Welkom by die wêreld van produktiewe vergaderings! As professionele mense weet ons almal hoe belangrik vergaderings is om resultate te behaal, besluite te neem en op koers te bly. Nie almal is egter van goeie gehalte nie en word verkies.
Dikwels, wanneer hulle oor vergaderings gevra word, reageer baie mense met kopskuddende of geïrriteerde versugtinge weens hul ondoeltreffendheid. Hulle bevind hulself vas in onproduktiewe sessies wat hul energie en tyd tap. Dit is hoekom ons vandag gaan leer hoe om 'n goeie vergadering te hou!
Laat ons begin!
Begin jou vergadering met AhaSlides.
Kry gratis sjablone vir jou vergaderings! Sluit gratis aan en neem wat jy wil hê uit die sjabloonbiblioteek!
🚀 Skep gratis rekening ☁️
Wat maak 'n goeie vergadering?
Vergaderings is onteenseglik 'n noodsaaklike deel van enige besigheid of organisasie. Hulle is 'n platform vir individue om bymekaar te kom, idees uit te ruil, besluite te neem en na 'n gemeenskaplike doel te werk.
'n Goeie vergadering is een wat goed georganiseer, produktief is, gewenste uitkomste bereik, en laat alle deelnemers gehoor en gewaardeer voel.
Hier is 'n paar faktore wat 'n goeie vergadering skep:
- Dit het 'n duidelike doel. 'n Goeie vergadering begin met 'n duidelike agenda wat die doel daarvan aandui, tesame met die vergadering se doelwitte en verwagte uitkomste, wat help om die vergadering op koers te hou en verseker dat alle deelnemers bewus is van hul take.
- Dit bevorder effektiewe kommunikasie. ’n Goeie vergadering vereis effektiewe kommunikasie. Alle deelnemers sal geleenthede kry om hul gedagtes en idees uit te druk, en bespreking moet aangemoedig word met aktiewe luister en respekvolle dialoog.
- Dit het duidelike uitsette en opvolgaksies. Daarsonder is die vergadering onproduktief en ondoeltreffend aangesien deelnemers onseker sal wees oor hul volgende stappe. Van daar af is dit moeilik om doeltreffendheid na enige opvolgvergadering te bring.
Meer wenke met AhaSlides
- Vergaderings in Besigheid | 10 Algemene tipes en beste praktyke
- Beste manier om aan te bied Inleidende vergaderings
- 11 stappe om 'n suksesvolle uit te voer Strategiese Bestuursvergadering
8 wenke om 'n goeie vergadering te hou
Natuurlik, om 'n goeie vergadering soos bogenoemde te hou en nie die tyd en moeite van die deelnemers te mors nie, moet jy die voorbereiding en opvolging voor, tydens en na die vergadering oorweeg. Neem kennis van hierdie stappe sal 'n gladde en suksesvolle uitkoms waarborg.
Voor die vergadering - Hou 'n goeie vergadering
1/ Definieer die doel en tipe van die vergadering
Die doel, doelwitte en tipe van die vergadering moet gedefinieer word en verseker word dat dit deur alle deelnemers verstaan word. Niemand wil vir 10 minute na 'n vergadering kom en steeds nie bewus is van hul verantwoordelikheid en wat is die punt van bespreking hier nie. Sommige tipes vergaderings dien slegs spesifieke doeleindes soos
- Besluitnemingsvergaderings. Hulle word uitgevoer wanneer besluite en aksies nodig is.
- Probleemoplossingsvergaderings. Hulle word geroep om 'n oplossing vir 'n probleem/krisis te vind.
- Dinkskrumvergaderings. Hulle is 'n plek om baanbrekende nuwe idees in te samel met bydraes van lede.
2/ Hou 'n agenda
Maak seker jy het 'n vergadering agenda en stuur dit voor die vergadering aan alle deelnemers uit, wat die deelnemers sal help om die doel, doelwitte en verwagte uitkomste van die vergadering te verstaan. Dit dien ook as 'n gids om hulle te help om nodige inligting en dokumente soos verslae, data, aanbiedings of ander relevante dokumente proaktief in te samel.
3/ Stel die grondreëls vas
Die grondreëls is riglyne of norme wat vooraf deur alle deelnemers ooreengekom word en help om 'n produktiewe en respekvolle omgewing vir bespreking te skep. Dit kan insluit die aanmoediging van aktiewe luister, respek vir diversiteit, beperkte tyd vir bespreking, ens.
Tydens die vergadering - Hou 'n goeie vergadering
4/ Begin met 'n ysbreker-speletjie
Begin met 'n kreatiewe ysbreker is 'n goeie manier om die spanning te verlig en almal in die regte bui te kry vir 'n spanvergadering. Om die ongemaklike oomblikke van stilte aan die begin van 'n vergadering te verbreek, kan help om die toon aan te gee vir 'n produktiewe en genotvolle sessie.
In plaas daarvan om op verouderde staat te maak, kan jy deelneem aan lighartige debatte, toevallige gesprekke of 'n regstreekse vasvra wat baie pret, kreatief, mededingend kan wees en maklik binne 'n kwessie van minute geskep kan word. So, hoekom nie iets nuuts probeer nie?
5/ Skep 'n ruimte vir samewerking
'n Spanvergadering is 'n waardevolle geleentheid om as 'n groep te bespreek en besluite te neem. In plaas daarvan om dadelik met nuwe idees vorendag te kom, moet spanlede hul voorbereide verslae, idees en perspektiewe na die tafel bring. Op hierdie manier kan die span saamwerk om tot 'n weldeurdagte en gesonde finale besluit te kom.
Die span kan dit dan oorweeg om 'n regstreekse opname te doen van die idees wat bespreek is en intydse terugvoer in te samel lewendige stembusse met meervoudigekeuse- of oopeindevrae van AhaSlides.
Deur 'n unieke QR-kode of skakel te gebruik, kan spanlede onmiddellik toegang verkry en hul insette verskaf, en resultate sal direk op die skerm vertoon word. Dit help om tydmors te vermy en verseker dat alle idees regverdig vasgelê word.
6/ Hou jou span betrokke
Moenie jou deelnemers die geleentheid gee om aandag af te lei deur hulle tydens die vergadering besig te hou nie. Jy kan 'n "aanlyn rondetafel" reël waar almal kan deelneem en bydra. Met skaam mense? Moenie bekommerd wees nie. Anoniem Q & A sal hierdie probleem oplos.
Moet ook nie vergeet om ruimte vir spontaneïteit toe te laat nie. Omdat 'n gesonde en aktiewe vergadering 'n ideale plek is vir nuwe oplossings en innovasies om na vore te kom. Breek die trae en stresvolle atmosfeer deur deelnemers aan te moedig om kreatief mee te dink woordwolk sal 'n interessante en effektiewe aktiwiteit wees. Probeer en sien.
Na die vergadering - Hou 'n goeie vergadering
7/ Eindig met duidelike opvolgaksies en tydlyne
Om die strategiese sessie af te sluit, maak seker dat elke deelnemer duidelikheid het oor hul volgende stappe.
Laat departemente bespreek:
- Watter maatstawwe sal hul vordering demonstreer? Wees spesifiek sodat vordering dopgehou kan word.
- Watter kruisfunksionele vennote het koördinering nodig om sukses te behaal? Sterk samewerking is die sleutel.
- Watter soort opdaterings sal opvolgvergaderings vereis? Berigte? Aanbiedings? Hou vooraf 'n dinkskrum oor uitkomste.
- Wanneer kan ons voorlopige resultate of inligting verwag? Stel ambisieuse dog haalbare sperdatums om die pas te handhaaf.
8/ Hou vergadering notules
Benodig altyd gedetailleerde, deeglike, duidelike en maklik om te verstaan notule van die vergadering aan deelnemers, die raad van direkteure, senior leiers en diegene wat dit nie kan bywoon nie, te stuur. Dit is nie net dokumente, 'n inhoudsbasis vir die volgende vergaderings nie, maar ook 'n wetlike basis (indien nodig).
Belangrike take
Hopelik, die wenke vir 'n goeie vergadering wat AhaSlides hierbo gedeel is nie te ingewikkeld nie. Hou in gedagte dat produktiewe vergaderings dié is waarin almal waardeer, gehoor en aangemoedig voel om te praat. Die vergadering moet 'n omskrewe resultaat lewer en die beoogde doel dien. Na die vergadering aanvaar almal hul rolle en verbind hulle om die bespreekte planne te volg.
