የስብሰባ ደቂቃዎች፡ ምርጥ የአጻጻፍ መመሪያ፣ ምሳሌዎች (+ ነፃ አብነት) በ2024

ስብሰባዎች በንግዶች እና በድርጅቶች ውስጥ ወሳኝ ሚና ይጫወታሉ፣ ጉዳዮችን ለመወያየት እና ለመፍታት እና ውስጣዊ ጉዳዮችን በማስተዳደር እድገትን ለማምጣት መድረክ ሆነው ያገለግላሉ። ምናባዊም ሆነ በአካል የእነዚህን ስብሰባዎች ይዘት ለመያዝ፣ የስብሰባ ደቂቃዎች or የስብሰባ ደቂቃዎች (MoM) በማስታወሻዎች, የተወያዩ ዋና ዋና ርዕሰ ጉዳዮችን በማጠቃለል እና የተደረሱ ውሳኔዎችን እና የውሳኔ ሃሳቦችን በመከታተል ረገድ ወሳኝ ናቸው.

ይህ ጽሑፍ ውጤታማ የስብሰባ ደቂቃዎችን በመጻፍ፣ ምሳሌዎችን እና አብነቶችን እንዲሁም መከተል ያለብን ምርጥ ልምዶችን ይመራዎታል።

ዝርዝር ሁኔታ

• የስብሰባ ደቂቃዎች ምንድን ናቸው?
• ደቂቃ ተቀባይ ማን ነው?
• የስብሰባ ደቂቃዎችን እንዴት እንደሚጽፉ
• የስብሰባ ደቂቃዎች ምሳሌዎች (+ አብነቶች)
• ጥሩ የስብሰባ ደቂቃዎችን ለመፍጠር ጠቃሚ ምክሮች
• ቁልፍ Takeaways

ተስፋ እናደርጋለን፣ ይህ ጽሑፍ ከአሁን በኋላ የስብሰባ ደቂቃዎችን የመጻፍ ፈተና እንዳይሰማዎት ይረዳዎታል። እና በእያንዳንዱ ስብሰባዎ ላይ ከሚከተሉት ጋር ፈጠራ እና መስተጋብራዊ መሆንዎን አይርሱ፡-

• AhaSlides የህዝብ አብነት
• የፕሮጀክት Kickoff ስብሰባ
• የስትራቴጂክ አስተዳደር ስብሰባ
• በንግድ ውስጥ ስብሰባዎች|10 አይነቶች እና ምርጥ ልምዶች
• የስብሰባ አጀንዳ| 8 ቁልፍ እርምጃዎች፣ ምሳሌዎች እና ነጻ አብነቶች
• የስብሰባ ግብዣ ኢሜል| ምርጥ ምክሮች፣ ምሳሌዎች እና አብነቶች
• AI የመስመር ላይ ጥያቄዎች ፈጣሪ | ጥያቄዎችን ቀጥታ ያድርጉ | 2024 ይገለጣል
• ነፃ የቃል ደመና ፈጣሪ
• በ14 በትምህርት ቤት እና በስራ ላይ 2024 ምርጥ መሳሪያዎች ለአእምሮ ማጎልበት
• የደረጃ አሰጣጥ ልኬት ምንድን ነው? | ነጻ የዳሰሳ ልኬት ፈጣሪ
• የዘፈቀደ ቡድን ጄኔሬተር | 2024 የዘፈቀደ ቡድን ሰሪ ይገለጣል

የስብሰባ ደቂቃዎች ምንድን ናቸው?

የስብሰባ ደቂቃዎች በስብሰባ ወቅት የተከሰቱት ውይይቶች፣ ውሳኔዎች እና የተግባር ጉዳዮች የጽሁፍ መዝገብ ናቸው። 

• ለሁሉም ተሳታፊዎች እና መሳተፍ ለማይችሉ እንደ ማጣቀሻ እና የመረጃ ምንጭ ሆነው ያገለግላሉ።
• ጠቃሚ መረጃ እንዳይረሳ እና ሁሉም ሰው ስለተነጋገረው እና ምን እርምጃዎች መወሰድ እንዳለበት በተመሳሳይ ገጽ ላይ እንዲገኙ ይረዳሉ.
• እንዲሁም በስብሰባው ወቅት የተደረጉ ውሳኔዎችን እና ቃላቶችን በመመዝገብ ተጠያቂነት እና ግልጽነት ይሰጣሉ.

ደቂቃ ተቀባይ ማን ነው?

ደቂቃ ተቀባዩ በስብሰባው ወቅት የተደረጉ ውይይቶችን እና ውሳኔዎችን በትክክል የመመዝገብ ሃላፊነት አለበት።

ሥራውን የሚያከናውን የአስተዳደር መኮንን፣ ጸሐፊ፣ ረዳት ወይም ሥራ አስኪያጅ፣ ወይም የበጎ ፈቃደኛ ቡድን አባል ሊሆኑ ይችላሉ። ደቂቃ ፈላጊው ጥሩ አደረጃጀት እና ማስታወሻ መያዝ እና ውይይቶችን በብቃት ማጠቃለል የሚችል መሆኑ አስፈላጊ ነው።

አስደሳች የስብሰባ መገኘት AhaSlides

ሰዎች በተመሳሳይ ጊዜ እንዲሰበሰቡ ያድርጉ

በእያንዳንዱ ጠረጴዛ ላይ ከመምጣት እና ሰዎች ካልመጡ 'ከመፈተሽ' ይልቅ፣ አሁን፣ የሰዎችን ትኩረት መሰብሰብ እና በይነተገናኝ ጥያቄዎችን በመጠየቅ መገኘታቸውን ማረጋገጥ ይችላሉ። AhaSlides!

🚀 ነፃ አብነቶችን ያግኙ ☁️

የስብሰባ ደቂቃዎችን እንዴት እንደሚጽፉ

ውጤታማ የስብሰባ ደቂቃዎች በመጀመሪያ, ተጨባጭ መሆን አለባቸው, የስብሰባው ተጨባጭ መዝገብ መሆን አለባቸው፣ እና የግል አስተያየቶችን ወይም የውይይት ግላዊ ትርጓሜዎችን ያስወግዱ። በመቀጠል፣ አጭር ፣ ግልጽ እና ለመረዳት ቀላል መሆን አለበት ፣በዋና ነጥቦቹ ላይ ብቻ ያተኩሩ, እና አላስፈላጊ ዝርዝሮችን ከመጨመር ይቆጠቡ. በመጨረሻም፣ ትክክለኛ መሆን አለበት እና ሁሉም የተቀዳው መረጃ ትኩስ እና ተዛማጅ መሆኑን ማረጋገጥ አለበት።

የስብሰባ ቃለ ጉባኤን በሚከተለው ቅደም ተከተል ወደ ዝርዝር ሁኔታ እንሂድ!

8 የስብሰባ ደቂቃዎች አስፈላጊ አካላት

1. የስብሰባው ቀን፣ ሰዓት እና ቦታ
2. የተሰብሳቢዎች ዝርዝር እና መቅረት ማንኛውም ይቅርታ
3. የስብሰባው አጀንዳ እና አላማ
4. የተደረጉ ውይይቶች እና ውሳኔዎች ማጠቃለያ
5. ማንኛውም የተወሰደ ድምጽ እና ውጤታቸው
6. የድርጊት እቃዎች፣ ተጠያቂውን አካል እና የማጠናቀቂያ ጊዜን ጨምሮ
7. ማንኛውም ቀጣይ እርምጃዎች ወይም ክትትል ንጥሎች
8. የስብሰባውን መዝጊያ ወይም መዘግየት

ውጤታማ የስብሰባ ደቂቃዎችን ለመጻፍ ደረጃዎች

1/ ዝግጅት

ከስብሰባው በፊት, ከስብሰባው አጀንዳ እና ከሚመለከታቸው የጀርባ ቁሳቁሶች ጋር እራስዎን ይወቁ. እንደ ላፕቶፕ፣ ማስታወሻ ደብተር እና እስክሪብቶ ያሉ ሁሉም አስፈላጊ መሳሪያዎች እንዳሉዎት ያረጋግጡ። እንዲሁም ምን አይነት መረጃ ማካተት እንዳለበት እና አንዱን እንዴት እንደሚቀርጽ ለመረዳት ያለፈውን የስብሰባ ቃለ ጉባኤ መከለስ ጥሩ ሀሳብ ነው።

2/ ማስታወሻ መያዝ

በስብሰባው ወቅት በተደረጉ ውይይቶች እና ውሳኔዎች ላይ ግልጽ እና አጭር ማስታወሻዎችን ይውሰዱ. ጠቅላላውን ስብሰባ በቃላት ከመገልበጥ ይልቅ ቁልፍ ነጥቦችን፣ ውሳኔዎችን እና የተግባር እቃዎችን በመያዝ ላይ ማተኮር አለብህ። የተናጋሪዎችን ስም ወይም ማናቸውንም ቁልፍ ጥቅሶች እና ማናቸውንም የተግባር እቃዎች ወይም ውሳኔዎች ማካተትዎን ያረጋግጡ። እና ሌሎች እንዳይረዱ በሚያደርግ አህጽሮተ ቃል ወይም አጭር እጅ ከመጻፍ ተቆጠቡ።

3/ ቃለ ጉባኤውን ያደራጁ

ከስብሰባ በኋላ ወጥነት ያለው እና አጭር ማጠቃለያ ለመፍጠር ማስታወሻዎችዎን ይገምግሙ እና ያደራጁ። ደቂቃዎችን ለማንበብ ቀላል ለማድረግ አርዕስቶችን እና ነጥቦችን መጠቀም ይችላሉ። የውይይቱን የግል አስተያየቶች ወይም ተጨባጭ ትርጓሜዎችን አይውሰዱ። በስብሰባው ወቅት በተደረጉት እውነታዎች እና በተስማሙት ላይ አተኩር።

4/ ዝርዝሩን መቅዳት

የስብሰባ ደቂቃዎችዎ እንደ ቀን፣ ሰዓቱ፣ ቦታ እና ተሳታፊዎች ያሉ ሁሉንም አስፈላጊ ዝርዝሮችን ማካተት አለባቸው። እና የተወያዩባቸውን ማንኛቸውም አስፈላጊ ርዕሶችን፣ ውሳኔዎችን እና የተሰጡ የድርጊት ንጥሎችን ጥቀስ። የተወሰዱ ድምጾችን እና የማንኛውም ውይይቶችን ውጤት መመዝገብዎን ያረጋግጡ።

5/ የተግባር እቃዎች

ተጠያቂው ማን እንደሆነ እና የሚጠናቀቅበትን ቀነ-ገደብ ጨምሮ የተመደቡትን ማንኛውንም የተግባር እቃዎች መዘርዘርዎን ያረጋግጡ። ይህ የስብሰባ ቃለ ጉባኤ ወሳኝ አካል ነው፣ ምክንያቱም ሁሉም ሰው ያለባቸውን ሀላፊነቶች እና የሚጠናቀቅበትን ጊዜ እንደሚያውቅ ያረጋግጣል።

6/ ግምገማ እና ስርጭት

ደቂቃዎችን ለትክክለኛነት እና ሙሉነት መገምገም እና ማንኛውንም አስፈላጊ ማሻሻያ ማድረግ አለብዎት። ሁሉም ቁልፍ ነጥቦች እና ውሳኔዎች መታዘባቸውን ያረጋግጡ። ከዚያ፣ ደቂቃዎችን በአካልም ሆነ በኢሜይል ለሁሉም ተሳታፊዎች ማሰራጨት ትችላለህ። እንደ የተጋራ አንፃፊ ወይም ደመና ላይ የተመሰረተ የማከማቻ መድረክ ለቀላል ተደራሽነት የደቂቃዎቹን ቅጂ በተማከለ ቦታ ያከማቹ።

7/ ክትትል

ከስብሰባው የተገኙ የድርጊት ነጥቦች ተከታትለው በፍጥነት መጠናቀቁን ያረጋግጡ። ሂደቱን ለመከታተል እና ውሳኔዎች ተግባራዊ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ደቂቃዎችን ይጠቀሙ። ተጠያቂነትን ለመጠበቅ እና ስብሰባው ውጤታማ እና ውጤታማ መሆኑን ያረጋግጣል።

የስብሰባ ደቂቃዎች ምሳሌዎች (+ አብነቶች)

1/ የስብሰባ ደቂቃዎች ምሳሌ፡ ቀላል የስብሰባ አብነት

የቀላል የስብሰባ ደቂቃዎች ዝርዝር እና ውስብስብነት በስብሰባው ዓላማ እና በድርጅትዎ ፍላጎቶች ላይ ይመሰረታል። 

በአጠቃላይ ቀላል የስብሰባ ደቂቃዎች ለውስጣዊ ዓላማዎች ጥቅም ላይ ይውላሉ እና እንደ ሌሎች የስብሰባ ደቂቃዎች አይነት መደበኛ ወይም ሁሉን አቀፍ መሆን አያስፈልጋቸውም። 

ስለዚህ፣ አስቸኳይ ፍላጎት ካሎት እና ስብሰባው በቀላል፣ በጣም አስፈላጊ ባልሆነ ይዘት ላይ የሚያጠነጥን ከሆነ የሚከተለውን አብነት መጠቀም ይችላሉ።

የስብሰባ ርዕስ፡-[የስብሰባ ርዕስ አስገባ]   ቀን: [ቀን አስገባ]  ሰዓት:[ጊዜ አስገባ]   አካባቢ:[አካባቢ አስገባ]   ተሳታፊዎች:[የተመልካቾችን ስም አስገባ]   ስለ መቅረት ይቅርታ [ስሞችን አስገባ] አጀንዳ: [አጀንዳ ንጥል 1 አስገባ] [አጀንዳ ንጥል 2 አስገባ] [አጀንዳ ንጥል 3 አስገባ] የስብሰባ ማጠቃለያ፡- [በስብሰባው ወቅት የተደረጉትን ውይይቶች እና ውሳኔዎች ማጠቃለያ፣ ማንኛውም ቁልፍ ነጥቦችን ወይም የድርጊት ነጥቦችን አስገባ።] የድርጊት እቃዎች  [በስብሰባው ወቅት የተመደቡትን ማንኛውንም የተግባር እቃዎች ዝርዝር አስገባ፣ ተጠያቂው አካል እና የማጠናቀቂያ ቀነ-ገደብ ጨምሮ።] ቀጣይ እርምጃዎች-  [በስብሰባው ወቅት ውይይት የተደረገባቸውን ማናቸውንም ቀጣይ እርምጃዎች ወይም ተከታይ ነገሮች አስገባ።] የመዝጊያ አስተያየቶች፡-  [የስብሰባውን መዝጊያ ወይም የእረፍት ጊዜ አስገባ።] ተፈርሟል: [የሚፈጀውን ሰው ፊርማ አስገባ]

2/ የስብሰባ ደቂቃዎች ምሳሌ፡ የቦርድ ስብሰባ አብነት

የቦርዱ ስብሰባ ቃለ ጉባኤ ተቀርጾ ለሁሉም አባላት ይሰራጫል ይህም ውሳኔዎችን እና የድርጅቱን አቅጣጫዎች መዝገብ ያቀርባል. ስለዚህ, ግልጽ, የተሟላ, ዝርዝር እና መደበኛ መሆን አለበት. የቦርድ ስብሰባ ቃለ አብነት ይኸውና፡-

የስብሰባ ርዕስ፡-የዳይሬክተሮች ቦርድ ስብሰባ ቀን: [ቀን አስገባ] ሰዓት: [ጊዜ አስገባ] አካባቢ:[አካባቢ አስገባ] ተሳታፊዎች: [የተመልካቾችን ስም አስገባ] ስለ መቅረት ይቅርታ [በሌሉበት ይቅርታ የጠየቁትን ሰዎች ስም ያስገቡ] አጀንዳ: 1. ያለፈውን ስብሰባ ቃለ ጉባኤ ማጽደቅ  2. የፋይናንስ ሪፖርት ግምገማ  3. የስትራቴጂክ እቅድ ውይይት 4. ሌላ ማንኛውም ንግድ የስብሰባ ማጠቃለያ፡- 1. ያለፈውን የስብሰባ ቃለ ጉባኤ ማጽደቅ፡- [ከቀዳሚው ስብሰባ ዋና ዋና ነጥቦችን አስገባ ታይቶ ጸድቋል] 2. የፋይናንሺያል ሪፖርት ግምገማ፡ [የአሁኑን የፋይናንስ ሁኔታ ዋና ዋና ነጥቦችን እና ለወደፊቱ የፋይናንስ እቅድ ምክሮችን አስገባ] 3. የስትራቴጂክ እቅድ ውይይት፡- [ቦርዱ የተወያየበትን እና የድርጅቱን የስትራቴጂክ ፕላን ማሻሻያ አድርጓል] 4. ማንኛውም ሌላ ንግድ፡ (በአጀንዳው ውስጥ ያልተካተቱ ሌሎች አስፈላጊ ጉዳዮችን አስገባ) የድርጊት እቃዎች [በስብሰባው ወቅት የተመደቡትን ማንኛውንም የተግባር እቃዎች ዝርዝር አስገባ፣ ተጠያቂው አካል እና የማጠናቀቂያ ጊዜን ጨምሮ] ቀጣይ እርምጃዎች- ቦርዱ በ [ቀን አስገባ] ውስጥ ቀጣይ ስብሰባ ይኖረዋል። የመዝጊያ አስተያየቶች፡- ስብሰባው በ[Insert Time] ተቋርጧል። ተፈርሟል: [የሚፈጀውን ሰው ፊርማ አስገባ]

ይህ የመሠረታዊ የቦርድ ስብሰባ አብነት ነው፣ እና በእርስዎ ስብሰባ እና ድርጅት ፍላጎት ላይ በመመስረት ክፍሎችን ማከል ወይም ማስወገድ ሊፈልጉ ይችላሉ።

3/ የስብሰባ ደቂቃዎች ምሳሌ፡ የፕሮጀክት አስተዳደር አብነት 

ለፕሮጀክት አስተዳደር አብነት የስብሰባ ደቂቃዎች ምሳሌ ይኸውና፡

የስብሰባ ርዕስ፡- የፕሮጀክት አስተዳደር ቡድን ስብሰባ  ቀን: [ቀን አስገባ] ሰዓት: [ጊዜ አስገባ] አካባቢ:[አካባቢ አስገባ] ተሳታፊዎች: [የተመልካቾችን ስም አስገባ] ስለ መቅረት ይቅርታ [በሌሉበት ይቅርታ የጠየቁትን ሰዎች ስም ያስገቡ] አጀንዳ: 1. የፕሮጀክት ሁኔታ ግምገማ 2. የፕሮጀክት አደጋዎች ውይይት 3. የቡድን እድገት ግምገማ 4. ሌላ ማንኛውም ንግድ የስብሰባ ማጠቃለያ፡- 1. የፕሮጀክት ሁኔታን መገምገም፡ [በሂደቱ ላይ ማንኛውንም ማሻሻያ አስገባ እና ማናቸውንም መስተካከል ያለባቸውን ጉዳዮች ግለጽ] 2. የፕሮጀክት ስጋቶችን በተመለከተ ውይይት፡ [በፕሮጀክቱ ላይ ሊከሰቱ የሚችሉ ስጋቶችን እና እነዚያን አደጋዎች ለመቀነስ እቅድ አስገባ] 3. የቡድን ሂደትን መገምገም፡ [የተገመገመውን ሂደት አስገባ እና በተነሱ ጉዳዮች ላይ ተወያይቷል] 4 ማንኛውም ሌላ ንግድ፡ [በአጀንዳው ውስጥ ያልተካተቱ ሌሎች አስፈላጊ ጉዳዮችን አስገባ] የድርጊት እቃዎች [በስብሰባው ወቅት የተመደቡትን ማንኛውንም የተግባር እቃዎች ዝርዝር አስገባ፣ ተጠያቂው አካል እና የማጠናቀቂያ ጊዜን ጨምሮ] ቀጣይ እርምጃዎች- ቡድኑ በ [ቀን አስገባ] ውስጥ ቀጣይ ስብሰባ ይኖረዋል። የመዝጊያ አስተያየቶች፡- ስብሰባው በ[Insert Time] ተቋርጧል። ተፈርሟል: [የሚፈጀውን ሰው ፊርማ አስገባ]

ጥሩ የስብሰባ ደቂቃዎችን ለመፍጠር ጠቃሚ ምክሮች

እያንዳንዱን ቃል ስለመቅረጽ አትጨነቅ፣ ዋና ዋና ርዕሶችን፣ ውጤቶችን፣ ውሳኔዎችን እና የተግባር እቃዎችን በመመዝገብ ላይ አተኩር። ሁሉንም ቃላቶች ወደ አንድ ትልቅ መረብ ለመያዝ እንዲችሉ ውይይቶቹን በቀጥታ መድረክ ላይ ያስቀምጡ።AhaSlidesየሃሳብ ሰሌዳ ሊታወቅ የሚችል እና ቀላል መሳሪያ ነው። ሁሉም ሰው ሃሳቡን በፍጥነት እንዲያቀርብ. እንዴት እንደሚያደርጉት እነሆ፡-

ከእርስዎ ጋር አዲስ የዝግጅት አቀራረብ ይፍጠሩ AhaSlides ሒሳብ, ከዚያም በ "Poll" ክፍል ውስጥ የ Brainstorm ስላይድ ጨምር.

ይጻፉ የእርስዎን የውይይት ርዕስ, ከዚያም በስብሰባው ላይ ያለ ሁሉም ሰው መቀላቀል እና ሃሳቡን እንዲያቀርብ "Present" የሚለውን ይጫኑ።

ቀላል - አሰልቺ ይመስላል ፣ አይደል? ይህን ባህሪ አሁኑኑ ይሞክሩት፣ በጠንካራ ውይይቶች ስብሰባዎችዎን ለማመቻቸት ከሚረዱት ጠቃሚ ባህሪያት ውስጥ አንዱ ነው።

ሀስሊድስን ይሞክሩ

ቁልፍ Takeaways

የስብሰባ ቃለ ጉባኤው ዓላማ ስብሰባው ላይ መገኘት ላልቻሉት የስብሰባ ከፍተኛ ደረጃ መግለጫ ለመስጠት እንዲሁም የስብሰባውን ውጤት መዝግቦ መያዝ ነው። ስለዚህ, ቃለ-ጉባኤዎቹ የተደራጁ እና በቀላሉ ሊረዱት የሚችሉ መሆን አለባቸው, በጣም አስፈላጊ የሆኑትን መረጃዎች በግልጽ እና በአጭሩ በማጉላት.

መለያዎች: የንግድ ስብሰባ

አጋራ