En interessekonflikt er en privat interesse, der kan påvirke, eller kan se ud som om, den påvirker, hvordan du udfører dit arbejde. At have en interessekonflikt er ikke forseelse. Problemet er at skjule den.
Den 2024 ACFE-rapport til nationerne undersøgte 1,921 sager om erhvervsmæssig svindel og fandt, at 48 % involverede en eller anden form for korruption, en kategori, der inkluderer interessekonflikter. Det er et korruptionstal, ikke en interessekonfliktrate, men det viser, hvad der står på spil, når en privat interesse forbliver uudtalt.
Nedenfor er 20 situationer i 4 sæt af 5: penge, familie, fritidsarbejde og gaver og bestyrelser. Hver enkelt angiver, hvorfor det tæller, og hvad man skal oplyse om. Ingen af dem er en afgørelse. Din arbejdsgivers politik afgør, så hver ender med det samme råd: tjek din politik og spørg.
Testen, i tre linjer
- Spørg: kunne en fornuftig person mene, at dette påvirker din dømmekraft?
- Hvis ja, så sig det til nogen, før du handler, ikke bagefter.
- Lad din leder eller compliance-teamet træffe beslutningen, og træd tilbage, indtil de har truffet beslutningen.
De amerikanske føderale regler bruger den samme idé. 5 CFR 2635.502 spørger, om en rimelig person med kendskab til de relevante fakta ville sætte spørgsmålstegn ved medarbejderens upartiskhed i tilfælde som f.eks. et husstandsmedlems økonomiske interesser eller et dækket forhold, og 5 CFR 2635.402 dækker økonomiske interesser, der ville blive påvirket af en sag, som medarbejderen arbejder på. Disse regler er kun gældende for amerikanske føderale ansatte i den udøvende magt. For alle andre er arbejdsgiverens politik standarden.
Runde 1: penge og investeringer
Sæt 1: fem pengesituationer
- Du ejer aktier i en leverandør, der byder på dit teams kontrakt. Din gevinst eller dit tab kan afhænge af beslutningen. Oplys din leder eller dit compliance-team om din beholdning, og træk dig tilbage fra valget.
- En virksomhed, du er delvist ejer af, afgiver et bud. Selv en lille indsats tæller, fordi pengene stadig når frem til dig. Oplys indsatsen skriftligt, inden buddet åbnes, og hold dig ude af evalueringen.
- Du tager et andet job hos en konkurrent. Du sidder måske inde med oplysninger, der hjælper dem, eller føler dig måske trukket mellem to arbejdsgivere. Fortæl det til din chef, før du accepterer, og spørg, om politikken tillader det.
- En sælger tilbyder dig et lån eller en favorabel aftale. En gæld til en leverandør kan påvirke, hvordan du behandler dem. Afvis det, eller oplys det, og lad compliance-myndighederne bestemme.
- Du rådgiver en virksomhed, du har investeret i. Du kan styre rådgivningen mod dit eget afkast. Oplys om investeringen til den person, der bad om rådgivningen.
Vores valg: den leverandør, du er delvist ejer af. Det er den situation, folk oftest antager er fin, fordi "det kun er en lille andel".
Runde 2: familie og relationer
Sæt 2: fem relationssituationer
- Du bliver bedt om at ansætte din fætter. Din vurdering af kandidaten kan være forudindtaget, og andre synes måske, den er det. Afslør forholdet, og lad en anden styre processen.
- Du bliver din partners leder. Du ville fastsætte deres løn, evalueringer og arbejdsbyrde. Fortæl HR det, så snart det sker, og spørg om en ændring af rapporteringslinje.
- Du kunne give en kontrakt til en vens firma. Venskabet kan påvirke beslutningen, eller det kan se ud som om, det har. Fortæl det, og overlad beslutningen til en anden.
- Din ægtefælle arbejder for en klient, du administrerer. I kan begge få kendskab til hinandens arbejdsgiver. Fortæl det til jeres chef, så kontoen kan håndteres med det i tankerne.
- En nær ven søger en stilling, og du sidder i interviewpanelet. Det sker på alle arbejdspladser. Fortæl det til panellederen inden interviewene, og træd af panelet for den pågældende kandidat.
Vores valg: vennen på panelet. Det sker på alle arbejdspladser, det tager ti sekunder at sige, og det beskytter jer begge.
Runde 3: eksternt arbejde og roller
Sæt 3: fem situationer uden for arbejdet
- Du arbejder freelance for en klients konkurrent. Begge parter kan med rimelighed tvivle på din loyalitet. Fortæl det til din chef, og tjek politikken for eksternt arbejde.
- Du driver en bijobligation i arbejdstiden. Din tid og opmærksomhed tilhører derfor din arbejdsgiver. Oplys om virksomheden, og aftal, hvad der er tilladt, og hvornår.
- Du er inviteret til at tale på en konference og tilbydes et honorar. Arrangøren kan være en leverandør eller en kunde. Fortæl det til din leder, inden du accepterer, og spørg, om gebyret er dit.
- Du bliver bedt om at blive medlem af en anden organisations bestyrelse. Dens interesser kan overlappe med din arbejdsgivers. Oplys det til din leder, og reklamér dig selv for enhver sag, der involverer den pågældende organisation.
- Du bruger fortrolige oplysninger til et personligt projekt. Oplysninger, du har på grund af dit arbejde, må ikke bruges andre steder. Brug dem ikke, og hvis du allerede har gjort det, så fortæl det til din leder.
Vores valg: sidebeskæftigelsen på arbejdstiden. Det starter småt, med én e-mail eller ét opkald, og det er det, de fleste mennesker kan se sig selv gøre.
To eksempler fra Storbritannien viser den samme idé i lovgivningen og i den offentlige sektor, og ingen af dem er en regel for ansatte i den private sektor generelt. Civil Service Code siger, at embedsmænd ikke må misbruge deres officielle stilling, for eksempel ved at bruge oplysninger, der er erhvervet i deres arbejde, til at fremme deres egne eller andres private interesser. Og § 175 i selskabsloven af 2006 siger, at en virksomhedsdirektør skal undgå en situation, hvor de har, eller kan have, en interesse, der er i konflikt med, eller muligvis kan være i konflikt med, virksomhedens interesser, medmindre direktørerne har godkendt det.
Runde 4: gaver, gæstfrihed og bestyrelsespladser
Sæt 4: fem gave- og brætsituationer
- En sælger sender en julekurv. En tak kan blive en forventning. Oplys om den, og spørg, om du vil returnere den, dele den med teamet eller beholde den.
- En byder tilbyder dig billetter under en udbudsrunde. Timingen er problemet. Afvis eller offentliggør tilbuddet, og lad compliance-myndighederne afgøre, inden udbuddet slutter.
- En leverandør giver en gave til en beslutningstager. Det kan ligne et forsøg på at købe en beslutning. Registrer det, og fjern beslutningstageren fra leverandørens beslutninger, hvis gaven er stor.
- Du sidder i en velgørenhedsbestyrelse, der køber ind fra en af dine leverandører. To loyaliteter mødes i én beslutning. Erklær forbindelsen på tavlen, og forlad rummet, når der stemmes.
- Et talerhonorar kommer fra en virksomhed, du køber fra. Betaling fra en leverandør er i praksis en gave. Oplys om det, før du accepterer.
Vores valg: billetter fra en byder under en udbudsrunde. Det ser harmløst ud, og det er den situation, hvor en opfattet konflikt gør mest skade.
Om gaver, den føderale regel, 5 CFR 2635.202, siger, at en medarbejder, medmindre det er fastsat i dette underafsnit, ikke må modtage en gave fra en forbudt kilde eller en gave givet på grund af sin officielle stilling. Det er for amerikanske føderale ansatte. Private arbejdsgivere sætter deres egne grænser, så tjek en gave- og gæstfrihedspolitik, før du accepterer.
Sådan afdækker og håndterer du en konflikt
- Sig det tidligt og skriftligt. En e-mail til din leder eller dit compliance-team er en registrering.
- Beskriv interessen, ikke kun faktum. "Min bror ejer firmaet" er bedre end "jeg kender dem".
- Træd tilbage fra beslutningen. Stem ikke, gennemgå ikke eller rådgiv ikke om det, før resultatet er registreret.
- Lad din leder eller dit compliance-team registrere resultatet. Beslutningen er deres, ikke din.
- Gennemgå det, når tingene ændrer sig. En ny rolle, et nyt bud eller en ny andel kan gøre en gammel aftale til en konflikt.
Husk ACFE-tallet: 48 % af de 1,921 sager, som den undersøgte, involverede korruption. En konflikt, der erklæres tidligt, er langt lettere at håndtere end en, der opdages senere. For mere information om, hvordan man gør det sikkert at sige sin mening, se vores guide til anonym undersøgelse og vores indlæg på compliance-fælden.
Måder at afholde dette som en teamsession på
En politik, der læses én gang, er glemt. En kort live-session får folk til at sige, hvad de ville gøre.
- Vælg svar: Vis én situation på skærmen og spørg "Er dette en konflikt? Ja, nej, eller oplys og spørg." Vis splittelsen, og diskuter derefter eksemplerne, hvor folk var uenige.
- Word Cloud: spørg "Hvad ville få dig til at tøve med at afsløre det?" De vigtigste ord er de barrierer, der skal fjernes.
- Bedømmelsesskala: Spørg "Hvor klar er vores politik vedrørende interessekonflikter?" før og efter sessionen.
- Åben, anonym: Spørg om et scenarie, dit team har stået over for, og diskuter det uden navne.
- Spørgsmål og svar, anonym: åbn den for de spørgsmål, folk ikke stiller højt. Vores Tips til en vellykket spørgerunde hjælpe dig med at køre det godt.
Brug de 20 ovenstående situationer som dine spørgsmål. Hvis du ønsker slides, der er klar til at blive tilpasset, er skabelonen til kursus om interessekonflikter bygget til dette.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en interessekonflikt?
En privat interesse, der kan påvirke, eller synes at påvirke, dine arbejdsbeslutninger. Det kan være penge, familie, et andet job eller en gave.
Hvad er eksempler på interessekonflikter på arbejdspladsen?
At eje en del af en leverandør, ansætte en slægtning, modtage gaver fra en tilbudsgiver eller drive en sideforretning for en konkurrent. De 20 ovenstående situationer giver mere.
Er en interessekonflikt ulovlig?
Ikke i sig selv. For de fleste medarbejdere er det et spørgsmål om arbejdsgiverpolitik, og skaden opstår ved ikke at oplyse om det, selvom nogle roller medfører juridiske pligter, såsom virksomhedsdirektører i Storbritannien i henhold til paragraf 175 i selskabsloven fra 2006. Amerikanske føderale ansatte står over for specifikke regler, herunder en straffelov, 18 USC 208, som 5 CFR 2635.402 beskriver.
Hvordan oplyser man om en interessekonflikt?
Fortæl det skriftligt til din leder eller dit compliance-team, så snart du ser det, og træk beslutningen tilbage. Beskriv interessen, ikke kun kendsgerningen.
Hvad er forskellen på en faktisk og en opfattet konflikt?
En faktisk konflikt påvirker din dømmekraft; en opfattet konflikt ser kun ud som om, den kunne. Begge dele er værd at afsløre.
Hvor skal man begynde
Vælg et sæt med fem, og brug det på dit næste teammøde. Hvis du kun har tid til én, så start med vennen i interviewpanelet.
Dette indlæg er generel information, ikke juridisk rådgivning. For at træffe en beslutning om din egen arbejdsplads, skal du tale med en kvalificeret ansættelsesadvokat eller tilsynsmyndigheden.
