Có lẽ bạn luôn cho rằng các cuộc họp nhóm là cực kỳ trì trệ và tốn thời gian. Mặc dù họ phải đưa ra những ý tưởng sáng tạo, báo cáo kịp thời đầy thông tin và giải quyết vấn đề, nhưng trớ trêu thay, hầu như không có bất kỳ thay đổi sáng tạo nào trong khái niệm Họp nhóm. Vậy làm thế nào để thực hiện quản lý cuộc họp hiệu quả?

Tuy nhiên, thay vì thấy mình đang lãng phí thời gian quý báu vào một hoạt động kém hiệu quả như vậy, tại sao bạn không thay đổi và biến nó thành khoảng thời gian cộng tác tuyệt vời với đồng nghiệp trong các buổi họp nhóm bằng những gợi ý nhỏ này?

Bắt đầu với trò chơi phá băng
Dành thời gian để thảo luận và lựa chọn ý tưởng
Thực hiện khảo sát trực tiếp/nhận phản hồi trực tiếp
Tổ chức “hội nghị bàn tròn” trực tuyến
Cho phép một số chỗ cho sự tự phát

Bắt đầu với trò chơi phá băng

Cách tốt nhất để phá vỡ những khoảnh khắc im lặng khó xử khi bắt đầu cuộc họp nhóm là có một vài tàu phá băng cuộc họp sáng tạo! Một cuộc tranh luận vui vẻ, một chút tán gẫu hoặc một chút hỏi đáp với các đồng đội khác sẽ thêm gia vị cho bầu không khí và nâng cao tinh thần của họ trong suốt cuộc họp. Tuy nhiên, trò chơi phá băng tương tác giờ đây sẽ thay thế những trò chơi ngớ ngẩn cũ kỹ! Không ai còn tỏ ra hứng thú với những trò chơi gắn kết khó chịu, vụng về nữa! Chỉ trong vòng 5 phút, bạn có thể tạo các câu đố tập trung vào chủ đề siêu sáng tạo và mang tính cạnh tranh trên AhaSlidevới bất kỳ thiết bị kết nối internet nào có sẵn.

quản lý cuộc họp hiệu quả — *Phá vỡ mọi rào cản với trò chơi phá băng vui nhộn!*

Dành thời gian để thảo luận và lựa chọn ý tưởng

Các thành viên trong nhóm không nên lãng phí thời gian làm việc nhóm quý giá này để cố gắng đưa ra những ý tưởng và giải pháp hoàn toàn mới. Thay vào đó, các thành viên trong nhóm tốt hơn nên đề xuất các báo cáo đã chuẩn bị sẵn và quan điểm của họ để cả nhóm có thể đưa ra quyết định cuối cùng hợp lý nhất. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng tránh được nhiều tình huống bế tắc khiến tinh thần và trí tuệ kiệt sức. Bạn có thể đã gặp phải vô số khoảnh khắc kỳ lạ với những cái nhìn trống rỗng mà không có ý tưởng và sáng kiến khả thi nào được đề xuất. Sự căng thẳng này có thể tiêu hao năng lượng của tất cả các thành viên, điều này có thể tránh được ngay từ đầu nhờ tinh thần trách nhiệm và sự chuẩn bị tốt hơn của mọi người.

Thực hiện khảo sát trực tiếp/nhận phản hồi trực tiếp

Dành một lượng lớn thời gian cho các cập nhật và báo cáo nhàm chán không phải là một lựa chọn tốt cho một cuộc họp nhóm có giới hạn thời gian. Ngoài ra, người tham gia có thể gửi chúng theo thời gian thực thông qua phần mềm tương tác như AhaSlide. Tạo câu hỏi trắc nghiệm hoặc câu hỏi mở, yêu cầu đồng đội của bạn quét mã QR hoặc truy cập liên kết có thể tùy chỉnh để kết nối tức thì với bảng khảo sát và nhận kết quả trực tiếp trên màn hình! Bằng cách này, việc ghi chú sẽ không còn tốn thời gian và bỏ sót những điểm chính nữa.

Ví dụ: gần đây, một công ty đã tổ chức một cuộc họp nhóm hấp dẫn để các học viên thu thập những phản ánh và phản hồi xác thực của họ về chương trình đào tạo bằng cách sử dụng các chức năng này trên AhaSlide. Bằng cách này, người quản lý của họ có thể thực hiện các sửa đổi hiệu quả trong chương trình.

*Thực hiện khảo sát trực tiếp trong Cuộc họp nhóm để có đánh giá trực tiếp! – Quản lý cuộc họp hiệu quả*

Tổ chức “hội nghị bàn tròn” trực tuyến

Mọi người đều thích cảm giác được trân trọng, vì vậy bạn có thể tạo bầu không khí hấp dẫn bằng cách để đồng đội bày tỏ ý kiến cá nhân của họ. Tuy nhiên, có thể một số người trong số họ quá ngại ngùng để lên tiếng, vì vậy tốt hơn hết bạn nên thuyết phục tất cả họ tham gia bằng cách gửi Văn bản Hỏi đáp ẩn danh qua AhaSlide. Một cách khác để đảm bảo không có người tham gia nào bị bỏ sót là truyền tải giọng nói của họ tới tất cả khán giả bằng công cụ Hỏi đáp bằng giọng nói trên AhaSlide. Chọn từ hàng loa ảo trên màn hình và để giọng nói của mọi người được lắng nghe. Không còn phải chờ đợi micro được truyền đi khắp nơi một cách khó xử nữa!

*Đã đến lúc mọi người được lắng nghe trong các cuộc họp nhóm!*

Cho phép một số chỗ cho sự tự phát

Một cuộc họp nhóm với bầu không khí sôi động và hào hứng là nơi những ý tưởng độc đáo và ngẫu hứng có thể nảy sinh. Hãy chừa một khoảng trống trong chương trình nghị sự để thảo luận, để nhóm của bạn có thể công khai đưa ra các đề xuất mới. Đồng đội của bạn cũng có thể có thời gian dành cho những giây phút suy ngẫm quý giá để hiểu sâu hơn về tình huống và các quyết định được đưa ra trong thời gian này. Khuyến khích họ suy nghĩ sáng tạo và gửi sáng kiến của mình lên trang trình bày Word Cloud trên AhaTrượt svà nhận được đánh giá ngay lập tức từ các đồng đội khác.

*Sự sáng tạo và sự gắn kết mang tính tự phát – Quản lý cuộc họp hiệu quả*

Chúc các buổi họp nhóm của bạn không còn “ác mộng” để quản lý cuộc họp hiệu quả. Biến chúng thành “giấc mơ” bằng cách sử dụng các đề xuất miễn phí của chúng tôi thư viện mẫu công cộng từ AhaSlides ngay bây giờ!