Poslovni sastanci poznati su onima na vodećim pozicijama kao što su projektni menadžeri ili više uloge u kompaniji. Ova okupljanja su neophodna za unapređenje komunikacije, poticanje saradnje i unapređenje uspeha unutar organizacije.
Međutim, možda nisu svi svjesni definicija, vrsta i svrha ovih sastanaka. Ovaj članak služi kao sveobuhvatan vodič i pruža savjete za održavanje produktivnih poslovnih sastanaka.
Šta je poslovni sastanak?
Poslovni sastanak je sastanak pojedinaca koji se okupljaju kako bi razgovarali i doneli odluke o određenim temama vezanim za poslovanje. Svrhe ovog sastanka mogu uključivati ažuriranje članova tima o tekućim projektima, planiranje budućih napora, rješavanje problema ili donošenje odluka koje utiču na cijelu kompaniju.
Poslovni sastanci se mogu održavati lično, virtualne, ili kombinacija oba i može biti formalna ili neformalna.
Cilj poslovnog sastanka je razmjena informacija, usklađivanje članova tima i donošenje odluka koje pomažu poslovnom da ostvari svoje ciljeve.
Vrste poslovnih sastanaka
Postoji nekoliko vrsta poslovnih sastanaka, ali 10 uobičajenih tipova uključuju:
1/ Mjesečni sastanci tima
Mjesečni sastanci tima su redovni sastanci članova tima kompanije na kojima se razgovara o tekućim projektima, dodjeli zadataka i informiranju i usklađivanju ljudi. Ovi sastanci se obično održavaju jednom mjesečno, istog dana, i traju od 30 minuta do nekoliko sati (u zavisnosti od veličine grupe i količine informacija).
Mjesečni sastanci tima pružaju priliku i smjernice članovima tima da razmijene informacije i ideje, razgovaraju o napretku projekta i osiguraju da svi rade prema istom cilju.
Ovi sastanci se također mogu koristiti za rješavanje bilo kakvih izazova ili problema s kojima se tim suočava, identificiranje rješenja i donošenje odluka koje utiču na smjer projekta ili rada tima.
An svestrani sastanak je jednostavno sastanak koji uključuje cjelokupno osoblje kompanije, drugim riječima, mjesečni sastanak tima. To je redovan sastanak – koji se dešava možda jednom mjesečno – i obično ga održavaju čelnici kompanije.
2/ Stand Up sastanci
The stand-up sastanak, također poznat kao dnevni stand-up ili dnevni scrum sastanak, vrsta je kratkog sastanka, koji obično ne traje duže od 15 minuta, a održava se svakodnevno kako bi se timu dala brza ažuriranja o napretku projekta ili završenom radnom opterećenju, planiranju raditi danas.
Istovremeno, pomaže da se identifikuju i riješe prepreke s kojima se članovi tima suočavaju i kako one utiču na zajedničke ciljeve tima.
3/ Sastanci ažuriranja statusa
Sastanci o ažuriranju statusa fokusiraju se na pružanje novosti od članova tima o napretku njihovih projekata i zadataka. Mogu se dešavati češće od mjesečnih sastanaka, kao što su sedmični.
Svrha sastanaka za ažuriranje statusa je, naravno, da se pruži transparentan pogled na napredak svakog projekta i da se identifikuju svi izazovi koji mogu uticati na uspjeh projekta. Ovi sastanci se neće baviti pitanjima poput diskusije ili rješavanja problema.
Za sastanak većeg obima, sastanak ažuriranja statusa se također može nazvati 'Sastanak gradske vijećnice', Sastanak u gradskoj vijećnici je jednostavno planirani sastanak u cijeloj kompaniji u kojem je fokus na tome da menadžment odgovara na pitanja zaposlenih. Stoga je ovaj sastanak uključivao sesiju pitanja i odgovora, što ga je činilo otvorenijim i manje formuliranim od bilo kojeg drugog tipa sastanka!
4/ Sastanci za rješavanje problema
To su sastanci koji se vrte oko identificiranja i rješavanja izazova, kriza ili problema sa kojima se organizacija suočava. Često su neočekivani i moraju dovesti pojedince iz različitih odjela ili timova da sarađuju i pronađu rješenja za specifične probleme.
Na ovom sastanku, učesnici će iznijeti svoje stavove, zajednički identifikovati osnovne uzroke problema i ponuditi potencijalna rješenja. Da bi ovaj sastanak bio efikasan, treba ih ohrabriti da razgovaraju otvoreno i iskreno, izbjegavaju okrivljavanje i fokusiraju se na pronalaženje odgovora.
5/ Sastanci za donošenje odluka
Ovi sastanci imaju za cilj donošenje važnih odluka koje utiču na smjer projekta, tima ili cijele organizacije. Polaznici su obično pojedinci sa potrebnim ovlaštenjima za donošenje odluka i stručnošću.
Ovaj sastanak će morati unaprijed biti dostavljen svim relevantnim informacijama, potrebnim zainteresiranim stranama. Zatim, kako bi se osiguralo da se odluke donesene tokom sastanka provode, naknadne radnje se uspostavljaju s vremenom završetka.
6/ Brainstorming sastanci
Brainstorming sastanci se fokusiraju na generiranje novih i inovativnih ideja za vaše poslovanje.
Najbolji dio sesije brainstorminga je kako promovira timski rad i invenciju dok se oslanja na kolektivnu inteligenciju i maštu grupe. Svima je dozvoljeno da izraze svoje mišljenje, crpe jedni druge ideje i iznađu originalna i najsavremenija rješenja.
7/ Sastanci strateškog menadžmenta
Sastanci strateškog menadžmenta su sastanci na visokom nivou koji se fokusiraju na pregled, analizu i donošenje odluka u vezi sa dugoročnim ciljevima, smjerom i učinkom organizacije. Viši rukovodioci i rukovodeći tim prisustvuju ovim sastancima, koji se održavaju kvartalno ili godišnje.
Tokom ovih sastanaka, organizacija se revidira i ocjenjuje, kao i konkurentnost ili identifikuju nove mogućnosti za rast i poboljšanje.
8/ Početni sastanci projekta
A sastanak o početnom projektu je sastanak koji označava službeni početak novog projekta. Okuplja ključne osobe iz projektnog tima, uključujući projektne menadžere, članove tima i dionike iz drugih odjela, kako bi razgovarali o ciljevima, ciljevima, vremenskim rokovima i budžetima.
To također pruža priliku menadžeru projekta da uspostavi jasne kanale komunikacije, postavi očekivanja i osigura da članovi tima razumiju svoje uloge i odgovornosti.
Ovo su neke od najčešćih vrsta poslovnih sastanaka, a format i struktura se mogu mijenjati ovisno o veličini i vrsti organizacije.
9/ Uvodni sastanci
An uvodni sastanak je prvi put da se članovi tima i njihovi vođe službeno susreću jedni s drugima, kako bi utvrdili da li uključeni pojedinci žele izgraditi radni odnos i posvetiti se timu u budućnosti.
Ovaj sastanak ima za cilj da članovima tima da vremena da ostanu zajedno kako bi upoznali pozadinu, interesovanja i ciljeve svakog učesnika. Ovisno o vašim željama i preferencijama vašeg tima, možete organizirati uvodne sastanke formalne ili neformalne, ovisno o različitim kontekstima.
10/ Sastanci gradske vijećnice
Ovaj koncept je potekao od lokalnih gradskih sastanaka Nove Engleske na kojima bi se političari sastajali sa biračima kako bi razgovarali o pitanjima i zakonima.
Danas, a sastanak gradske vijećnice je planirani sastanak u cijeloj kompaniji na kojem menadžment direktno odgovara na pitanja zaposlenih. Omogućava otvorenu komunikaciju i transparentnost između rukovodstva i osoblja. Zaposleni mogu postavljati pitanja i dobiti trenutne povratne informacije.
odgovor sve važna pitanja
Ne propustite ritam uz AhaSlides' besplatni alat za pitanja i odgovore. Budite organizovani, transparentni i odličan lider.
Kako voditi poslovne sastanke
Da bi prijatan sastanak, prvo, morate poslati a e-mail pozivnice za sastanak.
Održavanje efektivnih sastanaka u poslovanju zahtijeva pažljivo planiranje i pripremu kako bi se osiguralo da sastanak bude produktivan i da postigne planirane ciljeve. Sljedeći savjeti mogu vam pomoći da vodite produktivne poslovne sastanke:
1/ Definišite svrhu i ciljeve
Definiranje svrhe i ciljeva poslovnog sastanka ključno je za osiguranje da sastanak bude produktivan i da proizvede željeni ishod. Oni moraju osigurati sljedeće:
- The Purpose. Pobrinite se da sastanak ima svrhu da razgovarate o određenim temama, donesete odluke ili pružite ažuriranja. Morate definirati zašto je sastanak neophodan i očekivani ishod.
- Ciljevi. Ciljevi poslovnog sastanka su konkretni, mjerljivi rezultati koje želite postići do kraja sastanka. Trebalo bi da budu usklađeni sa opštom svrhom sastanka sa vremenskom linijom, KPI itd.
Na primjer, sastanak na kojem se razgovara o lansiranju novog proizvoda trebao bi imati ciljeve koji su u skladu s općim ciljem povećanja prodaje ili poboljšanja tržišnog udjela.
2/ Pripremite dnevni red sastanka
A dnevni red sastanka služi kao putokaz za sastanak i pomaže da diskusija bude fokusirana i na pravom putu.
Stoga, pripremom efikasnog dnevnog reda, možete osigurati da poslovni sastanci budu produktivni i fokusirani i da svi budu svjesni o čemu treba razgovarati, šta očekivati i šta treba postići.
3/ Pozovite prave učesnike
Razmislite ko bi trebao prisustvovati sastanku na osnovu njihove uloge i tema o kojima će se razgovarati. Pozovite samo one koji moraju biti prisutni kako biste osigurali da sastanak teče nesmetano. Neki faktori koje treba uzeti u obzir kako biste odabrali prave polaznike uključuju prikladnost, nivo stručnosti i autoritet.
4/ Efikasno rasporedite vrijeme
Pobrinite se da odvojite dovoljno vremena za svaku temu u svom dnevnom redu, uzimajući u obzir važnost i složenost svakog pitanja. Ovo će pomoći da se svim temama posveti puna pažnja i da sastanak ne prođe prekovremeno.
Takođe, trebalo bi da se pridržavate rasporeda koliko god je to moguće, ali i da budete dovoljno fleksibilni da izvršite promene ako je potrebno. Takođe možete razmisliti o kratkim pauzama kako biste pomogli učesnicima da se napune i ponovo fokusiraju. Ovo može održati energiju i interesovanje sastanka.
5/ Učinite sastanke interaktivnijim i zanimljivijim
Učinite poslovne sastanke interaktivnijim i zanimljivijim ohrabrujući sve učesnike da govore i podijele svoje misli i ideje. Kao i korištenje interaktivnih aktivnosti, kao npr ankete uživo or sesije mozga i rotirajući točkovi pomažu da učesnici budu uključeni i fokusirani na diskusiju.
Ili koristite AhaSlides unaprijed napravljena biblioteka šablona da se oprostim od dosadnih sastanaka i zastakljenih očiju.
Check out: 20+ Online Fun Icebreaker Games za bolji angažman, ili 14 inspirativnih Igre za virtuelne sastanke, sa najboljih 6 sastanak hacks možete naći u 2024!
6/ Zapisnik sa sastanka
uzimanje minute za upoznavanje tokom poslovnog sastanka je važan zadatak koji pomaže dokumentovanju glavnih diskusija i odluka donesenih tokom sastanka. Također pomaže u poboljšanju transparentnosti i osigurava da su svi na istoj stranici prije odlaska na sljedeći sastanak.
7/ Praćenje aktivnosti
Praćenjem aktivnosti, možete osigurati da se odluke donesene tokom sastanka sprovedu u djelo i da su svi jasni o svojim odgovornostima.
I UVIJEK prikupite povratne informacije od učesnika kako biste nadolazeće poslovne sastanke učinili još boljim – povratne informacije možete podijeliti nakon što završite, putem e-pošte ili slajdova prezentacije. Zbog toga sastanci nisu dosadni i svi se zabavljaju💪
Nabavite besplatne šablone anketa za svoje sastanke!
Prijavite se besplatno i uzmite ono što želite iz biblioteke šablona!
🚀 Besplatni šabloni ☁️
Key Takeaways
Nadajmo se, uz ovaj članak od AhaSlides, možete razlikovati vrste poslovnih sastanaka i njihove svrhe. Također, slijedeći ove korake i najbolje prakse, možete pomoći da vaši poslovni sastanci budu efikasni, fokusirani i da daju željene rezultate.
Efikasno vođenje poslovnih sastanaka može pomoći u poboljšanju komunikacije, saradnje i uspjeha unutar organizacije i ključna je komponenta uspješnog poslovnog upravljanja.
Često Postavljena Pitanja
Zašto su sastanci važni u poslu?
Sastanci omogućavaju efikasnu komunikaciju kako prema dole tako i prema gore unutar organizacije. Važna ažuriranja, ideje i povratne informacije mogu se dijeliti.
Koje sastanke treba da ima preduzeće?
– Sastanci svih/svih osoblja: sastanci u cijeloj kompaniji za razmjenu ažuriranja, najava i podsticanje komunikacije između odjeljenja.
– Sastanci izvršnog/rukovodstva: Za više rukovodstva da razgovaraju o strategiji, planovima i donošenju ključnih odluka na visokom nivou.
– Sastanci odeljenja/tima: Za pojedinačna odeljenja/timove da se sinhronizuju, razgovaraju o zadacima i rešavaju probleme u okviru svog delokruga.
– Projektni sastanci: za planiranje, praćenje napretka i rješavanje blokada za pojedinačne projekte.
– Jedan na jedan: Individualne provjere između menadžera i direktnih izvještaja kako bi se razgovaralo o radu, prioritetima i profesionalnom razvoju.
– Sastanci prodaje: Za prodajni tim da pregleda učinak, identifikuje mogućnosti i planira prodajne strategije.
– Marketing sastanci: koristi ih marketinški tim za planiranje kampanja, kalendar sadržaja i mjerenje uspjeha.
– Budžetski/finansijski sastanci: Za finansijski pregled troškova u odnosu na budžet, predviđanje i diskusije o investicijama.
– Sastanci o zapošljavanju: za pregled životopisa, obavljanje intervjua i donošenje odluka za nova radna mjesta.
– Sastanci obuke: planiranje i održavanje sesija za uključivanje u rad, razvoj vještina za zaposlenike.
– Sastanci sa klijentima: Upravljanje odnosima sa klijentima, povratne informacije i obim budućeg rada.
