹ سورسنگ/آف شورنگ، اور موجودہ عملے کی دوبارہ تعیناتی۔ ٹائم لائن اور لاگت کی رکاوٹوں کے اندر حل کو نافذ کرنے کے لیے ایکشن پلان بنائے جاتے ہیں۔ ذمہ داریاں اور ذمہ داریاں تفویض کی جاتی ہیں۔
افرادی قوت کے منصوبے کی مسلسل نگرانی کی جاتی ہے۔ ہنگامی منصوبے اس صورت میں تیار کیے جاتے ہیں جب تخمینہ منصوبہ بندی کے مطابق پورا نہ ہو۔
افرادی قوت کی مؤثر منصوبہ بندی کے لیے تمام کلیدی فنکشنل شعبوں، خاص طور پر آپریشنز، فنانس اور مختلف کاروباری اکائیوں سے ان پٹ اور تعاون کی ضرورت ہوتی ہے۔
ٹیکنالوجی ٹولز افرادی قوت کی منصوبہ بندی میں مدد کر سکتے ہیں، خاص طور پر مقداری تجزیہ اور افرادی قوت کی ماڈلنگ کے لیے۔ لیکن انسانی فیصلہ ضروری ہے۔
HRM میں افرادی قوت کی منصوبہ بندی کا مقصد کیا ہے؟
#1 - انسانی وسائل کی ضروریات کو کاروباری مقاصد اور حکمت عملی کے ساتھ ہم آہنگ کریں: افرادی قوت کی منصوبہ بندی کمپنی کے اہداف، ترقی کے منصوبوں اور اسٹریٹجک اقدامات کی حمایت کے لیے درکار ملازمین کی تعداد اور اقسام کا تعین کرنے میں مدد کرتی ہے۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ انسانی وسائل وہاں تعینات ہیں جہاں وہ سب سے زیادہ اثر ڈال سکتے ہیں۔
#2 - مہارت کے خلاء کی شناخت اور پُر کریں: مستقبل کی مہارت کی ضروریات کی پیشن گوئی کرکے، افرادی قوت کی منصوبہ بندی موجودہ ملازمین کی مہارتوں اور مستقبل کی ضروریات کے درمیان کسی بھی فرق کی نشاندہی کر سکتی ہے۔ اس کے بعد یہ تعین کرتا ہے کہ بھرتی، تربیت یا ترقیاتی پروگراموں کے ذریعے ان خلا کو کیسے پُر کیا جائے۔
#3 - افرادی قوت کے اخراجات کو بہتر بنائیں: افرادی قوت کی منصوبہ بندی کا مقصد مزدوری کی لاگت کو کام کے بوجھ کے تقاضوں کے ساتھ ملانا ہے۔ یہ اوور سٹافنگ یا کم سٹاف کے شعبوں کی نشاندہی کر سکتا ہے تاکہ صحیح مہارت کے حامل ملازمین کی صحیح تعداد کو تعینات کیا جا سکے۔ اس سے مزدوری کے اخراجات کو کنٹرول کرنے میں مدد ملتی ہے۔
#4 - صلاحیتوں کی پیداواری صلاحیت کو بہتر بنائیں: اس بات کو یقینی بنا کر کہ صحیح لوگ صحیح مہارتوں کے ساتھ صحیح ملازمتوں میں ہیں، افرادی قوت کی منصوبہ بندی مجموعی پیداواریت اور کارکردگی کو بڑھا سکتی ہے۔ ملازمین اپنے کردار کے لیے بہتر فٹ ہوتے ہیں اور تنظیم اپنے انسانی سرمائے کو زیادہ سے زیادہ کرتی ہے۔
#5 - مستقبل کی ضروریات کا اندازہ لگانا: افرادی قوت کی منصوبہ بندی کاروباری ماحول اور ملازمین کی ضروریات میں تبدیلیوں کا اندازہ لگانے میں مدد کرتی ہے۔ نتیجتاً، HR اس بات کو یقینی بنانے کے لیے پیشگی حکمت عملی تیار کر سکتا ہے کہ افرادی قوت کی ضروریات پوری ہوں۔ یہ فعال نقطہ نظر ایک چست اور قابل عمل افرادی قوت پیدا کرنے میں مدد کرتا ہے، جو کسی بھی تنظیم کی کامیابی کے لیے اہم ہے۔
#6 - ملازم کی حوصلہ افزائی کو بڑھانا: درست انداز میں پیشن گوئی اور انسانی وسائل کی ضروریات کو پورا کرنے سے، کمپنی ملازمت کے فرائض، کام کے زیادہ بوجھ، اور قابلیت کی کمیوں کے حوالے سے کسی بھی ابہام کو کم کر سکتی ہے، یہ سب ملازمین کے اطمینان پر منفی اثر ڈالنے کی صلاحیت رکھتے ہیں۔
افرادی قوت کی منصوبہ بندی کے عمل میں 4 مراحل کیا ہیں؟
تنظیمیں مؤثر منصوبہ بندی کر سکتی ہیں۔ افرادی قوت کی منصوبہ بندی ان چار آسان مراحل پر غور کرتے ہوئے عمل کریں، بغیر کسی حد تک چلے جائیں:
#1 مطالبہ کی پیشن گوئی
- کمپنی کے اہداف، حکمت عملیوں اور ترقی، توسیع، نئی مصنوعات کے آغاز وغیرہ کے تخمینوں کی بنیاد پر۔
- ان عوامل پر غور کرتا ہے جیسے کمپنی کس طرح منظم ہے، وہ کون سی نئی ٹیکنالوجی استعمال کر سکتے ہیں، اور وہ اپنے کارکنوں کو کتنا استعمال کرتے ہیں۔
- کردار، مہارت کے سیٹ، ملازمت کے خاندان، سطح، مقام وغیرہ کے لحاظ سے مطلوبہ افراد کی تعداد کا تعین کرتا ہے۔
- کچھ لچک پیدا کرنے کے لیے اکثر متعدد منظرناموں کا جائزہ لیا جاتا ہے۔
#2 سپلائی کا تجزیہ
- ملازمین کی موجودہ تعداد اور ان کی ملازمتوں/ کرداروں سے شروع ہوتا ہے۔
- اس بات کا تعین کرنے کے لیے کہ کتنے لوگ باقی رہیں گے۔
- بیرونی بھرتی کی ٹائم لائنز، اور لیبر مارکیٹ میں ضروری مہارتوں کی دستیابی پر غور کرتا ہے۔
- دوبارہ تعیناتی، جاب شیئرنگ، پارٹ ٹائم کام اور آؤٹ سورسنگ کے امکانات کا جائزہ لیتا ہے۔
#3 خلا کا تجزیہ
- ان تخمینوں کا موازنہ کریں کہ لوگوں کو مستقبل میں کن چیزوں کی ضرورت ہوگی جو ہمارے پاس پہلے سے موجود ہے۔ اس طرح، ہم دیکھ سکتے ہیں کہ آیا کسی خلا کو پُر کرنے کی ضرورت ہے۔
- لوگوں کی تعداد اور مخصوص مہارت کے سیٹوں کے لحاظ سے فرق کی مقدار درست کرتا ہے۔
- قابلیت، تجربے کی سطح، ملازمت کے کردار، مقامات وغیرہ جیسے جہتوں میں خلا کی نشاندہی کرتا ہے۔
- مطلوبہ حل کے پیمانے کا تعین کرنے میں مدد کرتا ہے، مثال کے طور پر، نئے بھرتیوں، تربیت پانے والوں کی تعداد، اور نوکریوں کو دوبارہ ڈیزائن کرنا۔
#4 ایکشن پلاننگ
- بھرتی، تربیت، پروموشنز، انعامات کے پروگرام وغیرہ جیسے حل بتاتا ہے۔
- عمل درآمد کی ٹائم لائنز سیٹ کرتا ہے، ذمہ داریاں تفویض کرتا ہے، اور بجٹ کا تخمینہ لگاتا ہے۔
- توقع سے کم کمی، زیادہ مانگ وغیرہ کی صورت میں ہنگامی منصوبے تیار کرتا ہے۔
- افرادی قوت کے منصوبے کی کامیابی کی پیمائش کے لیے کلیدی کارکردگی کے اشارے (KPIs) کی وضاحت کرتا ہے۔
- وقت کے ساتھ ساتھ افرادی قوت کی منصوبہ بندی کے عمل میں مسلسل ایڈجسٹمنٹ اور بہتری لاتا ہے۔
افرادی قوت کی منصوبہ بندی کی مثال
ابھی تک واضح تصویر نہیں ملی؟ تصور کو بہتر طریقے سے حاصل کرنے میں آپ کی مدد کے لیے 4 ضروری اقدامات کے بعد افرادی قوت کی منصوبہ بندی کے عمل کی ایک مثال یہ ہے:
ایک سافٹ ویئر ڈویلپمنٹ کمپنی نے پائپ لائن میں نئے معاہدوں اور منصوبوں کی بنیاد پر اگلے 30 سالوں میں 2% نمو کی پیش گوئی کی ہے۔ انہیں افرادی قوت کا منصوبہ تیار کرنے کی ضرورت ہے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ ان کے پاس اس مانگ کو پورا کرنے کے لیے کافی ڈویلپر موجود ہیں۔
مرحلہ 1: مطالبہ کی پیشن گوئی
وہ حساب لگاتے ہیں کہ متوقع 30% نمو کی حمایت کرنے کے لیے، انہیں ضرورت ہو گی:
• 15 اضافی سینئر ڈویلپرز
20 اضافی درمیانی درجے کے ڈویلپرز
• 10 اضافی جونیئر ڈویلپرز
ان کی موجودہ ساخت اور پروجیکٹ کی ضروریات کی بنیاد پر۔
مرحلہ 2: سپلائی تجزیہ
ان کے پاس فی الحال ہے:
• 50 سینئر ڈویلپرز
• 35 درمیانی درجے کے ڈویلپرز
• 20 جونیئر ڈویلپرز
عدم توجہی کے رجحانات کی بنیاد پر، وہ ہارنے کی توقع رکھتے ہیں:
• 5 سینئر ڈویلپرز
• 3 درمیانی درجے کے ڈویلپرز
• 2 جونیئر ڈویلپرز
اگلے 2 سالوں میں۔
مرحلہ 3: فرق کا تجزیہ
طلب اور رسد کا موازنہ:
• انہیں مزید 15 سینئر ڈویلپرز کی ضرورت ہے لیکن 5 کا فرق چھوڑ کر صرف 10 حاصل کریں گے۔
• انہیں 20 مزید درمیانی درجے کے ڈویلپرز کی ضرورت ہے جس میں صرف 2 کا فائدہ ہوگا، جس سے 18 کا فرق رہ جائے گا۔
• انہیں مزید 10 جونیئر ڈویلپرز کی ضرورت ہے جن میں صرف 2 کا نقصان ہوا ہے، جس سے 12 کا فرق باقی ہے۔
مرحلہ 4: ایکشن پلاننگ
وہ ایک منصوبہ تیار کرتے ہیں:
• بیرونی طور پر 8 سینئر ڈویلپرز اور 15 درمیانی درجے کے ڈویلپرز کی خدمات حاصل کریں۔
• 5 اندرونی درمیانی درجے کے ڈویلپرز کو سینئر سطح پر ترقی دیں۔
• 10 سالہ ترقیاتی پروگرام کے لیے 2 انٹری لیول ٹرینیز کی خدمات حاصل کریں۔
وہ بھرتی کرنے والوں کو تفویض کرتے ہیں، ٹائم لائن مقرر کرتے ہیں اور نتائج کی پیمائش کے لیے KPIs قائم کرتے ہیں۔
یہ اس بات کی صرف ایک مثال ہے کہ کس طرح ایک تنظیم متوقع کاروباری طلب کی بنیاد پر اپنی مستقبل کی انسانی وسائل کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے افرادی قوت کی منصوبہ بندی سے رجوع کر سکتی ہے۔ کلید یہ ہے کہ ایک منظم، ڈیٹا پر مبنی عمل ہو جو خلا کی نشاندہی کرتا ہے اور سمارٹ حل تیار کرتا ہے۔
پایان لائن
آج کی تیز رفتار کاروباری دنیا میں، منحنی خطوط سے آگے رہنا بہت ضروری ہے۔ اور افرادی قوت کی منصوبہ بندی کا عمل آپ کی کمپنی کی مستقبل کی ضروریات کی پیشن گوئی کرنے اور اس کے مطابق منصوبہ بندی کرنے کے لیے طاقتور ہے، اس طرح مسابقتی رہنے میں مدد ملتی ہے اور اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ آپ آگے جو کچھ بھی ہے اس کے لیے تیار ہیں۔
اکثر پوچھے گئے سوالات
افرادی قوت کے انتظام کے 4 بڑے مقاصد کیا ہیں؟
افرادی قوت کا انتظام اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ کسی تنظیم کے پاس اپنے اہداف کو حاصل کرنے کے لیے صحیح مہارت اور مہارت کے حامل افراد کی صحیح تعداد موجود ہو۔ اس کا مقصد لوگوں کو پیداواری طور پر استعمال کرنا، ان کی صلاحیتوں کو فروغ دینا اور ملازمین اور کمپنی کے درمیان ایک مثبت تعلق قائم کرنا ہے۔ یہ بھرتی، تربیت، کارکردگی کے انتظام اور معاوضے کے انتظام جیسے طریقوں سے پورا ہوتا ہے۔
انسانی وسائل کی منصوبہ بندی میں 6 اقدامات کیا ہیں؟
ایک مؤثر افرادی قوت کی منصوبہ بندی کے عمل کے 5 مراحل ہیں؛ طلب کی پیشن گوئی کرنا؛ موجودہ افرادی قوت کا اندازہ لگانا؛ خلاء کا تجزیہ کرنا؛ خلا کو پر کرنے کے لیے منصوبہ بندی کے حل؛ عمل درآمد اور جائزہ۔
