如果您正在工作中參加新的跨職能團隊或新的專案團隊，他們可能是來自其他部門或其他公司的人員，您可能不熟悉或以前從未與他們合作過，並且您希望確保您的團隊準備好將你的技能和想法投入到團隊中——尤其是當該團隊表現出色時。因此，有必要召開一次會議來聚集新的隊友。
然而，如果您感到有點尷尬和緊張，這並不奇怪，因為即使是最有經驗的專業人士在與新團隊初次會面時也會感到緊張。 如果您是領導者並且擔心無法舉辦生產力介紹會議。
本文將為您提供完整的指南、範例和技巧，幫助您了解介紹性會議成功的秘訣。
在這篇文章中，您將了解到
介紹性會議的重要性 - 來源：freepik什麼是介紹會議？
介紹會或介紹會當團隊成員和他們的領導者第一次正式會面時，在介紹團隊時具有完全相同的含義，以確定所涉及的個人是否想要建立工作關係並對團隊做出承諾。未來。
它的目的是讓團隊成員有時間聚在一起，了解每個參與者的背景、興趣和目標。根據您和您的團隊的偏好，您可以設定正式或非正式的介紹會議。
標準的介紹性會議議程包括：
- 介紹會議目標
- Introduce the leaders and each member
- 討論團隊規定、工作、福利、待遇…
- 是時候玩一些遊戲了
- 結束會議並採取後續行動
介紹會議的目標是什麼？
不要僅僅將介紹視為一個需要勾選的方塊。利用這段時間點燃真正的聯繫，獲得獨特的見解，並建立完美團隊合作的框架。介紹會議對於以下方面來說非常棒：
- 促進團隊協作和團隊凝聚力
The very first goal of introductory meetings is to bring strangers close to teammates. If you have never seen each other before and know little about them, there will lack of cohesion and connection, which can affect team spirit and productivity. When people can discuss and unify team rules, appropriate rewards, and punishment, or know that their leaders are fair and faithful people, their teammates are humble, reliable, empathetic, and more, trust will and a positive work environment will be built among the team.
- 打破緊張和尷尬
如果員工在壓力較大的工作環境中工作，生產力可能會下降。 如果員工嚇唬他們的領導而不是受到他們的啟發，那也是不好的。 介紹會議可以幫助新團隊更有信心分享他們的想法和意見。 他們也很容易開始結交朋友、溝通，並減少進一步合作的尷尬。 例如，當團隊成員無法按時完成任務時，他們會毫不猶豫地大聲疾呼並尋求協助。
- 幫助建構和調整標準和實踐
強調規章制度是第一次介紹性會議的重要組成部分。 在團隊合作開始時未能明確、公平和直截了當會導致團隊沖突和溝通不暢。 相反，如果你能讓團隊遵循 標準和實踐，由於團隊的有效性和效率，將會產生資源效率，同時，作為一個有凝聚力的團隊的一部分，也會提高團隊成員的工作滿意度。
如何召開有效的介紹會議
介紹性會議可以遵循標準會議規劃流程 5 馬力: 目的, 計劃, 準備, 參與和 進展。 根據您的時間限制、參與者數量、您的團隊背景和您的資源，您可以設定正式或非正式的介紹會議。 第一印像很重要。 當您表現出組織有序、考慮周到的會議時，您的團隊成員會更加尊重和信任。
- 目的
這是關於為會議設定目標。 在列出會議目標時要清晰簡潔，以便在參與者因不相關的活動而分心時，您可以輕鬆地讓每個人重新集中註意力。 您可以考慮透過安排目標金字塔來建立目標，該金字塔概述了各個層級的每組目標。
- 計劃
The first thing new team leaders should do is plan the details or develop an agenda. When you have something to refer to, trying to remember everything by yourself relieves stress. You can create a template using a slideshow via PowerPoint 或手寫提示卡。
- 準備
This part involves some activities, such as preparing the meeting introduction script and reviewing the agenda before starting an official meeting. It will be easier for you to speak all key information and focus on the agenda with the support of speaker notes ora script when you suddenly slip your mind.
- 參與
不要忘記鼓勵新成員在會議期間提出問題並參與互動活動。如果其他人看起來很猶豫，請詢問他們的意見。確保團隊中的每個人都有機會暢所欲言，而不僅僅是專注於外向的成員。您可以舉辦即時民意調查，以便一些內向的人可以直接分享他們的意見。
- 進展
您應該用總結來結束會議，並告知後續步驟的行動。 並且，會議後的跟進是至關重要的部分，您可以考慮做出最終決定並將其記錄下來。
成功舉辦介紹會議的技巧
成功的介紹會 - 來源：freepik- 使用交互式演示工具
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有十幾種方法可以做到這一點，但我們建議使用以下大綱來快速打破僵局：
- 從介紹投影片開始。
- 透過分數和排行榜來進行有關您自己的測驗，讓事情變得更有趣。
- 最後以問答幻燈片結束，每個人都可以詢問他們一直想知道的關於您的事情。
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- 以“我們"
The team works on the collaboration between team members to achieve common goals, not to show personal talents. Therefore, it is significant to emphasize the sense of "we" culture. Try to use "we: rather than "I" as much as possible in your introductory slides and the entire meetings, except for the personal introduction. This ultimately encourages the team to collaborate more efficiently because they understand they are sharing a coherent vision and are more dedicated to working for the team rather than for themselves.
- 招待你的隊友
How to kick off the introductory meetings in the most exciting ways? As all the members are new to each other, as a host, you can consider starting with some quick icebreakers. You can also set up 2 to 3 games and quizzes, and brainstorming sessions to let others have time to share their personality, talents, and thinking; communicate and work with others to improve team cohesion and workplace culture and connection. For example, you can try some games like 欣賞圈, 尋寶遊戲， 你會寧願...
- 時間管理
Usually, highly productive meetings can last from 15- 45 minutes, especially introductory meetings, which should be controlled in 30 minutes. It is enough time for new teammates to get to know each other, introduce themselves briefly, and collaborate with each other in a few simple and fun team-building activities. You also have set time limits for different sections to make sure your time isn't running out while you still have a lot to cover.
關鍵要點
It is beneficial for your team to start teamwork with a new team by taking advantage of introductory meetings. Setting up a very first meeting can be challenging and intimidating. When you are in the preparation process, don’t hesitate to seek support even if you are a PowerPoint master. You can definitely make your work easier and save your day with 幻燈片。
常見問題
您在介紹性會議上談論什麼？
1. 破冰活動－從一個有趣的破冰問題或活動開始，幫助人們放鬆。保持輕鬆！2. 專業背景 - 讓每個人分享迄今為止的職業歷程，包括過去的角色和經驗。3. 技能和興趣－除了工作技能之外，找出團隊成員在朝九晚五之外的嗜好、熱情或專業領域。4. 團隊結構 - 概述角色以及誰在高層負責什麼。闡明團隊如何合作。5. 目標和優先事項 - 未來 6-12 個月的團隊和組織目標是什麼？個人角色如何貢獻？
您如何組織介紹性會議？
以下是組織介紹性會議的一種方法：1. 歡迎和破冰活動（5-10 分鐘）2. 介紹（10-15 分鐘）3. 團隊背景（5-10 分鐘）4. 團隊期望（5-10 分鐘）5. 問答（5 分鐘）
開會時你說什麼？
以下是關於在介紹性會議開始時應該說什麼的一些建議：.1. 歡迎及介紹：“歡迎大家，感謝你們今天加入我們。我們很高興能夠開始這一活動”2. 破冰活動開始：“好吧，讓我們放鬆一下，問一個簡單的破冰問題……”3. 後續步驟預覽：“今天之後我們將跟進行動項目並開始規劃我們的工作”
標籤： 商務會議
