Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, wissen Sie, wie wichtig es ist, die richtigen Leute am richtigen Arbeitsplatz zu haben.
Hier kommt die Personalplanung ins Spiel.
Wenn Sie die Kunst der Personalplanung beherrschen, können Sie dem Unternehmen viel Geld sparen und gleichzeitig dafür sorgen, dass alle Teammitglieder effektiv und im Einklang miteinander arbeiten.
Tauchen Sie ein und entdecken Sie wichtige Strategien, um Ihre Belegschaft zukunftssicher zu machen!
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Personalplanung und warum ist sie wichtig?
- Faktoren, die die Personalplanung beeinflussen
- Was sind die 5 Schritte der Personalplanung?
- Fazit
- Häufigste Fragen
Was ist Personalplanung und warum ist sie wichtig?
Personalplanung ist die Prozessdefinierung den zukünftigen Personalbedarf einer Organisation vorherzusagen und Maßnahmen zu entwickeln, um diesen Bedarf zu decken.
Dies ist aus mehreren Gründen wichtig:
• Sorgt für die richtige Anzahl an Mitarbeitern: Mithilfe der Personalplanung können Unternehmen ermitteln, wie viele Mitarbeiter sie in Zukunft benötigen, um Ziele und Anforderungen zu erfüllen. Dadurch wird vermieden, dass es zu wenige oder zu viele Mitarbeiter gibt.
• Identifiziert Qualifikationslücken: Der Prozess identifiziert etwaige Lücken zwischen den Fähigkeiten und Kompetenzen der aktuellen Belegschaft und dem, was in Zukunft benötigt wird. Dadurch kann die Personalabteilung Programme entwickeln, um diese Lücken zu schließen.
• Unterstützt die Nachfolgeplanung: Die Personalplanung liefert Inputs für Nachfolgepläne durch die Identifizierung kritischer Rollen, potenzieller Nachfolger und Entwicklungsbedarfe. Dies stellt eine Pipeline qualifizierter interner Kandidaten sicher.
• Unterstützt Rekrutierungsbemühungen: Durch die Vorhersage des Bedarfs im Voraus kann die Personalabteilung gezielte Rekrutierungsstrategien entwickeln, um bei Bedarf die richtigen Talente zu finden und einzustellen. Dies verringert den Zeitdruck in Zeiten hoher Nachfrage.
• Entspricht den strategischen Zielen: Die Personalplanung hilft dabei, Personalstrategien und -programme mit dem strategischen Geschäftsplan des Unternehmens abzustimmen. Sie stellt sicher, dass Investitionen in Humankapital wichtige Ziele unterstützen.
• Verbessert die Bindung: Durch die Ermittlung zukünftiger Bedürfnisse kann die Personalplanung dabei helfen, Programme zu entwickeln, um wichtige Talente und solche mit schwer zu findenden Fähigkeiten zu halten. Dies reduziert die Rekrutierungs- und Schulungskosten.
• Steigert die Produktivität: Die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit zu haben, verbessert die Effizienz und Produktivität der Organisation, wie Untersuchungen zeigen, dass dies bei Unternehmen mit hochengagierten Mitarbeitern in der Regel der Fall ist 21% profitabler. Es reduziert auch die Kosten, die durch Überbesetzung oder Kapazitätsengpässe entstehen.
• Stellt die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften sicher. Mithilfe der Personalplanung können Sie sicherstellen, dass Sie in Bereichen wie Sicherheit, Gesundheit und Regierung über ausreichend konforme Arbeitskräfte verfügen.Faktoren, die die Personalplanung beeinflussen
Obwohl die Personalplanung ein wesentlicher Bestandteil jeder Organisation, ob groß oder klein, ist, steht sie vor bestimmten Herausforderungen, da sie sowohl mit internen als auch externen Interessengruppen zusammenarbeitet, wie zum Beispiel:
• Geschäftsstrategie und Ziele - Die strategischen Ziele, Wachstumspläne, neuen Initiativen und Vorgaben des Unternehmens wirken sich direkt auf die Personalpläne aus. Die Personalabteilung muss sich an der Geschäftsstrategie ausrichten.
• Technologische Veränderungen - Neue Technologien können Stellenbeschreibungen automatisieren oder verändern, neue Qualifikationsanforderungen schaffen und den Personalbedarf beeinflussen. Dies muss in Personalplänen berücksichtigt werden.
• Staatliche Beschränkungen - Änderungen der Beschäftigungs-, Arbeits-, Einwanderungs- und Sicherheitsgesetze wirken sich auf die Personalpolitik und die Fähigkeit zur Einstellung und Bindung von Mitarbeitern aus.
• Wirtschaftslage - Die Wirtschaftslage beeinflusst Faktoren wie Arbeitskräfteangebot, Einstellungsmöglichkeiten, Fluktuationsraten und Vergütungsbudgets. Personalpläne müssen anpassbar sein.
• Konkurrenz - Die Maßnahmen der Wettbewerber beeinflussen Faktoren wie Personalfluktuation, Nachfrage nach bestimmten Fähigkeiten und Vergütungstrends, die bei Personalplänen berücksichtigt werden müssen.
• Organisatorische Umstrukturierung - Änderungen der Struktur oder Prozesse oder die Expansion in neue Märkte erfordern Anpassungen der Stellenbeschreibungen, Fähigkeiten und Mitarbeiterzahlen in den Personalplänen.
• Anforderungen an die berufliche Weiterentwicklung - Die Lern- und Entwicklungsbedürfnisse der derzeitigen Mitarbeiter zur Weiterentwicklung ihrer Karriere müssen in den Personalplänen berücksichtigt werden, 22% der Mitarbeiter Mangelnde Wachstumschancen nannten sie als einen Faktor, der sie dazu veranlasste, darüber nachzudenken, ihren Job aufzugeben.
• Personaleinsatzplanung - Strategien, um kritische Stellen intern mit qualifizierten Kandidaten zu besetzen, wirken sich auf Personalstand und Entwicklungspläne in der Personalabteilung aus. Es kann auch eine Herausforderung sein, kritische Talente und Mitarbeiter mit schwer zu findenden Fähigkeiten für die in den Personalplänen geforderte Dauer zu halten. Unvorhergesehene Fluktuation kann Pläne durchkreuzen.
• Demographie - Veränderungen in der Verfügbarkeit bestimmter Altersgruppen oder Arten von Arbeitnehmern auf dem Arbeitsmarkt sind ein Faktor für Strategien zur Anwerbung und Bindung von Mitarbeitern.
• Kostendruck - Investitionen in das Personal müssen möglicherweise an starre Budgetzyklen angepasst werden, selbst wenn die Personalplanung andere Bedürfnisse oder Prioritäten erkennt. Dies erfordert Kompromisse.
Bei der Personalplanung werden viele externe und interne Faktoren berücksichtigt, die den zukünftigen Personalbedarf eines Unternehmens beeinflussen. Die Vorwegnahme und Berücksichtigung dieser Faktoren in Personalprognosen und -strategien trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Pläne relevant bleiben und im Laufe der Zeit effektiv umgesetzt werden können.
Was sind die 5 Schritte der Personalplanung?
Auch wenn jede Organisation ihre eigene Vorgehensweise hat, sind diese fünf Schritte im Allgemeinen überall gleich.
#1. Schätzen Sie die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter ein
In diesem Schritt wird der zukünftige Personalbedarf auf Grundlage der strategischen Ziele des Unternehmens, der Wachstumspläne, der Branchentrends und anderer relevanter Faktoren geschätzt.
Dazu gehört die Analyse der aktuellen Belegschaft, die Identifizierung etwaiger Lücken oder Überschüsse und die Prognose des zukünftigen Bedarfs der Organisation.
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#2. Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Crew
Dieser Schritt bedeutet, dass Sie sich die großartigen Menschen, die bereits in Ihrem Team sind, genau ansehen.
Welche Talente, Fähigkeiten und Erfahrungen bringen sie mit?
Gibt es Lücken zwischen dem aktuellen Stand Ihres Teams und dem gewünschten Ziel?
Sie berücksichtigen auch verschiedene Variablen der Belegschaft, die derzeit unbekannt sind, wie z. B. Wettbewerbsfaktoren, Kündigungen und plötzliche Versetzungen oder Entlassungen.
#3. Den Horizont nach neuen Rekruten absuchen
Jetzt ist es Zeit, die Außenwelt zu durchstöbern und zu sehen, welche anderen tollen Leute sich Ihrer Mission anschließen möchten.
Welche Fähigkeiten sind besonders gefragt? Welche Unternehmen bringen Top-Talente hervor, die Sie einstellen könnten? Sie bewerten alle externen Einstellungsmöglichkeiten.
Diese Bewertung hilft dabei, potenzielle Talentquellen zu identifizieren, beispielsweise Rekrutierungskanäle oder Partnerschaften mit Bildungseinrichtungen.
#4. Entwicklung von Strategien zur Behebung von Lücken
Wenn Sie die aktuellen Stärken und zukünftigen Bedürfnisse Ihres Teams im Blick haben, können Sie Strategien entwickeln, um etwaige Lücken zu schließen.
Es ist immer eine kluge Entscheidung, in Ihr bestehendes Team zu investieren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Fähigkeiten Ihres Teams stärken und gemeinsam wachsen können:
• Bieten Sie Schulungen und Entwicklung für Ihr Team an. Wenn Teammitglieder die Möglichkeit haben, neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu erlernen, stärken sie ihre Fähigkeiten und machen Ihr gesamtes Team effektiver.
• Die Einstellung neuer Teammitglieder mit ergänzenden Fähigkeiten kann Lücken schließen und neue Perspektiven einbringen. Suchen Sie nach Kandidaten, die gut zu Ihrer aktuellen Kultur passen.
• Bewerten Sie die Rolle und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds. Passen die Aufgaben gut zu ihren Interessen und ihrem Fachwissen? Durch die Anpassung der Rollen können die Stärken aller optimiert werden.
Kurz gesagt: Wenn Sie Ihrem Team dabei helfen, seine Fähigkeiten zu erweitern, ist das eine Win-Win-Situation. Ihre Mitarbeiter werden motivierter, selbstbewusster und produktiver sein. Und gemeinsam verfügen Sie über die nötige Mischung an Talenten, um Herausforderungen zu meistern und neue Chancen zu nutzen.
#5. Überwachung, Bewertung und Überarbeitung des Plans
Die besten Personalpläne erfordern im Laufe der Zeit Anpassungen.
Sprechen Sie bei der Umsetzung neuer Initiativen ständig mit Ihrem Team.
Sammeln Sie Feedback, um herauszufinden, was gut funktioniert und was verbessert werden könnte.
Bleiben Sie flexibel gegenüber sich ändernden Umständen und verändern und passen Sie sich stets an, um als Team erfolgreich zu sein.
Geben Sie Ihr eigenes Feedback ab und hosten Sie es live.
Kostenlose Feedbackformulare, wann und wo immer Sie sie benötigen. Wecken Sie Engagement, holen Sie aussagekräftige Meinungen ein!
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Fazit
Indem Sie diese grundlegenden Schritte der Personalplanung durchlaufen, können Sie die menschliche Seite Ihres Unternehmens sorgfältig gestalten. Sie holen die richtigen Teammitglieder zum richtigen Zeitpunkt ins Team, um Ihre Vision voranzutreiben. Und indem Sie ständig zuhören, lernen und sich anpassen, bauen Sie die starke, erfolgreiche Mannschaft auf, die für nachhaltiges Wachstum erforderlich ist.
Häufigste Fragen
Was verstehen Sie unter Personalplanung?
Unter Personalplanung versteht man die Prozesse, mit denen Organisationen ihren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf ermitteln. Eine effektive Personalplanung hilft Unternehmen dabei, die Humanressourcen zu erwerben, zu entwickeln und zu halten, die sie benötigen, um strategische Ziele zu erreichen und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Was sind die 6 Schritte der Personalplanung?
Der Personalplanungsprozess umfasst die Bewertung der aktuellen Personalressourcen, die Prognose zukünftiger Bedürfnisse, die Identifizierung von Lücken, die Entwicklung und Umsetzung von Plänen zur Schließung dieser Lücken sowie die anschließende Überwachung und Anpassung der Pläne im Laufe der Zeit. Die 6 Schritte decken den gesamten Zyklus von Analyse, Strategieentwicklung, Umsetzung und Bewertung ab.
Wozu dient die Personalplanung?
Mithilfe der Personalplanung können Unternehmen ihre strategischen Ziele erreichen. Sie bietet einen Prozess zur Gewinnung, Entwicklung und Verwaltung der richtigen Belegschaft, um den aktuellen und zukünftigen Bedarf zu decken. Bei richtiger Umsetzung kann dies die Leistung und den Erfolg eines Unternehmens erheblich beeinflussen.
