8 ključnih koraka za pisanje dnevnog reda sastanka s primjerima i besplatnim predlošcima

Pa, što je Dnevni red sjednice? Istina je da smo svi bili dio sastanaka na kojima smo se osjećali besmisleno, čak ni ne shvaćajući zašto se moramo sastati kako bismo razgovarali o informacijama koje se mogu riješiti putem e-pošte. Neki ljudi možda čak moraju prisustvovati sastancima koji se vuku satima bez rješavanja ikakvih problema.

Međutim, nisu svi sastanci neproduktivni, a ako želite učinkovito raditi sa svojim timom, sastanak s dnevnim redom spasit će vas od gore navedenih katastrofa.

Dobro osmišljen dnevni red postavlja jasne ciljeve i očekivanja za sastanak, osiguravajući da svi znaju njegovu svrhu i što se treba dogoditi prije, tijekom i poslije.

Stoga će vas ovaj članak uputiti u važnost dnevnog reda sastanka, korake za izradu učinkovitog dnevnog reda i dati primjere (+predloške) koje ćete koristiti na sljedećem sastanku.

• Zašto svaki sastanak treba dnevni red
• 8 ključnih koraka za pisanje učinkovitog dnevnog reda sastanka
• Primjeri dnevnog reda sastanka i besplatni predlošci
• Postavite svoj dnevni red sastanka uz AhaSlides
• Ključni za poneti 

Više savjeta za rad uz AhaSlides

• 10 vrsta poslovnih sastanaka
• Zapisnik sastanka: Najbolji vodič za pisanje, primjeri (+ besplatni predložak) u 2023
• 6 najbolji Hakovi za sastanke

Zašto svaki sastanak treba dnevni red

Svaki sastanak treba imati dnevni red kako bi bio produktivan i učinkovit. Dnevni red sastanka pružit će sljedeće prednosti:

• Pojasnite svrhu i ciljeve sastanka, i pomoći da rasprava ostane usredotočena i na pravom putu.
• Upravljajte vremenom i tempom sastanka, pobrinite se da nema besmislenih svađa i uštedite što više vremena.
• Postavite očekivanja za sudionike, te osigurati da su pokrivene sve relevantne informacije i radnje.
• Promiče odgovornost i organiziranost, što dovodi do učinkovitijih i učinkovitijih sastanaka.

8 ključnih koraka za pisanje učinkovitog dnevnog reda sastanka

Evo nekoliko ključnih savjeta koji će vam pomoći da sastavite učinkovit dnevni red sastanka:

1/ Odredite vrstu sastanka 

Budući da različite vrste sastanaka mogu uključivati ​​različite sudionike, formate i ciljeve, važno je odabrati onaj koji odgovara situaciji.

• Početni sastanak projekta: Sastanak na kojem se daje pregled projekta, njegovih ciljeva, vremenskog okvira, proračuna i očekivanja.
• Sastanak svih ruku: Vrsta sastanka u cijeloj tvrtki na koji su pozvani svi zaposlenici. Informirati sve o učinku tvrtke, ciljevima i planovima te promicati osjećaj zajedničke svrhe i smjera unutar organizacije.
• Sastanak gradskog vijeća: Sastanak u gradskoj vijećnici tvrtke na kojem zaposlenici mogu postavljati pitanja, primati novosti i pružati povratne informacije višem menadžmentu i drugim čelnicima.
• Sastanak strateškog menadžmenta: Sastanak na kojem se viši rukovoditelji ili rukovoditelji okupljaju kako bi razgovarali i planirali dugoročni smjer. 
• Virtualni sastanak tima: Format virtualnih timskih sastanaka može uključivati ​​prezentacije, rasprave i interaktivne aktivnosti i može se provoditi korištenjem softvera za video konferencije, razmjene trenutnih poruka ili drugih alata za digitalnu komunikaciju. 
• Oluja ideja: kreativan i suradnički sastanak na kojem sudionici stvaraju i raspravljaju o novim idejama.
• Sastanak jedan na jedan: Privatni sastanak između dvoje ljudi, koji se često koristi za ocjenu učinka, treniranje ili osobni razvoj.

2/ Definirajte svrhu i ciljeve sastanka

Jasno navedite zašto se sastanak održava i što se vi ili vaš tim nadate postići.

3/ Identificirajte ključne teme 

Navedite ključne teme koje treba pokriti, uključujući sve važne odluke koje je potrebno donijeti.

4/ Dodijelite vremensko ograničenje

Dodijelite odgovarajuću količinu vremena za svaku temu i cijeli sastanak kako biste osigurali da sastanak ostane po rasporedu.

5/ Odredite sudionike i njihove uloge

Napravite popis onih koji će sudjelovati na sastanku i odredite njihove uloge i odgovornosti.

6/ Pripremite materijale i prateću dokumentaciju

Prikupite sve relevantne informacije ili materijale koji će biti potrebni tijekom sastanka.

7/ Podijelite dnevni red unaprijed

Pošaljite dnevni red sastanka svim sudionicima kako biste bili sigurni da su svi spremni i spremni.

8/ Pregledajte i po potrebi revidirajte dnevni red

Pregledajte dnevni red prije sastanka kako biste bili sigurni da je potpun i točan te napravite sve potrebne izmjene.

Primjeri dnevnog reda sastanka i besplatni predlošci 

Evo nekoliko primjera dnevnih redova sastanaka koji se mogu koristiti za različite vrste sastanaka:

1/ Dnevni red sastanka tima

Datum: 

Mjesto: 

Sudionici: 

Ciljevi sastanka tima:

• Za ažuriranje napretka provedbe projekta
• Za pregled trenutnih problema i rješenja

Dnevni red sastanka tima: 

• Uvod i dobrodošlica (5 minuta) | @WHO
• Pregled prethodnog sastanka (10 minuta) | @WHO
• Ažuriranja projekta i izvješća o napretku (20 minuta) | @WHO
• Rješavanje problema i donošenje odluka (20 minuta) | @WHO
• Otvorena rasprava i povratne informacije (20 minuta) | @WHO
• Radnja i sljedeći koraci (15 minuta) | @WHO
• Dogovori za zatvaranje i sljedeći sastanak (5 minuta) | @WHO

Besplatni predložak mjesečnog sastanka s AhaSlides

2/ Dnevni red sastanka svih sudionika

Datum: 

Mjesto: 

aTTprimatelji: 

Ciljevi sastanka:

• Ažurirati uspješnost tvrtke i uvesti nove inicijative i planove za zaposlenike.

Dnevni red sastanka: 

• Dobrodošlica i uvod (5 minuta)
• Ažuriranje uspješnosti tvrtke (20 minuta)
• Predstavljanje novih inicijativa i planova (20 minuta)
• Sesija pitanja i odgovora (30 minuta)
• Priznanja i nagrade zaposlenicima (15 minuta)
• Dogovori za zatvaranje i sljedeći sastanak (5 minuta)

Predložak sastanka za sve ruke

3/ Dnevni red početnog sastanka projekta

Datum: 

Mjesto: 

Sudionici:

Ciljevi sastanka:

• Postaviti jasne ciljeve i očekivanja za projekt
• Predstaviti projektni tim
• Razgovarati o projektnim izazovima i rizicima

Dnevni red sastanka: 

• Dobrodošlica i uvod (5 minuta) | @WHO
• Pregled projekta i ciljevi (15 minuta) | @WHO
• Predstavljanje članova tima (5 minuta) | @WHO
• Dodjela uloga i odgovornosti (20 minuta) | @WHO
• Pregled rasporeda i vremenskog slijeda (15 minuta) | @WHO
• Rasprava o projektnim izazovima i rizicima (20 minuta) | @WHO
• Radnje i sljedeći koraci (15 minuta) | @WHO
• Dogovori za zatvaranje i sljedeći sastanak (5 minuta) | @WHO

Imajte na umu da su ovo samo primjeri, a stavke dnevnog reda i format mogu se prilagoditi na temelju specifičnih potreba i ciljeva sastanka. 

Postavite svoj dnevni red sastanka uz AhaSlides 

Da biste postavili dnevni red sastanka s AhaSlides, slijedite ove korake:

• Stvorite račun: Ako već niste, prijavite se za AhaSlides i kreirajte račun. Ili se uputite do našeg Javna knjižnica predložaka.

• Odaberite predložak dnevnog reda sastanka: Imamo razne predloške dnevnog reda sastanaka koje možete koristiti kao početnu točku. Jednostavno odaberite onaj koji najbolje odgovara vašim potrebama i kliknite “Preuzmi predložak”.

• Prilagodite predložak: Nakon što odaberete predložak, možete ga prilagoditi dodavanjem ili uklanjanjem stavki, podešavanjem oblikovanja i promjenom sheme boja.

• Dodajte svoje točke dnevnog reda: Koristite uređivač slajdova za dodavanje stavki dnevnog reda. Možete dodati tekst, kotačić, ankete, slike, tablice, grafikone i još mnogo toga.

• Surađujte sa svojim timom: Ako radite s timom, možete surađivati ​​na dnevnom redu. Jednostavno pozovite članove tima da urede prezentaciju, a oni mogu unositi izmjene, dodavati komentare i predlagati izmjene.

• Podijelite dnevni red: Kada budete spremni, možete podijeliti dnevni red sa svojim timom ili sa sudionicima. Možete podijeliti poveznicu ili putem QR koda.

Uz AhaSlides možete jednostavno stvoriti profesionalan, dobro strukturiran dnevni red sastanka koji će vam pomoći da ostanete na pravom putu i postignete svoje ciljeve sastanka.

Ključni za poneti 

Slijedeći ove ključne korake i primjere uz pomoć predložaka AhaSlides, nadamo se da možete stvoriti dobro strukturiran dnevni red sastanka koji će vas pripremiti za uspjeh.

Često postavljana pitanja