Loyihani boshqarish orkestrni boshqarishga o'xshaydi. Asarga erishish uchun har bir qism birgalikda ishlashi kerak. Ammo hamma narsani muammosiz hal qilish - bu qismlarning bir-biriga mos kelmasligi, xatolar yuzaga kelishi va hamma narsa tartibda bo'lishi mumkin bo'lgan muammolar kabi haqiqiy qiyinchilik.
Bu erda Loyiha boshqaruvidagi ishlarni taqsimlash tuzilishi (WBS) kirib keladi. Buni loyihaning har bir qismini birgalikda yaxshi ishlashiga yordam beruvchi dirijyorning tayoqchasi deb o'ylab ko'ring.
Ushbu blog postida biz loyiha boshqaruvidagi Ishlarni taqsimlash tuzilmasi kontseptsiyasi bilan tanishamiz, uning asosiy xususiyatlarini o'rganamiz, misollar keltiramiz, uni yaratish bosqichlarini belgilaymiz va uni ishlab chiqishda yordam beradigan vositalarni muhokama qilamiz.
Mundarija
- Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash tuzilishi nima?
- Loyihani boshqarishda ishni taqsimlash strukturasining asosiy xususiyatlari
- WBS va ishni taqsimlash jadvali o'rtasidagi farqlar
- Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash tuzilishiga misollar
- Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash strukturasini qanday yaratish mumkin
- Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash tuzilmasi uchun asboblar
- Bottom tuhfa
AhaSlides bilan ko'proq maslahatlar
Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash tuzilishi nima?
Loyiha boshqaruvidagi ishlarni taqsimlash strukturasi (WBS) loyihani kichikroq va boshqariladigan qismlarga ajratish vositasidir. Bu loyiha menejerlariga loyihani yakunlash uchun zarur bo'lgan individual vazifalar, natijalar va ish paketlarini aniqlash imkonini beradi. U nimaga erishish kerakligi haqida aniq va tuzilgan umumiy ko'rinishni beradi.
WBS asosiy vositadir Loyiha boshqaruvi chunki u nima qilish kerakligi uchun aniq asosni beradi:
- Loyiha ko'lamini samarali rejalashtiring va aniqlang.
- Vaqt, xarajatlar va resurslar uchun aniq hisob-kitoblarni ishlab chiqing.
- Vazifalar va mas'uliyatlarni belgilang.
- Rivojlanishni kuzatib boring va potentsial xavf yoki muammolarni erta aniqlash.
- Loyiha jamoasida muloqot va hamkorlikni yaxshilang.
Loyihani boshqarishda ishni taqsimlash strukturasining asosiy xususiyatlari
WBS loyihadan yuqori daraja sifatida boshlanadi va keyinchalik loyihaning kichikroq qismlarini batafsil tavsiflovchi quyi darajalarga bo'linadi. Ushbu darajalar loyihani bajarish uchun zarur bo'lgan bosqichlar, natijalar, vazifalar va kichik vazifalarni o'z ichiga olishi mumkin. Buzilish, loyiha tayinlash va samarali boshqarish uchun etarlicha kichik bo'lgan ish paketlariga bo'linmaguncha davom etadi.
WBS ning asosiy xususiyatlari quyidagilardan iborat:
- Ierarxiya: Eng yuqori darajadan eng past ish paketlarigacha bo'lgan barcha loyiha elementlarining vizual, daraxt tuzilmali ko'rinishi.
- O'zaro eksklyuzivlik: WBS ning har bir elementi bir-biridan farq qilmaydi, bu aniq mas'uliyat topshiriqlarini ta'minlaydi va harakatlar takrorlanishiga yo'l qo'ymaydi.
- Belgilangan natija: WBS ning har bir darajasi aniqlangan natijaga ega bo'lib, taraqqiyot va samaradorlikni o'lchashni osonlashtiradi.
- Ish paketlari: WBS ning eng kichik bo'linmalari, ish paketlari etarlicha batafsil bo'lib, loyiha jamoasi a'zolari nima qilish kerakligini tushunishlari, xarajatlar va vaqtni to'g'ri hisoblashlari va mas'uliyatlarni belgilashlari mumkin.
WBS va ishni taqsimlash jadvali o'rtasidagi farqlar
Ikkalasi ham loyiha boshqaruvida muhim vosita bo'lsa-da, ular turli maqsadlarga xizmat qiladi.
Ularning orasidagi farqni tushunish loyihani samarali rejalashtirish va amalga oshirish uchun juda muhimdir.
| xususiyati | Ishlarni taqsimlash tuzilmasi (WBS) | Ishlarni taqsimlash jadvali (WBSchedule) |
| Zilzila markazi | Nima yetkazib beriladi | Qachon yetkazib berilgan |
| Tafsilot darajasi | Kamroq batafsil (asosiy komponentlar) | Batafsilroq (davomiylik, bog'liqlik) |
| Maqsad | Loyiha hajmini, natijalarni belgilaydi | Loyiha vaqt jadvalini yaratadi |
| Yetkazib berildi | Ierarxik hujjat (masalan, daraxt) | Gantt diagrammasi yoki shunga o'xshash vosita |
| o'xshashlik | Oziq-ovqat ro'yxati (mahsulotlar) | Ovqatlanish rejasi (nima, qachon, qanday pishirish kerak) |
| misol | Loyiha bosqichlari, natijalar | Vazifa davomiyligi, bog'liqliklar |
Xulosa qilib aytadigan bo'lsak, Ishlarni taqsimlash tuzilmasi "nima" Loyihaning - barcha jalb qilingan ishlarni belgilash - ishni taqsimlash jadvali (yoki loyiha jadvali) esa "qachon" vaqt o'tishi bilan bu vazifalarni rejalashtirish orqali.
Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash tuzilishiga misollar
Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash tuzilmasi qabul qilishi mumkin bo'lgan turli formatlar mavjud. Bu erda ko'rib chiqilishi kerak bo'lgan ba'zi umumiy turlar:
1/ WBS elektron jadvali:
Ushbu format loyihani rejalashtirish bosqichida turli vazifalar yoki tadbirlarni vizual tarzda tashkil qilish uchun juda yaxshi.
- Taroziga: Vazifalarni tartibga solish, tafsilotlarni qo'shish va o'zgartirish oson.
- Kamchiliklari: Murakkab loyihalar uchun katta va noqulay bo'lishi mumkin.
2/ WBS sxemasi:
Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash tuzilmasini oqim sxemasi sifatida taqdim etish loyihaning barcha komponentlarini jamoa, toifa yoki bosqich bo'yicha tasniflashni soddalashtiradi.
- Taroziga: Vazifalar o'rtasidagi munosabatlar va bog'liqliklarni aniq ko'rsatadi.
- Kamchiliklari: Oddiy loyihalar uchun mos kelmasligi va vizual tarzda chalkash bo'lishi mumkin.
3/ WBS roʻyxati:
WBSda topshiriqlar yoki muddatlarni sanab o'tish bir qarashda taraqqiyotni kuzatishning oddiy usuli bo'lishi mumkin.
- Taroziga: Oddiy va ixcham, yuqori darajadagi sharhlar uchun ajoyib.
- Kamchiliklari: Tafsilotlar va vazifalar o'rtasidagi munosabatlar yo'q.
4/ WBS Gantt jadvali:
WBS uchun Gantt diagrammasi formati loyihangizning aniq vizual vaqt jadvalini taqdim etadi, bu esa butun loyiha jadvalini tushunishni osonlashtiradi.
- Taroziga: Loyiha vaqt jadvallarini va rejalashtirishni ko'rish uchun juda yaxshi.
- Kamchiliklari: Yaratish va saqlash uchun qo'shimcha kuch talab qiladi.
Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash strukturasini qanday yaratish mumkin
Loyihani boshqarishda ishni taqsimlash tuzilmasini yaratish bo'yicha qo'llanma:
Loyiha boshqaruvida WBS yaratish uchun 6 qadam:
- Loyiha doirasi va maqsadlarini aniqlang: Loyihaning maqsadlari va bajarilishi kerak bo'lgan narsalarni aniq belgilang.
- Loyihaning asosiy bosqichlarini aniqlang: Loyihani mantiqiy, boshqariladigan bosqichlarga bo'ling (masalan, rejalashtirish, loyihalash, ishlab chiqish, sinovdan o'tkazish, joylashtirish).
- Asosiy mahsulotlar ro'yxati: Har bir bosqichda asosiy natijalar yoki mahsulotlarni aniqlang (masalan, hujjatlar, prototiplar, yakuniy mahsulot).
- Yetkazib berishni vazifalarga ajrating: Keyinchalik har bir topshiriqni kichikroq, bajarilishi mumkin bo'lgan vazifalarga ajrating. 8-80 soat ichida boshqarilishi mumkin bo'lgan vazifalarga intiling.
- Tozalash va takomillashtirish: WBSni to'liqligi uchun ko'rib chiqing, barcha kerakli vazifalar kiritilganligini va takrorlash yo'qligiga ishonch hosil qiling. Har bir daraja uchun aniq ierarxiya va belgilangan natijalarni tekshiring.
- Ish paketlarini tayinlash: Har bir vazifa uchun aniq egalik huquqini belgilang, ularni shaxslar yoki jamoalarga tayinlang.
Eng yaxshi maslahatlar:
- E'tiborni harakatlarga emas, balki natijalarga qarating: Vazifalar aniq qadamlarni emas, nimaga erishish kerakligini tasvirlashi kerak. (masalan, “Yo'riqnomani yozing” o'rniga “Foydalanuvchi qo'llanmasini yozing”).
- Uni boshqarish mumkin bo'lsin: Tafsilotlarni ravshanlik bilan muvozanatlashtirib, ierarxiyaning 3-5 darajasiga intiling.
- Vizual vositalardan foydalaning: Diagrammalar yoki diagrammalar tushunish va muloqotga yordam beradi.
- Fikr-mulohaza oling: Jamoa a'zolarini WBSni ko'rib chiqish va takomillashtirishga jalb qiling, har bir kishi o'z rollarini tushunishini ta'minlang.
Loyiha boshqaruvida ishni taqsimlash tuzilmasi uchun asboblar
WBS yaratish uchun ishlatiladigan ba'zi mashhur vositalar:
1. Microsoft loyihasi
Microsoft loyihasi – Foydalanuvchilarga batafsil WBS diagrammalarini yaratish, taraqqiyotni kuzatish va resurslarni samarali boshqarish imkonini beruvchi yetakchi loyiha boshqaruv dasturi.
2. Urush
Buzuq hamkorlik va real vaqtda loyihalarni kuzatish xususiyatlari bilan birga mustahkam WBS yaratish funksiyalarini taklif qiluvchi bulutga asoslangan loyihalarni boshqarish vositasidir.
3. Lucidchart
Lucidchart WBS diagrammalarini, oqim diagrammalarini va boshqa tashkiliy diagrammalarni yaratish uchun diagramma va ma'lumotlarni vizualizatsiya qilishni ta'minlaydigan vizual ish maydonidir.
4 Trello
Trello - Moslashuvchan, kartaga asoslangan loyihani boshqarish vositasi bo'lib, unda har bir karta WBSning vazifasi yoki komponentini ifodalashi mumkin. Vizual vazifalarni boshqarish uchun juda yaxshi.
5. MindGenius
MindGenius – Aql xaritasi, loyihani rejalashtirish va vazifalarni boshqarishga qaratilgan loyihani boshqarish vositasi, bu batafsil WBS diagrammalarini yaratishga imkon beradi.
6. Smart varaq
Smartfayl – WBS shablonlarini yaratish uchun ideal bo'lgan loyiha boshqaruvi to'plamining funksionalligi bilan elektron jadvaldan foydalanish qulayligini birlashtirgan onlayn loyihalarni boshqarish vositasi.
Bottom tuhfa
Ishlarni taqsimlash tuzilmasi loyihani boshqarishda muhim vositadir. Bu loyihani boshqarish osonroq bo'lgan kichikroq vazifalarga ajratishga yordam beradi. WBS shuningdek, loyiha maqsadlari va natijalarini aniqlashtirishi va rejalashtirish, resurslarni taqsimlash va taraqqiyotni kuzatishni yanada samaraliroq qilishi mumkin.
💡Siz WBS yaratishning eski, zerikarli usulidan charchadingizmi? Xo'sh, narsalarni o'zgartirish vaqti keldi! kabi interaktiv vositalar bilan AhaSlides, siz WBS ni keyingi bosqichga olib chiqishingiz mumkin. Tasavvur qiling-a, aqliy hujum va jamoangizdan real vaqt rejimida fikr-mulohazalarni to'plang, shu bilan birga qiziqarli va interaktiv muhit yarating. Hamkorlik qilish orqali sizning jamoangiz ma'naviyatni oshiradigan va barchaning g'oyalari tinglanishini ta'minlaydigan yanada keng qamrovli rejani yaratishi mumkin. 🚀 Bizni o'rganing andozalar loyihani boshqarish strategiyangizni bugun yaxshilash uchun!
Qarang: Forbes | Adobe | Loyihalar bo'yicha menejer
