E-mail pozivnice za sastanak | Najbolji savjeti, primjeri i predlošci (100% besplatno)

Sastanci mogu biti ključni element timske efikasnosti, koordinacije i jedinstva. Mnoge kompanije organizuju sastanke barem jednom sedmično, što može biti neformalni sastanak radi jednostavnog razgovora sa zaposlenima ili formalniji sastanak upravnog odbora na kojem se raspravlja o budućem planu kompanije i godišnjem izvještaju na kraju godine. Administrativni službenici ili rukovodioci su obavezni da pošalju pozivnice za sastanak učesnicima ili gostima.

Poziv na sastanak je važan za efikasno i nesmetano vođenje zvaničnih sastanaka. Postoji mnogo načina za slanje pozivnica za sastanke. U ovom članku fokusiramo se na rješavanje problema e-poruke sa pozivnicama za sastanke, najprikladniji i najpopularniji način da pozovete ljude da učestvuju na vašim sastancima.

Sadržaj

• Šta je e-poruka s pozivom na sastanak?
• Zašto je e-poruka s pozivom na sastanak važna?
• Napišite pozivnicu za sastanak putem e-pošte korak po korak
• Vrste e-pošte pozivnica za sastanke i primjeri
• The Bottom Line

Brzi predlošci za sastanke sa AhaSlides-ima

Šta je e-poruka s pozivom na sastanak?

Ključni dio poslovnih aktivnosti, e-poruka s pozivom na sastanak je pisana poruka s demonstracijom svrhe sastanka i zahtjevom za ljude da se pridruže sastanku nakon određenog datuma i lokacije, plus detaljniji prilozi ako je potrebno. Može biti napisana u formalnom ili neformalnom stilu, ovisno o karakteristikama sastanaka. Trebala bi biti napisana u odgovarajućem tonu i stilu kako bi se zadovoljila poslovna e-pošta.

Međutim, nemojte miješati e-poruku s pozivom na sastanak i e-poruku s zahtjevom za sastanak. Ključna razlika između ovih e-poruka je u tome što e-poruka s zahtjevom za sastanak ima za cilj dogovoriti sastanak s nekim, dok e-poruka s pozivom na sastanak ima za cilj pozvati vas na sastanak u najavljene datume i na najavljenu lokaciju.

Zašto je e-poruka s pozivom na sastanak važna?

Korištenje pozivnica putem e-pošte donosi mnogo prednosti. Prednosti pozivnica putem e-pošte su navedene u nastavku:

• Direktno se povezuje s kalendarima. Kada primaoci prihvate pozivnicu, ona se vraća u njihov poslovni kalendar, a vi ćete dobiti podsjetnik, baš kao i za druge događaje zabilježene u kalendaru.
• Zgodno je i brzo. Vaši primaoci mogu doći do e-pošte odmah nakon što kliknete na dugme za slanje. Kako to ide direktno primaocu, ako je adresa e-pošte pogrešna, možete odmah dobiti obavijest i brzo potražiti daljnja rješenja.
• Štedi vreme. Možete slati grupne e-poruke sa hiljadama adresa e-pošte u isto vrijeme.
• To štedi troškove. Ne morate trošiti budžet na slanje poštom.
• Može se generirati direktno sa vaše željene webinar platforme. Osim ako nemate sastanak licem u lice, vaš prvi izbor će vjerovatno biti Zoom, Microsoft Teams, ili nešto slično. Kada je RSVP potvrđen, svi linkovi i vremenski okviri se sinhronizuju putem e-pošte, tako da učesnik može izbjeći zabunu s drugim događajima.

Činjenica je da se milijarde e-poruka šalju svaki dan, a mnoge od njih su neželjena pošta. Svi koriste barem jednu e-poruku za razmjenu važnih poruka za posao, kupovinu, sastanke i još mnogo toga. Međutim, s obzirom na to da morate pročitati tone e-poruka dnevno, ne čudi da se ponekad susrećete s fenomenom "umora od e-pošte". Stoga, slanje dobre e-poruke s pozivom može izbjeći nepotrebno nerazumijevanje ili neznanje primalaca.

Napišite pozivnicu za sastanak putem e-pošte korak po korak

Dobar email sa pozivnicom za sastanak je od suštinskog značaja i, po pravilu, utiče na a dostava putem e-pošte stopa.

Postoje pravila ponašanja i principi kojih se svi moraju pridržavati kako bi ispunili e-poruku s pozivom na poslovni sastanak u znak poštovanja prema primaocima. Možete naučiti kako napisati standardnu ​​e-poruku s pozivom na sastanak slijedeći ove korake:

Korak 1: Napišite jaku temu

Činjenica je da 47% primalaca e-pošte pročita e-poruke koje imaju jasan i koncizan naslov. Prvi utisak je važan. To može osigurati da primaoci osjete hitnost ili važnost, što dovodi do veće stope otvaranja.

• Kratko, ciljano. Budite činjenični, a ne zagonetni.
• Potvrdu o dolasku možete tražiti u naslovu kao znak hitnosti.
• Ili dodajte ton osjećaja kao što je ne zaboravite važnost, hitnost,...
• Dodajte vrijeme ako želite naglasiti problem osjetljiv na vrijeme 

Na primjer: „Sastanak 4/12: Sesija za razmišljanje o projektu” ili „Važno. Molimo Vas da odgovorite: Sastanak za novu strategiju proizvoda 10/6”

Korak 2: Počnite s kratkim uvodom

U prvom redu, dobra je ideja da ukratko objasnite ko ste, koja je vaša pozicija u organizaciji i zašto im se obraćate. Tada možete direktno pokazati svrhu sastanka. Mnogi ljudi griješe kada iznose nejasnu svrhu sastanka jer pretpostavljaju da učesnici moraju znati za to.

• Neka vaše predstavljanje bude prijatno ili povezano sa poslom
• Podsjetite učesnike ako treba da završe neke zadatke ili ponesu nešto sa sobom na sastanak.

Na primjerZdravo članu tima, radujem se što ću te vidjeti na predstavljanju novog proizvoda sljedećeg ponedjeljka.

Korak 3: Podijelite vrijeme i lokaciju

Trebalo bi da navedete tačno vreme sastanka. Također biste im trebali reći kako i gdje se sastanak održava, bilo lično ili online, i ponuditi smjernice ili linkove do platforme u slučaju da im zatrebaju.

• Dodajte vremensku zonu ako zaposleni rade u različitim dijelovima svijeta
• Navedite procijenjeno trajanje sastanka
• Kada dajete upute, budite što detaljniji ili priložite smjernice za mapiranje.

Na primjerMolimo vas da nam se pridružite u petak, 6. oktobra, u 1:00 sati u sali za sastanke broj 2, na drugom spratu administrativne zgrade.

Korak 4: Navedite dnevni red sastanka

Obuhvatite ključne ciljeve ili predloženi dnevni red sastanka. Nemojte spominjati detalje. Možete jednostavno navesti temu i vremenski okvir. Za formalne sastanke možete priložiti detaljan dokument. Ovo je posebno korisno za pomoć učesnicima da se unaprijed pripreme.

Na primjer, možete početi sa: Planiramo razgovarati..../ Želimo se pozabaviti nekim od problema ili na sljedeći način:

• 8:00-9:30: Uvod u projekat
• 9:30-11:30: Prezentacije Howarda (IT), Nour (Marketing) i Charlotte (Prodaja)

Korak 5: Zatražite RSVP

Zahtijevanje RSVP-a može pomoći u potvrđivanju odgovora vaših primalaca. Da biste spriječili ambivalentnost, u vašu e-poštu treba navesti željeni odgovor i vremensko ograničenje za učesnike da vas obavijesti o svom prisustvu ili odsustvu. Na taj način, ako niste primili njihov RSVP u vrijeme kada regulišete, možete izvršiti brze naknadne radnje.

Na primjer: Molimo Vas da odgovorite do [datum] na [e-mail adresu ili broj telefona]

Korak 6: Dodajte profesionalni potpis e-pošte i brendiranje

Poslovni potpis e-pošte treba da sadrži puno ime i prezime, naziv pozicije, naziv kompanije, kontakt informacije, lične web stranice i druge hiperlinkove adrese.

Svoj potpis možete lako prilagoditi Gmail.

Na primjer:

Jessica Madison

Regionalni direktor marketinga, Inco industrija

555-9577-990

Postoji mnoštvo besplatnih programa za kreiranje potpisa e-pošte koji vam štede vrijeme i trud, kao što su Moj potpis.

Vrste e-pošte pozivnica za sastanke i primjeri

Imajte na umu da će različite vrste sastanaka imati različite standarde i stilove pisanja koje treba slijediti. Obično razdvajamo e-poruke sa pozivnicama za sastanke na osnovu njihovog nivoa formalnog ili neformalnog, uključujući ili isključujući virtuelne sastanke ili čiste sastanke na mreži. U ovom dijelu prikupljamo i predstavljamo vam neke tipične vrste pozivnica za sastanke i svaki tip šablona koji se popularno koriste u e-porukama s pozivnicama za poslovne sastanke.

#1. E-mail sa zahtjevom za formalni sastanak

E-poruka sa formalnim zahtjevom za sastanak koristi se za velike sastanke koji se obično održavaju jednom do tri puta godišnje. Radi se o velikom formalnom sastanku, tako da vaša e-poruka treba biti napisana formalnim stilom pisanja. Priloženi dodaci su potrebni kako bi učesnicima bilo jasnije kako učestvovati na sastanku, kako pronaći lokaciju i detaljno objasniti dnevni red.

Formalni sastanci uključuju:

• Sastanak uprave
• Sastanak odbora
• Sastanak odbora direktora 
• Skupština dioničara 
• Sastanak o strategiji 

Primer 1: Akcionari šablon za pozivnicu

Predmet: Važno. Pozvani ste na godišnju skupštinu. [Vrijeme]

[ime primaoca]

[Ime kompanije]

[Naziv posla]

[Adresa kompanije]

[Datum]

Poštovani dioničari,

Sa zadovoljstvom Vas pozivamo na godišnju skupštinu koja će se održati dana [Vrijeme], [Adresa]

Godišnja skupština dioničara je izuzetna prilika za informacije, razmjenu i diskusiju između [Ime kompanije] i svi naši dioničari.

To je također prilika da se izrazite i glasate za aktivnu ulogu u donošenju važnih odluka za [Ime kompanije], bez obzira na broj dionica koje posjedujete. Sastanak će obuhvatiti sljedeće ključne dnevne redove:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Uputstva za učešće na ovom sastanku, dnevni red i tekstove odluka koje ćete dostaviti na odobrenje naći ćete u priloženom dokumentu ispod

Želio bih da vam se zahvalim, u ime odbora, na vašem doprinosu i vašoj lojalnosti prema [Ime kompanije] i radujem se što ću vas poželjeti dobrodošlicu na sastanak [Datum]

Srdačan pozdrav,

[Ime]

[Naziv pozicije]

[Ime kompanije]

[Adresa i web stranica kompanije]

Primer 2: Sastanak o strategiji šablon za pozivnicu

[ime primaoca]

[Ime kompanije]

[Naziv posla]

[Adresa kompanije]

[Datum]

Predmet: Sastanak marketing kampanje za pokretanje projekta: 2/28

U ime [Ime kompanije], Pozivam Vas da prisustvujete poslovnom sastanku koji se održava u [Naziv konferencijske sale, Naziv zgrade] [Datum i vrijeme]. Sastanak će trajati [Trajanje].

Zadovoljstvo mi je poželjeti vam dobrodošlicu u prvu fazu našeg projekta kako biste razgovarali o našem predstojećem prijedlogu [Detalji] i cijenimo vaše vrijedne uvide u to. Evo kratkog sažetka našeg dnevnog reda:

Dnevni red 1:

Dnevni red 2:

Dnevni red 3:

Dnevni red 4:

Cijeli naš tim smatra ovaj prijedlog jednim od najvažnijih. Za vašu daljnju informaciju, ovom pismu smo priložili dokument s detaljnijim informacijama kako biste se mogli unaprijed pripremiti za sastanak.

Svi se radujemo razgovoru s vama kako bismo razmotrili šta još možemo učiniti da ovaj prijedlog uspješno funkcionira. Molimo vas da nam pošaljete sva pitanja ili preporuke za sastanak prije... [Rok] direktno meni odgovorom na ovu e-poštu.

Ugodan dan pred vama.

Hvala vam,

Topli pozdravi,

[Ime]

[Naziv pozicije]

[Ime kompanije]

[Adresa i web stranica kompanije]

#2. E-mail sa pozivom za neformalni sastanak

Sa formalnim e-mailom s pozivom na sastanak, to je jednostavno sastanak s osobljem na nižem nivou menadžmenta ili članovima unutar tima. Mnogo vam je lakše smisliti kako pravilno pisati. Možete pisati u neformalnom stilu s prijateljskim i radosnim tonom.

Neformalni sastanci uključuju:

• Brainstorming sastanak
• Sastanak za rješavanje problema
• trening
• Sastanak za prijavu
• Team Building Meeting
• Čavrljanje na kavi 

Primjer 3: Predložak e-pošte s pozivnicom za sastanak za prijavu

Subject line: Hitno. [Ime projekta] ažuriranja. [Datum]

Poštovani timovi,

Pozdrav!

Bilo je ugodno i zabavno imati vremena raditi s vama u vezi s tim [Ime projekta]. Međutim, da bismo mogli efikasno da nastavimo sa svojim planovima, verujem da je pravo vreme da iznesemo izveštaj o napretku koji je postignut i bio bih zahvalan za priliku da se sretnemo na [lokacija] da dalje razgovaramo o tome na [Datum i vrijeme].

Priložio sam i listu svih dnevnih redova o kojima treba da razgovaramo. Ne zaboravite pripremiti izvještaj o izvršenju zadatka. Iskoristite ovo [Veza] da mi javiš da li ćeš uspeti.

Molim vas da mi svoju potvrdu pošaljete e-poštom što prije.

Topli pozdravi,

[Ime]

[Naziv posla]

[Ime kompanije]

Primer 4: Team building predložak e-pošte s pozivnicom

Poštovani članovi tima,

Obavještavamo vas da je [Naziv odjela] organizuje a Team Building sastanak za sve naše osoblje članovi na [Datum i vrijeme]

Za daljnji profesionalni razvoj izuzetno je značajno da rastemo zajedno, a to se može dogoditi samo ako radimo kao tim kako bismo naše vještine i talente iskoristili za bolji učinak. To je razlog zašto naš odjel mjesečno promoviše razne teambuilding aktivnosti.

Molimo dođite i pridružite se događaju kako bismo mogli čuti vaš glas o tome kako možemo poboljšati da vam pružimo bolju podršku. Biće ih i nekoliko igre za izgradnju tima, a kompanija će obezbijediti lagane osvježavajuće napitke.

Radujemo se zabavnim trenucima na ovom događaju za izgradnju tima, koji je organizovan da pomogne svakome od nas da raste. U slučaju da mislite da ne možete učestvovati na ovom sastanku, molimo vas da nas obavijestite [ime koordinatora] at [Telefonski broj]

S poštovanjem,

[Ime]

[Naziv posla]

[Ime kompanije]

#3. E-pošta s pozivnicom za gostujućeg govornika

E-poruka s pozivom gostujućeg govornika treba sadržavati informacije relevantne za govornika u vezi sa sastankom i prilikom za govor. Ključno je da govornik zna na koji način može doprinijeti vašem događaju i koje koristi može ostvariti učešćem u njemu.

Primjer 5: Šablon e-pošte s pozivnicom za govornika

drag [govornik],

Nadamo se da će vas ova poruka dobro pronaći! Danas vam pružamo fantastičnu priliku za govor za vaše razmišljanje. Željeli bismo Vas zamoliti da budete naš časni govornik za [Naziv sastanka], događaj fokusiran na [Opis svrhe i publike vašeg događaja]. Čitav [Naziv sastanka] tim je inspirisan vašim dostignućima i smatra da biste bili savršeni stručnjak da se obratite našoj publici profesionalaca istomišljenika.

[Naziv sastanka] će se održati u [Mjesto, uključujući grad i državu] on [Datumi]. Očekuje se da će naš događaj ugostiti oko [Procijenjen broj učesnika#]. Naš cilj je da [Ciljevi sastanka].

Vjerujemo da ste sjajan govornik i da bi vaš glas bio ključan dodatak tom razgovoru, s obzirom na vaš opsežan rad u [Područje stručnosti]. Možete razmotriti predstavljanje svojih ideja u trajanju do [Trajanje] minuta koje se odnose na područje [Tema sastanka]. Svoj prijedlog možete poslati prije [roka] slijedite [link] kako bi naš tim mogao saslušati vaše ideje i unaprijed odrediti pojedinosti vašeg govora.

U svakom slučaju, ako niste u mogućnosti prisustvovati, ljubazno vas molimo da nas kontaktirate putem [link]. Hvala vam na vašem vremenu i pažnji, radujemo se vašem pozitivnom odgovoru.

Najbolje,
[Ime]
[Naziv posla]
[Kontakt informacije]
[Adresa web stranice kompanije]

#4. E-mail pozivnice za webinar

U današnjim trendovima, sve više ljudi organizuje online sastanke jer to štedi vrijeme i novac, posebno za timove koji rade na daljinu. Ako koristite konferencijske platforme, postoje dobro prilagođene pozivnice koje se direktno šalju vašem učesniku prije početka sastanka, kao što je predložak e-pošte s pozivnicom putem Zooma. Za virtualni webinar, možete se pozvati na sljedeći primjer.

Savjeti: Koristite ključne riječi kao što su “Čestitamo”, “Uskoro”, “Savršeno”, “Ažuriraj”, , “Dostupno”, “Najbolje”, “Najbolje”, “Posebno”, “Pridruži nam se”, “Besplatno” itd.

Primer 6: Šablon e-pošte za pozivnicu za webinar

Predmet: Čestitamo! Pozvani ste na [Naziv webinara]

drag [ime_kandidata],

[Ime kompanije] sa zadovoljstvom organizira webinar za [Tema webinara] na [Datum] u [vrijeme], s ciljem [[Svrhe webinara]

Biće to dobra prilika da zaradite ogromne beneficije od vaših pozvanih stručnjaka iz oblasti [teme vebinara] i dobijete besplatne poklone. Naš tim je tako oduševljen vašim prisustvom.

Napomena: Ovaj webinar je ograničen na [Broj ljudi]. Da sačuvate svoje mjesto, molimo vas da se registrirate [Veza], i slobodno ga podijelite sa svojim prijateljima. 

Nadam se da se vidimo tamo!

ugodan dan,

[Tvoje ime]

[potpis]

The Bottom Line

Srećom, postoji mnogo dostupnih šablona pozivnica za poslovne sastanke na internetu koje možete prilagoditi i poslati svojim sudionicima za nekoliko sekundi. Ne zaboravite da sačuvate nešto u svom oblaku kako biste mogli da pripremite svoju e-poštu sa savršenim pisanjem, posebno u slučaju hitnosti.

Pretpostavimo da tražite i druga rješenja za svoje poslovanje. U tom slučaju, Možete otkriti da je AhaSlides dobar alat za prezentacije s mnogim nevjerojatnim značajkama za podršku vašim webinarima, aktivnostima izgradnje tima, konferencijama i još mnogo toga.

Često Postavljena Pitanja

Ref: Zaista | Sherpany