Ultimate Event Risk Management Checkliste | 15 must-haves for at sikre begivenhedssucces

Dit hjerte springer, mens du forestiller dig de værst tænkelige scenarier:

❗️ En højttaler bliver syg minutter før han går på scenen.

❗️ Dit spillested mister pludselig strøm på begivenhedsdagen.

❗️ Eller værst af alt – nogen kommer til skade ved dit arrangement.

De mavepirrende tanker holder dig vågen om natten.

Men selv de mest kaotiske begivenheder kan klares – hvis du planlægger nøje og systematisk på forhånd.

En simpel tjekliste for hændelsesrisikostyring kan hjælpe dig med at identificere, forberede og afhjælpe potentielle problemer, før de afsporer dit arrangement. Lad os finde ud af de 10 must-haves på tjeklisten for at forvandle bekymring til en veloplagt handlingsplan.

Indholdsfortegnelse

• Oversigt
• Hvad er risikostyringen af ​​en begivenhed?
• Hvad er de 5 trin til håndtering af risiko som begivenhedsplanlægger?
• Hændelsesrisikostyringstjekliste
• 5 elementer i risikostyring?
• Tjekliste i Event management
• Takeaways
• Ofte stillede spørgsmål

Oversigt

Hvad er risikostyringen af ​​en begivenhed?

Hændelsesrisikostyring involverer at identificere potentielle risici eller problemer, der kan true en hændelse, og derefter indføre processer og forholdsregler for at mindske disse risici. Dette hjælper begivenhedsarrangører med at have beredskabsplaner klar til at minimere forstyrrelser og komme sig hurtigt, hvis der opstår problemer. En tjekliste for hændelsesrisikostyring bruges også til at sikre, at enhver potentiel trussel krydses.

Hvad er de 5 trin til håndtering af risiko som begivenhedsplanlægger?

Vi ved, at det er stressende som eventplanlægger med alle de muligheder, der kan opstå. For at redde dig fra overtænkning, følg vores enkle 5 trin for at lave en perfekt risikostyringsplan for begivenheder:

• Identificer risici – Brainstorm alle mulige ting, der kan gå galt ved dit arrangement. Overvej faktorer som spillestedsproblemer, dårligt vejr, teknologisvigt, højttaleraflysninger, madproblemer, skader, lavt fremmøde osv. Tænk bredt og sæt det på en brainstorming værktøj at holde ideerne intakte.

• Vurder sandsynlighed og effekt – For hver identificeret hændelsesrisiko, estimer, hvor sandsynligt det er, at det vil ske, og hvilken potentiel indvirkning det kan have på din begivenhed. Dette hjælper med at bestemme, hvilke risici der kræver de mest grundige afhjælpningsplaner.

• Udvikle beredskabsplaner – For højere prioriterede risici skal du oprette specifikke backup-planer, løsninger og beredskaber for at minimere forstyrrelser, hvis disse risici bliver til virkelighed. Dette kan involvere bekræftelse af alternative spillesteder, leverandører, tidsplaner osv.

• Tildel ansvar – Gør én person ansvarlig for at udføre hver beredskabsplan og kommuniker roller klart til dit team. Dette sikrer, at nogen vil gribe ind, hvis der rent faktisk opstår en risiko.

• Øv dine planer – Gennemgå potentielle scenarier for at identificere huller i dine risikostyringsplaner for begivenheder. At træne dit team i, hvordan man reagerer i forskellige situationer, vil opbygge tillid, så de med succes kan håndtere problemer, der opstår på dagen for begivenheden.

Tips til bedre engagement

• event Management
• Event design
• Forretningsnetværk

Hændelsesrisikostyringstjekliste

Hvad er de generelle punkter, som en tjekliste til hændelsesrisikostyring skal dække? Søg inspiration med vores tjekliste for begivenhedsrisici nedenfor.

#1 - Mødested
☐ Kontrakt underskrevet
☐ Tilladelser og licenser opnået
☐ Plantegning og opsætning bekræftet
☐ Forplejning og tekniske krav specificeret
☐ Backup-sted identificeret og på standby

#2 – Vejret
☐ Overvågning og underretningsplan for hårdt vejr
☐ Telt eller alternativ ly til rådighed, hvis det er nødvendigt
☐ Der er truffet foranstaltninger til at flytte arrangementet indendørs, hvis det er nødvendigt

#3 – Teknologi
☐ A/V og andet teknisk udstyr testet
☐ IT-supportkontaktoplysninger indhentet
☐ Papirudskrifter af materialer, der er tilgængelige som backup
☐ Beredskabsplan for internet eller strømafbrydelse

#4 – Medicinsk/sikkerhed
☐ Førstehjælpskasser og AED til rådighed
☐ Nødudgange tydeligt markeret
☐ Personale uddannet i nødprocedurer
☐ Sikkerheds-/politiets kontaktoplysninger ved hånden

#5 – Højttalere
☐ Bios og fotos modtaget
☐ Alternative højttalere valgt som backup
☐ Talerberedskabsplan kommunikeret

#6 – Deltagelse
☐ Minimum fremmødetærskel bekræftet
☐ Afbestillingspolitik kommunikeret
☐ Refusionsplan på plads, hvis arrangementet aflyses

# 7 - Forsikring
☐ Generel ansvarsforsikring gældende
☐ Forsikringsbevis opnået

#8 – Dokumentation
☐ Kopier af kontrakter, tilladelser og licenser
☐ Kontaktoplysninger til alle leverandører og leverandører
☐ Eventprogram, dagsorden og/eller rejseplan

#9 – Bemanding/frivillige
☐ Roller tildelt personale og frivillige
☐ Sikkerhedskopier kan udfyldes ved udeblivelse
☐ Uddannelse i nødprocedurer og beredskabsplaner gennemført

#10 – Mad og drikke
☐ Hav sikkerhedskopier til rådighed for alle letfordærvelige forsyninger
☐ Alternative madmuligheder tilberedt i tilfælde af forsinket/forkert bestilling/gæster med allergi
☐ Ekstra papirprodukter, redskaber og serveringsartikler er tilgængelige

#11 – Affald og genbrug
☐ Affaldsspande og genbrugscontainere uddeles
☐ Roller tildelt til at indsamle affald under og efter begivenheden

#12 – Procedurer for behandling af klager
☐ Medarbejder udpeget til at håndtere deltagerklager
☐ En protokol til at løse problemer og tilbyde refusion/kompensation, hvis det er nødvendigt

#13 – Plan for nødevakuering
☐ Evakueringsruter og mødesteder forberedt
☐ Få personalet placeret i nærheden af ​​udgange

#14 – Lost Person Protocol
☐ Personale med ansvar for mistede børn/ældre/handicappede udpeget
☐ Kontaktoplysninger til forældre/værger til mindreårige indhentet

#15 – Hændelsesrapportering
☐ Hændelsesrapporteringsskema oprettet til personale til at dokumentere eventuelle nødsituationer

Hvad er de fem elementer i risikostyring?

Risiko er ikke kun uheld – det er en del af enhver satsning. Men med den rigtige risikostyringsplan for begivenheder kan du tæmme det kaosrisiko, der skaber, og omdanne trusler til muligheder. De fem tilgange til risikostyring omfatter:

• Risikoidentifikation – Tænk små ting som tekniske fejl...hele vejen op til total katastrofe. Liste over risici får dem ud af dit hoved og på papir, hvor du kan konfrontere dem.

• Risikovurdering– Vurder hver risiko for at forstå, hvilken der udgør den største trussel. Overvej: Hvor sandsynligt er det, at dette sker? Hvilken skade kan der opstå, hvis det sker? Prioritering af risici fokuserer din indsats på de spørgsmål, der virkelig betyder noget.

• Risikoreduktion – Har planer om at kæmpe tilbage! Overvej måder at reducere chancerne for, at en risiko opstår, mindske enhver påvirkning, hvis det sker, eller begge dele. Jo mere du kan svække risici på forhånd, jo mindre forstyrrer de dig.

• Risikoovervågning – Når dine første planer er på plads, skal du være på vagt. Overvåg for tegn på, at nye risici dukker op, eller gamle risici ændrer sig. Juster dine strategier efter behov for at følge med i det udviklende trussellandskab.

• Risikorapportering – Del risici og planer med dit team. At bringe andre ind i løkken får buy-in, afslører svagheder, du måske er gået glip af, og fordeler ansvarlighed for styring af risici.

Hvad er en tjekliste i Event Management?

En tjekliste i event management refererer til en liste over emner eller opgaver, som begivenhedsarrangører bekræfter er blevet forberedt, arrangeret eller planlagt forud for en begivenhed.

En omfattende tjekliste for risikostyring hjælper med at sikre, at intet vigtigt bliver overset, mens du arrangerer alle de nødvendige detaljer for at gennemføre en begivenhed.

Tjeklister er nyttige til event management, fordi de:

• Give klarhed og struktur - De lægger ud i en rækkefølge, der beskriver alt, hvad der skal gøres, så intet falder igennem.

• Tilskynd til grundig forberedelse – Afkrydsning af varer motiverer arrangørerne til at sikre, at alle arrangementer og forholdsregler rent faktisk er på plads, før arrangementet begynder.

• Forbedre kommunikationen – Teams kan opdele og tildele tjeklistepunkter for at sikre, at alle forstår deres roller og ansvar.

• Støtte konsistens – Brug af den samme tjekliste til tilbagevendende begivenheder hjælper med at opretholde standarder og fange områder til forbedring hver gang.

• Afslør huller eller svagheder – Umarkerede elementer fremhæver glemte ting eller kræver mere planlægning, så du kan løse dem, før der opstår problemer.

• Lettere overdragelser – At overrække tjeklisten til nye arrangører hjælper dem med at forstå alt, hvad der blev gjort for at planlægge tidligere vellykkede begivenheder.

Takeaways

Med disse ekstramateriale i din tjekliste for event-risikostyring er du godt forberedt til slagmarken! Forberedelse forvandler potentielt kaos til rolig selvtillid. Så føj hvert element til din liste. Kryds dem af én efter én. Se denne tjekliste omforme bekymring til magt. For jo mere du forventer, jo bedre risici vil overgive sig til din omhyggelige planlægning og forberedelse.