İclaslar biznes və təşkilatlarda mühüm rol oynayır, problemlərin müzakirəsi və həlli və irəliləyişə nail olmaq üçün daxili işləri idarə etmək üçün platforma rolunu oynayır. İstər virtual, istərsə də şəxsən bu toplantıların mahiyyətini tutmaq üçün iclas dəqiqələri or iclas protokolu (MN) qeydlər aparmaq, müzakirə olunan əsas mövzuları ümumiləşdirmək və qəbul edilmiş qərar və qərarları izləmək üçün çox vacibdir.
Bu məqalə sizə istifadə ediləcək nümunələr və şablonlar, eləcə də əməl edilməli olan ən yaxşı təcrübələrlə effektiv görüş protokolları yazmağa kömək edəcək.
Mündəricat
- İclas protokolları nədir?
- Dəqiqə çəkən kimdir?
- İclas protokollarını necə yazmaq olar
- İclas Protokolu Nümunələri (+ Şablonlar)
- Yaxşı görüş protokolları yaratmaq üçün məsləhətlər
- Key Takeaways
İclas Protokolu | Freepik.comİclas protokolları nədir?
İclas protokolu iclas zamanı baş verən müzakirələrin, qərarların və fəaliyyət məsələlərinin yazılı qeydidir.
- Onlar bütün iştirakçılar və iştirak edə bilməyənlər üçün istinad və məlumat mənbəyi kimi xidmət edir.
- Onlar vacib məlumatların unudulmamasına və hər kəsin nəyin müzakirə edildiyi və hansı tədbirlər görülməsi barədə eyni səhifədə olmasını təmin etməyə kömək edir.
- Onlar həmçinin görüş zamanı qəbul edilmiş qərarları və öhdəlikləri sənədləşdirməklə hesabatlılığı və şəffaflığı təmin edirlər.
Dəqiqə çəkən kimdir?
Protokolçu iclas zamanı qəbul edilən müzakirələrin və qərarların dəqiq qeydinə cavabdehdir.
Onlar inzibati məmur, katib, köməkçi və ya menecer və ya tapşırığı yerinə yetirən könüllü komanda üzvü ola bilər. Dəqiqə çəkənin yaxşı təşkilatçılıq və qeydlər aparması və müzakirələri effektiv şəkildə yekunlaşdıra bilməsi vacibdir.
İclas protokollarıAhaSlides ilə Əyləncəli Yığıncaqda İştirak
İnsanları eyni vaxtda toplayın
İndi hər masaya gəlib insanların görünməməsi halında onları "yoxlamaq" əvəzinə, AhaSlides ilə əyləncəli interaktiv testlər vasitəsilə insanların diqqətini toplaya və davamiyyəti yoxlaya bilərsiniz!
🚀 Pulsuz Şablonlar əldə edin ☁️İclas protokollarını necə yazmaq olar
Effektiv görüş protokolları üçün, birincisi, onlar obyektiv olmalı, görüşün faktiki qeydi olmalıdır, və şəxsi fikirlərdən və ya müzakirələrin subyektiv şərhlərindən qaçın. Sonrakı, qısa, aydın və başa düşülən olmalıdır;yalnız əsas məqamlara diqqət yetirin və lazımsız detallar əlavə etməkdən çəkinin. Nəhayət, o, dəqiq olmalı və bütün qeydə alınmış məlumatların təzə və müvafiq olmasını təmin etməlidir.
Gəlin aşağıdakı addımlardan istifadə edərək iclas protokollarının yazılmasının təfərrüatlarına keçək!
İclas protokollarının 8 əsas komponenti
- Görüşün tarixi, vaxtı və yeri
- İştirakçıların siyahısı və iştirak etməməyə görə üzr istəyirik
- İclasın gündəliyi və məqsədi
- Müzakirələrin və qəbul edilmiş qərarların xülasəsi
- Alınan hər hansı səslər və onların nəticələri
- Fəaliyyət maddələri, o cümlədən məsul tərəf və tamamlama üçün son tarix
- Hər hansı növbəti addımlar və ya təqib maddələri
- Yekun nitqi və ya iclasın təxirə salınması
İclas protokollarını necə yazmaq olarEffektiv görüş protokollarının yazılması üçün addımlar
1/ Hazırlıq
Görüşdən əvvəl iclasın gündəliyi və hər hansı müvafiq əsas materialları ilə tanış olun. Noutbuk, notepad və qələm kimi bütün lazımi alətlərə sahib olduğunuzdan əmin olun. Hansı məlumatın daxil ediləcəyini və onun necə formatlanacağını başa düşmək üçün əvvəlki iclas protokollarını nəzərdən keçirmək də yaxşı fikirdir.
2/ Qeyd etmək
İclas zamanı müzakirələr və qəbul edilmiş qərarlar haqqında aydın və qısa qeydlər aparın. Siz bütün görüşü hərfi yazıya köçürməkdənsə, əsas məqamları, qərarları və fəaliyyət maddələrini tutmağa diqqət yetirməlisiniz. Natiqlərin adlarını və ya hər hansı əsas sitatları və hər hansı fəaliyyət elementlərini və ya qərarları daxil etməyinizə əmin olun. Başqalarının başa düşməməsinə səbəb olan ixtisar və ya stenoqrafiya ilə yazmaqdan çəkinin.
3/ Dəqiqələri təşkil edin
Görüşdən sonra protokollarınızın tutarlı və qısa xülasəsini yaratmaq üçün qeydlərinizi nəzərdən keçirin və təşkil edin. Siz dəqiqələrin oxunmasını asanlaşdırmaq üçün başlıqlardan və işarə nöqtələrindən istifadə edə bilərsiniz. Müzakirənin şəxsi fikirlərini və ya subyektiv şərhlərini qəbul etməyin. Faktlara və görüş zamanı razılaşdırılanlara diqqət yetirin.
4/ Detalların qeyd edilməsi
Görüş protokolunuz tarix, vaxt, yer və iştirakçılar kimi bütün müvafiq məlumatları ehtiva etməlidir. Müzakirə olunan hər hansı vacib mövzuları, qərarları və təyin edilmiş fəaliyyət maddələrini qeyd edin. Qəbul edilmiş səsləri və müzakirələrin nəticəsini qeyd etməyinizə əmin olun.
5/ Fəaliyyət elementləri
Təyin edilmiş hər hansı fəaliyyət elementlərini, o cümlədən kimin məsuliyyət daşıdığını və tamamlanma müddətini sadaladığınızdan əmin olun. Bu, iclas protokolunun mühüm hissəsidir, çünki o, hər kəsin öz öhdəliklərini və onların yerinə yetirilməsi üçün vaxt qrafikini bilməsini təmin edir.
6/ Nəzərdən keçirilməsi və paylanması
Siz protokolları dəqiqlik və tamlıq baxımından nəzərdən keçirməli və lazımi düzəlişlər etməlisiniz. Bütün əsas məqamların və qərarların qeyd olunduğundan əmin olun. Sonra, siz dəqiqələri şəxsən və ya e-poçt vasitəsilə bütün iştirakçılara paylaya bilərsiniz. Dəqiqələrin surətini ortaq disk və ya bulud əsaslı yaddaş platforması kimi asan giriş üçün mərkəzləşdirilmiş yerdə saxlayın.
7/ İzləmə
Yığıncağın hərəkət maddələrinin təqib olunmasını və dərhal tamamlanmasını təmin edin. Tərəqqi izləmək və qərarların həyata keçirildiyinə əmin olmaq üçün protokollardan istifadə edin. Bu, hesabatlılığı qorumağa kömək edir və görüşün məhsuldar və effektiv olmasını təmin edir.
İclas Protokolu Nümunələri (+ Şablonlar)
1/ İclas Protokolu Nümunə: Sadə Yığıncaq Şablonu
Sadə görüş protokollarının təfərrüat səviyyəsi və mürəkkəbliyi görüşün məqsədindən və təşkilatınızın ehtiyaclarından asılı olacaq.
Ümumiyyətlə, sadə iclas protokolları daxili məqsədlər üçün istifadə olunur və digər iclas protokolları kimi rəsmi və ya əhatəli olmasına ehtiyac yoxdur.
Beləliklə, təcili ehtiyacınız varsa və görüş sadə, çox da vacib olmayan məzmun ətrafında gedirsə, aşağıdakı şablondan istifadə edə bilərsiniz:
| Görüşün adı:[İclasın başlığını daxil edin] Tarix: [Tarix daxil edin] Saat:[Vaxtı daxil et] Location:[Məkan daxil et] İştirakçılar:[İştirakçıların adlarını daxil edin] Yoxluq üçün üzr istəyirik: [Adları daxil edin]Agenda:[Gündəmin 1-ci maddəsini daxil edin][Gündəmin 2-ci maddəsini daxil edin][Gündəmin 3-ci maddəsini daxil edin]Görüşün xülasəsi:[İclas zamanı qəbul edilmiş müzakirələrin və qərarların xülasəsini, o cümlədən əsas məqamları və ya fəaliyyət maddələrini daxil edin.]Fəaliyyət elementləri: [İclas zamanı təyin edilmiş hər hansı fəaliyyət bəndlərinin siyahısını daxil edin, o cümlədən məsul tərəf və tamamlanması üçün son tarix.]Növbəti addımlar: [Görüş zamanı müzakirə olunan hər hansı növbəti addımları və ya təqib maddələrini daxil edin.]Yekun nitqi: [Hər hansı yekun nitqi və ya iclasın təxirə salınmasını daxil edin.]Olma: [Dəqiqəni tutan şəxsin imzasını daxil edin] |
2/ İclas Protokolu Nümunə: İdarə Heyətinin İclas Şablonu
Şura iclasının protokolları qəbul edilmiş qərarların və təşkilatın istiqamətlərinin qeyd edilməsi ilə qeyd olunur və bütün üzvlərə paylanır. Buna görə də aydın, tam, ətraflı və rəsmi olmalıdır. İdarə Heyətinin iclas protokolu şablonunu təqdim edirik:
| Görüşün adı:Direktorlar Şurasının iclası Tarix: [Tarix daxil edin]Saat: [Vaxtı daxil et]Location:[Məkan daxil et] İştirakçılar: [İştirakçıların adlarını daxil edin]Yoxluq üçün üzr istəyirik: [Yoxluğuna görə üzr istəyənlərin adlarını daxil edin]Agenda:1. Əvvəlki iclasın protokolunun təsdiqi 2. Maliyyə hesabatının nəzərdən keçirilməsi 3. Strateji planın müzakirəsi4. Hər hansı digər biznesGörüşün xülasəsi:1. Əvvəlki iclas protokollarının təsdiqi: [Əvvəlki iclasın diqqətəlayiq məqamlarını daxil edin, nəzərdən keçirildi və təsdiq edildi]2. Maliyyə hesabatının nəzərdən keçirilməsi: [Mövcud maliyyə vəziyyətinin əsas məqamlarını və gələcək maliyyə planlaşdırması üçün tövsiyələri daxil edin]3. Strateji planın müzakirəsi: [Şuranın müzakirə etdiyi və təşkilatın strateji planına yeniliklər etdiyi daxil edin]4. Hər hansı digər iş: [Gündəliyə daxil edilməyən digər vacib məsələləri daxil edin]Fəaliyyət elementləri:[İclas zamanı təyin edilmiş hər hansı fəaliyyət bəndlərinin siyahısını daxil edin, o cümlədən məsul tərəf və tamamlanma müddəti]Növbəti addımlar:Şuranın növbəti iclası [Tarixi daxil et] bölməsində olacaq.Yekun nitqi:İclas [Vaxtı daxil edin]-də dayandırıldı.Olma: [Dəqiqəni tutan şəxsin imzasını daxil edin] |
Bu, sadəcə əsas şura iclası şablonudur və siz iclasınızın və təşkilatınızın ehtiyaclarından asılı olaraq elementləri əlavə etmək və ya silmək istəyə bilərsiniz.
3/ İclas Protokolu Nümunə: Layihə İdarəetmə Şablonu
Layihənin idarə edilməsi şablonu üçün iclas protokolu nümunəsi:
| Görüşün adı: Layihə İdarəetmə Qrupunun Yığıncağı Tarix: [Tarix daxil edin]Saat: [Vaxtı daxil et]Location:[Məkan daxil et] İştirakçılar: [İştirakçıların adlarını daxil edin]Yoxluq üçün üzr istəyirik: [Yoxluğuna görə üzr istəyənlərin adlarını daxil edin]Agenda:1. Layihə statusunun nəzərdən keçirilməsi2. Layihə risklərinin müzakirəsi3. Komandanın gedişatının nəzərdən keçirilməsi4. Hər hansı digər biznesGörüşün xülasəsi:1. Layihə statusunun nəzərdən keçirilməsi: [İrəliləyişlə bağlı hər hansı bir yeniləmə daxil edin və həll edilməli olan hər hansı məsələləri vurğulayın]2. Layihə risklərinin müzakirəsi: [Layihə üçün potensial riskləri və bu riskləri azaltmaq üçün planı daxil edin]3. Komandanın tərəqqisinin nəzərdən keçirilməsi: [Nəzərdən keçmiş irəliləyişləri daxil edin və ortaya çıxan hər hansı məsələləri müzakirə edin]4 Hər hansı digər iş: [Gündəliyə daxil edilməyən digər vacib məsələləri daxil edin]Fəaliyyət elementləri:[İclas zamanı təyin edilmiş hər hansı fəaliyyət bəndlərinin siyahısını daxil edin, o cümlədən məsul tərəf və tamamlanma müddəti]Növbəti addımlar:Komanda [Tarixi daxil et] bölməsində növbəti görüş keçirəcək.Yekun nitqi:İclas [Vaxtı daxil edin]-də dayandırıldı.Olma: [Dəqiqəni tutan şəxsin imzasını daxil edin] |
Yaxşı görüş protokolları yaratmaq üçün məsləhətlər
Hər sözü tutmağı vurğulamayın, əsas mövzuları, nəticələri, qərarları və fəaliyyət elementlərini qeyd etməyə diqqət yetirin. Müzakirələri canlı platformaya qoyun ki, bütün sözləri böyük bir şəbəkədə tuta biləsiniz🎣 -AhaSlides-in ideya lövhəsi intuitiv və sadə vasitədir hər kəs öz fikirlərini tez təqdim etsin. Bunu necə edirsiniz:
Sizinlə yeni bir təqdimat yaradın AhaSlides hesabı, sonra "Sorğu" bölməsində Beyin Fırtınası slaydını əlavə edin.
Yazın müzakirə mövzusu, sonra "Təqdim et" düyməsini basın ki, görüşdəki hər kəs qoşulub öz fikirlərini təqdim etsin.
AhaSlides-in ideya lövhəsi ilə hər kəsin səsi var və siz də asanlıqla iclas protokollarını izləyə bilərsinizAsan səslənir, elə deyilmi? Bu funksiyanı indi sınayın, bu, görüşlərinizi canlı, güclü müzakirələrlə asanlaşdırmağa kömək edəcək faydalı xüsusiyyətlərdən yalnız biridir.
Key Takeaways
İclas protokolunun məqsədi iclasda iştirak edə bilməyənlər üçün yüksək səviyyədə görüş təqdim etmək, habelə iclasın nəticələrinin qeydini aparmaqdır. Buna görə də, protokollar təşkil edilmiş və asan başa düşülməli, ən vacib məlumatları aydın və qısa şəkildə vurğulamalıdır.
Tags: İş görüşməsi
