Quản lý dự án là gì? | Tất cả những điều cần biết vào năm 2024

Đắm chìm trong thời hạn? Cảm thấy choáng ngợp? Bậc thầy Quản lý dự ánvào năm 2024 và thay đổi cách bạn làm việc.

Qua nhiều thế kỷ, hệ thống Vận chuyển Nhanh Khu vực Vịnh (BART) của San Francisco, với 400,000 hành khách mỗi ngày là một trong những dự án thành công nhất và Bechtel là nhà quản lý dự án hàng đầu thế giới về các dự án xây dựng và kỹ thuật lớn. Ví dụ này là bằng chứng tuyệt vời về tầm quan trọng của việc quản lý dự án hiệu quả. Cốt lõi của sự thành công của bất kỳ dự án nào đều nằm ở những người quản lý dự án giỏi.

Vì vậy, trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá quản lý dự án là gì, nó quan trọng như thế nào và các kỹ thuật tốt nhất để lên lịch, lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá một dự án. 

Mục lục

• Quản lý dự án và ví dụ là gì?
• Tại sao Quản lý dự án lại quan trọng?
  • Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
  • Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp
  • Giảm thiểu rủi ro và vấn đề
• Ba giai đoạn chính của quản lý dự án là gì?
  • Kế hoạch dự án
  • Lập kế hoạch dự án
  • Kiểm soát dự án
• Kỹ thuật quản lý dự án là gì: PERT và CPM
• Sử dụng phần mềm quản lý dự án để quản lý dự án
• Những câu hỏi thường gặp
• bottom Line

Mẹo để tương tác tốt hơn

• Phát triển cá nhân
• Hiệu suất Quản lý

Quản lý dự án và ví dụ là gì?

Các dự án là một phần phổ biến trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Chúng ta có thể đang lên kế hoạch cho một đám cưới hoặc một bữa tiệc sinh nhật bất ngờ, trang trí lại một ngôi nhà hoặc chuẩn bị một dự án kéo dài cả học kỳ. Các dự án lớn hơn có thể kể đến như xây cầu, di dời cư dân, sản xuất dòng máy bay mới, v.v. Tất cả đều cần quản lý dự án. 

Quản lý dự án mô tả cách tiếp cận, phương pháp và thực tiễn có hệ thống được sử dụng để lên lịch, lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các dự án từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Nó bao gồm một loạt các hoạt động và quy trình nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể trong những hạn chế được xác định như thời gian, chi phí, phạm vi, chất lượng và nguồn lực.

Tại sao Quản lý dự án lại quan trọng?

Khó có thể phủ nhận tầm quan trọng của việc quản lý dự án, giúp mọi dự án của doanh nghiệp vận hành hiệu quả và năng suất hơn. Chúng ta hãy điểm qua ba lợi ích chính của việc quản lý dự án hiệu quả.

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Tổ chức dự án tốt liên quan đến việc lập kế hoạch cẩn thận và phân bổ nguồn lực. Người quản lý dự án đánh giá các yêu cầu của dự án, xác định các nguồn lực cần thiết và phân bổ chúng một cách hiệu quả. Bằng cách ước tính chính xác nhu cầu tài nguyên và tránh phân bổ quá mức hoặc sử dụng dưới mức, người quản lý dự án tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giảm chi phí không cần thiết và tiết kiệm thời gian.

Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp

Người quản lý dự án xác định và truyền đạt vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho các thành viên trong nhóm. Mỗi cá nhân hiểu các nhiệm vụ cụ thể, các sản phẩm bàn giao và các lĩnh vực trách nhiệm giải trình của họ. Sự rõ ràng này giảm thiểu sự nhầm lẫn và chồng chéo, cho phép các thành viên trong nhóm làm việc cùng nhau một cách trôi chảy và hiệu quả.

Giảm thiểu rủi ro và vấn đề

Các dự án vốn có rủi ro và sự không chắc chắn, nếu không được quản lý, có thể dẫn đến những thách thức đáng kể hoặc thậm chí thất bại. Quản lý dự án tốt nhấn mạnh các chiến lược xác định, đánh giá và giảm thiểu rủi ro. Bằng cách dự đoán và giải quyết sớm các vấn đề tiềm ẩn, người quản lý dự án có thể giảm thiểu tác động của chúng và đảm bảo rằng các dự án luôn đi đúng hướng hoặc thậm chí được hoàn thành trước ngày đáo hạn mong muốn.

Kiểm tra: Bậc thầy Scrum làm gì?

Ba giai đoạn chính của quản lý dự án là gì?

Việc quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn: lập kế hoạch dự án, lập lịch trình dự án và kiểm soát dự án. Dưới đây là chi tiết của từng giai đoạn.

Kế hoạch dự án

Việc quản lý và tổ chức dự án bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch, trong đó các mục tiêu, mục đích và phạm vi của dự án được xác định. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án làm việc chặt chẽ với các bên liên quan để hiểu yêu cầu và mong đợi của họ.

Điều quan trọng cần lưu ý là có một số phương pháp được sử dụng trong lập kế hoạch dự án và một trong những cách lập kế hoạch hiệu quả nhất là cấu trúc phân chia công việc (WBS). Nó được định nghĩa là một quá trình chia dự án thành các thành phần phụ (hoặc nhiệm vụ) chính của nó, sau đó được chia thành các thành phần chi tiết hơn và cuối cùng thành một tập hợp các hoạt động và chi phí liên quan của chúng.

Liên quan: Cái nhìn toàn cảnh về quá trình lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án đề cập đến quá trình sắp xếp thứ tự và phân bổ thời gian cho tất cả các hoạt động của dự án. Ở giai đoạn này, các nhà quản lý quyết định mỗi hoạt động sẽ kéo dài bao lâu và tính toán các nguồn lực cần thiết ở mỗi giai đoạn sản xuất.

Mục đích của lập kế hoạch dự án có thể được tóm tắt như sau:

• Thể hiện mối quan hệ của từng hoạt động với những hoạt động khác và với toàn bộ dự án
• Xác định trình tự logic và mối tương quan giữa các hoạt động
• Tạo điều kiện cho việc thiết lập các ước tính thời gian và chi phí thực tế cho từng hoạt động
• Đảm bảo con người, tiền bạc và tài nguyên vật chất được sử dụng tối ưu bằng cách xác định các nút thắt cổ chai quan trọng.

Một cách tiếp cận lập kế hoạch dự án phổ biến là biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt là phương pháp chi phí thấp nhằm giúp các nhà quản lý đảm bảo rằng:

• Các hoạt động được lên kế hoạch
• Thứ tự thực hiện được ghi lại
• Ước tính thời gian hoạt động được ghi lại
• Tổng thời gian dự án được phát triển. 

Liên quan:

• Kỹ thuật đấm bốc thời gian – Hướng dẫn sử dụng năm 2024
• Ví dụ về lịch trình dự án

Kiểm soát dự án

Việc kiểm soát dự án mô tả việc xử lý chặt chẽ các nguồn lực, chi phí, chất lượng và ngân sách. Kiểm soát các dự án có thể khó khăn. Không phải tất cả các dự án đều được xác định rõ ràng ngay từ đầu, một số dự án có thể không được xác định rõ ràng. Các dự án thường chỉ được xác định rõ ràng sau khi lập kế hoạch chi tiết ban đầu và xác định cẩn thận các đầu vào, nguồn lực, quy trình và đầu ra cần thiết.

Trong việc kiểm soát, có một thuật ngữ gọi là Phương pháp thác nước bao gồm cách tiếp cận tuần tự trong đó dự án tập trung theo từng bước và mỗi giai đoạn được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Người quản lý dự án và nhóm tập trung vào việc lập kế hoạch và thực hiện từng giai đoạn một, theo một trình tự đã định trước. Khi biết được những hạn chế, những thay đổi này đủ nhỏ để có thể quản lý mà không cần phải sửa đổi kế hoạch một cách đáng kể.

Ngược lại với phương pháp Thác nước, Phương pháp nhanh nhẹnnhấn mạnh việc lập kế hoạch và thực hiện song song hoặc đồng thời các thành phần dự án. Nó thường được kết hợp với các phương pháp Agile như Scrum và Kanban. Thay vì hoàn thành từng giai đoạn trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo, các nhóm làm việc đồng thời trên nhiều khía cạnh của dự án, tập trung vào các bước lặp lại nhỏ hơn hoặc các bước tăng dần trong khung thời gian. Có nhiều điểm kiểm tra và vòng phản hồi để theo dõi tiến độ, có thể hỗ trợ bạn đánh giá dự án sau này.

Kiểm tra: Thực hiện dự án vàQuy trình đánh giá dự án

Kỹ thuật quản lý dự án là gì: PERT và CPM

Cả Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá Chương trình (PERT) và Phương pháp Đường tới hạn (CPM) đều là những kỹ thuật quản lý dự án nổi tiếng được sử dụng để lập kế hoạch và lên lịch cho các hoạt động, chúng có điểm chung về quy trình tổng thể gồm 6 bước như sau:

• Xác định các hoạt động dự án cần thiết để hoàn thành dự án và chuẩn bị cấu trúc phân chia công việc
• Xác định hoạt động nào phụ thuộc vào hoạt động khác và thiết lập các mối quan hệ hợp lý, chẳng hạn như "kết thúc để bắt đầu" hoặc "bắt đầu để bắt đầu".
• Vẽ mạng kết nối tất cả các hoạt động bằng cách sử dụng các nút để biểu thị các hoạt động và các mũi tên để hiển thị luồng và sự phụ thuộc giữa chúng
• Ước tính thời lượng và chi phí của từng hoạt động 
• Xác định Đường dẫn quan trọng (chuỗi các hoạt động phụ thuộc dài nhất xác định thời gian tối thiểu của dự án)
• Trong suốt dự án, tiến độ được theo dõi so với lịch trình và các điều chỉnh được thực hiện khi cần thiết để đảm bảo hoàn thành kịp thời.

Những lợi thế và bất lợi của PERT và CPM là gì?

Có một lời phê bình về PERT và CPM liệu chúng có quan trọng đối với quản lý dự án hay không. Dưới đây là những lợi ích và hạn chế của hai kỹ thuật:

Ưu điểm

Hạn chế

- Họ cung cấp một cách tiếp cận có hệ thống để lập kế hoạch dự án, đặc biệt đối với các dự án lớn, phức tạp với nhiều hoạt động. - Bằng cách tập trung vào các hoạt động quan trọng theo lộ trình quan trọng, người quản lý dự án có thể ưu tiên các nguồn lực và nỗ lực để đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn. - Họ cũng đưa ra một khuôn khổ để theo dõi tiến độ dự án và so sánh nó với tiến độ đã hoạch định.

- Việc xác định và định lượng chính xác những phụ thuộc này có thể là một thách thức - Ước tính thời gian trong quản lý dự án thường mang tính chủ quan và bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, dẫn đến nguy cơ ước tính sai lệch và có thể xảy ra sai sót về tiến độ dự án. - Điều quan trọng không kém là phải giám sát chặt chẽ các tuyến đường gần tới hạn trong dự án. Việc bỏ qua những con đường gần quan trọng này có thể gây ra những rủi ro cố hữu và có thể dẫn đến sự chậm trễ hoặc gián đoạn tiềm ẩn đối với tiến trình chung của dự án.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án để quản lý dự án

Cai gi la tot nhat phần mềm quản lý dự án ? Có một số lựa chọn cho các công ty để quản lý dự án. Tùy thuộc vào quy mô của một dự án, các nhà quản lý có thể quyết định sử dụng các phương pháp đã thảo luận ở trên để quản lý các dự án nhỏ hoặc kết hợp phần mềm quản lý dự án chuyên dụng cho các dự án lớn và phức tạp.

Xin giới thiệu Microsoft Project, một trong những phần mềm chuyên dụng phổ biến nhất, cực kỳ hữu ích trong việc vẽ mạng lưới dự án, xác định tiến độ dự án, quản lý chi phí dự án và các nguồn lực khác cũng như đánh giá dự án. Bạn cũng có thể xem xét các lựa chọn thay thế của nóchẳng hạn như phần mềm quản lý dự án Asana, Trello, Jira và Basecamp. Chúng đều là phần mềm quản lý dự án trả phí được dùng thử miễn phí nhiều tính năng nâng cao có thể giúp bạn quản lý dự án và nhóm của mình hiệu quả hơn.  

Liên quan: 10 Mẹo Sử Dụng Quản Lý Dự Án Asana Hiệu Quả Năm 2024 or Giải pháp thay thế dự án Microsoft

Những câu hỏi thường gặp

bottom Line

Như chúng ta có thể thấy, mọi công ty đều đáng đầu tư vào việc nâng cao kỹ năng quản lý dự án. Một quản lý dự án hiệu quả không thể thiếu những nhà quản lý dự án tháo vát và một nhóm hiệu suất cao. Có rất nhiều khóa học và đào tạo được chứng nhận có thể giúp người học có được kiến ​​thức sâu hơn và hữu ích về quản lý dự án. Nếu bạn đủ tự tin và chuẩn bị tốt, tại sao không thử thách từ PMI, chứng chỉ quản lý dự án được đánh giá cao nhất thế giới, bao gồm các khái niệm truyền thống, linh hoạt và kết hợp. 

Tuy nhiên, nếu bạn muốn tiết kiệm tiền, tham gia khóa học quản lý dự án miễn phí trên Coursera cũng là một ý tưởng tuyệt vời. Đối với Hr-ers, sử dụng chương trình đào tạo tùy chỉnh cũng có thể dẫn đến kết quả tốt hơn. Bạn có thể thiết kế các bài học hấp dẫn với AhaSlides tương táccông cụ, nơi bạn có thể tìm thấy nhiều mẫu câu đố và trò chơi tương tác có thể tùy chỉnh miễn phí cùng với các hiệu ứng trình bày độc đáo.

Tác phẩm được trích dẫn: Render, Barry, Heizer, Jay, Munson, Chuck. (2017). Quản lý hoạt động : Tính bền vữngvà Quản lý chuỗi cung ứngngày 12. biên tập. (thứ 12. Ed.).

Tham khảo: Làm việc theo nhóm | Thư viện M.