پروجیکٹ مینجمنٹ کیا ہے؟ | 2024 میں جاننے کے لیے سب کچھ
ڈیڈ لائن میں ڈوبنا؟ مغلوب محسوس کر رہے ہیں؟ ماسٹر پراجیکٹ مینیجمنٹ کی 2024 میں اور اپنے کام کرنے کے طریقے کو تبدیل کریں۔
صدیوں سے، سان فرانسسکو کا بے ایریا ریپڈ ٹرانزٹ (BART) سسٹم، جس میں ایک دن میں 400,000 سوار ہیں، سب سے کامیاب منصوبوں میں سے ایک رہا ہے اور Bechtel بڑے پیمانے پر تعمیراتی اور انجینئرنگ منصوبوں کا دنیا کا سرکردہ پروجیکٹ مینیجر ہے۔ یہ مثال اس بات کا بہترین ثبوت ہے کہ پراجیکٹ مینجمنٹ کتنا اہم ہے۔ کسی بھی پروجیکٹ کی کامیابی کی بنیاد اچھے پروجیکٹ مینیجرز کے پیچھے ہوتی ہے۔
لہذا، اس مضمون میں، ہم دریافت کریں گے کہ پراجیکٹ مینجمنٹ کیا ہے، یہ کس طرح اہم ہے، اور کسی پروجیکٹ کو شیڈول کرنے، منصوبہ بندی کرنے، کنٹرول کرنے اور اس کا اندازہ کرنے کی بہترین تکنیک۔
اپنے پروجیکٹ کو بہتر طریقے سے منظم کرنے کے لیے ایک انٹرایکٹو طریقہ تلاش کر رہے ہیں؟
اپنی اگلی میٹنگز کھیلنے کے لیے مفت ٹیمپلیٹس اور کوئز حاصل کریں۔ مفت میں سائن اپ کریں اور جو چاہیں لے لیں۔ AhaSlides!
🚀 مفت اکاؤنٹ حاصل کریں۔
پروجیکٹ مینجمنٹ اور مثالیں کیا ہیں؟
منصوبے ہماری روزمرہ کی زندگی کا ایک عام حصہ ہیں۔ ہو سکتا ہے کہ ہم شادی یا سرپرائز برتھ ڈے پارٹی کی منصوبہ بندی کر رہے ہوں، گھر کی تزئین و آرائش کر رہے ہوں، یا سمسٹر کے طویل کلاس پروجیکٹ کی تیاری کر رہے ہوں۔ بڑے منصوبوں کا ذکر کیا جا سکتا ہے جیسے ایک پل بنانا، رہائشیوں کو منتقل کرنا، ہوائی جہازوں کی نئی لائنیں تیار کرنا، اور بہت کچھ۔ ان سب کو پراجیکٹ مینجمنٹ کی ضرورت ہے۔
پروجیکٹ مینجمنٹ شروع سے تکمیل تک منصوبوں کو شیڈول کرنے، منصوبہ بندی کرنے، کنٹرول کرنے اور جانچنے کے لیے استعمال ہونے والے منظم انداز، طریقہ کار، اور طریقوں کی وضاحت کرتا ہے۔ اس میں سرگرمیوں اور عمل کی ایک وسیع رینج شامل ہے جس کا مقصد مقررہ پابندیوں جیسے وقت، لاگت، دائرہ کار، معیار اور وسائل کے اندر مخصوص اہداف کو حاصل کرنا ہے۔
پروجیکٹ مینجمنٹ کیوں اہم ہے؟
پراجیکٹس میں مینجمنٹ کی اہمیت سے انکار کرنا مشکل ہے جس سے کاروبار کے ہر پروجیکٹ کو زیادہ موثر اور مؤثر طریقے سے چلانے میں مدد ملتی ہے۔ آئیے موثر پروجیکٹ مینجمنٹ کے تین اہم فوائد پر غور کریں۔
وقت اور رقم کی بچت
اچھی منصوبہ بندی میں محتاط منصوبہ بندی اور وسائل کی تقسیم شامل ہے۔ پروجیکٹ مینیجر پروجیکٹ کی ضروریات کا اندازہ لگاتے ہیں، ضروری وسائل کی شناخت کرتے ہیں، اور انہیں مؤثر طریقے سے مختص کرتے ہیں۔ وسائل کی ضروریات کا درست اندازہ لگا کر اور مجموعی طور پر استعمال یا کم استعمال سے گریز کرتے ہوئے، پروجیکٹ مینیجر وسائل کے استعمال کو بہتر بناتے ہیں، غیر ضروری اخراجات کو کم کرتے ہیں اور وقت کی بچت کرتے ہیں۔
تعاون اور مواصلات کو بہتر بنائیں
پروجیکٹ مینیجرز ٹیم کے اراکین کو واضح کردار اور ذمہ داریوں کی وضاحت اور ان سے بات چیت کرتے ہیں۔ ہر فرد اپنے مخصوص کاموں، ڈیلیوری ایبلز اور جوابدہی کے شعبوں کو سمجھتا ہے۔ یہ وضاحت کنفیوژن اور اوورلیپ کو کم کرتی ہے، جس سے ٹیم کے اراکین آسانی سے اور مؤثر طریقے سے مل کر کام کر سکتے ہیں۔
خطرات اور مسائل کو کم کریں۔
پراجیکٹس میں فطری طور پر خطرات اور غیر یقینی صورتحال شامل ہوتی ہے، جنہیں اگر غیر منظم چھوڑ دیا جائے تو اہم چیلنجز یا ناکامی کا باعث بن سکتے ہیں۔ پراجیکٹ کا اچھا انتظام خطرے کی شناخت، تشخیص، اور تخفیف کی حکمت عملیوں پر زور دیتا ہے۔ ممکنہ مسائل کو جلد از جلد حل کر کے، پراجیکٹ مینیجر اپنے اثرات کو کم کر سکتے ہیں اور اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ پراجیکٹس ٹریک پر رہیں، یا یہاں تک کہ مطلوبہ مقررہ تاریخ سے پہلے مکمل ہو جائیں۔
اس کو دیکھو: سکرم ماسٹر کیا کرتا ہے؟
پروجیکٹ مینجمنٹ کے تین اہم مراحل کیا ہیں؟
منصوبوں کے انتظام میں تین مراحل شامل ہیں: پراجیکٹ پلاننگ، پراجیکٹ شیڈولنگ، اور پراجیکٹ کنٹرولنگ۔ یہاں ہر مرحلے کی تفصیلات ہیں۔
پروجیکٹ کی منصوبہ بندی
منصوبے کا انتظام اور تنظیم منصوبہ بندی کے مرحلے سے شروع ہوتی ہے، جہاں پراجیکٹ کے اہداف، مقاصد اور دائرہ کار کی وضاحت کی جاتی ہے۔ اس مرحلے کے دوران، پروجیکٹ مینیجرز اسٹیک ہولڈرز کے ساتھ مل کر کام کرتے ہیں تاکہ ان کی ضروریات اور توقعات کو سمجھ سکیں۔
یہ نوٹ کرنا بہت ضروری ہے کہ پروجیکٹ کی منصوبہ بندی میں کئی طریقے استعمال کیے جا رہے ہیں، اور منصوبہ بندی کے سب سے مؤثر طریقوں میں سے ایک کام کی خرابی کا ڈھانچہ (WBS) ہے۔ اس کی تعریف کسی پروجیکٹ کو اس کے بڑے ذیلی اجزاء (یا کاموں) میں تقسیم کرنے کے عمل کے طور پر کی جاتی ہے، جو پھر مزید تفصیلی اجزاء میں، اور آخر میں سرگرمیوں اور ان سے متعلقہ اخراجات کے ایک سیٹ میں تقسیم ہوتے ہیں۔
متعلقہ: منصوبے کی منصوبہ بندی کے عمل کا پرندوں کا نظارہ
پروجیکٹ شیڈولنگ
پراجیکٹ شیڈولنگ سے مراد پراجیکٹ کی تمام سرگرمیوں کو ترتیب دینے اور وقت مختص کرنے کا عمل ہے۔ اس مرحلے پر، مینیجرز فیصلہ کرتے ہیں کہ ہر سرگرمی میں کتنا وقت لگے گا اور پیداوار کے ہر مرحلے پر درکار وسائل کا حساب لگاتے ہیں۔
پراجیکٹ شیڈولنگ کے مقاصد کا خلاصہ اس طرح کیا جا سکتا ہے:
- ہر ایک سرگرمی کا دوسروں اور پورے پراجیکٹ سے تعلق ظاہر کرنا
- سرگرمیوں کے درمیان منطقی ترتیب اور ارتباط کا تعین کرنا
- ہر سرگرمی کے لیے حقیقت پسندانہ وقت اور لاگت کے تخمینے کے قیام میں سہولت فراہم کرنا
- اس بات کو یقینی بنانا کہ لوگوں، پیسے اور مادی وسائل کو اہم رکاوٹوں کی نشاندہی کرکے بہترین طریقے سے استعمال کیا جائے۔
ایک مشہور پروجیکٹ شیڈولنگ اپروچ گینٹ چارٹ ہے۔ گینٹ چارٹس کم لاگت والے طریقے ہیں جن کا مقصد مینیجرز کو یہ یقینی بنانے میں مدد کرنا ہے کہ:
- سرگرمیوں کی منصوبہ بندی کی جاتی ہے۔
- کارکردگی کا آرڈر دستاویزی ہے۔
- سرگرمی کے وقت کے تخمینے ریکارڈ کیے جاتے ہیں۔
- مجموعی طور پر پروجیکٹ کا وقت تیار کیا گیا ہے۔
متعلقہ:
پروجیکٹ کنٹرولنگ
کسی پروجیکٹ کا کنٹرول وسائل، اخراجات، معیار اور بجٹ کے قریبی ہینڈلنگ کو بیان کرتا ہے۔ منصوبوں کو کنٹرول کرنا مشکل ہوسکتا ہے۔ شروع میں تمام منصوبے اچھی طرح سے متعین نہیں ہوتے ہیں، کچھ کی وضاحت غلط بھی ہو سکتی ہے۔ منصوبے عام طور پر تفصیلی وسیع ابتدائی منصوبہ بندی اور مطلوبہ آدانوں، وسائل، عمل اور آؤٹ پٹس کی محتاط تعریف کے بعد ہی اچھی طرح سے بیان کیے جاتے ہیں۔
کنٹرول کرنے میں، ایک اصطلاح ہے جسے واٹر فال میتھوڈولوجی کہا جاتا ہے جس میں ایک ترتیب وار نقطہ نظر شامل ہوتا ہے جہاں پراجیکٹ پر مرحلہ وار توجہ مرکوز ہوتی ہے اور ہر مرحلہ اگلے مرحلے پر جانے سے پہلے مکمل ہو جاتا ہے۔ پروجیکٹ مینیجر اور ٹیم پہلے سے طے شدہ ترتیب کے بعد ایک وقت میں ایک مرحلے کی منصوبہ بندی اور اس پر عمل درآمد پر توجہ مرکوز کرتی ہے۔ جب رکاوٹوں کا علم ہوتا ہے، تبدیلیاں اتنی چھوٹی ہوتی ہیں کہ منصوبہ بندی پر نظر ثانی کیے بغیر ان کا انتظام کیا جا سکتا ہے۔
آبشار کے طریقہ کار کے برعکس، فرتیلی طریقہ کار منصوبے کے اجزاء کی متوازی یا بیک وقت منصوبہ بندی اور عملدرآمد پر زور دیتا ہے۔ یہ عام طور پر فرتیلی طریقوں سے وابستہ ہے جیسے سکرم اور کنبن. اگلا شروع کرنے سے پہلے ہر ایک مرحلے کو مکمل کرنے کے بجائے، ٹیمیں ایک ساتھ متعدد پروجیکٹ کے پہلوؤں پر کام کرتی ہیں، چھوٹی تکرار یا ٹائم باکسڈ انکریمنٹ پر توجہ مرکوز کرتی ہیں۔ پیشرفت کو ٹریک کرنے کے لیے متعدد چیک پوائنٹس اور فیڈ بیک لوپس ہیں، جو آپ کو بعد میں پروجیکٹ کی تشخیص کرنے میں مدد فراہم کر سکتے ہیں۔
اس کو دیکھو: پروجیکٹ عمل اور پروجیکٹ کی تشخیص کا عمل
پروجیکٹ مینجمنٹ کی تکنیکیں کیا ہیں: PERT اور CPM
پروگرام ایویلیوایشن اینڈ ریویو ٹیکنیک (PERT) اور کریٹیکل پاتھ میتھڈ (CPM) دونوں پراجیکٹ مینجمنٹ کی معروف تکنیک ہیں جو سرگرمیوں کی منصوبہ بندی اور شیڈول کے لیے استعمال ہوتی ہیں، جو 6 مراحل کے مجموعی عمل کے لحاظ سے مشترکات کا اشتراک کرتی ہیں:
- پروجیکٹ کو مکمل کرنے اور کام کی خرابی کا ڈھانچہ تیار کرنے کے لیے درکار پروجیکٹ کی سرگرمیوں کی وضاحت کریں۔
- شناخت کریں کہ کون سی سرگرمیاں دوسروں پر منحصر ہیں اور منطقی تعلقات قائم کریں، جیسے "ختم سے شروع" یا "شروع سے شروع"۔
- سرگرمیوں کی نمائندگی کرنے کے لیے نوڈس کا استعمال کرتے ہوئے تمام سرگرمیوں کو جوڑنے والے نیٹ ورک کو کھینچیں اور ان کے درمیان بہاؤ اور انحصار کو دکھانے کے لیے تیر
- ہر سرگرمی کی مدت اور لاگت کا اندازہ لگائیں۔
- اہم راستے کا تعین کریں (انحصار سرگرمیوں کا سب سے طویل سلسلہ جو پروجیکٹ کی کم از کم مدت کا تعین کرتا ہے)
- منصوبے کے دوران، شیڈول کے مطابق پیش رفت کی نگرانی کی جاتی ہے، اور بروقت تکمیل کو یقینی بنانے کے لیے ضرورت کے مطابق ایڈجسٹمنٹ کی جاتی ہے۔
PERT اور CPM کے فوائد اور نقصانات کیا ہیں؟
PERT اور CPM کے بارے میں ایک تنقید ہے کہ آیا وہ پروجیکٹ مینجمنٹ کے لیے اہم ہیں۔ یہاں دو تکنیکوں کے فوائد اور حدود ہیں:
| فوائد | حدود |
| - وہ پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کے لیے ایک منظم انداز فراہم کرتے ہیں، خاص طور پر متعدد سرگرمیوں کے ساتھ بڑے، پیچیدہ منصوبوں کے لیے۔ - ایک اہم راستے میں اہم سرگرمیوں پر توجہ مرکوز کرتے ہوئے، پراجیکٹ مینیجرز پراجیکٹ کی بروقت تکمیل کو یقینی بنانے کے لیے وسائل اور کوششوں کو ترجیح دے سکتے ہیں۔ - وہ پروجیکٹ کی پیشرفت کی نگرانی اور منصوبہ بند شیڈول سے موازنہ کرنے کے لیے ایک فریم ورک بھی پیش کرتے ہیں۔ | - ان انحصاروں کی درست طریقے سے شناخت اور مقدار کا تعین کرنا مشکل ہو سکتا ہے۔ - پراجیکٹ مینجمنٹ میں وقت کا تخمینہ اکثر ساپیکش اور مختلف عوامل سے متاثر ہو سکتا ہے، جس کی وجہ سے پراجیکٹ کی ٹائم لائن میں متعصبانہ اندازوں اور ممکنہ غلطیوں کا خطرہ ہوتا ہے۔ - یہ اتنا ہی اہم ہے کہ پراجیکٹ کے اندر قریبی اہم راستوں کی قریب سے نگرانی کی جائے۔ ان قریبی نازک راستوں کو نظر انداز کرنے سے موروثی خطرات لاحق ہوسکتے ہیں اور اس کے نتیجے میں پروجیکٹ کی مجموعی ٹائم لائن میں ممکنہ تاخیر یا رکاوٹیں پڑ سکتی ہیں۔ |
پراجیکٹس کو منظم کرنے کے لیے پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کا استعمال
سب سے بہتر کیا ہے؟ پروجکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر ? کمپنیوں کے لیے منصوبوں کا انتظام کرنے کے لیے کئی اختیارات ہیں۔ پروجیکٹ کے پیمانے پر منحصر ہے، مینیجر چھوٹے پروجیکٹس کو منظم کرنے یا بڑے اور پیچیدہ پروجیکٹس کے لیے خصوصی پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کو شامل کرنے کے لیے اوپر زیر بحث طریقوں کو استعمال کرنے کا فیصلہ کر سکتے ہیں۔
یہ مائیکروسافٹ پروجیکٹ متعارف کرانے کے قابل ہے، جو کہ سب سے مشہور خصوصی سافٹ ویئر میں سے ایک ہے، جو پروجیکٹ نیٹ ورکس بنانے، پراجیکٹ کے شیڈول کی نشاندہی کرنے، اور پروجیکٹ کی لاگت اور دیگر وسائل کا انتظام کرنے اور پروجیکٹ کی تشخیص کرنے میں انتہائی مفید ہے۔ آپ بھی کر سکتے ہیں۔ اس کے متبادل پر غور کریں۔ جیسے آسنا، ٹریلو، جیرا، اور بیس کیمپ پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر۔ یہ تمام بامعاوضہ پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر ہیں جن میں بہت ساری جدید خصوصیات کی مفت آزمائش ہے جو آپ کو اپنے منصوبوں اور ٹیموں کو زیادہ مؤثر طریقے سے منظم کرنے میں مدد کر سکتی ہے۔
متعلقہ: 10 میں آسن پروجیکٹ مینجمنٹ کو مؤثر طریقے سے استعمال کرنے کے 2024 نکات or مائیکروسافٹ پروجیکٹ متبادل
اکثر پوچھے گئے سوالات
پروجیکٹ مینجمنٹ کے 4 سنہری اصول کیا ہیں؟
پراجیکٹ مینجمنٹ کے چار سنہری اصول ہیں: گاہک کے ساتھ مناسب بات چیت، ایک جامع پروجیکٹ تیار کرنا، تنظیم کے ساتھ اخلاقی تعلقات رکھنا، اور یاد رکھنا کہ لوگ شمار کرتے ہیں۔
پروجیکٹ مینجمنٹ کے 5 مراحل کیا ہیں؟
پروجیکٹ مینجمنٹ کے 5 بنیادی مراحل میں شامل ہیں: آغاز، منصوبہ بندی، عمل درآمد، کنٹرول، اور بندش۔
پروجیکٹ مینجمنٹ کی 4 اقسام کیا ہیں؟
پراجیکٹ مینجمنٹ کے طریقوں کی کچھ عام اقسام پر مشتمل ہیں: واٹر فال، چست، سکرم، اور کنبن طریقہ۔
بڑے منصوبوں کے انتظام میں شامل تین مراحل ہیں...
منصوبے کو لاگو کرنے کے طریقہ پر منصوبہ بندی، ٹائم لائن اور عملدرآمد کے انتظام کے ساتھ شیڈولنگ کا عمل۔
پایان لائن
جیسا کہ ہم دیکھ سکتے ہیں، ہر کمپنی کے لیے پراجیکٹ مینجمنٹ کی مہارتوں کو بڑھانے میں سرمایہ کاری کرنا فائدہ مند ہے۔ ایک مؤثر پراجیکٹ مینجمنٹ میں وسائل سے بھرپور پروجیکٹ مینیجرز اور اعلیٰ کارکردگی والی ٹیم کی کمی نہیں ہو سکتی۔ بہت سے تصدیق شدہ کورسز ہیں اور تربیت سیکھنے والوں کو پراجیکٹ مینجمنٹ کے بارے میں گہرا اور مفید معلومات حاصل کرنے میں مدد کر سکتی ہے۔ اگر آپ پراعتماد اور اچھی طرح سے تیار ہیں، تو کیوں نہ آپ سے کوئی چیلنج لیں۔ PMI، دنیا کا سب سے زیادہ سراہا جانے والا پراجیکٹ مینجمنٹ سرٹیفیکیشن، روایتی، چست اور ہائبرڈ تصورات کو اپناتا ہے۔
تاہم، اگر آپ پیسے بچانا چاہتے ہیں، تو کورسیرا پراجیکٹ مینجمنٹ کا مفت کورس کرنا بھی ایک بہترین خیال ہے۔ Hr-ers کے لیے، اپنی مرضی کے مطابق تربیت کا استعمال بھی بہتر نتائج کا باعث بن سکتا ہے۔ آپ اس کے ساتھ دلچسپ اسباق ڈیزائن کر سکتے ہیں۔ AhaSlides پریزنٹیشن ٹول، جہاں آپ کو منفرد پریزنٹیشن اثرات کے ساتھ انٹرایکٹو کوئزز اور گیمز کے بہت سے مفت حسب ضرورت ٹیمپلیٹس مل سکتے ہیں۔
کام کا حوالہ دیا گیا: رینڈر، بیری، ہیزر، جے، منسن، چک۔ (2017)۔ آپریشن مینجمینٹ : پائیداری اور فراہمی کا سلسلہ انتظام 12ویں ایڈ (12th. ایڈ.).
جواب: ٹیم ورک | ایم لائبریری