Канчатковы кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей | 15 абавязковых рэчаў, каб гарантаваць поспех мерапрыемства

Ваша сэрца б'ецца, калі вы ўяўляеце найгоршы сцэнарый:

❗️ Спікер захварэў за некалькі хвілін да выхаду на сцэну.

❗️ Ваша пляцоўка раптоўна губляе электрычнасць у дзень мерапрыемства.

❗️ Або што яшчэ горш - нехта пацярпеў на вашым мерапрыемстве.

Думкі, якія турбуюць жывот, не даюць вам спаць па начах.

Але нават з самымі хаатычнымі падзеямі можна справіцца - калі старанна і сістэматычна планаваць загадзя.

Просты кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей можа дапамагчы вам вызначыць магчымыя праблемы, падрыхтавацца да іх і ліквідаваць іх, перш чым яны сарвуць вашу падзею. Давайце разбярэмся з 10 абавязковымі пунктамі ў кантрольным спісе, каб ператварыць клопат у добра складзены план дзеянняў.

змест

• агляд
• Што такое кіраванне рызыкамі падзеі?
• Пяць крокаў да кіравання рызыкамі ў якасці арганізатара мерапрыемстваў
• Кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей
• Пяць элементаў кіравання рызыкамі
• Кантрольны спіс у кіраванні падзеямі
• Takeaways
• Часта задаюць пытанні

агляд

Што такое рызыка падзеі?	Нечаканыя і непрадбачаныя праблемы, якія негатыўна ўплываюць на арганізатараў і брэндынг кампаніі.
Прыклады рызыкі падзей?	Экстрэмальнае надвор'е, бяспека харчовых прадуктаў, пажар, беспарадкі, пагрозы бяспецы, фінансавы рызыка,...

Што такое кіраванне рызыкамі падзеі?

Кіраванне рызыкамі падзей прадугледжвае выяўленне патэнцыйных рызык або праблем, якія могуць пагражаць падзеі, а затым увядзенне працэсаў і мер засцярогі для змякчэння гэтых рызык. Гэта дапамагае арганізатарам мерапрыемстваў мець гатовы план на выпадак надзвычайных сітуацый, каб звесці да мінімуму збоі і хутка аднавіць працу ў выпадку ўзнікнення праблем. Кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей таксама выкарыстоўваецца, каб пераканацца, што кожная патэнцыйная пагроза перасякаецца.

Пяць крокаў да кіравання рызыкамі ў якасці арганізатара мерапрыемстваў

Мы ведаем, што для планіроўшчыка мерапрыемстваў гэта напружана з усімі магчымасцямі, якія могуць узнікнуць. Каб пазбавіць вас ад лішніх думак, выканайце нашы простыя 5 крокаў, каб скласці ідэальны план кіравання рызыкамі для мерапрыемстваў:

• Вызначце рызыкі - Прадумайце ўсе магчымыя рэчы, якія могуць пайсці не так падчас вашага мерапрыемства. Улічвайце такія фактары, як праблемы з месцам правядзення, дрэннае надвор'е, тэхналагічныя збоі, адмена выступоўцаў, праблемы з харчаваннем, траўмы, нізкая наведвальнасць і г.д. Думайце шырока і ставіце гэта на інструмент мазгавога штурму каб захаваць ідэі некранутымі.

Патрэбны новыя спосабы мазгавога штурму?

Выкарыстоўвайце інструмент мазгавога штурму AhaSlides каб стварыць больш ідэй на працы і падчас арганізацыі мерапрыемства!

🚀 Зарэгіструйцеся бясплатна☁️

• Ацаніце верагоднасць і ўплыў - Для кожнай выяўленай рызыкі падзеі ацаніце, наколькі верагодная яна адбудзецца і які патэнцыйны ўплыў яна можа аказаць на вашу падзею. Гэта дапамагае вызначыць, якія рызыкі патрабуюць найбольш дбайных планаў па зніжэнні.

• Распрацоўка планаў на выпадак надзвычайных сітуацый - Для больш прыярытэтных рызык стварыце спецыяльныя планы рэзервовага капіравання, рашэнні і непрадбачаныя сітуацыі, каб мінімізаваць збоі ў выпадку, калі гэтыя рызыкі матэрыялізуюцца. Гэта можа ўключаць пацвярджэнне альтэрнатыўных месцаў, пастаўшчыкоў, раскладаў і г.д.

• Размяркуеце абавязкі - Зрабіце аднаго чалавека адказным за выкананне кожнага плана на выпадак непрадбачаных сітуацый і дакладна раскажыце аб ролях вашай камандзе. Гэта гарантуе, што хтосьці прыме меры, калі рызыка сапраўды ўзнікае.

• Практыкуйце свае планы - Азнаёмцеся з магчымымі сцэнарыямі, каб выявіць прабелы ў вашых планах кіравання рызыкамі падзей. Навучанне вашай каманды таму, як рэагаваць у розных сітуацыях, умацуе ўпэўненасць, каб яны маглі паспяхова вырашаць праблемы, якія ўзнікаюць у дзень мерапрыемства.

Парады для лепшага ўзаемадзеяння

• кіраванне падзеямі
• Афармленне мерапрыемстваў
• Бізнес-сеткі

Кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей

Якія агульныя моманты павінен ахопліваць кантрольны спіс кіравання рызыкамі падзей? Шукайце натхненне ў прыкладах кантрольнага спісу рызык падзей, прыведзеных ніжэй.

№ 1 - Месца правядзення
☐ Кантракт падпісаны
☐ Атрыманы дазволы і ліцэнзіі
☐ План паверха і ўстаноўка пацверджаны
☐ Харчаванне і тэхнічныя патрабаванні ўказаны
☐ Рэзервовае месца вызначана і знаходзіцца ў рэжыме чакання

№ 2 - Надвор'е
☐ План маніторынгу суровых умоў надвор'я і апавяшчэнняў
☐ Палатка або альтэрнатыўны прытулак даступны пры неабходнасці
☐ Дамоўлена аб пераносе мерапрыемства ў памяшканне, калі гэта неабходна

#3 - Тэхналогія
☐ А/В і іншае тэхнічнае абсталяванне пратэставана
☐ Кантактная інфармацыя для ІТ-падтрымкі атрымана
☐ Папяровыя раздрукоўкі матэрыялаў, даступныя ў якасці рэзервовай копіі
☐ План дзеянняў у выпадку адключэння інтэрнэту або электрычнасці

№ 4 - Медыцына/бяспека
☐ Даступныя аптэчкі першай дапамогі і аўтаматычны дэфект
☐ Аварыйныя выхады выразна пазначаны
☐ Персанал прайшоў навучанне дзеянням у надзвычайных сітуацыях
☐ Кантактная інфармацыя аховы/паліцыі пад рукой

№ 5 - Дынамікі
☐ Біяграфіі і фатаграфіі атрыманы
☐ Альтэрнатыўныя дынамікі выбраны ў якасці рэзервовага
☐ Дакладчык абвясціў план дзеянняў у надзвычайных сітуацыях

№6 - Наведвальнасць
☐ Пацверджаны мінімальны парог наведвальнасці
☐ Паведамляецца аб правілах адмены
☐ Дзейнічае план вяртання грошай у выпадку адмены мерапрыемства

№ 7 - Страхоўка
☐ Дзеючы поліс агульнага страхавання грамадзянскай адказнасці
☐ Атрыманае страхавое пасведчанне

№ 8 - Дакументацыя
☐ Копіі дагавораў, дазволаў і ліцэнзій
☐ Кантактная інфармацыя для ўсіх прадаўцоў і пастаўшчыкоў
☐ Праграма мерапрыемства, парадак дня і/або маршрут

№ 9 - Кадравы склад/Валанцёры
☐ Ролі, прызначаныя супрацоўнікам і валанцёрам
☐ Даступныя рэзервовыя копіі для запаўнення ў выпадку няяўкі
☐ Навучанне дзеянням у надзвычайных сітуацыях і планам на выпадак надзвычайных сітуацый завершана

№10 - Ежа і напоі
☐ Майце рэзервовыя копіі для любых хуткапсавальных запасаў
☐ Альтэрнатыўныя стравы, прыгатаваныя ў выпадку затрымкі/няправільнага замовы/гасцей з алергіяй
☐ Даступныя дадатковыя папяровыя вырабы, посуд і сервіроўка

№ 11 - Адходы і перапрацоўка
☐ Раздадзены смеццевыя бакі і кантэйнеры для перапрацоўкі
☐ Ролі прызначаны для збору смецця падчас і пасля мерапрыемства

#12 - Працэдуры разгляду скаргаў
☐ Супрацоўнік, прызначаны разглядаць скаргі наведвальнікаў
☐ Пратакол для вырашэння праблем і прапановы вяртання грошай/кампенсацыі пры неабходнасці

№ 13 - План экстранай эвакуацыі
☐ Падрыхтаваны шляхі эвакуацыі і месцы сустрэчы
☐ Няхай супрацоўнікі размяшчаюцца каля выхадаў

№ 14 - Пратакол страчанага чалавека
☐ Прызначаны персанал, адказны за страчаных дзяцей/пажылых людзей/інвалідаў
☐ Атрымана кантактная інфармацыя бацькоў/апекуноў непаўналетніх

№ 15 - Справаздача аб інцыдэнтах
☐ Форма паведамлення аб інцыдэнтах, створаная для персаналу, каб дакументаваць любыя надзвычайныя сітуацыі

Пяць элементаў кіравання рызыкамі

Рызыка - гэта не проста няўдача - гэта частка кожнага прадпрыемства. Але з правільным планам кіравання рызыкамі падзей вы можаце ўтаймаваць рызыку хаосу і ператварыць пагрозы ў магчымасці. Пяць падыходаў да кіравання рызыкамі ўключаюць:

• Ідэнтыфікацыя рызыкі - Думайце пра такія дробязі, як тэхнічныя збоі... аж да поўнай катастрофы. Пералік рызык выдаляе іх з вашай галавы на паперу, дзе вы можаце супрацьстаяць ім.

• Ацэнка рызыкі- Ацаніце кожны рызыка, каб зразумець, які ўяўляе найбольшую пагрозу. Падумайце: наколькі верагодна, што гэта адбудзецца? Якая шкода можа нанесці, калі гэта адбудзецца? Прыярытызацыі рызык засяродзьце свае намаганні на праблемах, якія сапраўды важныя.

• Зніжэнне рызыкі - Ёсць планы адбіцца! Разгледзьце спосабы паменшыць верагоднасць узнікнення рызыкі, паменшыць любы ўплыў, калі гэта адбудзецца, або і тое, і іншае. Чым больш вы можаце аслабіць рызыкі загадзя, тым менш яны будуць вам перашкаджаць.

• Маніторынг рызыкі - Пасля таго, як вашыя першапачатковыя планы на месцы, будзьце пільныя. Сачыце за прыкметамі з'яўлення новых рызык або змены старых рызык. Адкарэктуйце свае стратэгіі па меры неабходнасці, каб ісці ў нагу з змяняючымся ландшафтам пагроз.

• Справаздача аб рызыках - Падзяліцеся рызыкамі і планамі са сваёй камандай. Прыцягненне іншых да ўвагі далучае вас, выяўляе слабыя бакі, якія вы маглі прапусціць, і размяркоўвае адказнасць за кіраванне рызыкамі.

Што такое кантрольны спіс у кіраванні падзеямі?

Кантрольны спіс у кіраванні мерапрыемствамі адносіцца да спісу элементаў або задач, якія арганізатары мерапрыемства правяраюць, што яны былі падрыхтаваны, арганізаваны або запланаваны напярэдадні мерапрыемства.

Поўны кантрольны спіс для кіравання рызыкамі дапамагае гарантаваць, што нічога важнага не будзе прапушчана, калі вы арганізуеце ўсе дэталі, неабходныя для паспяховага выканання мерапрыемства.

Кантрольныя спісы карысныя для кіравання падзеямі, таму што яны:

• Забяспечце яснасць і структуру — У загадзе распісваюць усё, што трэба зрабіць, каб нічога не праляцела.

• Заахвочвайце дбайную падрыхтоўку - Выключэнне пунктаў матывуе арганізатараў пераканацца, што ўсе меры і меры засцярогі сапраўды выкананы да пачатку мерапрыемства.

• Палепшыць зносіны - Каманды могуць падзяляць і прызначаць элементы кантрольнага спісу, каб гарантаваць, што кожны разумее свае ролі і абавязкі.

• Падтрымка паслядоўнасці - Выкарыстанне аднаго і таго ж кантрольнага спісу для перыядычных падзей дапамагае падтрымліваць стандарты і ўлоўліваць вобласці для паляпшэння кожны раз.

• Выявіць недахопы або недахопы - Неадзначаныя элементы вылучаюць забытыя рэчы або патрабуюць дадатковага планавання, што дазваляе вам вырашыць іх да ўзнікнення праблем.

• Садзейнічанне перадачы - Перадача кантрольнага спісу новым арганізатарам дапамагае ім зразумець усё, што было зроблена для планавання папярэдніх паспяховых мерапрыемстваў.

Takeaways

З гэтымі дапаўненнямі ў вашым кантрольным спісе кіравання рызыкамі падзей вы добра падрыхтаваны да поля бою! Падрыхтоўка ператварае патэнцыйны хаос у спакойную ўпэўненасць. Такім чынам, дадайце кожны пункт у свой спіс. Выкрэслівайце іх адзін за адным. Глядзіце, як кантрольны спіс ператварае клопат у моц. Таму што чым больш вы чакаеце, тым лепшыя рызыкі паддаюцца вашаму дбайнаму планаванню і падрыхтоўцы.

Часта задаюць пытанні