Vorlage zur Analyse von Schulungslücken: Ein Diagnoseinstrument für Lern- und Entwicklungsteams

Ein Vertriebsleiter bittet das Weiterbildungsteam um einen Kurs zum Umgang mit Preiseinwänden, da die Abschlussquoten sinken. Das Team entwickelt einen solchen Kurs, die Vertriebsmitarbeiter bestehen den Abschlusstest, doch sechs Wochen später hat sich an den Abschlussquoten nichts geändert. Als das Team schließlich Telefonate analysiert, kennen die Mitarbeiter die Einwandtypen bestens. Die Regelung zur Rabattgenehmigung hat sich im Quartal geändert, und niemand hat ihnen mitgeteilt, ab wann sie einen Rabatt anbieten dürfen.

Dies ist ein beispielhaftes Szenario, kein dokumentierter Kundenfall. Es verdeutlicht die Folgen einer unterlassenen Diagnose: Das Team erhielt eine Anfrage, aber keine Beweise, sodass es ein Kompetenzdefizit nicht von einem Workflow-Problem unterscheiden konnte.

Dieser Leitfaden richtet sich an L&D-Verantwortliche, Instructional Designer und Trainingsmanager. Er bietet Ihnen eine Vorlage für eine Trainingslückenanalyse, die Sie in ein Dokument oder eine Tabellenkalkulation kopieren können: Fünf Schritte vergleichen die für eine Rolle erforderlichen Leistungen mit den bereits vorhandenen Schulungs- und Bewertungsnachweisen. Abschließend erhalten Sie eine Beschreibung der Lücke und eine Liste von Validierungsmaßnahmen, jedoch keine Bewertung.

Was ist eine Schulungslückenanalyse?

Eine Schulungsbedarfsanalyse vergleicht die erforderlichen Kompetenzen der Mitarbeitenden mit ihren aktuellen Fähigkeiten, die durch Schulungen und Beurteilungen nachgewiesen werden, und untersucht die Ursachen der Diskrepanz. Dieser letzte Punkt ist entscheidend. Manche Lücken sind Lernlücken: fehlende Voraussetzungen, zu wenig Übung, ausbleibendes Feedback oder eine Prüfung, die reines Erinnerungsvermögen testet, obwohl Urteilsvermögen gefragt ist. Andere Lücken sind hingegen keine Lernlücken.

Zwei klassische Quellen zur Leistungssteigerung vertreten dieselbe Ansicht. Mager und Pipes Analyse von Leistungsproblemen ist ein schrittweiser Ansatz für Probleme, bei denen Menschen nicht das tun, was sie tun sollen (Mager-Konsortium), und im zugehörigen Ablaufdiagramm wird bereits frühzeitig gefragt, ob die Person die Aufgabe erledigen könnte, wenn es tatsächlich erforderlich wäre (Zusammenfassung des FlussdiagrammsWenn sie es könnten, ist Training wahrscheinlich nicht die Lösung. Gilberts drittes Theorem der Muße besagt, dass ein Leistungsdefizit im Verhaltensrepertoire des Ausführenden, in der Umgebung, die es unterstützt, oder in beidem liegt (Georgia State HPT-HandbuchEin Diagnoseverfahren muss daher beide Seiten betrachten, bevor es eine Empfehlung ausspricht.

Schnelle Fakten

1. Aufgaben- und Kontextinformationen sammeln

Lassen Sie sich nicht von der Stellenbezeichnung leiten. „Customer Success Manager“ sagt Ihnen so gut wie nichts. Formulieren Sie die Aufgabe so, wie ein Außenstehender sie beschreiben würde: „Reagieren Sie auf einen Kunden, der seine Vertragsverlängerung plant und angibt, dass der Preis gestiegen ist. Verwenden Sie dazu die genehmigten Fragen zur Bedarfsanalyse und bieten Sie einen Rabatt nur im Rahmen der geltenden Genehmigungsregeln an.“

Tragen Sie anschließend die folgenden Felder ein. Lassen Sie ein Feld leer, anstatt es zu erraten.

• Rolle und Aufgabe. Wer macht das und was genau tun sie?
• Kontext. Wo, mit welchen Werkzeugen und unter welchem ​​Zeitdruck?
• Risiko. Was passiert, wenn etwas schiefgeht: ein verlorener Verkauf, ein Sicherheitsvorfall, ein Verstoß gegen Vorschriften?
• Aktuelle Leistungsnachweise. Anrufanalysen, Fehlerprotokolle, Beobachtungen des Managers, Kundenfeedback. Beachten Sie, wie aktuell die einzelnen Informationen sind.
• Einschränkungen. Budget, Freistellung vom Arbeitsplatz, Systeme, Genehmigungsregeln.

Die meisten Anfragen scheitern an der Spalte für die Nachweise. „Die Erfolgsquote ist gesunken“ ist ein Symptom für ein Problem im Geschäftsbetrieb. Es zeigt an, dass etwas nicht stimmt, nicht, dass im Training etwas fehlt.

2. Überprüfen Sie die Schulungs- und Bewertungsnachweise.

Listen Sie auf, was die aktuelle Schulung umfasst und separat, was die Prüfungen von den Teilnehmenden verlangen. Diese unterscheiden sich oft. Ein Kurs kann beispielsweise die Einwandarten in einem Video erklären, während die Prüfung von den Teilnehmenden verlangt, die richtige Definition aus vier Optionen auszuwählen. Die Prüfung bestätigt dann das Wissen, ohne jedoch zu zeigen, wie jemand auf ein Kundengespräch im realen Leben reagieren kann.

Dokumentieren Sie für jede Aktivität drei Dinge: Was der Lernende tut, welche Ergebnisse er erzielt und ob Sie dies bestätigt haben oder es sich um eine Annahme handelt. Markieren Sie jede Annahme. „Die Teilnehmer bearbeiten die Übungsszenarien“ ist eine Annahme, bis Sie die Bearbeitungsdaten und eine Stichprobe der Antworten erhalten haben.

Notieren Sie außerdem, wie lange die Nachweise zurückliegen. Eine positive Bewertung aus dem letzten Jahr sagt wenig über eine Regel aus, die sich im letzten Quartal geändert hat. Wenn Sie ein Modell zur Trennung von Erinnerungsprüfung und Leistungsnachweis benötigen, finden Sie es in unserem Leitfaden. Mastery Learning und Überprüfung der Voraussetzungen behandelt, wie man Voraussetzungen prüft, ohne ein Bestehen als Arbeitsreife zu werten.

3. Kognitive und nicht-lernbezogene Lücken identifizieren

Vergleichen Sie nun die Schritte 1 und 2 und sortieren Sie alle Abweichungen in eine der beiden Listen.

Kognitive und Lernlücken sind diejenigen, die durch Design behoben werden können:

• Erforderliche Kenntnisse. Die Aufgabe setzt ein Konzept voraus, mit dem der Lernende noch nie in Berührung gekommen ist.
• Praxis. Der Lernende hat von der Aufgabe gehört, sie aber noch nie an einem realistischen Fallbeispiel ausprobiert.
• Feedback bekommen. Es wird geübt, aber niemand erklärt, was schwach war und warum.
• Bewertung. Die Bewertung prüft ein niedrigeres Denkvermögen als für die Aufgabe erforderlich ist. Wie Sie die Aufgabe und die Bewertung an die für den Job notwendigen Denkfähigkeiten anpassen, wird in unserem Leitfaden erläutert. Blooms Taxonomie für die betriebliche Weiterbildung.

Arbeitsablauf- und Anreizbarrieren sind diejenigen, die das Design nicht von selbst beheben kann:

• Eine Regel, ein Werkzeug oder ein Genehmigungsschritt, der die richtige Vorgehensweise verhindert.
• Fehlende oder veraltete Informationen zum Zeitpunkt der Aufgabenbearbeitung.
• Anreize, die ein anderes Verhalten belohnen als das, das Sie trainieren.
• Keine Zeit zum Üben oder ein Vorgesetzter, der das gewünschte Verhalten nicht fördert.

Halten Sie die beiden Listen getrennt. Wenn man sie vermischt, entsteht schnell ein Kurs, der ein eigentlich problematisches Thema behandelt. Im Preisbeispiel befinden sich die Einwandarten auf der ersten Liste und werden durch Schulungen abgedeckt, während die nicht angekündigte Rabattregel auf der zweiten Liste steht und durch kein Modul behoben werden kann.

4. Empfehlen Sie eine Lernreise

Empfehlen Sie für jeden Punkt auf der Liste der Lernlücken eine Aktivität und begründen Sie diese mit der jeweiligen Aufgabe. Eine Empfehlung ohne Begründung ist lediglich eine Präferenz.

Ein sinnvolles Vorgehen für die meisten Wissenslücken sieht folgendermaßen aus: eine kurze, selbstgesteuerte Phase zum Erlernen der fehlenden Voraussetzung, eine Übungsphase mit einem realistischen Fallbeispiel und Feedback sowie eine Transferphase anhand realer oder betreuter Aufgaben. Die optimale Kombination aus Live-, interaktiven und adaptiven Lernmethoden für jede Phase ist eine separate Fragestellung, die in unserem Leitfaden erläutert wird. Wann sollte man adaptives, interaktives und Live-Lernen einsetzen? hilft Ihnen bei der Beantwortung Ihrer Frage.

Interaktive Formate sind in der Übungsphase hilfreich. Wenn sich jede Person vor der Diskussion auf eine Antwort zu einem Fall festlegt, sehen Sie die verschiedenen Antworten sofort und können erkennen, welche Voraussetzung fehlt, ohne auf ein Testergebnis warten zu müssen. AhaSlides unterstützt interaktives Lernen und ermöglicht den Wechsel zwischen Live- und Selbstlernphasen. Überprüfen Sie alle Funktionen zur Erstellung, zum Feedback und zur Berichterstellung, die Sie nutzen möchten, anhand Ihres eigenen Arbeitsablaufs und betrachten Sie KI-, Simulations- und Integrationsfunktionen als extern oder unbestätigt, bis Sie deren Funktionsfähigkeit getestet haben.

Fügen Sie jeder Empfehlung zwei Arbeitsblattfelder hinzu: Evidenzlücken (was du immer noch nicht weißt) und Abhängigkeiten (Was muss gegeben sein, damit die Aktivität funktioniert, z. B. dass ein Manager zustimmt, die Übungszeit zu schützen?).

5. Planvalidierung und nächste Schritte

Das Ergebnis der Diagnose ist eine kurze schriftliche Beschreibung, keine Zahl. Sie besteht aus vier Teilen:

1. Die Aufgabenlücke. Ein Satz darüber, was die Aufgabe erfordert und wo die derzeitigen Erkenntnisse unzureichend sind.
2. Beweislücken. Was Sie nicht bestätigen konnten.
3. Empfohlene Aktivitäten. Mit Angabe des jeweiligen Grundes.
4. Validierungsaktionen. Was Sie als Nächstes überprüfen werden und wer diese Überprüfung durchführen wird.

Geben Sie keine Prozentzahl oder einen Bloom-Level-Wert an, der auf Fragen basiert, die niemand validiert hat. Eine Angabe wie „62 % der Lücke sind kognitiver Natur“ mag präzise erscheinen, hat aber keine Substanz.

Validierungsmaßnahmen machen die Diagnose überprüfbar. Bitten Sie einen Experten, den Fall und die Antwortkriterien zu überprüfen. Vergleichen Sie eine Ausgangslage mit einer unbekannten Folgeaufgabe. Definieren Sie die Einschlusskriterien, den Nenner und den Zeitpunkt und prüfen Sie, welche anderen Änderungen sich im selben Zeitraum ergeben haben, bevor Sie die Schulung anrechnen. Die US-amerikanischen Zentren für Krankheitskontrolle und -prävention (CDC) trennen die Bewertung des Lernerfolgs von der Bewertung, wie gut die Mitarbeiter das Gelernte im Arbeitsalltag anwenden.CDC, Schulungen evaluieren: Effektivität messenEs handelt sich um eine Messanleitung, nicht um eine Ergebnisprognose.

Ein praktisches Beispiel: Einwände gegen die Preisgestaltung

Zur Veranschaulichung. Ein Anwender dieser Tätigkeit sollte den Fall und die Antwortkriterien vor der Anwendung überprüfen.

Der Fall. Dem Team fehlen Belege, um zwischen einem Kompetenzdefizit und einem Problem im Arbeitsablauf zu unterscheiden. Bitten Sie den Lernenden, in diesem Fall den L&D-Analysten, die Entscheidung zu erläutern, die Belege anzuführen und anzugeben, welche weiteren Informationen oder Unterstützung benötigt werden.

Eine schwache Reaktion. „Die Erfolgsquoten sind gesunken, deshalb brauchen wir einen Kurs zur Preisgestaltung.“ Es werden keine Belege angeführt und keine Lücke benannt.

Eine stärkere Reaktion. „Die Quiz-Ergebnisse zeigen, dass die Vertriebsmitarbeiter die Einwandarten kennen, daher liegt das Problem nicht im Erinnerungsvermögen. Die Gesprächsanalysen zeigen, dass Rabatte außerhalb der neuen Regel angeboten wurden und die Regel nicht kommuniziert wurde. Hier liegt eine Lücke im Arbeitsablauf und im Informationsaustausch. Ich würde zunächst die Regelkommunikation verbessern und einen kurzen Übungsfall zur Anwendung der Regel hinzufügen. Da ich noch nicht weiß, ob sich neue und erfahrene Vertriebsmitarbeiter unterscheiden, würde ich Stichprobengespräche von beiden Gruppen führen.“

Was das Team lernt. Die erste Maßnahme ist kein Kurs. Es handelt sich um eine Änderung der Art und Weise, wie die Genehmigungsregel die Vertriebsmitarbeiter erreicht, mit einem anschließenden kleinen Übungsfall.

Eine anpassbare Rubrik

Bewerten Sie jedes Kriterium mit 0 bis 2 Punkten. Dies ist ein Vorschlag zur Anpassung mit einem Praktiker auf diesem Gebiet, kein validierter Bereitschaftsstandard.

Anker: 0 = fehlend oder nicht belegt. 1 = teilweise, mit relevanten Auslassungen. 2 = vollständig und anhand vereinbarter Kriterien begründet. Kritische Fehler sind gesondert zu definieren, z. B. die Empfehlung einer Schulung für eine Lücke, die laut Studienlage ein politisches Problem darstellt. Eine Gesamtpunktzahl darf einen kritischen Fehler nicht verschleiern.

Einschränkungen, die möglicherweise bestehen bleiben

Selbst eine sorgfältige Diagnose lässt manche Dinge ungeklärt:

• Qualität der Beweisführung. Anrufbewertungen, Quiz-Ergebnisse und die Meinung des Managers sind unterschiedlich zuverlässig. Geben Sie an, welche Quelle Sie verwendet haben.
• Workflow-Optimierungen fallen nicht in den Bereich Lernen und Entwicklung. Der Regelinhaber oder -manager muss handeln, daher benötigt Ihre Empfehlung einen namentlich genannten Verantwortlichen.
• Gleichzeitige Änderungen. Eine neue Preisliste, ein neues Tool oder ein veränderter Kundenmix können die Ergebnisse unabhängig von Schulungen beeinflussen.
• Versetzung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses. Was nach dem Kurs geschieht, hängt von den jeweiligen Managern und der Arbeitsbelastung ab. Bitte prüfen Sie dies separat.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Vorlage für eine Schulungslückenanalyse?

Ein strukturiertes Arbeitsblatt, das die für eine Aufgabe erforderliche Leistung, die vorhandenen Schulungs- und Beurteilungsnachweise, die Lücken zwischen ihnen und die nächsten Schritte dokumentiert.

Worin besteht der Unterschied zwischen einer Ausbildungslücke und einer Kompetenzlücke?

Eine Qualifikationslücke bezeichnet die Differenz zwischen den für eine Stelle erforderlichen und den vorhandenen Qualifikationen. Eine Schulungslücke betrachtet die Schulung und die Leistungsbeurteilung selbst: Werden die für die jeweilige Aufgabe erforderlichen Kenntnisse vermittelt, geübt und geprüft? Eine Qualifikationslücke kann sowohl durch Schulungsdefizite als auch durch Probleme im Arbeitsablauf entstehen.

Sollte ein Diagnoseverfahren eine Punktzahl ergeben?

Nein, es sei denn, Sie verfügen über ein validiertes Modell. Eine Lückenbeschreibung mit Angabe der fehlenden Nachweise und der entsprechenden Validierungsmaßnahmen ist ehrlicher und nützlicher.

Wo soll ich anfangen

Wählen Sie eine Schulungsanfrage aus, die diesen Monat bei Ihnen eingegangen ist. Beschreiben Sie die Aufgabe in einem Satz, listen Sie die bereits vorhandenen Nachweise auf und ordnen Sie alle Abweichungen der Lernliste oder der Workflow-Liste zu. Senden Sie die Workflow-Liste an den zuständigen Mitarbeiter und erstellen Sie für den Rest einen Workflow.

Um zu sehen, wie eine Erinnerungsprüfung, ein realer Übungsfall und eine Nachbereitung für Ihre eigene Aufgabe zusammenpassen könnten, erkunden Sie AhaSlides.