Llista de control de gestió de riscos d'esdeveniments finals | 15 elements imprescindibles per garantir l'èxit de l'esdeveniment

El teu cor s'accelera mentre imagines els pitjors escenaris:

❗️ Un locutor cau malalt minuts abans de pujar a l'escenari.

❗️ El teu local perd sobtadament energia el dia de l'esdeveniment.

❗️ O el pitjor de tot: algú es fa mal al teu esdeveniment.

Els pensaments que et remenen l'estómac et mantenen despert a la nit.

Però fins i tot els esdeveniments més caòtics es poden gestionar, si planifiqueu amb cura i sistemàticament amb antelació.

Un simple Llista de control de gestió de riscos d'esdevenimentsus pot ajudar a identificar, preparar-vos i mitigar problemes potencials abans que descarrillin el vostre esdeveniment. Descobrim els 10 imprescindibles de la llista de verificació per transformar la preocupació en un pla d'acció ben dissenyat.

Taula de contingut

• Descripció
• Què és la gestió del risc d'un esdeveniment?
• Cinc passos per gestionar el risc com a planificador d'esdeveniments
• Llista de control de gestió del risc d'esdeveniments
• Cinc elements de la gestió del risc
• Llista de verificació a la gestió d'esdeveniments
• Takeaways
• Preguntes freqüents

Descripció

Què és el risc d'esdeveniment?	Problemes inesperats i imprevistos que afecten negativament els organitzadors i la marca de l'empresa.
Exemples de risc d'esdeveniments?	Clima extrem, seguretat alimentària, incendis, pertorbacions, amenaces per a la seguretat, risc financer,...

Què és la gestió del risc d'un esdeveniment?

La gestió del risc d'esdeveniments implica identificar riscos o problemes potencials que podrien amenaçar un esdeveniment i, a continuació, establir processos i precaucions per mitigar aquests riscos. Això ajuda els organitzadors d'esdeveniments a tenir plans de contingència preparats per minimitzar les interrupcions i recuperar-se ràpidament si sorgeixen problemes. També s'utilitza una llista de comprovació de gestió de riscos d'esdeveniments per assegurar-se que totes les amenaces potencials es creuen.

Els cinc passos per gestionar el risc com a planificador d'esdeveniments

Sabem que és estressant com a planificador d'esdeveniments amb totes les possibilitats que es poden produir. Per estalviar-vos de pensar excessivament, seguiu els nostres senzills 5 passos per elaborar un pla de gestió de riscos perfecte per a esdeveniments:

• Identificar riscos- Feu una pluja d'idees sobre totes les coses possibles que podrien sortir malament al vostre esdeveniment. Tingueu en compte factors com ara problemes del lloc, mal temps, fallades tecnològiques, cancel·lacions d'altaveus, problemes d'alimentació, lesions, poca assistència, etc. eina de pluja d'ideesper mantenir intactes les idees.

Necessites noves maneres de fer una pluja d'idees?

Utilitzeu l'eina de pluja d'idees activada AhaSlides per generar més idees a la feina i a l'hora d'organitzar l'esdeveniment!

🚀 Inscriu-te gratuïtament☁️

• Avaluar la probabilitat i l'impacte - Per a cada risc d'esdeveniment identificat, calculeu la probabilitat que es produeixi i quin impacte potencial podria tenir en el vostre esdeveniment. Això ajuda a determinar quins riscos requereixen els plans de mitigació més exhaustius.

•Elaborar plans de contingència - Per a riscos de major prioritat, creeu plans de seguretat específics, solucions i contingències per minimitzar les interrupcions si aquests riscos es materialitzen. Això pot implicar confirmar llocs alternatius, proveïdors, horaris, etc.

• Assignar responsabilitats- Feu que una persona sigui responsable de l'execució de cada pla de contingència i comuniqueu clarament els rols al vostre equip. Això garanteix que algú prendrà mesures si realment es produeix un risc.

•Practica els teus plans - Executeu escenaris potencials per identificar llacunes en els vostres plans de gestió de riscos d'esdeveniments. Entrenar el vostre equip sobre com respondre en diferents situacions generarà confiança perquè pugui gestionar amb èxit els problemes que sorgeixin el dia de l'esdeveniment.

Consells per a una millor implicació

• Gestió d'esdeveniments
• Disseny d'esdeveniments
• Xarxa comercial

Llista de control de gestió del risc d'esdeveniments

Quins són els punts generals que ha de cobrir una llista de control de gestió de riscos d'esdeveniments? Busqueu inspiració amb els nostres exemples de llista de verificació de riscos d'esdeveniments a continuació.

#1 - Lloc
☐ Contracte signat
☐ Permisos i llicències obtinguts
☐ Plànol de planta i arranjaments de configuració confirmats
☐ Requisits tècnics i de restauració especificats
☐ Lloc de còpia de seguretat identificat i en espera

#2 - El temps
☐ Pla de seguiment i notificació del temps sever
☐ Tenda de campanya o refugi alternatiu disponible si cal
☐ Disposicions fetes per traslladar l'esdeveniment a l'interior si cal

#3 - Tecnologia
☐ A/V i altres equips tecnològics provats
☐ Informació de contacte del suport informàtic obtingut
☐ Impressions en paper dels materials disponibles com a còpia de seguretat
☐ Pla de contingència per a Internet o tall elèctric

#4 - Mèdica/Seguretat
☐ Dispositius de primers auxilis i DEA disponibles
☐ Sortides d'emergència clarament senyalitzades
☐ Personal format en procediments d'emergència
☐ Informació de contacte de seguretat/policia a mà

#5 - Altaveus
☐ Rebudes biografies i fotos
☐ Altaveus alternatius seleccionats com a còpia de seguretat
☐ Pla de contingència de l'orador comunicat

#6 - Assistència
☐ Llindar mínim d'assistència confirmat
☐ Política de cancel·lació comunicada
☐ Pla de reemborsament vigent si l'esdeveniment es cancel·la

#7 - Assegurança
☐ Pòlissa d'assegurança de responsabilitat civil general vigent
☐ Certificat d'assegurança obtingut

#8 - Documentació
☐ Còpies de contractes, permisos i llicències
☐ Informació de contacte de tots els venedors i proveïdors
☐ Programa de l'esdeveniment, agenda i/o itinerari

#9 - Personal/Voluntaris
☐ Funcions assignades al personal i al voluntari
☐ Còpies de seguretat disponibles per omplir en cas de no presentar-se
☐ Formació en procediments d'emergència i plans de contingència finalitzada

#10 - Aliments i begudes
☐ Teniu còpies de seguretat disponibles per a qualsevol subministrament perible
☐ Opcions d'alimentació alternatives preparades en cas de comanda retardada/incorrecta/convidats amb al·lèrgies
☐ Hi ha productes addicionals de paper, estris i estris de servir

#11 - Residus i reciclatge
☐ Es distribueixen papereres i contenidors de reciclatge
☐ Funcions assignades per recollir les escombraries durant i després de l'esdeveniment

#12 - Procediments per a la gestió de les queixes
☐ Personal designat per gestionar les queixes dels assistents
☐ Un protocol per resoldre problemes i oferir reemborsaments/compensacions si cal

#13 - Pla d'evacuació d'emergència
☐ Preparació de rutes d'evacuació i punts de trobada
☐ Tenir els membres del personal estacionats prop de les sortides

#14 - Protocol de la persona perduda
☐ Personal responsable de la pèrdua de nens/persones grans/discapacitats designat
☐ Informació de contacte per a pares/tutors de menors d'edat obtinguda

#15 - Informe d'incidències
☐ Formulari d'incidència creat perquè el personal documenti qualsevol emergència

Els cinc elements de la gestió del risc

El risc no és només mala sort, sinó que forma part de cada empresa. Però amb el pla de gestió del risc d'esdeveniments adequat, podeu controlar el risc de caos que crea i convertir les amenaces en oportunitats. Els cinc enfocaments de la gestió del risc inclouen:

• Identificació de riscos- Penseu en coses petites com errors tecnològics... fins a una catàstrofe total. Llistar els riscos els treu del cap i els treu al paper on pots afrontar-los.

• Avaluació de riscos- Valoreu cada risc per entendre quin és l'amenaça més gran. Considereu: Quina probabilitat és que això passi? Quin dany podria produir-se si ho fa? Prioritzar els riscos centra els teus esforços en els problemes que realment importen.

• Mitigació de riscos- Teniu plans per lluitar! Considereu maneres de reduir les possibilitats que es produeixi un risc, reduir qualsevol impacte si es produeix, o ambdues coses. Com més puguis afeblir els riscos per endavant, menys et pertorbaran.

• Seguiment de riscos- Un cop establerts els vostres plans inicials, estigueu atents. Superviseu els signes que apareixen nous riscos o que els antics estan canviant. Ajusteu les vostres estratègies segons sigui necessari per estar al dia amb l'evolució del panorama d'amenaces.

• Informe de riscos- Comparteix riscos i plans amb el teu equip. Posar altres persones al circuit obté l'acceptació, exposa els punts febles que potser us heu perdut i distribueix la responsabilitat per gestionar els riscos.

Què és una llista de verificació en la gestió d'esdeveniments?

Una llista de verificació en la gestió d'esdeveniments fa referència a una llista d'elements o tasques que els organitzadors d'esdeveniments verifiquen que s'han preparat, organitzat o planificat abans d'un esdeveniment.

Una llista completa de control de gestió de riscos ajuda a garantir que no es passa per alt res important mentre organitzeu tots els detalls necessaris per executar amb èxit un esdeveniment.

Les llistes de verificació són útils per a la gestió d'esdeveniments perquè:

• Proporcioneu claredat i estructura- Disposen en un ordre detallant tot el que cal fer, perquè res caigui per les esquerdes.

• Fomentar una preparació exhaustiva- El fet de marcar els articles motiva els organitzadors a assegurar-se que tots els arranjaments i precaucions estiguin en marxa abans que comenci l'esdeveniment.

• Millorar la comunicació- Els equips poden dividir i assignar elements de la llista de verificació per assegurar-se que tothom entén els seus rols i responsabilitats.

• Donar suport a la coherència- L'ús de la mateixa llista de verificació per a esdeveniments recurrents ajuda a mantenir els estàndards i detectar àrees per millorar cada vegada.

• Revelar llacunes o debilitats- Els elements no marcats destaquen coses oblidades o requereixen més planificació, la qual cosa us permet abordar-les abans que sorgeixin problemes.

• Facilitar els traspassos- Entregar la llista de verificació als nous organitzadors els ajuda a entendre tot el que s'ha fet per planificar esdeveniments anteriors amb èxit.

Takeaways

Amb aquests extres a la vostra llista de control de gestió de riscos d'esdeveniments, esteu ben preparats per al camp de batalla! La preparació transforma el caos potencial en confiança tranquil·la. Així que afegiu cada element a la vostra llista. Talleu-los un per un. Mireu que aquesta llista de verificació transforma la preocupació en poder. Perquè com més anticipeu, millors riscos es lliuraran a la vostra meticulosa planificació i preparació.

Preguntes freqüents