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6 Hacks zur Steigerung der Effizienz von Teambesprechungen!

Lindsie Nguyen 07 April 2020 4 min lesen

Möglicherweise haben Sie schon ein paar kreative Ideen dazu gesammelt Machen Sie aus Ihren Teambesprechungen eine interaktive und ansprechende Erfahrung. Fehlt Ihren Teambesprechungen noch etwas? Effizienz soll hier der entscheidende Punkt sein.

Sie können die Effizienz Ihrer Teambesprechungen jetzt mit diesen einfachen praktischen Tipps „hacken“, wie Sie mit einem gut organisierten Veranstaltungsort, einer Atmosphäre, die eine offene, kreative und engagierte Haltung unter den Teilnehmern fördert, zu den Höchstleistungen Ihres Teams gelangen Eine Zeitleiste, in der alle Aufgaben richtig besprochen werden.

Betonen Sie die Bedeutung des Treffens

Wenn Ihre Teamkollegen die Werte der Teambesprechung nicht anerkennen, fühlen sie sich gezwungen und nicht bereit, sich zu engagieren. Zeigen Sie ihnen zunächst die Vorteile des Meetings. Viele Entscheidungen können nicht ohne eine eingehende und persönliche Diskussion getroffen werden, da es der Prozess des Sprechens und Fragens ist, der den Weg für rationale Entscheidungen sucht. Außerdem ermöglichen effektive Teambesprechungen offene Gespräche, bei denen die Perspektiven und das Fachwissen der Mitglieder genutzt werden, um Probleme basierend auf ihren Fähigkeiten und Kenntnissen zu lösen. Sie verbessern auch die zwischenmenschlichen Beziehungen und das Verständnis zwischen Teamkollegen.

"Viele Ideen wachsen besser, wenn sie in einen anderen Geist übertragen werden, als der, in dem sie entstanden sind."
Oliver Wendell Holmes

Organisieren Sie in einem Meetingraum mit vereinfachter Logistik

Besprechungsräume wirken sich stark auf die Emotionen und den Intellekt der Teilnehmer aus. Berücksichtigen Sie dies bei der Auswahl des Veranstaltungsorts. Abhängig vom beabsichtigten Thema und der Atmosphäre des Meetings können Sie einen geeigneten Raum auswählen. Es kann entweder eine gemütliche, eintönige oder entfernte Atmosphäre ausstrahlen, die Ihrem Team überlassen bleibt. Der Besprechungsraum sollte mit den wichtigsten Einrichtungen (Klimaanlage, bequeme Sitze, Wasser / Tee usw.) ausgestattet sein und die ordnungsgemäße Funktion der technischen Eigenschaften sicherstellen, indem vor der Besprechung eine erneute Überprüfung durchgeführt wird.

Was auch immer der Stil ist, halten Sie den Tagungsraum erleichtert

Legen Sie Grundregeln für jedes Mitglied fest

Durch die Festlegung von Regeln für Ihr Team werden alle für ihre Verantwortung verantwortlich gemacht und ihr Engagement während des Meetings gefördert. Sie können die Grundregeln für die Arbeitskultur und den Arbeitsstil Ihres Teams anpassen. Sie können sich jedoch allgemein auf Anwesenheit, Schnelligkeit, aktive Teilnahme, Umgang mit Unterbrechungen, Gesprächshöflichkeit, Ehrlichkeit usw. beziehen. Geben Sie außerdem jedem die Befugnis, darüber zu diskutieren ob diese Regeln rational genug sind und wie sie bei Besprechungen angewendet werden. Vergiss nicht, ihre Wichtigkeit hervorzuheben, damit deine Teamkollegen das Spiel kennen und die Regeln befolgen.

Hinweis: Diese Grundregeln sind NICHT zu brechen!

Erstellen Sie eine Agenda in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit

Versuchen Sie nicht, so viele Dinge in der Timeline zu stopfen, dass Sie Schwierigkeiten haben, sie auf eine oberflächliche Art und Weise zu vervollständigen. Stellen Sie stattdessen diejenigen fest, die für das Thema des Meetings relevant sind, und ordnen Sie sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit, sodass möglicherweise nicht mehr genügend Zeit zur Verfügung steht und Sie einige Punkte durchgehen müssen, aber alle dringenden Probleme behoben wurden. Außerdem sollten Sie die Agenda vor dem Meeting an Ihre Teamkollegen verteilen. Auf diese Weise können sie konstruktive Rückblicke auf die Tagesordnung geben, ihre Meinungen formulieren und alle notwendigen Ressourcen für das bevorstehende Treffen vorbereiten.

Planen Sie sorgfältig eine Agenda - detailliert und nicht zu voll

Ermutigen Sie die Teamkollegen, sich aktiv einzubringen

Mein Lieblingstipp! Dies könnte im Verlauf des Meetings mit interaktiven Aktivitäten geschehen, an denen alle Teamkollegen teilnehmen. Ein paar Eisbrecher-Spiele am Anfang, einige Live-Umfragen, ein Mini-Text oder Sprach-Q & A würden alle in eine begeisterte Atmosphäre versetzen. Sie können auch jeden im Raum mit sekundengenauen Berichten auf den neuesten Stand bringen und seine zeitnahen Bewertungen einreichen. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung AhaSlides, eine Online-Präsentationssoftware, die sich ideal für interaktive und innovative Teambesprechungen eignet. Keine Installation erforderlich. Probieren Sie es aus.

Keine langweiligen und ausrückenden Team-Meetings mehr!

Treffen Sie endgültige Entscheidungen und weisen Sie einzelne Aufgaben zu

Fahren Sie nicht mit dem nächsten Tagesordnungspunkt fort, wenn noch keine endgültigen Entscheidungen in Bezug auf die aktuelle Ausgabe getroffen wurden. In der Tat ist das Schlüsselprinzip für eine effiziente Besprechung, die Dinge schön zusammenzufassen, anstatt sie umsonst in die Länge zu ziehen. Besprechungsprotokolle sind ein Tipp: Sie können den Ablauf verfolgen und wissen, ob alle Themen endgültig gekürzt wurden. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie jedem Einzelnen einige Aufgaben zugewiesen haben und dass er seine Verantwortlichkeiten ohne Verwirrung kennt.

Eine detaillierte Aufgabenverteilung zur Beseitigung von Verwirrung ist ein MUSS!

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