Görüş Dəvət E-poçtu | Ən yaxşı məsləhətlər, nümunələr və şablonlar (100% pulsuz)

Yaxşı nədir görüş dəvəti e-poçtu misal?

Görüşlər komandanın effektivliyinin, koordinasiyasının və birliyinin vacib elementi ola bilər. Bir çox şirkətlər həftədə ən azı bir dəfə görüş keçirirlər, bu, sadəcə olaraq işçiləri ilə dərindən söhbət etmək üçün qeyri-rəsmi görüş və ya şirkətin gələcək planını və illik il sonu hesabatını müzakirə etmək üçün idarə heyətinin daha rəsmi iclası ola bilər. İnzibatçı məmurlar və ya rəhbərlər tərəfindən iştirakçılara və ya qonaqlara görüş dəvətnamələri göndərilməsi məcburidir.

Görüş dəvəti rəsmi görüşlərin effektiv və rəvan keçirilməsi üçün vacibdir. Görüş dəvətnamələri göndərməyin bir çox yolu var. Bu yazıda diqqətimizi onlarla mübarizə aparırıq görüş dəvəti e-poçtları, insanları görüşlərinizdə iştirak etməyə dəvət etməyin ən rahat və populyar üsulu.

Mündəricat

• Görüş Dəvət E-poçtu nədir?
• Görüş Dəvət E-poçtu Niyə Vacibdir?
• Addım-addım görüş dəvəti e-poçtunu yazın
• Görüş Dəvət E-poçtunun növləri və nümunələri
• The Bottom Line

AhaSlides ilə Sürətli Görüş Şablonları

• Biznesdə görüşlər
• İclas protokolları
• Stand Up Görüşü

Görüş Dəvət E-poçtu nədir?

Biznes fəaliyyətlərinin əsas hissəsi olan görüş dəvəti e-poçtu görüşün məqsədinin nümayişi və insanların konkret tarix və məkandan sonra görüşə qoşulması tələbi və əgər varsa, daha ətraflı əlavələr olan yazılı mesajdır. Görüşlərin xüsusiyyətlərindən asılı olaraq rəsmi və ya qeyri-rəsmi üslubda yazıla bilər. Onlar işgüzar e-poçt etiketinə cavab vermək üçün müvafiq ton və üslubda yazılmalıdır.

Bununla belə, görüş dəvəti e-poçtunu görüş sorğusu e-poçtu ilə qarışdırmayın. Bu e-poçtlar arasındakı əsas fərq ondan ibarətdir ki, görüş sorğusu e-poçtu kimsə ilə görüş təyin etmək məqsədi daşıyır, görüş dəvəti e-poçtu isə sizi elan edilmiş tarixlərdə və məkanda görüşə dəvət etməkdir.

Görüş Dəvət E-poçtu Niyə Vacibdir?

E-poçt dəvətnamələrindən istifadə bir çox fayda gətirir. E-poçt dəvətnamələrinin üstünlükləri aşağıda verilmişdir:

• Təqvimlərə birbaşa qoşulur. Qəbul edənlər dəvəti qəbul etdikdə, bu, onların biznes təqviminə yenidən əlavə edilir və siz təqvimdə qeyd olunan digər tədbirlərlə eyni xatırlatma alacaqsınız.
• Rahat və sürətlidir. Göndər düyməsini kliklədikdən sonra qəbulediciləriniz e-poçtla dərhal əlaqə saxlaya bilər. Birbaşa alıcıya getdiyi üçün, e-poçt ünvanı səhvdirsə, dərhal elanı ala və tez bir zamanda əlavə həll yollarına gedə bilərsiniz.
• Bu, vaxta qənaət edir. Eyni anda minlərlə e-poçt ünvanları olan qrup e-poçtları göndərə bilərsiniz.
• Xərclərə qənaət edir. Poçt göndərmək üçün büdcə xərcləməyinizə ehtiyac yoxdur.
• O, birbaşa seçdiyiniz vebinar platformasından yaradıla bilər. Üz-üzə görüşməsəniz, ilk seçiminiz Zoom, Microsoft Teams və ya buna bənzər bir şey olacaq. RSVP təsdiq edildikdə, bütün bağlantılar və vaxt çərçivələri e-poçt vasitəsilə sinxronlaşdırılır, beləliklə iştirakçı digər tədbirlərlə çaşqınlığın qarşısını ala bilər.

Bu bir həqiqətdir ki, hər gün milyardlarla e-poçt göndərilir və onların çoxu spamdır. Hər kəs iş, satınalmalar, görüşlər və sair üçün vacib mesajlar mübadiləsi üçün ən azı bir e-poçtdan istifadə etdiyinə görə. Bununla belə, gündə tonlarla e-poçt oxumaq məcburiyyətində olduğunuz üçün bəzən “e-poçt yorğunluğu” fenomeni ilə qarşılaşmağınız təəccüblü deyil. Beləliklə, yaxşı dəvət e-poçtunun çatdırılması alıcıların lazımsız anlaşılmazlığından və ya məlumatsızlığından qaça bilər.

Addım-addım Görüş Dəvəti E-poçtu yazın

Yaxşı bir görüş dəvəti e-poçtu vacibdir və, bir qayda olaraq, təsir edir e-poçt çatdırılması dərəcəsi.

Alıcılara münasibətdə işgüzar görüş dəvəti e-poçtunu tamamlamaq üçün hər kəsin riayət etməli olduğu etiket və prinsiplər var. Siz bu addımlardan sonra standart görüş dəvəti e-poçtunu necə yazmağı öyrənə bilərsiniz:

Addım 1: Güclü Mövzu Xətti yazın

E-poçt alanların 47%-nin mövzu xətti aydın və qısa olan e-poçtları oxuduğu bir faktdır. İlk təəssürat vacibdir. Bu, alıcıların daha yüksək açılış dərəcəsinə səbəb olan təcili və ya vaciblik hissini hiss etməsinə əmin ola bilər.

• Qısa, hədəflənmiş. Müəmmalı yox, faktiki olun.
• Təcililik əlaməti olaraq mövzu hissəsində iştirakın təsdiqlənməsini xahiş edə bilərsiniz.
• Və ya vacibliyi, təcililiyi unutma kimi bir hiss tonu əlavə edin...
• Zamana həssas məsələni vurğulamaq istəyirsinizsə, Vaxt əlavə edin 

Məsələn: “Görüş 4/12: Layihənin beyin fırtınası sessiyası” və ya “Vacib. Zəhmət olmasa cavablandırın: Yeni Məhsul Strategiyası görüşü 10/6”

Addım 2: Sürətli Girişlə başlayın

İlk sətirdə kim olduğunuz, təşkilatdakı mövqeyiniz və niyə onlarla əlaqə saxladığınız barədə qısa məlumat vermək yaxşı fikirdir. Sonra görüşün məqsədini birbaşa göstərə bilərsiniz. Bir çox insanlar görüşün qeyri-müəyyən məqsədini çatdırmaqda səhv edirlər, çünki iştirakçıların bu barədə bilməli olduğunu düşünürlər.

• Girişinizi məqbul və ya işlə əlaqəli edin
• İştirakçılara hər hansı tapşırığı yerinə yetirməli olduqlarını və ya görüşə özləri ilə bir şey gətirməli olduqlarını xatırladın.

Məsələn Salam komanda üzvü, gələn bazar ertəsi yeni məhsulun təqdimatında sizi görməyi səbirsizliklə gözləyirəm.

Addım 3: Vaxtı və Məkanı Paylaşın

Görüşün dəqiq vaxtını daxil etməlisiniz. Siz həmçinin onlara görüşün necə və harada keçirildiyini, istər şəxsən, istərsə də onlayn şəkildə izah etməli və ehtiyac duyduqları təqdirdə təlimatlar və ya platforma bağlantıları təklif etməlisiniz.

• Hər hansı bir işçi dünyanın müxtəlif ərazilərində işləyirsə, saat qurşağını əlavə edin
• Görüşün təxmini müddətini qeyd edin
• İstiqamətləri təlimatlandırarkən, mümkün qədər təfərrüatlı olun və ya xəritəçəkmə təlimatı əlavə edin

Məsələn: Cümə günü, oktyabrın 6-sı saat 1:00-da inzibati binanın ikinci mərtəbəsində, 2-ci iclas zalında bizə qoşulun.

Addım 4: İclasın Gündəliyini təsvir edin

Əsas məqsədləri və ya təklif olunan iclas gündəliyini əhatə edin. Detalları qeyd etməyin. Siz sadəcə mövzunu və qrafiki qeyd edə bilərsiniz. Rəsmi görüşlər üçün ətraflı sənəd əlavə edə bilərsiniz. Bu, xüsusilə iştirakçılara əvvəlcədən hazırlaşmağa kömək etmək üçün faydalıdır.

Məsələn, ilə başlaya bilərsiniz: Biz müzakirə etməyi planlaşdırırıq..../ Biz bəzi məsələləri həll etmək istəyirik və ya aşağıdakı qrafiki olaraq:

• 8:00-9:30: Layihəyə giriş
• 9:30-11:30: Howard (İT), Nour (Marketinq) və Charlotte (Satış) tərəfindən təqdimatlar

Addım 5: RSVP istəyin

RSVP tələb etmək alıcılarınızdan cavabı təsdiqləməyə kömək edə bilər. Mürəkkəbliyin qarşısını almaq üçün e-poçtunuza iştirakçıların iştirak və ya olmamaları barədə məlumat vermələri üçün üstünlük verilən cavab və vaxt məhdudiyyəti daxil edilməlidir. Bununla, tənzimlədiyiniz anda onların RSVP-ni almamısınızsa, tez təqib tədbirləri edə bilərsiniz.

Məsələn: Zəhmət olmasa, [tarix] tarixinə qədər [e-poçt ünvanı və ya telefon nömrəsinə] cavab verin

Addım 6: Professional E-poçt imzası və Brendləşdirmə əlavə edin

Biznes e-poçt imzası tam adı, vəzifənin adını, şirkətin adını, əlaqə məlumatlarını, şəxsi saytlarda və digər hiperlinkli ünvanlar.

ilə imzanızı asanlıqla fərdiləşdirə bilərsiniz Gmail.

Məsələn:

Jessica Madison

Regional Baş Marketinq Direktoru, Inco sənayesi

555-9577-990

kimi vaxtınıza və səyinizə qənaət edən tonlarla pulsuz e-poçt imza yaradıcısı var Mənim İmzam.

Görüş Dəvət E-poçtunun növləri və nümunələri

Nəzərə alın ki, görüşlərin müxtəlif növlərinə riayət etmək üçün fərqli standartlar və yazı üslubları olacaq. Ümumiyyətlə, biz görüş dəvəti e-poçtlarını rəsmi və ya qeyri-rəsmi səviyyələrinə əsasən ayırırıq, o cümlədən virtual görüşlər və ya sırf onlayn görüşlər. Bu hissədə biz işgüzar görüş dəvəti e-poçtlarında populyar olaraq istifadə olunan bəzi tipik görüş dəvətnamələri və hər bir növün şablonunu toplayıb sizə təqdim edirik.

#1. Rəsmi görüş sorğusu e-poçtu

Rəsmi görüş sorğusu e-poçtu adətən ildə bir-üç dəfə baş verən böyük görüşlər üçün istifadə olunur. Bu, böyük bir rəsmi görüşdür, ona görə də e-poçtunuz rəsmi yazı üslubunda yazılmalıdır. Əlavə edilmiş əlavələr iştirakçıya iclasda necə iştirak edəcəyini, yeri necə tapacağını və gündəliyi ətraflı şəkildə izah etmək üçün lazımdır.

Rəsmi görüşlərə aşağıdakılar daxildir:

• Rəhbərlik görüşü
• Komitənin iclası
• İdarə Heyətinin iclası 
• Səhmdarların yığıncağı 
• Strategiya görüşü 

Misal 1: Səhmdarların dəvət e-poçt şablonu

Mövzu xətti: Vacibdir. İllik Ümumi Yığıncağa Dəvət Edilirsiniz. [Vaxt]

[Alıcının adı]

[Şirkət Adı]

[Vəzifə]

[Şirkət ünvanı]

[Tarix]

Hörmətli səhmdarlar!

Sizi tarixində keçiriləcək İllik Ümumi Yığıncağa dəvət etməkdən məmnunluq duyuruq [Vaxt], [Ünvan]

Səhmdarların İllik Yığıncağı məlumat mübadiləsi, qarşılıqlı müzakirələr üçün müstəsna fürsətdir [Şirkət Adı] və bütün səhmdarlarımız.

Bu həm də özünü ifadə etmək və mühüm qərarların qəbulunda fəal rol oynamaq üçün səs vermək imkanıdır [Şirkətin adı], sahib olduğunuz səhmlərin sayından asılı olmayaraq. İclas aşağıdakı əsas gündəliyi əhatə edəcək:

Gündəm 1:

Gündəm 2:

Gündəm 3:

Gündəm 4:

Bu iclasda necə iştirak etməyinizlə bağlı təlimatları, gündəliyi və təsdiqinizə təqdim olunacaq qərarların mətnini aşağıdakı əlavə sənəddə tapa bilərsiniz.

Sizə verdiyiniz töhfəyə və sədaqətinizə görə idarə heyəti adından təşəkkür etmək istərdim [Şirkət Adı] və sizi görüşdə salamlamağı səbirsizliklə gözləyirəm [Tarix]

Hörmətlə,

[Ad]

[Vəzifənin adı]

[Şirkət Adı]

[Şirkətin ünvanı və veb saytı]

Misal 2: Strategiya görüşü dəvət e-poçt şablonu

[Alıcının adı]

[Şirkət Adı]

[Vəzifə]

[Şirkət ünvanı]

[Tarix]

Mövzu xətti: Layihənin Başlanması Marketinq kampaniyası Görüşü: 2/28

Adından [şirkətin adı], sizi təşkil edilən işgüzar görüşə dəvət etmək istərdim [Konfrans zalının adı, Binanın adı] [Tarix və Saat]. Görüş üçün davam edəcək [Müddəti].

Sizi qarşıdan gələn təklifimizi müzakirə etmək üçün layihəmizin birinci mərhələsində salamlamaqdan məmnunam [Təfsilatlar] və bu barədə dəyərli fikirləriniz üçün təşəkkür edirik. Bu gün üçün gündəmimizin qısa xülasəsi:

Gündəm 1:

Gündəm 2:

Gündəm 3:

Gündəm 4:

Bu təklif bütün komandamız tərəfindən ən vacib təkliflərdən biri kimi qəbul edilir. Əlavə məlumat üçün, görüşə əvvəlcədən hazırlaşmağınız üçün sizə daha ətraflı məlumat verən sənədi bu məktuba əlavə etdik.

Biz hamımız bu təklifin uğurla həyata keçirilməsi üçün daha nə edə biləcəyimizi müzakirə etmək üçün sizinlə söhbət etməyi səbirsizliklə gözləyirik. Lütfən, görüş üçün hər hansı sual və ya tövsiyənizi əvvəlcədən göndərin [Son tarix] bu e-poçta cavab verməklə birbaşa mənə.

Qarşıda gözəl gün olsun.

Təşəkkür edirəm

Warm regards,

[Ad]

[Vəzifənin adı]

[Şirkət Adı]

[Şirkətin ünvanı və veb saytı]

#2. Qeyri-rəsmi Görüş Dəvət E-poçtu

Rəsmi görüş dəvəti e-poçtu ilə, sadəcə olaraq, komanda daxilində aşağı səviyyəli staves və ya üzvlərlə görüş. Düzgün yazmağı düşünmək sizin üçün daha asandır. Siz qeyri-rəsmi üslubda mehriban və şən tonla yaza bilərsiniz.

Qeyri-rəsmi görüşlər aşağıdakıları əhatə edir:

• Beyin fırtınası görüşü
• Problemin həlli üçün görüş
• təlim
• Qeydiyyat görüşü
• Komandanın qurulması görüşü
• Qəhvə söhbətləri 

Nümunə 3: Qeydiyyatdan keçmək üçün görüş dəvəti e-poçt şablonu

Mövzu: Təcili. [Layihənin adı] yeniləmələr. [Tarix]

Hörmətli Komandalar,

Greetings!

Sizinlə işləmək üçün vaxt keçirmək xoş və əyləncəli oldu [Layihənin adı]. Bununla belə, planlarımızı səmərəli şəkildə davam etdirə bilmək üçün hesab edirəm ki, əldə edilmiş irəliləyişlər haqqında hesabat verməmiz üçün doğru vaxtdır və sizinlə görüşmək fürsətini yüksək qiymətləndirirəm. [yer] məsələni daha ətraflı müzakirə etmək üçün [Tarix və saat].

Müzakirə etməli olduğumuz bütün gündəliklərin siyahısını da əlavə etmişəm. Tapşırığın tamamlanma hesabatını hazırlamağı unutmayın. Zəhmət olmasa bundan istifadə edin [Link] bacara bilməyəcəyinizi mənə bildirin.

Zəhmət olmasa təsdiqinizi ən qısa zamanda mənə e-poçtla göndərin.

Warm regards,

[Ad]

[Vəzifə]

[Şirkət Adı]

Misal 4: Komanda budəvət e-poçt şablonu

Hörmətli komanda üzvləri,

Bu, sizə məlumat vermək üçündür [Bölmə adı] təşkil edir Bütün əməkdaşlarımız üçün Komanda Yaratma Toplantısı üzvlər [Tarix və saat]

Gələcək peşəkar inkişaf üçün birlikdə böyüməyimiz son dərəcə əhəmiyyətlidir və bu, yalnız komanda şəklində işlədiyimiz zaman baş verə bilər ki, daha yaxşı performans göstərmək üçün bacarıq və istedadlarımızdan istifadə olunsun. Buna görə də departamentimiz hər ay müxtəlif komanda quruculuğu fəaliyyətlərini təşviq edir.

Zəhmət olmasa gəlin və tədbirə qoşulun ki, sizə daha yaxşı dəstək vermək üçün necə təkmilləşdirə biləcəyimiz barədə səsinizi dinləyə bilək. Bir neçə də olacaq komanda qurma oyunları içkilər və yüngül qəlyanaltılarla yanaşı şirkət tərəfindən təmin olunacaq.

Hər birimizin böyüməsinə kömək etmək üçün təşkil edilən bu komanda qurma tədbirində əyləncəli anlar keçirməyi səbirsizliklə gözləyirik. Bu görüşdə iştirak edə bilməyəcəyinizi düşünürsünüzsə, məlumat verin [Koordinatorun adı] at [Telefon nömrəsi]

Hörmətlə,

[Ad]

[Vəzifə]

[Şirkət Adı]

#3. Qonaq Natiq Dəvət E-poçtu

Qonaq məruzəçinin dəvət e-poçtunda görüş və danışıq imkanı ilə bağlı məruzəçiyə aid olan məlumatlar olmalıdır. Natiqin tədbirinizə necə töhfə verə biləcəyini və tədbirinizin bir hissəsi olmaq üçün əldə edə biləcəkləri faydaları bilməsi çox vacibdir.

Nümunə 5: Qonaq spiker dəvəti e-poçt şablonu

Əziz [Natiq],

Ümid edirik ki, bu mesaj sizi yaxşı tapacaq! Bu gün sizinlə düşünmək üçün fantastik bir danışma fürsəti təqdim edirik. Sizdən xahiş edirik ki, bizim hörmətli natiqimiz olasınız [Görüş adı], diqqət mərkəzində olan bir hadisə [Tədbirinizin məqsədi və auditoriyasının təsviri]. Bütöv [Görüş adı] komanda sizin nailiyyətlərinizdən ilham alır və sizin həmfikir peşəkarlardan ibarət auditoriyamıza müraciət etmək üçün mükəmməl ekspert olacağınıza inanır.

[Görüş adı] içində iştirak edəcək [Şəhər və əyalət daxil olmaqla məkan] on [Tarixlər]. Tədbirimizin təxminən ev sahibliyi edəcəyi gözlənilir [İştirakçıların sayı təxmini#]. Bizim məqsədimizdir [Görüşün məqsədləri].

İnanırıq ki, siz möhtəşəm bir natiqsiniz və bu sahədə geniş işinizi nəzərə alsaq, səsiniz bu söhbətə kritik əlavə olacaq. [Ekspertiza zonası]. Sahə ilə əlaqəli olan [Duration] dəqiqəyə qədər ideyalarınızı təqdim etməyi düşünə bilərsiniz [Görüş mövzusu]. Təklifinizi [son tarixdən] əvvəl [link] vasitəsilə göndərə bilərsiniz ki, komandamız fikirlərinizi dinləyə və çıxışınızın detallarını əvvəlcədən müəyyən edə bilsin.

Hər halda, iştirak edə bilməyəcəksinizsə, [link] vasitəsilə bizimlə əlaqə saxlamağınızı xahiş edirik. Vaxtınız və diqqətinizə görə təşəkkür edirik, sizdən müsbət cavab gözləyirik.

Best,
[Ad]
[Vəzifə]
[Əlaqə məlumatı]
[Şirkətin veb saytının ünvanı]

#4. Vebinar Dəvət E-poçtu

Bugünkü tendensiyalarda getdikcə daha çox insan onlayn görüş keçirir, çünki bu, vaxt və xərclərə qənaət edir, xüsusən də uzaqdan işləyən komandalar üçün. Konfrans platformalarından istifadə edirsinizsə, görüş başlamazdan əvvəl birbaşa iştirakçınıza göndərilən yaxşı fərdiləşdirilmiş dəvət mesajları var, məsələn, Zoom dəvət e-poçt şablonu. Virtual vebinar üçün aşağıdakı nümunəyə müraciət edə bilərsiniz.

İpuçları: “Təbrik edirik”, “Tezliklə”, “Mükəmməl”, “Yeniləmə”, , “Mövcuddur”, “Nəhayətdə”, “Ən yaxşı”, “Xüsusi”, “Bizə qoşulun”, “Pulsuz”, ” və s. kimi açar sözlərdən istifadə edin.

Misal 6: Vebinar dəvəti e-poçt şablonu

Mövzu xətti: Təbrik edirik! dəvətlisiniz [Vebinarın adı]

Əziz [Namizədin_Adı],

[Şirkət_Adı] üçün vebinar təşkil etməkdən çox məmnundur [Vebinar mövzusu] üzərində [tarix] da [vaxt], məqsədi [[Vebinar Məqsədləri]

Bu, [Webinar mövzuları] sahəsində dəvət olunmuş ekspertlərdən böyük faydalar qazanmaq və pulsuz hədiyyələr əldə etmək üçün yaxşı fürsət olacaq. Komandamız sizin varlığınızdan çox həvəslidir.

Qeyd: Bu vebinar bununla məhdudlaşır [Əhali sayı]. Yerinizi saxlamaq üçün qeydiyyatdan keçin [Link] və bunu dostlarınızla bölüşməkdən çəkinməyin. 

Sizi orada görməyə ümid edirəm!

Günün uğurlu keçsin,

[Sizin_adınız]

[Imza]

The Bottom Line

Xoşbəxtlikdən, İnternetdə bir çox mövcud işgüzar görüş dəvətnamələri şablonları var ki, siz saniyələr ərzində fərdiləşdirə və iştirakçılarınıza göndərəsiniz. Xüsusilə təcili hallarda e-poçtunuzu mükəmməl yazı ilə hazırlaya bilməniz üçün bəzilərini buludunuzda saxlamağı unutmayın.

Əgər siz də biznesiniz üçün başqa həll yolları axtarırsınızsa, tapa bilərsiniz AhaSlides vebinar tədbirlərini, komanda yaratmaq fəaliyyətlərini, konfransları və daha çoxunu dəstəkləmək üçün bir çox heyrətamiz xüsusiyyətləri olan yaxşı təqdimat vasitəsidir.

Tez-tez soruşulan suallar

Ref: Həqiqətən | Sherpany