7 chìa khóa cho một quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực hiệu quả + Ví dụ

Với tư cách là giám đốc nhân sự, bạn sẽ không muốn trải qua cuộc khủng hoảng khi công ty thiếu nhân sự hoặc mọi người tràn ngập văn phòng của bạn mỗi ngày để phàn nàn.

Trải qua quá trình lập kế hoạch nguồn nhân lực có thể mang lại cho bạn khả năng kiểm soát tốt đối với những điều không chắc chắn.

Khám phá từng bước và ví dụ chi tiết để đưa ra quyết định sáng suốt cho công ty trong bài viết này. Hãy lăn đi!

Mục lục

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực là gì?
7 bước trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực là gì?
Ví dụ về quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực
bottom Line
Những câu hỏi thường gặp

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Quy trình Lập kế hoạch nguồn nhân lực (HRP) là một phương pháp tiếp cận chiến lược được các tổ chức sử dụng để quản lý hiệu quả và sắp xếp nguồn nhân lực của họ với các mục tiêu và mục tiêu kinh doanh của họ.

Một số yếu tố cần xem xét khi xác định tần suất của quy trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm:

Môi trường kinh doanh:Các tổ chức hoạt động trong môi trường thay đổi nhanh chóng có thể cần tiến hành lập kế hoạch nhân sự thường xuyên hơn để thích ứng với động lực thị trường, tiến bộ công nghệ hoặc thay đổi quy định.

Tăng trưởng và mở rộng:Nếu một tổ chức đang có sự tăng trưởng đáng kể, thâm nhập thị trường mới hoặc mở rộng hoạt động, thì có thể cần phải lập kế hoạch nhân sự thường xuyên hơn để hỗ trợ và điều chỉnh phù hợp với các chiến lược mở rộng.

Động Lực Lực Lượng Lao Động:Các động lực của lực lượng lao động như doanh thu cao, thiếu hụt kỹ năng hoặc thay đổi nhân khẩu học của nhân viên có thể yêu cầu lập kế hoạch nhân sự thường xuyên hơn để giải quyết các thách thức mới nổi và đảm bảo tính bền vững của nhân tài.

Chu trình lập kế hoạch chiến lược: Lập kế hoạch nhân sự cần được tích hợp với kế hoạch của tổ chức chu kỳ lập kế hoạch chiến lược. Nếu tổ chức tiến hành lập kế hoạch chiến lược hàng năm, thì nên điều chỉnh kế hoạch nhân sự theo chu kỳ đó để duy trì tính nhất quán và liên kết.

7 bước trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Bất kể tổ chức chọn cách hoạt động như thế nào, có bảy bước có thể được áp dụng phổ biến để đạt được thành công.

#1. Quét môi trường

Mô hình PEST phổ biến để tiến hành phân tích môi trường

Bước này liên quan đến việc đánh giá cả các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến việc hoạch định nguồn nhân lực của công ty.

Các yếu tố bên trong có thể bao gồm các mục tiêu chiến lược tổng thể, hạn chế về ngân sách và khả năng nội bộ.

Các yếu tố bên ngoài bao gồm điều kiện thị trường, xu hướng của ngành, yêu cầu pháp lý và quy định cũng như tiến bộ công nghệ.

Phương pháp phổ biến nhất để tiến hành phân tích môi trường thường là sử dụng chàyhoặc mô hình PEST, nơi bạn khám phá các khía cạnh chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp lý và môi trường tác động đến hoạt động của công ty.

Bằng cách hiểu các yếu tố này, các công ty có thể dự đoán những thay đổi và điều chỉnh các chiến lược nhân sự của họ cho phù hợp.

Làm việc phù hợp với nhóm nhân sự của bạn

Động não tương tác với nhóm của bạn để giúp thúc đẩy tầm nhìn của bạn về phía trước.

một buổi động não sử dụng AhaSlides'Slide động não để đưa ra ý tưởng

đăng ký miễn phí 👉

# 2. Dự báo nhu cầu

Nhìn vào điểm chuẩn của ngành có thể giúp ích trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực

Dự báo nhu cầu liên quan đến việc ước tính các yêu cầu về lực lượng lao động trong tương lai dựa trên nhu cầu kinh doanh dự kiến.

Bước này yêu cầu phân tích các yếu tố khác nhau như doanh số dự kiến, nhu cầu thị trường, dự án hoặc sáng kiến mới và kế hoạch mở rộng.

Dữ liệu lịch sử, tiêu chuẩn ngành và nghiên cứu thị trường có thể được sử dụng để đưa ra dự đoán sáng suốt về số lượng và loại nhân viên cần thiết trong tương lai.

#3. Phân tích nguồn cung

Trong bước này, các tổ chức đánh giá lực lượng lao động hiện có để xác định thành phần, kỹ năng và khả năng của họ.

Điều này bao gồm tiến hành kiểm kê tài năng, đánh giá hiệu suất và tiềm năng của nhân viên, đồng thời xác định bất kỳ lỗ hổng hoặc thiếu hụt kỹ năng nào.

Ngoài ra, các tổ chức xem xét các điều kiện thị trường lao động bên ngoài để hiểu được sự sẵn có của tài năng bên ngoài, có tính đến các yếu tố như xu hướng nhân khẩu học, cạnh tranh cho các vai trò quan trọng và chiến lược tìm nguồn ứng viên.

#4. Phân tích lỗ hổng

Tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng có thể chỉ ra sự mất cân bằng trong lực lượng lao động

Phân tích nhu cầu về nguồn nhân lực và so sánh nó với nguồn cung hiện có là một khía cạnh quan trọng của phân tích khoảng cách.

Đánh giá này giúp xác định bất kỳ sự mất cân bằng nào trong lực lượng lao động, chẳng hạn như tình trạng thiếu hoặc thừa nhân viên trong các vai trò hoặc bộ kỹ năng cụ thể.

Bằng cách xác định những lỗ hổng này, các công ty có thể phát triển các chiến lược nhắm mục tiêu để giải quyết chúng một cách hiệu quả.

#5. Xây dựng chiến lược nhân sự

Dựa trên kết quả phân tích khoảng cách, các tổ chức xây dựng chiến lược nhân sự và kế hoạch hành động.

Những chiến lược này có thể bao gồm các kế hoạch tuyển dụng và lựa chọn để thu hút và thuê nhân tài cần thiết, các chương trình đào tạo và phát triển để nâng cao kỹ năng của nhân viên hiện có, kế hoạch thành côngđể đảm bảo nguồn các nhà lãnh đạo tương lai, sáng kiến giữ chân nhân viên hoặc kế hoạch tái cơ cấu nhằm tối ưu hóa cơ cấu lực lượng lao động.

Các chiến lược phải phù hợp với mục đích và mục đích chung của tổ chức.

# 6. Thực hiện

Khi các chiến lược nhân sự được phát triển, chúng sẽ được đưa vào hành động.

Điều này bao gồm thực hiện các nỗ lực tuyển dụng theo kế hoạch, thực hiện các chương trình đào tạo và phát triển, tạo kế hoạch kế nhiệm và thực hiện bất kỳ sáng kiến nào khác được xác định trong bước trước.

Để quá trình hoạch định nguồn nhân lực diễn ra suôn sẻ, bộ phận nhân sự và các bộ phận khác cần phối hợp và giao tiếp tốt với nhau. Đó là cách chúng tôi hoàn thành mọi việc một cách đúng đắn.

#7. Giám sát và đánh giá

Xem chương trình của bạn hoạt động tốt như thế nào hoặc tỷ lệ hài lòng của nhân viên với phản hồi

Bước cuối cùng liên quan đến việc theo dõi và đánh giá hiệu quả của các sáng kiến lập kế hoạch nhân sự.

Theo dõi việc theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến các số liệu về lực lượng lao động, chẳng hạn như tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên, thời gian để lấp đầy các vị trí tuyển dụng, tỷ lệ thành công của chương trình đào tạo và mức độ hài lòng của nhân viên.

Đánh giá thường xuyên giúp các tổ chức đánh giá tác động của các chiến lược nhân sự của họ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo sự liên kết liên tục với các mục tiêu kinh doanh.

Văn bản thay thế

Tiến hành mức độ hài lòng của nhân viên với AhaSlides.

Các mẫu phản hồi miễn phí bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào bạn cần chúng. Có được dữ liệu mạnh mẽ, có được ý kiến có ý nghĩa!

Bắt đầu miễn phí

Ví dụ về quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực

Dưới đây là một số ví dụ về cách áp dụng quy trình hoạch định nguồn nhân lực trong các tình huống khác nhau:

#1. Kịch bản: Mở rộng công ty

Quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực áp dụng như thế nào trong kịch bản mở rộng công ty

Phân tích môi trường: Tổ chức phân tích xu hướng thị trường, nhu cầu của khách hàng và dự báo tăng trưởng.
Dự báo nhu cầu: Dựa trên các kế hoạch mở rộng và phân tích thị trường, công ty ước tính các yêu cầu về lực lượng lao động gia tăng.
Phân tích nguồn cung: Bộ phận nhân sự đánh giá các kỹ năng của lực lượng lao động hiện có và xác định bất kỳ khoảng trống tiềm ẩn nào trong việc đáp ứng nhu cầu mở rộng.
Phân tích khoảng cách: Bằng cách so sánh cung và cầu, công ty xác định số lượng và loại nhân viên cần thiết để hỗ trợ việc mở rộng.
Phát triển các chiến lược nhân sự: Các chiến lược có thể bao gồm các chiến dịch tuyển dụng có mục tiêu, hợp tác với các cơ quan cung cấp nhân sự hoặc triển khai các chương trình đào tạo để phát triển các kỹ năng cần thiết.
Thực hiện: Bộ phận nhân sự thực hiện các sáng kiến tuyển dụng và đào tạo để tuyển dụng và tiếp nhận nhân viên mới.
Giám sát và Đánh giá: Công ty giám sát hiệu quả của các chiến lược nhân sự bằng cách đánh giá tiến độ tuyển dụng và hòa nhập nhân viên mới vào công ty

#2. Kịch bản: Thiếu hụt kỹ năng

Quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực áp dụng như thế nào trong kịch bản thiếu hụt kỹ năng

Phân tích môi trường: Công ty đánh giá các điều kiện thị trường lao động và xác định sự thiếu hụt các kỹ năng cụ thể cần thiết cho hoạt động của mình.
Dự báo nhu cầu: Bộ phận nhân sự ước tính nhu cầu trong tương lai đối với nhân viên có các kỹ năng cần thiết.
Phân tích nguồn cung: Công ty xác định các kỹ năng hiện tại mà lực lượng lao động sở hữu và đánh giá sự sẵn có của nhân viên với các kỹ năng cần thiết.
Phân tích Khoảng cách: Bằng cách so sánh nhu cầu về nhân viên có kỹ năng với nguồn cung, công ty nhận ra khoảng cách thiếu hụt kỹ năng.
Phát triển các chiến lược nhân sự: Các chiến lược có thể bao gồm hợp tác với các tổ chức giáo dục hoặc tổ chức chuyên nghiệp để phát triển nguồn nhân tài, triển khai các chương trình đào tạo hoặc xem xét các phương pháp tìm nguồn cung ứng thay thế như thuê ngoài hoặc ký hợp đồng.
Thực hiện: Công ty thực hiện các chiến lược đã hoạch định, có thể liên quan đến việc hợp tác với các tổ chức giáo dục, thiết kế và cung cấp các chương trình đào tạo hoặc khám phá quan hệ đối tác với các nhà cung cấp hoặc nhà thầu.
Giám sát và Đánh giá: Bộ phận Nhân sự giám sát tiến độ của các sáng kiến phát triển kỹ năng, theo dõi việc tiếp thu các kỹ năng cần thiết và đánh giá tác động của chúng đối với khả năng thu hẹp khoảng cách kỹ năng của tổ chức.

#3. Kịch bản: Kế hoạch thành công

Quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực áp dụng như thế nào trong kịch bản lập kế hoạch kế nhiệm

Phân tích Môi trường: Công ty đánh giá hệ thống lãnh đạo hiện tại của mình, xác định khả năng nghỉ hưu và đánh giá nhu cầu về các nhà lãnh đạo tương lai.
Dự báo nhu cầu: Bộ phận nhân sự ước tính nhu cầu trong tương lai đối với các vị trí lãnh đạo dựa trên kế hoạch nghỉ hưu và tăng trưởng dự kiến.
Phân tích nguồn cung: Công ty giám sát những người kế nhiệm tiềm năng trong lực lượng lao động hiện tại và xác định bất kỳ lỗ hổng nào về kỹ năng hoặc năng lực lãnh đạo.
Phân tích Khoảng cách: Bằng cách so sánh nhu cầu đối với các nhà lãnh đạo tương lai với những người kế nhiệm hiện có, công ty xác định các khoảng trống kế nhiệm.
Phát triển các chiến lược nhân sự: Các chiến lược có thể bao gồm triển khai các chương trình phát triển lãnh đạo, sáng kiến cố vấn hoặc chiến lược thu hút nhân tài để lấp đầy khoảng trống kế nhiệm.
Thực hiện: Bộ phận nhân sự thực hiện các chiến lược đã hoạch định bằng cách thực hiện các chương trình phát triển lãnh đạo, thiết lập mối quan hệ cố vấn hoặc tuyển dụng nhân tài bên ngoài cho các vị trí lãnh đạo quan trọng.
Giám sát và Đánh giá: Công ty theo dõi tiến độ của các chương trình phát triển lãnh đạo, đánh giá sự sẵn sàng của những người kế nhiệm tiềm năng và đánh giá hiệu quả của các chiến lược trong việc xây dựng một hệ thống lãnh đạo mạnh mẽ.

bottom Line

Quá trình hoạch định nguồn nhân lực không chỉ dừng lại ở việc tìm đúng người vào đúng thời điểm. Nó cần được theo dõi và điều chỉnh liên tục trong một thế giới đầy bất ổn. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể chắc chắn rằng mình đang đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho nhóm của mình và mục tiêu của công ty bạn. Và khi xử lý các vấn đề liên quan đến nhân tài, bạn sẽ có thể thực hiện nó một cách suôn sẻ và hiệu quả.