11 stappe om 'n suksesvolle strategiese bestuursvergadering te hou

A strategiese bestuursvergadering is een van die beste metodes wat hoëprestasiespanne help om werkskwaliteit sowel as produktiwiteit te hersien en te verbeter om die beste resultate vir die besigheid te skep. Hierdie artikel sal jou alles gee wat jy moet weet oor 'n strategiese bestuursvergadering en hoe om 'n vergadering effektief te open. 

INHOUDSOPGAWE

• #1 - Wat is 'n Strategiese Bestuursvergadering?
• #2 - Die voordele van 'n Strategiese Bestuursvergadering
• #3 - Wie moet 'n Strategiese Bestuursvergadering bywoon? 
• #4 - Hoe om 'n doeltreffende strategiese bestuursvergadering te hou (SMM-plan)

Wat is 'n Strategiese Bestuursvergadering?

Strategiese vergaderingsbestuur (SMM) Is 'n bestuursmodel wat fokus op die algehele strategie van 'n maatskappy, wat prosesbestuur, begroting, kwaliteit, standaarde en verskaffers insluit om werksdoeltreffendheid en besigheidsprestasie te evalueer.

Hierdie vergadering kan elke kwartaal plaasvind en kan data benodig wat van 'n bemarkingstrategievergadering, besigheidstrategievergadering of verkoopsstrategievergadering ingesamel word.

In kort,die doel van strategiese vergaderings is om uit te vind hoe om 'n maatskappy se hulpbronne die beste te gebruik om spesifieke doelwitte en doelwitte te bereik.

Meer werkwenke met AhaSlides

• Vergaderings In Besigheid| 10 tipes en beste praktyke
• Beste 8 wenke om Hou 'n goeie vergadering
• Strategiese Bestuursvergadering

Kry gratis vergaderingsjablone wat lewendige gesprekke aanwakker!

Teken gratis in en neem gratis wat jy wil hê

🚀 Gratis sjablone ☁️

Die voordele van 'n Strategiese Bestuursvergadering

'n Strategiese bestuursvergadering help nie net deelnemers om meer proaktief te wees met hul werk van betyds opdaag en dokumente en vrae voorberei om tydens strategiese beplanning te vra nie, maar bring ook 5 voordele soos volg:

Verminder koste

Baie organisasies het oorgeskakel na die strategiese bestuursvergaderingraamwerk. Die SMM-plan help maatskappye om nou laekoste (selfs gratis) gereedskap en dienste te gebruik om data tussen vergaderings te kruisanaliseer om te sien wat werk, wat nie, en wat goed kan doen. 

Dit help om hulpbronne so wys en doeltreffend moontlik te bestee, toe te ken en te belê.

Bespaar tyd en energie

Beplanning van effektiewe vergaderings laat departemente of deelnemers toe om die doel van die strategiese bespreking te verstaan ​​en wat hulle nodig het om voor te berei en by te dra.

Byvoorbeeld, watter dokumente hulle sal bring, watter syfers om voor te lê en watter take of oplossings na die vergadering getrek moet word.

Om take af te breek om vir die vergadering voor te berei, spaar baie tyd en moeite deur nie te raas of 'n kritiek te word op wie se skuld nie, maar die doel van die vergadering te vergeet.

Verhoog onderhandelingskrag

Tydens die vergadering sal argumente of meningsverskille nie vermy word nie. Dit verhoog egter spanlede se onderhandelingsvermoë deurdat dit die beste oplossing moet bespreek en uitvind om probleme vir kliënte en besighede op te los. Jy sal dalk verbaas wees om 'n uitstekende onderhandelaar in jou span te vind!

Bestuur risiko's 

Niemand wil 'n vergadering bywoon wat halfpad gekanselleer sal word omdat daar geen data of probleemoplossing is nie.

Daarom beteken 'n opvolgvergadering dat almal data van vorige vergaderings moet beplan, insamel en lewer, daardie data moet ontleed en help om daardie ontleding in uitvoerbare volgende stappe te vertaal. Hierdie aktiwiteite maak seker om risiko's beter te bestuur. Of selfs maak die vergadering meer produktief of meer doelgerig as die vorige. 

Hou begrotings en hulpbronne fyn dop

Die hou van effektiewe spanvergaderings sal hulpbronne kan monitor en aanpas en ingeligte begrotingsbesluite kan neem. Strategiehersieningsvergaderings sal help om departemente of programme uit te lig wat dalk addisionele befondsing benodig om suksesvol te wees. Hulle is ook 'n goeie plek om te sien of jy jou begroting of jou arbeidsmag moet verhoog/verklein.

Wie moet 'n Strategiese Bestuursvergadering bywoon? 

Die mense wat nodig is om by die vergadering te verskyn, sal die hoëres wees soos bv die HUB (Besturende Direkteur, Uitvoerende Direkteur, Stadsbestuurder, ens.) en die projek se direkte bestuurder.

Daar word van sleutelspelers verwag om inspraak te hê in beplanning, maar nie almal is letterlik aan die tafel nie.

Te veel mense in die kamer kan tot stres, chaos en verwarring lei. As jy veelvuldige mense het wat by hierdie proses betrokke wil wees, sluit hulle in op 'n manier soos Om werknemersmenings in te samel deur opnames en om iemand in die vergadering te hef om te verseker dat hierdie data op die tafel kom en as deel van die proses beskou word.

Hoe om 'n doeltreffende strategiese bestuursvergadering (SMM-plan) te hou 

Om te verseker dat jou strategiese bestuursvergaderings boeiend en produktief is, begin met behoorlike beplanning. Met hierdie stappe

Vergadering Voorbereiding

Onthou om hierdie riglyne te volg vir die beplanning van 'n vergadering met 4 stappe:

• Beplan 'n tyd en versamel die nodige data/verslag

Beplan en maak seker dat jy alle leiers en sleutelwerknemers nooi wat nodig is om hierdie vergadering by te woon. Maak seker dat die mense in die vertrek mense is wat aktief aan die vergadering kan deelneem.

Versamel terselfdertyd die nodige data en verslae, werk statusaanwysers op, en selfs vrae wat tydens die vergadering beantwoord moet word. Maak seker dat voorleggings nie te naby aan die vergaderingsdatum is nie, sodat almal deur die mees onlangse data kan gaan en 'n ontleding kan skryf oor opkomende neigings of kwessies.

• Plan Agenda Sjabloon

’n Agenda help jou en die deelnemers om op koers te bly. Idees vir vergaderingagenda sal antwoorde op die vrae verseker:

• Hoekom het ons hierdie vergadering?
• Wat moet ons bereik wanneer die vergadering verby is?
• Wat is die volgende stappe wat ons moet neem?

Onthou dat a agenda vir strategiese bestuursvergaderings kan wees soos 'n hersiening van doelwitte, maatreëls en inisiatiewe, die validering van die strategie en die voortsetting van huidige strategiese rigting en projekte.

Hier is 'n voorbeeld agenda:

1. 9.00:9.30 - XNUMX:XNUMX: Oorsig van die doel van die vergadering
2. 9.30:11.00 - XNUMX:XNUMX: Her-evalueer die hele proses
3. 1.00:3.00 - XNUMX:XNUMX: Bywerkings van departemente en leiers
4. 3.00:4.00 - XNUMX:XNUMX: Uitstaande uitgawes
5. 4.00:5.00 - XNUMX:XNUMX: Oplossings gegee
6. 5.00:6.00 - XNUMX:XNUMX: Aksieplan
7. 6.00:6.30 - XNUMX:XNUMX: QnA-sessie
8. 6.30:7.00 - XNUMX:XNUMX: Afsluiting

• Stel die grondreëls

Jy kan reëls stel vir almal om voor die vergadering voor te berei.

Byvoorbeeld, as hulle nie kan bywoon nie, moet hulle eerder 'n assistent stuur. 

Of deelnemers moet orde hou, die spreker respekteer, nie onderbreek nie (ens.)

• Maandeliks All-hande vergaderings

Soos hierbo genoem, is 'n strategiese bestuurskonferensie 'n groot geleentheid wat gewoonlik elke kwartaal gehou word. Dus, as jy wil hê jou personeel moet vertroud raak met hierdie praktyk en so voorbereid as moontlik wees. Jy moet die vergadering hersien en maandelikse vergaderings met alle hande reël om personeel op te dateer met enige nuwe aankondigings wat nie geskik is vir e-pos nie en om maatskappydoelwitte te stel en vordering na bestaandes na te spoor.

• Voer Projek-afskopvergadering uit

As 'n allehande vergadering sal personeel help om kennis te maak en data vir strategiese bestuur voor te berei dan is 'n projekafskopvergadering die eerste ontmoeting tussen die kliënt wat 'n projek bestel het en die maatskappy wat dit tot lewe sal bring. Hierdie vergadering sal slegs sleutelspelers benodig om die grondslae van die projek, sy doel en sy doelwitte te bespreek.

Die vergadering

• Definieer vergaderingsdoel en gewenste uitkomste

’n Strategiese beplanningsvergadering kan heeltemal verkeerd loop as dit gehou word sonder om aan almal gedefinieerde doelwitte en veeleisende uitsette te gee. Daarom is die eerste stap om 'n duidelike, tasbare doelwit vir die vergadering te definieer.

Enkele voorbeelde van duidelike doelwitte:

• 'n Strategie op sosiale media om 'n jonger gehoor te bereik. 
• 'n Plan om 'n nuwe produk, 'n nuwe kenmerk te ontwikkel.

Jy kan ook spesifieke strategiese bestuursvergadering-onderwerpe as deel van jou doelwitte stel, soos besigheidsgroei in die tweede helfte van die jaar.

Wees so spesifiek as moontlik met jou doelwit. Op dié manier is dit makliker vir almal om aan te hou werk en die regte besluite te neem.

• Breek die ys 

Met die verandering in die manier van werk na twee jaar van die pandemie, moet maatskappye altyd gereed wees met virtuele vergaderings en tradisionele vergaderings gekombineer. Mense wat via rekenaarskerms kommunikeer terwyl ander by die kantoor sit, sal jou medewerkers soms minder opgewonde en ontkoppel laat voel.

Daarom benodig jy 'n spanvergadering met ysbrekers en bindingsaktiwiteite aan die begin van die vergadering om die atmosfeer op te warm.

• Maak die vergadering interaktief

Om jou span ten volle in die strategiesessie te belê, vereis die bevordering van ware interaktiwiteit. Eerder as selfstandige aanbiedings, probeer om te verdeel in uitbreekpunte waar verskillende departemente kan dinkskrum oor oplossings vir onlangse struikelblokke.

Gee aan elke groep 'n uitdaging wat jou maatskappy in die gesig staar. Laat dan hul kreatiwiteit op hol – hetsy deur spanbou-speletjies, vinnige meningspeilings of deurdagte besprekingsvrae. Hierdie deel van perspektiewe in 'n laerdruk-formaat kan onverwagte insigte laat ontstaan.

Wanneer jy weer byeenkom, versoek gestruktureerde dog oop terugvoer van elke uitbreking. Herinner almal daar is geen "verkeerde" idees op hierdie stadium nie. Jou doel is om alle perspektiewe te verstaan ​​om uiteindelik saam struikelblokke te oorkom.

• Identifiseer potensiële uitdagings

Wat gebeur as die vergadering verby die toegelate tyd gaan? Wat as die leierspan afwesig moet wees om ander onverwagte kwessies te hanteer? As almal besig is om ander te blameer en nie die gewenste uitsette te kry nie?

Lys asseblief alle moontlike risiko's met oplossings om goed voor te berei!

Oorweeg dit byvoorbeeld om 'n afteltydhouer vir spesifieke agenda-items of aanbiedings te gebruik. 

• Gebruik Online Tools 

Die gebruik van beelde en gereedskap is 'n moet vandag in 'n vergadering as jy idees maklik en vinnig wil kommunikeer. Verslae en statistieke sal ook visueel aangebied word en is maklik om te verstaan ​​danksy hierdie hulpmiddels. Dit moedig ook mense aan om insette te lewer en help jou om vinnige besluite te neem deur intydse terugvoer te kry. U kan gratis nutsmiddels en sjabloonverskaffers soos AhaSlide, Miro en Google Slide vind.

Byvoorbeeld, Gebruik Interaktiewe aanbiedingsen instrumente soos meningspeilings en opnames om kreatiewe idees te genereer en dit intyds te vertoon.

• Afsluiting met Stadsaalvergadering-formaat 

Kom ons sluit die vergadering af met 'n V&A-sessie in Teie Saalvergadering-formaat.

Deelnemers kan die vrae stel wat hulle wil hê en onmiddellike antwoorde van leiers kry. Dit bewys dat leiers nie net gesiglose besluitnemers is nie, maar bedagsame denkers is wat nie net die maatskappy se belange eerste stel nie, maar ook aan die belange van hul werknemers dink.

• Wenke vir die fasilitering van 'n Strategiese Bestuursvergadering

Benewens die stappe hierbo, is hier 'n paar klein notas om jou te help hoe om 'n strategiese beplanningsessie beter te organiseer:

• Maak seker dat almal aan die bespreking deelneem.
• Maak seker dat almal aktief luister.
• Maak seker dat almal hul spanwerkvaardighede toepas.
• Werk om die opsies so min as moontlik te verklein.
• Moenie bang wees om 'n stemming te vra om die vlak van mening en konsensus te sien nie.
• Wees kreatief! Strategiese beplanning is 'n tyd om kreatiwiteit te verken en die reaksies en oplossings vir situasies van die hele span te sien.

In Opsomming

Om 'n suksesvolle strategiese bestuursvergadering te hou. Jy moet elke stap van mense, dokumente, data en gereedskap goed voorberei. Verskaf 'n agenda en hou daarby sodat deelnemers weet wat hulle gaan doen en watter take gegee sal word. 

AhaSlide hoop om al die antwoorde te verskaf op jou vrae oor hoe om 'n strategiese beplanningsessie te lei. Hoop jy geniet die wenke en hulptegnieke wat in hierdie artikel uiteengesit word om strategiese bestuursvergaderings en groepaktiwiteite aktief en produktief te hou, hetsy vanlyn of aanlyn.

Algemene vrae

Tags: Besigheidsvergadering

Deel