Učite od ovih najboljih primjeri rasporeda projekata za poboljšanje produktivnosti i performansi vaših projekata!
Prvi korak upravljanja projektom dolazi sa planiranjem i rasporedom; dok je planiranje fokusirano na uspostavljanje mape puta za uspjeh projekta, planiranje je posvećeno definiranju vremenskog okvira i redoslijeda projektnih aktivnosti.
Teško je osigurati da projekat radi u toku bez faze planiranja. Stoga ćemo u ovom članku istražiti važnost rasporeda projekta, njegove primjere i kako efikasno planirati od malog do velikog projekta.
Sadržaj
Savjeti za bolji angažman
Tražite interaktivan način da bolje upravljate svojim projektom?
Nabavite besplatne šablone i kvizove za igranje za svoje sljedeće sastanke. Registrujte se besplatno i uzmite šta želite AhaSlides!
🚀 Preuzmite besplatni račun
Šta znači raspored projekta?
Raspored projekta je detaljan raspored koji opisuje zadatke, potrebne resurse i očekivane rokove u nizu kako bi se osiguralo da se projekat može završiti na vrijeme.
Raspored projekta obično uključuje datum početka i završetka svakog zadatka, trajanje svakog zadatka i sve zavisnosti ili ograničenja koja mogu uticati na raspored.
Zašto je važan raspored projekta?
Planiranje projekta je ključna komponenta upravljanja projektom jer pruža okvir za uspješno izvođenje projekta. Ovaj detaljni plan omogućava projekt menadžerima da efektivno raspodijele resurse, prate napredak i osiguraju da se projekat završi na vrijeme iu okviru budžeta. Neke prednosti projektnog rasporeda opisane su kako slijedi
Unaprijed identificiranje potencijalnih uskih grla i rizika
Jedan od ključnih razloga zašto je planiranje projekta važno je taj što podržava menadžere da unaprijed shvate potencijalna uska grla i rizike. Rastavljanjem projekta na manje zadatke i dodjeljivanjem specifičnih vremenskih okvira svakom zadatku, projektni menadžeri mogu lako identificirati sve ovisnosti ili ograničenja koja mogu utjecati na cjelokupni vremenski okvir projekta. To im omogućava da proaktivno upravljaju ovim rizicima i preduzmu potrebne radnje za njihovo ublažavanje.
Na primjer, ako je određeni zadatak identificiran kao aktivnost kritičnog puta i njegovo kašnjenje može potencijalno utjecati na cijeli vremenski okvir projekta, menadžer projekta može dodijeliti dodatne resurse ili prilagoditi raspored kako bi osigurao pravovremeni završetak.
Leverging Resources
Nadalje, planiranje projekta igra vitalnu ulogu u upravljanju resursima. Imajući jasno razumijevanje zadataka uključenih u projekat i njihovog procijenjenog trajanja, projektni menadžeri mogu efikasno alocirati resurse kako bi osigurali da se oni optimalno koriste.
Ovo uključuje dodjeljivanje pravih ljudi sa potrebnim vještinama i iskustvom za svaki zadatak i izbjegavanje sukoba resursa ili preopterećenja. Dobro planirani raspored projekta omogućava projektnim menadžerima da unaprijed identifikuju sve nedostatke ili nedostatke resursa i preduzmu potrebne radnje za njihovo rješavanje, kao što je zapošljavanje dodatnih resursa ili preraspodjela postojećih.
Poboljšanje komunikacije i koordinacije
Osim toga, planiranje projekta pomaže u poboljšanju komunikacije i suradnje među članovima tima. Zajedničkim razumijevanjem rasporeda projekta, članovi tima mogu uskladiti svoje napore i raditi prema zajedničkom cilju. Ovo olakšava bolju saradnju, smanjuje nesporazume ili sukobe i poboljšava ukupnu produktivnost.
Bolje praćenje i izvještavanje
Štaviše, dobro definisan raspored projekta takođe pruža osnovu za redovno praćenje napretka i izveštavanje. Menadžeri projekta mogu uporediti stvarni napredak sa planiranim rasporedom, identificirati sva odstupanja ili kašnjenja i poduzeti potrebne korektivne radnje kako bi projekat održali na pravom putu.
Šta su primjeri rasporeda projekata?
Evo nekoliko primjera kako se projektni raspored može kreirati na osnovu tri tehnike planiranja i kontrole projekta: Ganttov dijagram, mrežni dijagram (PERT i CPM) i Raspored kvarova rada (WBS).
Ganttova karta
Ganttov grafikon je popularan alat za planiranje projekta koji vizualno predstavlja vremensku liniju projekta. Zadatke prikazuje kao horizontalne trake duž vremenske linije, s njihovim početnim i završnim datumima. Zavisnosti između zadataka mogu se označiti strelicama, a prekretnice se mogu označiti kako bi se označila značajna postignuća projekta.
Sljedeća slika je primjer Ganttograma uslužnih aktivnosti za Delta Jet tokom 40-minutnog presjedanja
PERT i CPM
Mrežni dijagram, takođe poznat kao PERT (Tehnika evaluacije i pregleda programa) dijagram, ilustruje redosled i zavisnosti zadataka u projektu. Koristi čvorove za predstavljanje zadataka i strelice za prikaz odnosa između zadataka. Ovaj tip rasporeda je koristan za vizualizaciju kritičnih putanja i identifikaciju zadataka koji imaju najveći utjecaj na trajanje projekta.
Pored toga, kritični put se identifikuje određivanjem najdužeg niza zavisnih zadataka koji direktno utiču na ukupno trajanje projekta. Zadaci duž kritične putanje nemaju zastoj ili fluktuaciju, što znači da će svako kašnjenje u ovim zadacima direktno uticati na ukupno trajanje projekta. Fokusirajući se na kritični put, projektni menadžeri mogu efikasno alocirati resurse i identificirati mogućnosti za optimizaciju kako bi osigurali pravovremeni završetak projekta.
Evo primjera Critical Path i Slack Times za instaliranje nove opreme za kontrolu zagađenja određene kompanije.
Raspored kvarova na radu (WBS)
Raspored projekta se može izraditi koristeći strukturu raščlambe posla kao osnovu. Odnosi se na hijerarhijsku dekompoziciju rezultata projekta na manje radne pakete kojima se može upravljati. Koristeći ove tehnike, menadžeri mogu lako identificirati ovisnosti između zadataka. Neki zadaci mogu zavisiti od završetka drugih, dok se na nekima može raditi istovremeno.
Kako napraviti raspored projekta
Na početku zakazivanja, ako se pitate kako da ga uključite, može biti od pomoći slijediti ova važna pitanja:
- Šta treba učiniti? Jasno definirajte specifične zadatke, aktivnosti i rezultate potrebne za završetak projekta. Podijelite projekat na komponente kojima se može upravljati, osiguravajući da su svi potrebni radovi identificirani.
- Kada to treba uraditi? Odredite trajanje i vremenski okvir za svaki zadatak ili aktivnost. Procijenite vrijeme potrebno za dovršetak svakog zadatka i razmotrite sve ovisnosti ili ograničenja koja mogu utjecati na raspored. Korištenje Ganttograma, PERT-a i CPM tehnika kako bi se efikasno organizirao raspored projekta.
- Ko to može učiniti? Identifikujte pojedince ili uloge odgovorne za svaki zadatak ili aktivnost, to može uključivati međuodjelsku podršku. Dodijelite resurse i u skladu s tim rasporedite odgovornosti. Osigurajte da članovi tima imaju potrebne vještine i raspoloživost za obavljanje dodijeljenih zadataka.
- Gdje će se to raditi? Odredite fizičku ili virtualnu lokaciju na kojoj će se svaki zadatak obavljati. Ovo može uključivati specifične radne prostore, opremu ili tehnološke zahtjeve.
- Koje su zavisnosti zadataka? Odredite odnose i zavisnosti između zadataka. Identificirajte koje zadatke treba završiti prije nego što drugi počnu i razmotrite sve zadatke na kojima se može raditi istovremeno.
- Šta je kritični put? Identifikacija kritičnog puta važan je dio razvoja sveobuhvatnog plana projekta. Kritički put pomaže projektnim menadžerima i timovima da shvate koji zadaci imaju najveći utjecaj na trajanje projekta i datum završetka.
Šta su alati za planiranje projekta?
Većina projekata danas treba podršku softvera za planiranje projekata. Dokazano je da donosi mnoge prednosti pojedincima i preduzećima kao što su povećana efikasnost, poboljšana saradnja, poboljšana preciznost i bolja vizualizacija.
Microsoft Project je jedan od najboljih softvera za planiranje projekata. Jedna od ključnih karakteristika Microsoft Project-a je njegova sposobnost dobijanja ažuriranja statusa zainteresovanim stranama i upravljanja Ganttovim grafikonima, gde možete lako identifikovati zavisnosti zadataka i upravljati redosledom zadataka. također možete fleksibilno prilagođavati raspored projekta.
Druga opcija je korištenje alata tzv Primavera P6 softver za zakazivanje. To je sveobuhvatni softver za upravljanje projektima posebno dizajniran za velike i složene projekte i prepoznat je kao jedan od najboljih softvera za planiranje izgradnje. Podržava i PERT i CPM tehnike, nudeći funkcije za kreiranje mrežnih dijagrama, raspoređivanje zadataka, upravljanje resursima i analizu kritičnih puteva.
Za manje projekte, možete razmisliti o isprobavanju besplatnog softvera kao što je "Asana" ili "Trello." Iako ovi alati možda nemaju sve napredne karakteristike plaćenog softvera, oni nude osnovne mogućnosti planiranja projekata i jednostavni su za korisnika. Besplatne verzije su sposobne za dovršavanje manje komplikovanih projektnih zadataka i suradnju s drugima. Omogućuje vam kreiranje zadataka, postavljanje rokove, dodijelite odgovornosti i pratite napredak.
Često Postavljena Pitanja
Šta je, na primjer, planiranje projekta?
Plan projekta opisuje redoslijed zadataka, potrebne resurse i procijenjene vremenske okvire za njihov završetak. Uzmite projekt izgradnje kao primjer plana projekta. Planiranje u izgradnji može uključivati zadatke kao što su priprema gradilišta, radovi na postavljanju temelja, uokvirivanje, električne i vodovodne instalacije, završne obrade i inspekcije.
Kako napisati primjer rasporeda projekta?
Kada pišete primjer rasporeda projekta, važno je slijediti ove korake: (1) Počnite tako što ćete identifikovati ključne zadatke i aktivnosti koje je potrebno izvršiti za projekat. To se može postići raščlanjivanjem projekta na manje zadatke kojima se može upravljati i određivanjem redoslijeda u kojem ih treba završiti. (2) Zatim procijenite trajanje svakog zadatka i u skladu s tim dodijelite resurse. Ovo će pomoći u stvaranju realnog vremenskog okvira za projekat. (3) Nakon toga uspostavljanje zavisnosti između zadataka, jer neki zadaci mogu zavisiti od završetka drugih. (4) Konačno, ne zaboravite da redovno pregledavate i ažurirate raspored projekta po potrebi kako biste bili sigurni da ostaje tačan i odražava sve promjene ili prilagođavanja u projektu.
Kojih je 7 različitih tipova zakazivanja?
Sedam različitih tipova uključuje zakazivanje terminskih termina, zakazivanje otvorenih termina, zakazivanje talasa, zakazivanje 40/20, dvostruko zakazivanje, zakazivanje klastera, zakazivanje termina za talase i ulazak i matrično zakazivanje.
Bottom Line
Dobro razrađen raspored projekta je ključan za uspješno upravljanje projektom. Da biste bili izvrsni u planiranju projekata za 2024. godinu i dalje, preporučuje se istraživanje i usvajanje modernih alata za upravljanje projektima, informisanje o najboljim praksama u industriji i kontinuirano unapređenje vještina planiranja projekata kroz obuku i profesionalni razvoj.
Ako vam je potrebna dodatna pomoć u organizovanju obuke o vještinama planiranja projekata, AhaSlides može biti odličan partner koji nudi niz funkcija za podršku interaktivnim i zanimljivim treninzima. With AhaSlides, možete kreirati dinamične prezentacije, interaktivne kvizove i zajedničke aktivnosti kako biste poboljšali iskustvo učenja.
Ref: Project Manager | Verint