Ancu e cumpagnie più disciplinate quì ponu qualchì volta sente i so prughjetti sbagliassi. Più spessu chè micca, u prublema hè unu di Preparazione. A suluzione? Una struttura ben strutturata è interattiva riunione d'iniziu di u prugettu!
Più chè una semplice pompa è una cerimonia, una riunione d'iniziu ben eseguita pò veramente uttene qualcosa di bellu cù u pede ghjustu. Eccu 8 passi per tene una riunione iniziale di prughjettu chì cresce eccitazione è ottiene ugnunu nantu à a listessa pagina.
Tempu d'iniziu!
Cunsiglii di riunione per ricurdà
Duvete avè un agenda di riunione di kickoff in anticipu. L'inviu di e-mail iniziale di u prugettu hè assai impurtante! Allora, andemu à verificà i pochi esempi di l'agenda di a riunione di kickoff!
A sessione di kickoff deve esse corta è concisa, cù assai ghjochi è attività, postu chì questu hè quandu AhaSlides hè assai utile! Scuprite più cunsiglii cun noi cum'è quì sottu:
Kick-Start a Conversazione.
Ottene input preziosi da a vostra squadra è i clienti durante a riunione di kickoff di u prugettu. Aduprate sondaggi in diretta, Q&A è strumenti di scambiu di idee cù stu mudellu gratuitu!
🚀 Vede u mudellu
Cosa hè una Riunione d'iniziu di u Prughjettu?
Cum'è a dice nantu à u stagnu, una riunione iniziale di prughjettu hè una riunione induve vo lanciate u vostru prughjettu.
Di solitu, una riunione di kickoff di u prugettu hè a prima reunione trà u cliente chì hà urdinatu un prughjettu è a cumpagnia chì u darà a vita. I dui lati si metteranu inseme è discuteranu i fundamenti di u prugettu, u so scopu, i so scopi è cumu si ghjunghjerà da l'idea finu à a fine.
In generale parlendu, ci sò Tipi 2 di riunioni di kick-off per esse cuscenti di:
- Lanciu di Prughjettu Esternu - Una squadra di sviluppu si stà cun qualcunu di dehors a cumpagnia, cum'è un cliente o un stakeholder, è discute u pianu per un prughjettu di cullaburazione.
- PKM Internu - Un squadra da nella a sucietà si mette inseme è discute u pianu per un novu prughjettu internu.
Mentre entrambi sti tipi ponu avè risultati diversi, a prucedura hè guasi listessa. Ci hè essenzialmente nisuna parte di un kickoff di prughjettu esternu chì ùn face micca parte di un kickoff di prughjettu internu - l'unica differenza serà per quale u tenite.
Più Ingaghjamentu cù e vostre riunioni
Perchè e Riunioni di Kickoff di Prughjettu sò cusì Importanti?
U scopu di i Kickoff Meetings deve esse forte è chjaru! Pò sembre abbastanza simplice per lancià un prughjettu solu assignendu una mansa di compiti à e persone giuste, in particulare in u locu di travagliu ossessionatu di Kanban d'oghje. Tuttavia, questu pò purtà à e squadre chì perdenu continuamente a strada.
Ricurdativi, solu perchè site nantu à u listessu bordu ùn significa micca chì site nantu à listessa pagina.
À u core, una riunione d'iniziu di u prugettu hè una onesta è aperta dialogu trà un cliente è una squadra. Hè micca una seria di annunzii nantu à u funziunamentu di u prugettu, ma a cunversazione nantu à i piani, l'aspettative è i scopi ghjunti da un dibattitu sfrenatu.
Eccu alcuni di i vantaghji di tene una riunione iniziale di prughjettu:
- Piglia tutti preparatu - "Dà mi sei ore per taglià un arburu è passeraghju i primi quattru à affilà l'ascia". Se Abraham Lincoln era vivu oghje, pudete esse sicuru ch'ellu passerà u primu 4 di 6 ore di prughjettu in una riunione iniziale di prughjettu. Hè perchè queste riunioni cuntenenu tuttu i passi necessarii per uttene qualsiasi prughjettu nantu à u pede dirittu.
- Si tratta tutti i ghjucatori principali - E riunioni d'iniziu ùn ponu micca principià à menu chì tutti ci sianu: dirigenti, dirigenti di squadra, clienti è chiunque altru chì hà un interessu in u prugettu. Hè cusì faciule di perde a traccia di quale hè incaricatu di ciò chì senza a chiarezza di una riunione iniziale per capisce tuttu.
- Hè aperta è cullaburativa – Comu avemu dettu, e riunioni di kickoff di u prugettu sò dibattiti. I più boni s'impegnanu tuttu assistenti è portanu e idee migliori da tutti.
Più Ingaghjamentu cù e vostre riunioni
8 Passi per una Riunione d'iniziu di u Prughjettu Kickass
Allora, chì esattamente hè inclusu in l'agenda di una riunione d'iniziu di u prugettu? L'avemu limitatu à l'8 passi sottu, ma duvete sempre ricurdà chì ci hè nisun menu stabilitu per stu tipu di riunione.
Aduprate questi 8 passi cum'è guida, ma ùn dimenticate mai chì l'agenda finale stia voi!
Passu # 1 - Introduzioni è Breakers di Ghiaccio
Naturalmente, l'unicu modu per inizià una riunione di kickoff hè di familiarizà i participanti cù l'altri. Ùn importa micca a durata o a magnitudine di u vostru prughjettu, i clienti è i membri di a squadra anu da esse in termini di nome cù l'altri prima di pudè travaglià efficacemente inseme.
Mentre chì una semplice introduzione di tippu "va-round-the-table" hè abbastanza per familiarizà a ghjente cù i nomi, un rompighiaccio pò aghjunghje un altru stratu di sumiglia e schjarisce l'umore davanti à u kickoff di u prugettu.
Pruvate questu: Spin the Wheel 🎡
Pone qualchi sughjetti d'introduzione simplici nantu à a rota spinner, poi fate chì ogni membru di a squadra si spinghja è risponde à qualsiasi tema chì a rota sbarca. E dumande divertenti sò incuraghjite, ma assicuratevi di mantene più o menu prufessiunale !
Vulete più cusì? 💡 Avemu 10 rompighiaccio per ogni riunione dirittu di ccà.
Passu # 2 - Sfondu di u Prughjettu
Cù e furmalità è e festività fora di a strada, hè u tempu di scaccià l'affare friddu di petra. Per lancià a riunione cù successu, duvete avè una agenda chjara per a riunione di kick-off!
Cum'è tutte e grandi storie fà, hè megliu cumincià à l'iniziu. Descrivi tutta a currispundenza trà voi è i vostri clienti per uttene tutti quelli chì participanu à u prugettu à pienu puntu per graffià ciò chì hè accadutu finu à avà.
Questa puderia esse screenshot di email, testi, minuti da riunioni precedenti o qualsiasi risorse chì aghjunghjenu ogni tipu di cuntestu per a vostra cumpagnia è u vostru cliente. Rendite faciule per tutti à visualizà fendu una cronologia.
Passu # 3 - Richiesta di Prughjettu
In più di u fondu di currispundenza, vi vurrà immersione in profondità in i dettagli di perchè stu prugettu hè lanciatu in primu locu.
Questu hè un passu cruciale perchè furnisce una visione generale di i punti di dolore chì u prughjettu cerca di risolve, chì hè qualcosa chì sia e squadre sia i clienti anu da tene in prima linea di a so mente in ogni momentu.
Protip ????
Stadi cusì sò maturi per discussione. Dumandate à i vostri clienti e a vostra squadra per presentà e so idee per quessa pensanu chì stu prughjettu sia statu sognu.
Se applicabile, duvete sempre pruvà à canalizà u voce di u cliente in sta sezione. Collaborate cù u cliente per surghjente esempi di u mondu reale di i cunsumatori chì citanu i punti di dolore chì u vostru prughjettu prova di risolve. E so opinioni duveranu furmà cumu a vostra squadra si avvicina à u prugettu.
Passu # 4 - Obiettivi di Prughjettu
Cusì avete guardatu in u passatu di u prugettu, avà hè ora di fighjà u avvene.
Avè obiettivi diretti è una definizione chjara di successu per u vostru prughjettu aiuterà veramente a vostra squadra à travaglià versu questu. Micca solu quessa, mostrerà à u vostru cliente chì site seriu nantu à u travagliu è chì avete ancu un elevatu interessu in u so modu.
Dumandate à i vostri participanti à a riunione iniziale "cumu serà u successu?" Hè più clienti? Più recensioni? Un megliu tasso di soddisfazione di i clienti?
Ùn importa micca u scopu, deve esse sempre ...
- Achievable - Ùn vi stinzate micca troppu. Cunnosce i vostri limiti è vene cun un scopu voi intreccia avè una chance di riesce.
- Measurable - Prupone u vostru scopu cù dati. Scopu di un numeru specificu è seguite u vostru prugressu versu questu.
- Tempo - Date vi una data di fine. Fate tuttu ciò chì pudete per ghjunghje à i vostri obiettivi prima di sta scadenza.
Passu # 5 - A dichjarazione di u travagliu
Mettendu a "carne" in "riunione iniziale", una dichjarazione di u travagliu (SoW) hè una forte immersione in e specificità di u prugettu è cumu si farà. Hè u fatturazione principale nantu à l'agenda di riunione d'iniziu è duverebbe riceve a maiò parte di a vostra attenzione.
Verificate questa infografica nantu à ciò chì includere in a vostra dichjarazione di travagliu:
Tenite à mente chì a dichjarazione di travagliu ùn hè micca tantu di discussione cum'è u restu di l'agenda di riunione d'iniziu di u prugettu. Questu hè veramente u tempu per un prughjettu chì porta solu stabilisce u pianu di azzione per u prughjettu à vene, poi salvate a discussione per u prossimu articulu di a riunione.
Cum'è u restu di a vostra riunione d'iniziu, a vostra dichjarazione di travagliu hè super variabile. E specificità di a vostra dichjarazione di travagliu dipenderanu sempre da a cumplessità di u prugettu, da a dimensione di a squadra, da e parti implicate, ecc.
Vulete sapè più? 💡 Scuprite questu articulu cumpletu nantu à l'elaborazione di una dichjarazione di travagliu.
Passu # 6 - Sezione Q&A
Mentre pudete sentite ubligatu di abbandunà a vostra sezione Q&A finu à a fine, vi ricumandemu in realtà di mantene subitu dopu à a vostra dichjarazione di travagliu.
Un segmentu cusì robustu darà sicuramente nascita à dumande sia da u vostru cliente sia da a vostra squadra. Cù a parte maiò di a riunione essendu cusì fresca in a mente di tutti, hè megliu à colpi mentre u ferru hè caldu.
Aduprà un prugramma interattivu di presentazione per accoglie i vostri Q&A pò aiutà à tene tuttu chì si sposta senza intoppi, soprattuttu se a vostra riunione d'iniziu di u prugettu hà un numeru altu di presenza ....
- Hè organizatu - E dumande sò disposte per popularità (per mezu di i voti positivi) o per u tempu è ponu esse marcate cum'è "risposte" o appuntate in cima.
- Hè muderatu - E dumande ponu esse appruvate è scartate prima ch'elli sianu mostrati à u schermu.
- Hè anonimu - E dumande ponu esse inviate in modu anonimu, vale à dì chì tutti anu una voce.
Passu # 7 - Problemi Potenziali
Cum'è l'avemu dettu prima, una riunione d'iniziu di u prugettu hè di esse u più aperta è onesta pussibule. chi l' cumu custruisce un sensu di fiducia cù u vostru cliente da u get-go.
À quellu fine, hè megliu discutere i prublemi potenziali chì u prughjettu puderia affruntà longu u caminu. Nuddu vi dumanda di prevede l'avvene quì, solu per vene cun un elencu tentativu di barriere chì puderete incontrà.
Cum'è voi, a vostra squadra è u vostru cliente vi avvicinerete à stu prughjettu cù diversi interessi, hè ideale per uttene ugnunu implicatu in a discussione di u prublema potenziale.
Passu # 8 - Verificà
Verificate cun u vostru cliente regularmente hè un altru modu per solidificà a fiducia trà e duie parti. À a vostra riunione d'iniziu di u prugettu, avete qualchì dumanda per trattà chì, quandu, quale e quantu sti check-ins anu da accade.
U check-in hè un attu di bilanciu piuttostu bellu trà Trasparenza e sforzu. Mentre hè bellu di esse u più apertu è trasparente pussibule, duvete gestisce questu in u scopu di quantu dispunibule sarete in realtà be aperta è trasparente.
Assicuratevi di avè risposte à queste dumande prima di a fine di a riunione:
- Chi? - Esattamente in chì dettagliu u cliente hà bisognu d'aghjurnamentu? Hanu bisognu di cunnosce ogni dettaglio minusculu di u prugressu, o hè solu u grande segnu chì conta?
- Quandu? - Quante volte a vostra squadra deve aghjurnà u vostru cliente? Devenu trasmette ciò ch'elli anu fattu ogni ghjornu, o solu riassume ciò ch'elli anu gestitu à a fine di a settimana?
- Quale hè? - Quale membru di a squadra serà quellu chì mette in leia cù u cliente? Ci serà un membru di ogni squadra, in ogni tappa, o solu un currispundente singulare in tuttu u prugettu?
- Comu? - Cù chì metudu u cliente è u currispundente anu da stà in cuntattu? Videocamera regulare, email o documentu in diretta aggiornatu continuamente?
Cum'è u casu cù a maiò parte di l'argumenti nantu à l'agenda di una riunione d'iniziu di u prugettu, hè megliu discute in apertu. Per una grande squadra è un grande gruppu di clienti, puderete truvà più faciule di fà un votu in diretta per riduce e opzioni per stabilisce a migliore formula di check-in pussibule.
Vulete sapè più? 💡 Scuprite alcuni e migliori pratiche per cuntrollà cù i vostri clienti.
Sonda in modu efficace cù AhaSlides
Prughjettu Kickoff Meeting Agenda Template
Cù a vostra riunione iniziale sapientemente pianificata chì aspetta solu per soffià alcune menti in a sala di riunione, l'ultimu toccu pò esse un pocu interazione per riunisce tuttu.
Sapete chì solu 29% di i impresi sentite cunnessi cù i so clienti (Ragusa)? A disimpegnazione hè una epidemia à livellu B2B, è pò lascià e riunioni di kick-off sentenu cum'è un prucessu pianu, senza inspirazione attraversu e formalità.
Impegnà i vostri clienti è squadre per mezu di diapositive interattive pò veramente aumentà a participazione e aumentà l'attenzione.
AhaSlides hà un arsenale di strumenti cumpresi sondaggi in diretta, Q&A è diapositive di brainstorming, è ancu quiz in diretta è ghjochi per ignite u vostru prughjettu in u modu ghjustu.
Cliccate quì sottu per piglià un mudellu gratuitu, senza scaricamentu per a vostra riunione d'iniziu. Cambiate tuttu ciò chì vulete è prisentatelu senza costi!
Cliccate quì sottu per creà un account AhaSlides gratuitu è cuminciate à creà e vostre propie riunioni impegnative per interattività!
