Флаер за начална среща на проекта за нокти в 8 стъпки (+безплатен шаблон!)

Дори и най-дисциплинираните компании там понякога могат да почувстват, че техните проекти се отклоняват. По-често проблемът е един от подготовка. Решението?Добре структуриран и напълно интерактивен среща за стартиране на проекта!

Повече от обикновена помпозност и церемония, добре изпълнената среща за стартиране наистина може да получи нещо красиво на десния крак. Ето 8 стъпки за провеждане на среща за стартиране на проект, която създава вълнение и получава всички на същата страница.

Време за стартиране!

Какво представлява срещата за стартиране на проект?
Защо срещите за начален проект са толкова важни?
8 стъпки към среща за стартиране на проект Kickass
Шаблон за дневен ред на началната среща на проекта

Съвети за срещи, които да запомните

Трябва да имате дневен ред за началната среща предварително. Изпращането на ранен начален имейл на проекта е много важно! Така че, нека да разгледаме няколко примера от дневен ред на началната среща!

Началната сесия трябва да бъде кратка и стегната, с много игри и дейности, тъй като това е моментът AhaSlides идва много удобно! Вижте още съвети с нас, както е показано по-долу:

Алтернативен текст

Започнете разговора.

Получете ценен принос от вашия екип и клиенти по време на началната среща на проекта. Използвайте гласуване на живо, въпроси и отговори и инструменти за обмен на идеи с този безплатен шаблон!

🚀 Вижте шаблона

Какво представлява срещата за стартиране на проект?

Както пише на калай, срещата за стартиране на проект е среща, на която стартирате проекта си.

Обикновено началната среща на проекта е първата среща между клиента, поръчал проект и компанията, която ще го реализира. И двете страни ще седнат заедно и ще обсъдят основите на проекта, неговата цел, целите му и как ще стигне от идеята до осъществяването му.

Най-общо казано, има Типове 2 на началните срещи, за които трябва да знаете:

Начало на външен проект -Екипът за разработки седи с някой от извънкомпанията, като клиент или заинтересована страна, и обсъжда плана за съвместен проект.
Вътрешен PKM - Екип от учени от в компанията сяда заедно и обсъжда плана за нов вътрешен проект.

Въпреки че и двата типа могат да имат различни резултати, процедуратае почти същото. Има по същество няма частна начален старт на външен проект, който не е част от начален старт на вътрешен проект - единствената разлика ще бъде за кого го държите.

Повече ангажираност с вашите събирания

Защо срещите за начален проект са толкова важни?

Целта на Kickoff Meetings трябва да бъде силна и ясна! Може да изглежда достатъчно просто да започнете проект само като възложите куп задачи на правилните хора, особено в днешното работно място, обсебено от Kanban дъска. Това обаче може да доведе до това отборите непрекъснато да губят пътя си.

Запомнете, само защото сте на същата дъскане означава, че сте на същата страница.

В основата на това срещата за стартиране на проекта е честна и открита Диалог между клиент и екип. това е не поредица от съобщения за това как ще работи проектът, но а разговорза планове, очаквания и цели, достигнати от необуздания дебат.

Ето някои от предимствата на провеждането на среща за стартиране на проекта:

Получава всички приготвен - „Дайте ми шест часа да отсека дърво и ще прекарам първите четири в точене на брадвата“.Ако Ейбрахам Линкълн беше жив днес, можете да бъдете сигурни, че той щеше да прекара първите 4 от 6 часа по проекта на начална среща по проекта. Това е така, защото тези срещи съдържат all необходимите стъпки, за да получите всеки проект на десния крак.
То включва всички ключови играчи- Първоначалните срещи не могат да започнат, освен ако всички не са там: мениджъри, ръководители на екипи, клиенти и всеки друг, който има дял в проекта. Толкова е лесно да загубите представа кой за какво отговаря без яснотата на начална среща, за да разберете всичко.
Е отворени и съвместни - Както казахме, началните срещи на проекта са дебати. Най-добрите участват all присъстващи и извадете най-добрите идеи от всички.

Повече ангажираност с вашите събирания

8 стъпки към среща за стартиране на проект Kickass

И така, какво точно е включено в дневния ред на началната среща по проекта? Стеснихме го до 8-те стъпки по-долу, но винаги трябва да помните, че има няма зададено меню за този тип срещи.

Използвайте тези 8 стъпки като ориентир, но никога не забравяйте, че последният дневен ред е на !

Стъпка №1 – Въведения и разбивачи на леда

Естествено, единственият начин да започнете всяка начална среща е като запознаете участниците един с друг. Без значение от продължителността или мащаба на вашия проект, клиентите и членовете на екипа трябва да бъдат на първо име помежду си, преди да могат да работят ефективно заедно.

Докато просто въведение от типа „завъртете се около масата“ е достатъчно, за да запознаете хората с имената, ледоразбивачът може да добави още един слой от личност намлява облекчи настроениетопреди началото на проекта.

Опитай това:Завърти колелото 🎡

Изложете няколко прости теми за въвеждане на a въртящо се колело, след което накарайте всеки член на екипа да го завърти и да отговори на каквато и да е тема, на която колелото се приземи. Насърчават се забавни въпроси, но се уверете, че е повече или по-малко професионално!

Въртящо се колело, което да се използва като ледоразбивач.

Искате още подобни?💡 Имаме 10 ледоразбивача за всяка срещаточно тук.

Стъпка #2 - Предистория на проекта

След като приключихме с формалностите и празненствата, време е да започнем, като поставим началото на студения бизнес. За да стартирате успешно срещата, трябва да имате ясен дневен ред за началната среща!

Както всички страхотни истории, най-добре е да започнете от началото. Очертайте цялата кореспонденциямежду вас и вашите клиенти, за да накарате всички да участват изцяло в проекта, за да разберат какво се е случило досега.

Това могат да бъдат екранни снимки на имейли, текстове, протоколи от предишни срещи или всякакви ресурси, които добавят някакъв контекст за вашата компания и вашия клиент. Улеснете визуализирането на всички, като направите хронология.

Стъпка #3 - Търсене на проекта

В допълнение към фона на кореспонденцията, ще искате да се гмурнете дълбоко в детайлите на защо този проект е стартиран на първо място.

Това е решаваща стъпка, тъй като осигурява ясен преглед на болезнените точки, които проектът иска да реши, което е нещо, което както екипите, така и клиентите трябва да държат на челно място в съзнанието си през цялото време.

Protip 👊

Етапи като този са готови за обсъждане. Попитайте клиентите си намлява Вашият екип да представи своите идеи защо те смятат, че този проект е измислен.

Ако е приложимо, винаги трябва да се опитвате да канализирате глас на клиентаВ тази секция. Сътрудничете с клиента, за да получите примери от реалния свят на потребители, споменаващи болезнени точки, които вашият проект се опитва да поправи. Техните мнения трябва да оформят начина, по който вашият екип подхожда към проекта.

Стъпка #4 - Цели на проекта

Значи сте разгледали минало на проекта, сега е време да разгледаме бъдеще.

Наличието на преки цели и ясна дефиниция на успеха на вашия проект наистина ще помогне на вашия екип да работи за постигането му. Не само това, това ще покаже на клиента ви, че се отнасяте сериозно към работата и имате подобни високи залози в това как върви.

Посъветвайте се с участниците в срещата 'как ще изглежда успехът?'Повече клиенти ли са? Още отзиви? По-добър процент на удовлетвореност на клиентите?

Независимо от целта, винаги трябва да бъде...

постижим- Не се пренапрягайте. Знайте границите си и си поставете цел всъщност имат шанс за постигане.
Измерим - Подкрепете целта си с данни. Насочете се към конкретно число и проследете напредъка си към него.
Timed - Дайте си крайна дата. Направете всичко възможно, за да постигнете целите си преди този краен срок.

Стъпка # 5 - Заявлението за работа

Поставяйки „месото“ в „началната среща“, декларацията за работа (SoW) е сериозно гмуркане в спецификата на проекта и как ще бъде изпълнен. Това е основно таксуванена дневния ред на срещата и трябва да получавате по-голямата част от вашето внимание.

Вижте тази инфографика за това какво да включите в декларацията си за работата:

Инфографика, обясняваща 6-те мини стъпки, включени в обявяването на декларация за работа по време на срещата по проекта.

Имайте предвид, че декларацията за работата не е толкова дискусионна, колкото останалата част от дневния ред на срещата по проекта. Това е наистина времето, в което даден проект може просто да се стигне изложи плана за действиеза предстоящия проект, след това запазете дискусията за следваща точка от срещата.

Точно както останалата част от срещата ви за стартиране, вашата декларация за работа е супер променлива. Спецификата на вашата декларация за работа винаги ще зависи от сложността на проекта, размера на екипа, участващите части и т.н.

Искате ли да научите повече?💡 Вижте това изчерпателна статия за изработване на декларация за работа.

Стъпка #6 - Раздел Въпроси и отговори

Въпреки че може да се почувствате принудени да оставите раздела си с въпроси и отговори до края, ние всъщност препоръчваме да го задържите директно след декларацията ви за работа.

Такъв силен сегмент със сигурност ще породи въпроси както от вашия клиент, така и от вашия екип. Тъй като по-голямата част от срещата е толкова свежа в съзнанието на всички, най-добре е да ударите, докато желязото е горещо.

Използването на софтуер за интерактивни презентации за хостване на вашите въпроси и отговори може да помогне всичко да върви гладко, особено ако началната среща на вашия проект има голям брой присъстващи....

Е организиран– Въпросите са подредени по популярност (чрез гласуване „за“) или по време и могат да бъдат маркирани като „с отговор“ или фиксирани в горната част.
Е модериран- Въпросите могат да бъдат одобрени и отхвърлени, преди да бъдат показани на екрана.
Е анонимен - Въпросите могат да се изпращат анонимно, което означава, че всеки има глас.

Стъпка #7 – Потенциални проблеми

Както казахме преди, срещата за стартиране на проекта е да бъдем възможно най-отворени и честни. Това екак изграждате a чувство на доверие с клиента си от самото начало.

За тази цел е най-добре да обсъдите потенциалните проблеми, с които проектът може да се сблъска по пътя си. Никой не ви моли да предсказвате бъдещето тук, а само да измислите примерен списък с бариери, с които може да се сблъскате.

Тъй като вие, вашият екип и вашият клиент ще подходите към този проект с различни залози, той е идеален за получаване всичкиучаства в дискусията за потенциален проблем.

Стъпка #8 - Чекиране

Редовната проверка на клиента е друг начин за укрепване на доверието между двете страни. На началната среща на проекта ви трябва да отговорите на няколко въпроса Какво, кога, кой намлява как тези проверки ще се случат.

Чекирането е доста фин балансиращ акт между прозрачностнамлява усилие. Въпреки че е хубаво да бъдете възможно най-отворени и прозрачни, трябва да управлявате това в рамките на това доколко действително ще бъдете достъпни за beотворени и прозрачни.

Уверете се, че сте отговорили на тези въпроси преди края на срещата:

Какво?- В какъв точно детайл клиентът има нужда от актуализация? Трябва ли да знаят за всеки малък детайл от напредъка, или са важни само големите признаци?
Кога?- Колко често вашият екип трябва да актуализира вашия клиент? Трябва ли да предават какво са направили всеки ден или просто да обобщят какво са успели в края на седмицата?
Кой? - Кой член на екипа ще бъде този, който ще поддържа връзката с клиента? Ще има ли член на всеки екип, на всеки етап, или само един единствен кореспондент по време на целия проект?
Как? - По какъв начин клиентът и кореспондентът ще поддържат връзка? Редовно видеообаждане, имейл или непрекъснато актуализиран документ на живо?

Както е в случая с повечето точки от дневния ред на началната среща на проекта, най-добре е да се обсъжда на открито. За голям екип и голяма група клиенти може да ви е по-лесно да направите a анкета на живоза да намалите възможностите за създаване на възможно най-добрата формула за чекиране.

Искате ли да научите повече? Вижте някои най-добри практики за проверка с вашите клиенти.

Проучване Ефективно с AhaSlides

Шаблон за дневен ред на началната среща на проекта

С вашето експертно планирано първоначално заседание, което само чака да вкара някои умове в заседателната зала, последното докосване може да е малко взаимодействиеда събере всичко заедно.

Знаете ли само това 29% от фирмитесе чувстват свързани с клиентите си ( "Галъп")? Откъсването е епидемия на ниво B2B и може да остави началните срещи да се чувстват като плосък, невдъхновяващ процес през формалностите.

Ангажирането на вашите клиенти и екипи чрез интерактивни слайдове може наистина стимулиране на участиетонамлява повишаване на обхвата на вниманието.

AhaSlides има арсенал от инструментивключително анкети на живо, въпроси и отговори и слайдове за мозъчна атака, и дори викторини на живои игри, за да запалите вашия проект по правилния начин.

Кликнете по-долу, за да вземете безплатен шаблон за изтегляне, който не трябва да се изтегля. Променете всичко, което искате, и го представете безплатно!

Вземете шаблона

Щракнете по-долу, за да създадете безплатен AhaSlides акаунт и започнете да създавате свои собствени ангажиращи срещи чрез интерактивност!

Създайте своя собствена