Gestionar un projecte és com dirigir una orquestra. Cada part ha de treballar junts per aconseguir una obra mestra. Però fer que tot vagi bé és un veritable repte amb problemes com ara que les peces no coincideixen, que es produeixen errors i la possibilitat que tot es pugui sortir d'ordre.
Aquí és on estructura de desglossament del treball en gestió de projectes (WBS) entra. Penseu en això com el bastó del director que ajuda a mantenir totes les parts del projecte treballant bé.
En aquesta publicació del bloc, ens endinsarem en el concepte de l'estructura de desglossament del treball en la gestió de projectes, explorant les seves característiques clau, proporcionant exemples, descrivint els passos per crear-ne una i discutint eines que poden ajudar en el seu desenvolupament.
Taula de continguts
- Què és l'estructura de desglossament del treball a la gestió de projectes?
- Característiques clau de l'estructura de desglossament del treball en la gestió de projectes
- Les diferències entre WBS i un calendari de desglossament laboral
- Exemples d'estructura de desglossament del treball a la gestió de projectes
- Com crear una estructura de desglossament del treball a la gestió de projectes
- Eines per a l'estructura de desglossament del treball en la gestió de projectes
- Bottom Line
Més consells amb AhaSlides
Què és l'estructura de desglossament del treball a la gestió de projectes?
Una estructura de desglossament de treball en gestió de projectes (WBS) és una eina per dividir un projecte en parts més petites i més manejables. Això permet als gestors de projectes identificar les tasques individuals, els lliuraments i els paquets de treball necessaris per completar el projecte. Proporciona una visió clara i estructurada del que s'ha d'aconseguir.
El WBS és una eina fonamental en gestió de projectes perquè proporciona un marc clar per al que s'ha de fer:
- Planificar i definir l'abast del projecte de manera eficaç.
- Desenvolupar estimacions precises de temps, costos i recursos.
- Assignar tasques i responsabilitats.
- Feu un seguiment del progrés i identifiqueu els possibles riscos o problemes des del principi.
- Millorar la comunicació i la col·laboració dins de l'equip del projecte.
Característiques clau de l'estructura de desglossament del treball en la gestió de projectes
El WBS comença amb el projecte com a nivell superior i, posteriorment, es divideix en subnivells que detallen parts més petites del projecte. Aquests nivells poden incloure etapes, lliuraments, tasques i subtasques, que són necessaris per completar el projecte. El desglossament continua fins que el projecte es divideix en paquets de treball prou petits per ser assignats i gestionats de manera eficaç.
Les característiques clau d'un WBS inclouen:
- Jerarquia: Una visió visual estructurada en arbre de tots els elements del projecte, des del nivell més alt fins als paquets de treball més baixos.
- Exclusivitat mútua: Cada element de la WBS és diferent sense solapaments, assegurant assignacions de responsabilitat clares i evitant la duplicació d'esforços.
- Resultat definit: Cada nivell de la WBS té un resultat definit o lliurable, cosa que fa que sigui més fàcil mesurar el progrés i el rendiment.
- Paquets de treball: Els paquets de treball de les unitats més petites de la WBS estan prou detallats perquè els membres de l'equip del projecte puguin entendre què cal fer, estimar els costos i el temps amb precisió i assignar responsabilitats.
Les diferències entre WBS i un calendari de desglossament laboral
Tot i que ambdues són eines essencials en la gestió de projectes, tenen propòsits diferents.
Entendre la distinció entre els dos és crucial per a una planificació i execució eficaç del projecte.
| característica | Estructura de desglossament del treball (WBS) | Calendari de desglossament del treball (WBSchedule) |
| Enfocar | Què es lliura | Quan s'entrega |
| Nivell de detall | Menys detallat (components principals) | Més detallat (durades, dependències) |
| Propòsit | Defineix l'abast del projecte, els lliuraments | Crea la cronologia del projecte |
| Desviable | Document jeràrquic (p. ex., arbre) | Diagrama de Gantt o eina similar |
| Analogia | Llista de queviures (articles) | Pla d'àpats (què, quan, com cuinar) |
| exemple | Fases del projecte, lliuraments | Durada de les tasques, dependències |
En resum, l'Estructura de Desglossament del Treball desglossa el "què" del projecte, definint tot el treball implicat, mentre que un calendari de desglossament del treball (o programació del projecte) aborda el "Quan" programant aquestes tasques al llarg del temps.
Exemples d'estructura de desglossament del treball a la gestió de projectes
Hi ha diversos formats que pot adoptar una estructura de desglossament de treball a la gestió de projectes. Aquests són alguns tipus comuns a tenir en compte:
1/ Full de càlcul WBS:
Aquest format és ideal per organitzar visualment diferents tasques o activitats durant la fase de planificació d'un projecte.
- Pros: Fàcil d'organitzar tasques, afegir detalls i modificar-les.
- Contres: Pot arribar a ser gran i difícil de manejar per a projectes complexos.
2/ Diagrama de flux WBS:
Presentar una estructura de desglossament del treball a la gestió de projectes com un diagrama de flux simplifica la visualització de tots els components del projecte, ja siguin categoritzats per equip, categoria o etapa.
- Pros: Mostra clarament les relacions i dependències entre tasques.
- Contres: Pot ser que no sigui adequat per a projectes senzills i que es pugui visualitzar desordenat.
3/ Llista WBS:
Llistar les tasques o els terminis al vostre WBS pot ser una manera senzilla de fer un seguiment del progrés d'un cop d'ull.
- Pros: Senzill i concís, ideal per a visualitzacions generals d'alt nivell.
- Contres: Manca de detalls i de relacions entre tasques.
4/ Diagrama de Gantt WBS:
Un format de diagrama de Gantt per al vostre WBS ofereix una línia de temps visual clara del vostre projecte, facilitant la comprensió de la programació completa del projecte.
- pros: Excel·lent per visualitzar els terminis i la programació del projecte.
- Contres: Requereix un esforç addicional per crear i mantenir.
Com crear una estructura de desglossament del treball a la gestió de projectes
Aquí teniu una guia per crear una estructura de desglossament del treball en la gestió de projectes:
6 passos per crear WBS a la gestió de projectes:
- Definir l'abast i els objectius del projecte: Descriu clarament els objectius del projecte i què s'ha de lliurar.
- Identificar les fases clau del projecte: Desglosseu el projecte en etapes lògiques i manejables (per exemple, planificació, disseny, desenvolupament, proves, desplegament).
- Llista els principals lliuraments: Dins de cada fase, identifiqueu els resultats o productes clau (per exemple, documents, prototips, producte final).
- Descompondre els lliuraments en tasques: Desglosseu encara més cada lliurament en tasques més petites i accionables. Apunta a tasques gestionables en un termini de 8-80 hores.
- Refinar i perfeccionar: Reviseu el WBS per veure'n complet, assegurant-vos que s'inclouen totes les tasques necessàries i que no hi hagi duplicacions. Comproveu si hi ha una jerarquia clara i resultats definits per a cada nivell.
- Assignar paquets de treball: Definiu una propietat clara per a cada tasca, assignant-les a persones o equips.
Millors consells:
- Centra't en els resultats, no en les accions: Les tasques han de descriure el que s'ha d'aconseguir, no passos específics. (per exemple, "Escriu el manual d'usuari" en lloc de "Escriviu instruccions").
- Manteniu-lo manejable: Apunta a 3-5 nivells de jerarquia, equilibrant el detall amb la claredat.
- Utilitzeu visuals: Els diagrames o gràfics poden ajudar a la comprensió i la comunicació.
- Obteniu comentaris: Involucreu els membres de l'equip en la revisió i perfeccionament de la WBS, assegurant-vos que tothom entén les seves funcions.
Eines per a l'estructura de desglossament del treball en la gestió de projectes
Aquí hi ha algunes eines populars utilitzades per crear un WBS:
1. Projecte Microsoft
Microsoft Project – Un programari de gestió de projectes líder que permet als usuaris crear diagrames WBS detallats, fer un seguiment del progrés i gestionar els recursos de manera eficaç.
2. Escriure
Wrike és una eina de gestió de projectes basada en núvol que ofereix robustes funcionalitats de creació de WBS, juntament amb funcions de col·laboració i seguiment de projectes en temps real.
3. Lucidchart
Lucidchart és un espai de treball visual que proporciona diagrames i visualització de dades per crear gràfics WBS, diagrames de flux i altres diagrames organitzatius.
4. Trello
Trello – Una eina de gestió de projectes flexible basada en targetes on cada targeta pot representar una tasca o un component de la WBS. És ideal per a la gestió de tasques visuals.
5. MindGenius
MindGenius – Una eina de gestió de projectes centrada en mapes mentals, planificació de projectes i gestió de tasques, que permet la creació de gràfics WBS detallats.
6. Smartsheet
Smartsheet – Una eina de gestió de projectes en línia que combina la facilitat d'ús d'un full de càlcul amb la funcionalitat d'una suite de gestió de projectes, ideal per crear plantilles WBS.
Bottom Line
L'estructura de desglossament del treball és una eina important en la gestió de projectes. Ajuda a organitzar un projecte en tasques més petites que són més fàcils de gestionar. El WBS també pot aclarir els objectius i els resultats del projecte i fer que la planificació, l'assignació de recursos i el seguiment del progrés siguin més efectius.
💡Estàs cansat de la mateixa manera antiga i avorrida de crear un WBS? Bé, és hora de canviar les coses! Amb eines interactives com AhaSlides, podeu portar el vostre WBS al següent nivell. Imagineu fer una pluja d'idees i recollir comentaris del vostre equip en temps real, tot alhora que creeu un entorn atractiu i interactiu. En col·laborar, el vostre equip pot crear un pla més complet que augmenti la moral i garanteixi que les idees de tothom s'escoltin. 🚀 Explora el nostre plantilles per millorar la vostra estratègia de gestió de projectes avui!
Ref: Forbes | Adobe | Gestor de projectes
