Projekt Kickoff Meeting: Sådan Nail it in 8 Steps (gratis skabelon!)

Selv de mest disciplinerede virksomheder derude kan nogle gange føle deres projekter komme på afveje. Oftere end ikke er problemet et af forberedelse. Løsningen?En velstruktureret og fuldt interaktiv projekt kickoff-møde!

Mere end blot pomp og ceremoni kan et veludført kickoff-møde virkelig få noget smukt ud på højre fod. Her er 8 trin til at afholde et projekt kickoff-møde, der skaber spænding og får alle på samme side.

Opstartstid!

Hvad er et projektstartmøde?
Hvorfor er Project Kickoff-møder så vigtige?
8 trin til et Kickass-projekt Kickoff-møde
Projekt Kickoff møde dagsorden skabelon

Hvad er et projektstartmøde?

Som det står på dåsen, er et projekt kickoff-møde et møde, hvor du starter dit projekt.

Normalt er et projekt kickoff møde det første møde mellem den klient, der har bestilt et projekt, og den virksomhed, der vil bringe det ud i livet. Begge sider vil sætte sig ned sammen og diskutere grundlaget for projektet, dets formål, dets mål og hvordan det vil komme fra idé og helt frem til virkeliggørelse.

Generelt er der 2 former af kickoff-møder at være opmærksom på:

Eksternt projekt kickoff -Et udviklingsteam sidder sammen med nogen fra uden forvirksomheden, ligesom en klient eller interessent, og diskuterer planen for et samarbejdsprojekt.
Intern PKM - Et hold fra inden for virksomheden sætter sig sammen og diskuterer planen for et nyt internt projekt.

Mens begge disse typer kan have forskellige resultater, procedurener stort set det samme. Der er i det væsentlige ingen delaf et eksternt projekt kickoff, der ikke er en del af et internt projekt kickoff - den eneste forskel vil være, hvem du holder det for.

Hvorfor er Project Kickoff-møder så vigtige?

Formålet med Kickoff Meetings skal være højt og tydeligt! Det kan virke simpelt nok at sætte gang i et projekt bare ved at tildele en masse opgaver til de rigtige mennesker, især på nutidens Kanban-bestyrelsesbesatte arbejdsplads. Dette kan dog føre til, at hold hele tiden taber sig.

Husk, bare fordi du er på samme bordbetyder ikke, at du er på samme side.

Kernen i det er et projekt kickoff-møde et ærligt og åbent Dialog mellem en kunde og et team. Det er ikke en række meddelelser om, hvordan projektet fungerer, men a samtaleom planer, forventninger og mål nået med uhæmmet debat.

Her er nogle af fordelene ved at afholde et projekt kickoff-møde:

Det får alle forberedt - "Giv mig seks timer til at fælde et træ, så skal jeg bruge de første fire på at slibe øksen".Hvis Abraham Lincoln var i live i dag, kan du være sikker på, at han ville bruge de første 4 ud af 6 projekttimer på et projekt kickoff-møde. Det er fordi disse møder indeholder alle de nødvendige skridt til at få ethvert projekt ud på højre fod.
Det involverer alle nøgleaktører- Kickoff-møder kan ikke komme i gang, medmindre alle er der: ledere, teamledere, kunder og alle andre med en andel i projektet. Det er så nemt at miste overblikket over, hvem der har ansvaret for hvad uden klarheden i et kickoff-møde for at finde ud af det hele.
Det er åben og samarbejdsvillig - Som vi sagde, er projekt kickoff-møder debatter. De bedste engagerer sig alle deltagere og bringe de bedste ideer ud af alle.

8 trin til et Kickass-projekt Kickoff-møde

Så hvad er der præcist inkluderet i dagsordenen for et projekt kickoff møde? Vi har indsnævret det til de 8 trin nedenfor, men du skal altid huske, at der er ingen fast menu til denne type møde.

Brug disse 8 trin som en guide, men glem aldrig, at den endelige dagsorden ligger hos dig!

Trin #1 - Introduktioner og isbrydere

Naturligvis er den eneste måde at starte et kickoff-møde på ved at gøre deltagerne fortrolige med hinanden. Uanset længden eller omfanget af dit projekt, skal kunder og teammedlemmer være på fornavn med hinanden, før de kan arbejde effektivt sammen.

Mens en simpel introduktion af typen 'gå rundt om bordet' er nok til at gøre folk fortrolige med navne, kan en isbryder tilføje endnu et lag af personlighed og lette stemningenforud for projektets kickoff.

Prøv denne:Dreje hjulet 🎡

Lav nogle enkle introduktionsemner på en spinnerhjul, og få derefter hvert teammedlem til at dreje det og svare på det emne, hjulet lander på. Sjove spørgsmål opfordres til, men sørg for at holde det mere eller mindre professionelt!

Et spinderhjul, der skal bruges som isbryder.

Vil du have mere som dette?💡 Vi har 10 isbrydere til ethvert mødelige her.

Trin #2 - Projektbaggrund

Med formaliteterne og festlighederne af vejen, er det tid til at sparke i gang med at sætte gang i den stenkolde forretning. For at lancere mødet med succes, bør du have en klar dagsorden for kick-off mødet!

Som alle gode historier gør, er det bedst at begynde fra begyndelsen. Skitsere al korrespondancemellem dig og dine kunder for at få alle involveret i projektet helt op til bunden af, hvad der er sket indtil videre.

Dette kan være skærmbilleder af e-mails, tekster, referater fra tidligere møder eller andre ressourcer, der tilføjer enhver form for kontekst for din virksomhed og din klient. Gør det nemt for alle at visualisere ved at lave en tidslinje.

Trin #3 - Projektefterspørgsel

Ud over korrespondancebaggrunden vil du gerne dykke dybt i detaljerne i hvorfor dette projekt bliver startet i første omgang.

Dette er et afgørende skridt, da det giver et klart overblik over de smertepunkter, som projektet søger at løse, hvilket er noget, som både hold og klienter altid skal være i spidsen for deres sind.

protip 👊

Stadier som dette er modne til diskussion. Spørg dine kunder og dit team til at fremsætte deres ideer til, hvorfor de mener, at dette projekt blev drømt om.

Hvis det er relevant, skal du altid prøve at kanalisere kundens stemmei dette afsnit. Samarbejd med kunden for at finde eksempler fra den virkelige verden på forbrugere, der nævner smertepunkter, som dit projekt forsøger at løse. Deres meninger bør forme, hvordan dit team griber projektet an.

Trin #4 - Projektmål

Så du har undersøgt forbi af projektet, er det nu tid til at se på fremtiden.

At have direkte mål og en klar definition af succes for dit projekt vil virkelig hjælpe dit team med at arbejde hen imod det. Ikke nok med det, det vil vise din klient, at du er seriøs omkring arbejdet og har en tilsvarende stor indsats i, hvordan det går.

Spørg dine kickoff-mødedeltagere 'hvordan vil succes se ud?'Er det flere kunder? Flere anmeldelser? En bedre kundetilfredshed?

Uanset målet, bør det altid være...

opnåelige- Lad være med at overspænde jer selv. Kend dine grænser og kom op med et mål dig faktisk har en chance for at opnå.
Målbar - Foreslå dit mål med data. Sigt efter et bestemt tal, og følg dine fremskridt hen imod det.
Tidsindstillet - Giv dig selv en slutdato. Gør alt hvad du kan for at nå dine mål inden den deadline.

Trin #5 - Arbejdserklæringen

At sætte 'kødet' i 'kickoff-møde', en Statement of Work (SoW) er et stort dyk ned i projektets detaljer, og hvordan det skal udføres. Det er hovedfaktureringpå kickoff-mødedagsordenen og skulle have mest opmærksomhed.

Tjek denne infografik om, hvad du skal medtage i din arbejdserklæring:

Infografik, der forklarer de 6 mini-trin, der er involveret i at annoncere en erklæring om arbejde på et projekt kickoff-møde.

Husk, at erklæringen om arbejde ikke handler så meget om diskussion som resten af projektets kickoff-møde-dagsorden. Dette er virkelig tiden til, at et projekt blot fører til læg handlingsplanentil det kommende projekt, gem derefter diskussionen til næste punkt på mødet.

Ligesom resten af dit kickoff-møde er din erklæring om arbejde super variabel. Det specifikke ved din erklæring om arbejde vil altid afhænge af projektets kompleksitet, teamets størrelse, de involverede dele osv.

Vil du vide mere?💡 Tjek dette omfattende artikel om udarbejdelse af en erklæring om arbejde.

Trin #6 - Spørgsmål og svar sektion

Selvom du måske føler dig tvunget til at forlade din Q&A-sektion til slutningen, vil vi faktisk anbefale at holde den direkte efter din arbejdserklæring.

Sådan et kødfuldt segment vil helt sikkert give anledning til spørgsmål fra både din kunde og dit team. Da størstedelen af mødet er så frisk i alles sind, er det bedst at slå til, mens jernet er varmt.

Ved brug af interaktiv præsentationssoftwareat være vært for din Q&A kan hjælpe med at holde alting gnidningsløst, især hvis dit projekt kickoff møde har et højt deltagertal....

Det er organiseret- Spørgsmål er arrangeret efter popularitet (gennem upvotes) eller efter tid og kan markeres som 'besvaret' eller fastgøres til toppen.
Det er modereret- Spørgsmål kan godkendes og afvises, før de vises på skærmen.
Det er anonym - Spørgsmål kan stilles anonymt, hvilket betyder, at alle har en stemme.

Trin #7 - Potentielle problemer

Som vi sagde før handler et projekt kickoff-møde om at være så åben og ærlig som muligt. Det erhvordan du bygger en følelse af tillid med din klient fra start.

Til det formål er det bedst at diskutere de potentielle problemer, som projektet kan stå over for undervejs. Ingen beder dig om at forudsige fremtiden her, bare for at komme med en foreløbig liste over barrierer, du kan løbe ind i.

Da du, dit team og din klient vil nærme sig dette projekt med forskellige indsatser, er det ideelt at få alleinvolveret i den potentielle problemdiskussion.

Trin #8 - Tjek ind

At tjekke ind med din klient regelmæssigt er en anden måde at styrke tilliden mellem begge parter. På dit projekt kickoff møde har du et par spørgsmål at tage stilling til hvad, hvornår, hvem og hvordan disse indtjekninger vil ske.

Check-in er en ret fin balance mellem gennemsigtighedog indsats. Selvom det er rart at være så åben og gennemsigtig som muligt, er du nødt til at administrere dette inden for rammerne af, hvor tilgængelig du faktisk vil være for beåben og gennemsigtig.

Sørg for at få disse spørgsmål besvaret inden mødets afslutning:

Hvad?- Præcis i hvilken detalje skal klienten opdateres? Har de brug for at vide om hver eneste lille detalje af fremskridt, eller er det bare de store tegn, der betyder noget?
Hvornår?- Hvor ofte skal dit team opdatere din klient? Skal de fortælle, hvad de har gjort hver dag, eller bare opsummere, hvad de har formået sidst på ugen?
Hvem? - Hvilket teammedlem vil være den, der samarbejder med klienten? Vil der være et medlem af hvert team, på hvert trin, eller kun én enkelt korrespondent gennem hele projektet?
Hvordan? - Ved hvilken metode vil klienten og korrespondenten holde kontakten? Regelmæssigt videoopkald, e-mail eller løbende opdateret livedokument?

Som det er tilfældet med de fleste punkter på dagsordenen for et projekt kickoff-møde, er det bedst at diskutere i det fri. For et stort team og en stor gruppe af kunder, vil du måske finde det nemmere at gøre en levende afstemningfor at nedbringe mulighederne for at etablere den bedst mulige indtjekningsformel.

Vil du vide mere? 💡 Tjek nogle bedste praksis for at tjekke ind hos dine kunder.

Projekt Kickoff møde dagsorden skabelon

Med dit ekspertplanlagte kickoff-møde, der bare venter på at sprænge nogle sind i bestyrelseslokalet, kan det sidste touch være lidt af interaktionat bringe det hele sammen.

Vidste du det kun 29% af virksomhederneføler sig forbundet med deres kunder ( Gallup)? Disengagement er en epidemi på B2B-niveau, og det kan få kickoff-møder til at føles som en flad, uinspirerende proces gennem formaliteterne.

Det kan virkelig være at engagere dine kunder og teams gennem interaktive slides øge deltagelsenog øg opmærksomhedsspændene.

AhaSlides har en arsenal af værktøjerherunder live afstemninger, Q&A og brainstorming dias, og endda live quizzerog spil til at tænde dit projekt på den rigtige måde.