Кантрольны спіс па планаванні мерапрыемстваў | Пакрокавае кіраўніцтва з цудоўнымі прыкладамі

Ці гатовыя вы стаць прафесіяналам у арганізацыі мерапрыемстваў? Не шукайце далей, чым кантрольны спіс планавання мерапрыемстваў— найлепшы інструмент для кожнага арганізатара мерапрыемстваў.  

У гэтым blog мы адкрыем для сябе пакрокавае кіраўніцтва па стварэнні кантрольнага спісу планавання мерапрыемстваў з прыкладамі. Даведайцеся, як добра складзены кантрольны спіс можа стаць вашай сакрэтнай зброяй для правядзення паспяховых мерапрыемстваў, пачынаючы ад таго, каб быць у курсе важных задач і заканчваючы тым, каб усё ішло гладка. 

Давайце пачнем!

Змест

• агляд
• Што такое кантрольны спіс па планаванні мерапрыемстваў?
• Пакрокавае кіраўніцтва па стварэнні кантрольнага спісу планавання мерапрыемстваў
• Прыклады кантрольнага спісу планавання мерапрыемстваў
• Ключавыя вынас
• Пытанні і адказы

агляд

Што азначае «кантрольны спіс»?	Кантрольны спіс - гэта спіс задач або рэчаў, якія вам трэба праверыць і выканаць.
Перавагі кантрольных спісаў	Лёгка прытрымлівацца, эканомячы час і намаганні на запамінанне, павышаючы прадукцыйнасць, атрымліваючы больш эндарфінаў пры выкананні любых задач.

Што такое кантрольны спіс па планаванні мерапрыемстваў?

Уявіце, што вы збіраецеся зладзіць фантастычнае мерапрыемства, напрыклад, дзень нараджэння або сустрэчу кампаніі. Вы хочаце, каб усё прайшло гладка і мела вялікі поспех, праўда? Кантрольны спіс для планавання мерапрыемстваў можа дапамагчы ў гэтым.

Успрымайце гэта як спіс спраў, спецыяльна распрацаваны для арганізатараў мерапрыемстваў. Ён ахоплівае розныя аспекты арганізацыі мерапрыемстваў, такія як выбар месца, кіраванне спісам гасцей, складанне бюджэту, матэрыяльна-тэхнічнае забеспячэнне, афармленне, харчаванне, забавы і многае іншае. Кантрольны спіс дзейнічае як дарожная карта, забяспечваючы пакрокавую структуру, якой трэба прытрымлівацца ад пачатку да канца.

Наяўнасць кантрольнага спісу планавання мерапрыемстваў карысна па некалькіх прычынах. 

• Гэта дазваляе адсочваць прагрэс, адзначаць выкананыя задачы і лёгка бачыць, што яшчэ трэба зрабіць.
• Гэта дапаможа вам ахапіць усе асновы і стварыць паўнавартасны вопыт мерапрыемства.
• Гэта дазваляе ўсталёўваць рэалістычныя тэрміны і выдзяляць час на выкананне кожнай задачы.
• Гэта спрыяе эфектыўнаму супрацоўніцтву і каардынацыі паміж камандай па планаванні мерапрыемстваў.

Парады для лепшага ўзаемадзеяння

• Кіраўніцтва па арганізацыі мерапрыемстваў
• Віды мерапрыемстваў
• Сеткавыя пытанні

Шукаеце інтэрактыўны спосаб разагрэць вечарынкі?

Атрымайце бясплатныя шаблоны і віктарыны, каб гуляць на наступных сустрэчах. Зарэгіструйцеся бясплатна і атрымайце тое, што хочаце AhaSlides!

🚀 Атрымайце бясплатны рахунак

Пакрокавае кіраўніцтва па стварэнні кантрольнага спісу планавання мерапрыемстваў

Стварэнне кантрольнага спісу планавання мерапрыемстваў не павінна быць складаным. Вы можаце стварыць поўны і паспяховы кантрольны спіс для вашай канкрэтнай падзеі, прытрымліваючыся пакрокавых інструкцый:

Крок 1: Вызначце аб'ём мерапрыемства і мэты 

Пачніце з разумення мэты і задач вашага мерапрыемства. Вызначыцеся з тыпам мерапрыемства, якое вы плануеце, няхай гэта будзе канферэнцыя, вяселле або карпаратыўная вечарынка. Удакладніце мэты мерапрыемства, мэтавую аўдыторыю і любыя канкрэтныя патрабаванні. Гэтая інфармацыя дапаможа вам адпаведна адаптаваць кантрольны спіс і задачы па планаванні мерапрыемстваў. 

Вы можаце выкарыстоўваць некаторыя пытанні, каб вызначыць: 

• Якая мэта вашага мерапрыемства? 
• Якія мэты вашага мерапрыемства? 
• Хто з'яўляецца вашай мэтавай аўдыторыяй?
• Ці ёсць якія-небудзь асаблівыя патрабаванні, якім вы павінны адпавядаць?

Крок 2: Вызначэнне асноўных катэгорый планавання 

Далей разбіце працэс планавання на лагічныя катэгорыі. Улічвайце такія аспекты, як месца правядзення, бюджэт, кіраванне гасцямі, лагістыка, маркетынг, упрыгажэнні, ежа і напоі, забавы і любыя іншыя важныя сферы. Гэтыя катэгорыі будуць служыць асноўнымі раздзеламі вашага кантрольнага спісу.

Крок 3. Правядзіце мазгавы штурм і пералічыце асноўныя задачы 

У кожнай катэгорыі планавання правядзіце мазгавы штурм і пералічыце ўсе асноўныя задачы, якія неабходна выканаць. 

• Напрыклад, у катэгорыю месцаў вы можаце ўключыць такія задачы, як даследаванне месцаў, кантакт з пастаўшчыкамі і забеспячэнне кантрактаў. 

Будзьце канкрэтныя і нічога не выпускайце. Якія асноўныя задачы вам трэба выканаць для кожнай катэгорыі?

Крок 4: Арганізуйце заданні ў храналагічным парадку 

Калі ў вас будзе поўны спіс задач, расстаўце іх у лагічным і храналагічным парадку. 

Пачніце з задач, якія неабходна выканаць на ранніх стадыях працэсу планавання, такіх як прызначэнне даты мерапрыемства, забеспячэнне месца правядзення і стварэнне бюджэту. Затым перайдзіце да задач, якія можна выканаць бліжэй да даты мерапрыемства, такіх як рассылка запрашэнняў і завяршэнне праграмы мерапрыемства.

Крок 5: Прызначце абавязкі і тэрміны 

Размяркуйце адказнасць за кожную задачу асобам або членам каманды, якія ўдзельнічаюць у працэсе планавання мерапрыемства. 

• Выразна вызначыце, хто нясе адказнасць за выкананне кожнай задачы. 
• Усталюйце рэалістычныя тэрміны выканання кожнай задачы, улічваючы залежнасці і агульны графік мерапрыемства. 
• Як вы будзеце размяркоўваць задачы паміж сваёй камандай?

Гэтая дзейнасць гарантуе размеркаванне задач паміж камандай і эфектыўны кантроль за прагрэсам.

Крок 6: Зрабіце крок назад і перагледзьце кантрольны спіс 

Пры арганізацыі кантрольнага спісу мерапрыемстваў вы павінны пераканацца, што ён ахоплівае ўсе неабходныя задачы і добра структураваны. Падумайце аб тым, каб звярнуцца да іншых спецыялістаў па планаванні мерапрыемстваў або калег, каб сабраць каштоўную інфармацыю і прапановы. Удакладніце кантрольны спіс на аснове водгукаў і вашых канкрэтных патрабаванняў да мерапрыемстваў.

Крок 7: Дадайце дадатковыя дэталі і нататкі

Дапоўніце кантрольны спіс дадатковымі дэталямі і заўвагамі. Уключыце кантактную інфармацыю пастаўшчыкоў, важныя напамінкі і любыя канкрэтныя інструкцыі або рэкамендацыі, якіх неабходна прытрымлівацца. Якая дадатковая інфармацыя будзе карыснай для бесперашкоднага выканання задачы?

Крок 8: Абнавіце і змяніце па меры неабходнасці

Памятайце, што ваш кантрольны спіс не высечаны ў камені. Гэта дынамічны дакумент, які можна абнаўляць і мадыфікаваць па меры неабходнасці. Абнаўляйце яго пры ўзнікненні новых задач або пры неабходнасці ўнясення карэкціровак. Рэгулярна праглядайце і пераглядайце кантрольны спіс, каб адлюстраваць любыя змены. 

Прыклады кантрольнага спісу планавання мерапрыемстваў

1/ Кантрольны спіс планавання мерапрыемстваў па катэгорыях

Вось прыклад кантрольнага спісу планавання мерапрыемстваў па катэгорыях:

Кантрольны спіс для планавання мерапрыемстваў:

А. Вызначце маштаб і мэты мерапрыемства

• Вызначце тып мерапрыемства, мэты, мэтавую аўдыторыю і канкрэтныя патрабаванні.

Б. Месца правядзення

• Даследуйце і выбірайце патэнцыйныя месцы.
• Наведайце месцы і параўнайце варыянты.
• Дапрацуйце месца і падпішыце дагавор.

C. Бюджэт

• Вызначце агульны бюджэт мерапрыемства.
• Вылучыце сродкі для розных катэгорый (месца правядзення, харчаванне, дэкарацыі і г.д.).
• Адсочвайце выдаткі і карэктуйце бюджэт пры неабходнасці.

D. Кіраванне гасцямі

• Стварыце спіс гасцей і кіруйце адказамі.
• Разаслаць запрашэнні.
• Звярніцеся да гасцей, каб пацвердзіць прысутнасць.
• Арганізуйце рассадку і біркі з імёнамі

E. Лагістыка

• Пры неабходнасці арганізуйце транспарт для гасцей.
• Каардынаваць аўдыёвізуальнае абсталяванне і тэхнічную падтрымку.
• Сплануйце арганізацыю і разборку мерапрыемства.

D. Маркетынг і прасоўванне

• Распрацуйце маркетынгавы план і графік.
• Стварыце рэкламныя матэрыялы (улёткі, паведамленні ў сацыяльных сетках і г.д.).

E. Дэкарацыі

• Вызначыцеся з тэмай мерапрыемства і жаданай атмасферай.
• Знайдзіце і замоўце ўпрыгажэнні, такія як кветкі, цэнтральныя элементы і шыльды.
• Арганізуйце шыльды і банеры для мерапрыемства.

F. Ежа і напоі

• Выберыце паслугу грамадскага харчавання або сплануйце меню.
• З улікам дыетычных абмежаванняў або асаблівых пажаданняў.

G. Забаўкі і праграма

• Вызначыць праграму і расклад мерапрыемстваў.
• Найміце забаўляльную групу, ды-джэя або дынамікаў.
• Плануйце і рэпеціруйце любыя прэзентацыі або выступы.

H. Каардынацыя на месцы

• Складзіце падрабязны расклад на дзень мерапрыемства.
• Паведаміце расклад і чаканні камандзе мерапрыемства.
• Прызначце членам каманды канкрэтныя абавязкі па наладжванні, рэгістрацыі і выкананні іншых задач на месцы.

I. Кантроль і ацэнка

• Адпраўце падзячныя лісты або электронныя лісты гасцям, спонсарам і ўдзельнікам.
• Збярыце водгукі ад удзельнікаў.
• Агляд поспеху мерапрыемства і вобласці для паляпшэння.

2/ Кантрольны спіс планавання мерапрыемстваў па задачах і тэрмінах 

Вось прыклад кантрольнага спісу для планавання мерапрыемстваў, які ўключае як задачы, так і зваротны адлік часу, адфарматаваны ў выглядзе электроннай табліцы:

Timeline	Задачы
8 - 12 месяцы	- Вызначыць мэты, задачы і мэтавую аўдыторыю мерапрыемства.
Перад Падзеяй	- Вызначыць дату і час падзеі.
	- Стварыце папярэдні бюджэт.
	- Даследуйце і абярыце месца правядзення.
	- Пачніце ствараць каманду або найміце арганізатара мерапрыемстваў.
	- Пачніце першапачатковае абмеркаванне з прадаўцамі і пастаўшчыкамі.
6 - 8 месяцы	- Завяршыць выбар пляцоўкі і падпісаць дагавор.
Перад Падзеяй	- Распрацуйце тэму і канцэпцыю мерапрыемства.
	- Стварыце падрабязны план мерапрыемства і графік.
	- Пачніце маркетынг і прасоўванне мерапрыемства.
2 - 4 месяцы	- Дапрацуйце расклад і праграму мерапрыемстваў.
Перад Падзеяй	- Узгадненне з пастаўшчыкамі канкрэтных патрабаванняў.
	- Арганізуйце неабходныя дазволы або ліцэнзіі.
	- Плануйце матэрыяльна-тэхнічнае забеспячэнне мерапрыемстваў, уключаючы наладку і паломку.
1 месяц	- Дапрацуйце спіс удзельнікаў і рассадку.
Перад Падзеяй	- Пацвердзіце дэталі з дапамогай забаў або дынамікаў.
	- Стварыце падрабязны план мерапрыемства на месцы і размеркуйце абавязкі.
	- Правесці апошні абход месца правядзення мерапрыемства.
1 тыдзень	- Пацвердзіце ўсе дэталі з прадаўцамі і пастаўшчыкамі.
Перад Падзеяй	- Правесці канчатковы падлік персаналу і падзяліцца ім з месцам і грамадскага харчавання.
	- Падрыхтуйце матэрыялы для мерапрыемства, біркі з імёнамі і рэгістрацыйныя матэрыялы.
	- Пераправерце патрабаванні да аўдыёвізуальнага абсталявання і тэхналогіі.
	- Складзіце план дзеянняў у надзвычайных сітуацыях.
Дзень мерапрыемства	- Прыбыццё на месца рана, каб кантраляваць наладку.
	- Пераканайцеся, што ўсе прадаўцы і пастаўшчыкі выконваюць графік.
	- Прывітанне і рэгістрацыя ўдзельнікаў па прыбыцці.
	- Сачыце за патокам падзей і кіруйце любымі зменамі або праблемамі ў апошнюю хвіліну.
	- Завяршыце мерапрыемства, падзякуйце ўдзельнікам і збярыце водгукі.
Пасля падзеі	- Адпраўце падзячныя лісты або электронныя лісты ўдзельнікам і спонсарам.
	- Збірайце водгукі аб мерапрыемстве ад удзельнікаў і зацікаўленых бакоў.
	- Правядзіце ацэнку і падвядзенне вынікаў пасля мерапрыемства.
	- Завяршыце фінансаванне мерапрыемства і разлічыце нявыплачаныя плацяжы.
	- Агляд поспеху мерапрыемства і вобласці для паляпшэння.

Не забудзьце наладзіць кантрольны спіс для планавання мерапрыемстваў у адпаведнасці з вашымі канкрэтнымі патрэбамі і скарэктаваць графік па меры неабходнасці.

Ключавыя вынас

З дапамогай кантрольнага спісу планавання мерапрыемстваў арганізатары мерапрыемстваў могуць быць у курсе сваіх задач, адсочваць прагрэс і не выпускаць з-пад увагі важныя дэталі. Кантрольны спіс мерапрыемстваў служыць дарожнай картай, накіроўваючы планіроўшчыкаў на кожным этапе працэсу планавання мерапрыемства і дапамагаючы ім заставацца арганізаванымі, эфектыўнымі і сканцэнтраванымі.

Акрамя таго, AhaSlidesпрапануе інтэрактыўныя функцыі для прыцягнення аўдыторыі, напрыклад апытанне ў жывым эфіры, Сеансы пытанняў і адказаўі інтэрактыўная прэзентацыя Шаблоны. Гэтыя функцыі могуць яшчэ больш палепшыць вопыт мерапрыемства, спрыяць удзелу наведвальнікаў і збіраць каштоўную інфармацыю і водгукі.

Часта задаюць пытанні

Ref: Тэхналагічны інстытут штата Джорджыя

Ключавыя словы: кіраванне падзеямі

доля