Sørg for, at du har de rigtige mennesker med de passende færdigheder klar til at gå, når du har brug for dem – det er mandskabsplanlægning.
Det er lige meget om du er en startup eller en etableret virksomhed, at have en smart, gennemtænkt personaleplan gør en kæmpe forskel for at nå dine mål.
I denne guide vil vi dække det grundlæggende i at finde ud af din arbejdskraft planlægningsproces, hvorfor det er vigtigt, og hvordan man laver en plan, der hjælper din virksomhed med at få succes, uanset hvad der ændrer sig derude.
Så bliv godt tilpas, vi hopper ind i en verden af personalestrategier!
Indholdsfortegnelse
Tips til organisationsengagement
Lav din egen quiz og host den live.
Sæt glæde i dit team. Fremkald engagement, øg produktiviteten!
Kom i gang gratis
Hvad er Manpower Planning?
Arbejdskraft planlægning eller menneskelige ressourcer planlægning er processen med at forudsige en organisations fremtidige behov for menneskelige ressourcer og bestemme, hvordan man opfylder disse behov. Det involverer:
• Analyse af den nuværende arbejdsstyrke – deres færdigheder, kompetencer, job og roller
• Forudsigelse af fremtidige menneskelige ressourcebehov baseret på forretningsmål, strategi og forventet vækst
• Bestemmelse af eventuelle kløfter mellem nuværende og fremtidige behov – med hensyn til kvantitet, kvalitet, færdigheder og roller
• Udvikling af løsninger til at udfylde disse huller – gennem rekruttering, uddannelse, udviklingsprogrammer, kompensationsjusteringer mv.
• Udarbejdelse af en plan for at implementere disse løsninger inden for ønskede tidsrammer og budgetter
• Overvågning af udførelse og tilpasning af mandskabsplanen efter behov
Hvad er nøgleelementerne i manpower-planlægningsprocessen?
Hovedkomponenterne i arbejdskraftplanlægningsprocessen er typisk:
Omfang: Det involverer både kvantitativ og kvalitativ analyse. Kvantitativ analyse omfatter beregning af nuværende og fremtidige bemandingsniveauer baseret på arbejdsbelastningsfremskrivninger. Den kvalitative analyse overvejer de nødvendige færdigheder, kompetencer og roller.
Varighed: En mandskabsplan dækker typisk en 1-3 års horisont, med også langsigtede fremskrivninger. Det balancerer kortsigtede taktiske behov med langsigtede strategiske mål.
Kilder: Data fra forskellige kilder bruges som input til planlægningsprocessen, herunder forretningsplaner, markedsprognoser, nedslidningstendenser, kompensationsanalyser, produktivitetsmål mv.
Metode: Prognosemetoder kan variere fra simpel trendanalyse til mere sofistikerede teknikker som simulering og modellering. Flere "hvad nu hvis"-scenarier evalueres ofte.
Anvendelse: Arbejdskraftplanen specificerer løsninger til at udfylde kvalifikationshuller, herunder rekruttering, træning, kompensationsændringer, outsourcing/offshoring og omplacering af eksisterende personale. Handlingsplaner oprettes for at implementere løsningerne inden for tidslinjen og omkostningsbegrænsningerne. Ansvar og ansvar er tildelt.
Mandskabsplanen følges løbende. Der udarbejdes beredskabsplaner i tilfælde af, at fremskrivninger ikke bliver til som planlagt.
Effektiv mandskabsplanlægning kræver input og samarbejde fra alle nøglefunktionsområder, især drift, økonomi og forskellige forretningsenheder.
Teknologiske værktøjer kan hjælpe med planlægning af arbejdskraft, især til kvantitativ analyse og arbejdsstyrkemodellering. Men menneskelig dømmekraft er stadig afgørende.
Hvad er formålet med mandskabsplanlægning i HRM?
#1 – Afstem menneskelige ressourcebehov med forretningsmål og strategi: Manpower-planlægning hjælper med at bestemme antallet og typer af medarbejdere, der er nødvendige for at understøtte virksomhedens mål, vækstplaner og strategiske initiativer. Det sikrer, at menneskelige ressourcer bliver indsat, hvor de kan have størst indflydelse.
#2 – Identificer og udfyld færdighedshuller: Ved at forudsige fremtidige kvalifikationskrav kan mandskabsplanlægning identificere eventuelle huller mellem nuværende medarbejderkvalifikationer og fremtidige behov. Det bestemmer derefter, hvordan man udfylder disse huller gennem rekruttering, uddannelse eller udviklingsprogrammer.
#3 – Optimer personaleomkostningerne: Manpower-planlægning har til formål at matche lønomkostninger med arbejdsbelastningskrav. Det kan identificere områder med overbemanding eller underbemanding, så det rigtige antal medarbejdere med de rigtige kompetencer kan indsættes. Dette hjælper med at kontrollere lønomkostningerne.
#4 – Forbedre talenternes produktivitet: Ved at sikre, at de rigtige mennesker er i de rigtige job med de rigtige færdigheder, kan manpowerplanlægning øge den samlede produktivitet og effektivitet. Medarbejdere passer bedre til deres roller, og organisationen maksimerer deres menneskelige kapital.
#5 – Foregribe fremtidige behov: Manpower-planlægning hjælper med at forudse ændringer i forretningsmiljøet og medarbejdernes behov. Derfor kan HR udarbejde strategier på forhånd for at sikre, at arbejdsstyrkens krav er opfyldt. Denne proaktive tilgang hjælper med at skabe en smidig og tilpasningsdygtig arbejdsstyrke, som er afgørende for enhver organisations succes.
#6 – Forbedre medarbejdernes motivation: Ved præcist at forudsige og opfylde menneskelige ressourcekrav kan virksomheden minimere enhver uklarhed vedrørende arbejdsopgaver, overvældende arbejdsbyrder og kompetencemangler, som alle har potentiale til at påvirke medarbejdernes tilfredshed negativt.
Hvad er de 4 trin i manpower-planlægningsprocessen?
Organisationer kan planlægge en effektiv mandskabsplanlægning proces ved at overveje disse fire enkle trin, uden at gå overbord:
#1. Efterspørgselsprognose
- Baseret på virksomhedens mål, strategier og fremskrivninger for vækst, ekspansion, nye produktlanceringer mv.
- Overvejer faktorer som hvordan virksomheden er organiseret, hvilken ny teknologi de kan bruge, og hvor meget de bruger deres medarbejdere.
- Bestemmer antallet af personer, der er nødvendige, efter rolle, kvalifikationssæt, jobfamilie, niveau, placering osv.
- Flere scenarier evalueres ofte for at indbygge en vis fleksibilitet.
#2. Udbudsanalyse
- Starter med det aktuelle antal medarbejdere og deres job/roller.
- Analyserer nedslidningstendenser, pensionsprognoser og ledighedsprocenter for at bestemme, hvor mange personer der vil blive tilbage.
- Overvejer tidslinjer for ekstern rekruttering og tilgængelighed af nødvendige færdigheder på arbejdsmarkedet.
- Vurderer mulighederne for omplacering, jobdeling, deltidsarbejde og outsourcing.
#3. Gap-analyse
- Sammenlign fremskrivningerne af, hvad folk får brug for i fremtiden, med det, vi allerede har. På den måde kan vi se, om nogle huller skal udfyldes.
- Kvantificerer huller i form af antal personer og specifikke færdighedssæt.
- Identificerer huller i dimensioner som kompetencer, erfaringsniveauer, jobroller, lokationer osv.
- Hjælper med at bestemme omfanget af nødvendige løsninger, for eksempel antallet af nyansættelser, praktikanter og jobomlægninger.
#4. Handlingsplanlægning
- Specificerer løsninger som rekruttering, træning, forfremmelser, belønningsprogrammer osv.
- Sætter implementeringstidslinjer, tildeler ansvar og estimerer budgetter.
- Udvikler beredskabsplaner i tilfælde af lavere nedslidning end forventet, større efterspørgsel mv.
- Definerer Key Performance Indicators (KPI'er) til at måle succesen af mandskabsplanen.
- Driver løbende justering og forbedring af arbejdskraftplanlægningsprocessen over tid.
Eksempel på mandskabsplanlægning
Har du ikke fået et klart billede endnu? Her er et eksempel på arbejdskraftplanlægningsprocessen efter de 4 væsentlige trin for at hjælpe dig med at få fat i konceptet bedre:
Et softwareudviklingsfirma forudser en vækst på 30 % over de næste 2 år baseret på nye kontrakter og projekter i pipelinen. De skal udvikle en arbejdskraftplan for at sikre, at de har nok udviklere til at imødekomme denne efterspørgsel.
Trin 1: Efterspørgselsprognose
De beregner, at for at understøtte den forventede vækst på 30 %, har de brug for:
• 15 yderligere seniorudviklere
• 20 yderligere udviklere på mellemniveau
• 10 ekstra juniorudviklere
Baseret på deres nuværende struktur og projektkrav.
Trin 2: Udbudsanalyse
De har i øjeblikket:
• 50 seniorudviklere
• 35 mellemniveau udviklere
• 20 juniorudviklere
Baseret på nedslidningstendenser forventer de at tabe:
• 5 seniorudviklere
• 3 mellemniveau udviklere
• 2 juniorudviklere
I løbet af de næste 2 år.
Trin 3: Gab-analyse
Sammenligning af efterspørgsel og udbud:
• De har brug for 15 flere seniorudviklere, men vil kun få 5, hvilket efterlader et hul på 10
• De har brug for 20 flere mellemniveauudviklere med kun gevinst 2, hvilket efterlader et hul på 18
• De har brug for 10 juniorudviklere mere med kun at miste 2, hvilket efterlader et hul på 12
Trin 4: Handlingsplanlægning
De udvikler en plan for at:
• Ansætte 8 seniorudviklere og 15 mid-level udviklere eksternt
• Fremme 5 interne udviklere på mellemniveau til seniorniveau
• Ansætte 10 begynderelever til et 2-årigt udviklingsprogram
De tildeler rekrutterere, sætter tidslinjer og etablerer KPI'er til at måle resultater.
Dette er blot et eksempel på, hvordan en organisation kan nærme sig manpower-planlægning for at imødekomme deres fremtidige menneskelige ressourcebehov baseret på forventet forretningsefterspørgsel. Nøglen er at have en systematisk, datadrevet proces, der identificerer huller og udvikler smarte løsninger.
Bottom Line
I dagens hurtige forretningsverden er det afgørende at være på forkant med kurven. Og manpower-planlægningsprocessen er kraftfuld til at forudsige din virksomheds fremtidige behov og planlægge i overensstemmelse hermed, hvilket hjælper med at forblive konkurrencedygtig og sikrer, at du er forberedt på, hvad end der venter forude.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er de 4 hovedformål med manpower management?
Manpower management sikrer, at en organisation har det rigtige antal mennesker med de rigtige færdigheder og ekspertise til at nå sine mål. Det har til formål at bruge mennesker produktivt, udvikle deres potentiale og opbygge et positivt forhold mellem medarbejdere og virksomheden. Dette opnås gennem praksis som rekruttering, uddannelse, præstationsstyring og kompensationsstyring.
Hvad er de 6 trin i planlægning af menneskelige ressourcer?
De 5 trin i en effektiv arbejdskraftplanlægningsproces er · Forecasting af efterspørgsel · Vurdering af nuværende arbejdskraft · Analyse af huller · Planlægning af løsninger til at udfylde huller · Implementering og revision.
