Beherrschung der internen Kommunikationsstrategie | 9 Best Practices im Jahr 2024

Groß interne Kommunikationsstrategieist das Lebenselixier jeder erfolgreichen Organisation. Im heutigen hybriden Arbeitsklima ist es wichtiger denn je, eine transparente und häufige Kommunikation zwischen verteilten Teams sicherzustellen. Dennoch haben viele Unternehmen immer noch Schwierigkeiten, die Nachrichten sowohl im Büro als auch außerhalb des Büros richtig zu kommunizieren.

In diesem Beitrag untersuchen wir Best Practices, die von internen Kommunikationsprofis in Unternehmen gesammelt wurden, die sich im Hybridzeitalter hervorgetan haben. Sie erhalten Insidertipps für die Erstellung relevanter, die Interaktion fördernder Inhalte sowie für die Messung dessen, was bei Ihrem Publikum wirklich ankommt.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist eine interne Kommunikationsstrategie?
• Warum ist die interne Kommunikationsstrategie wichtig?
• Wer ist für die Entwicklung der internen Kommunikationsstrategie verantwortlich?
• Wann findet die interne Kommunikationsstrategie statt?
• Welche Kanäle wird die interne Kommunikationsstrategie nutzen?
• Wie entwickelt man eine interne Kommunikationsstrategie?
• Machen Sie die interne Kommunikation effektiv mit AhaSlides 
• Key Take Away 
• Häufigste Fragen

Weitere Tipps mit AhaSlides

• Selbstzufriedenheit am Arbeitsplatz
• Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz

Was ist eine interne Kommunikationsstrategie?

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Gruppe talentierter Menschen, die in einem Unternehmen zusammenarbeiten. Damit dieses Team erfolgreich sein kann, müssen sie gut kommunizieren, so wie Freunde reden und Ideen austauschen. Hier kommt die interne Kommunikationsstrategie ins Spiel!

Interne Kommunikationsstrategieist ein umfassender Plan und Rahmen, der eine effektive und effiziente Kommunikation innerhalb einer Organisation ermöglichen soll.  

Das Hauptziel dieser Strategie besteht darin, eine zusammenhängende, informierte und engagierte Belegschaft zu schaffen, die letztendlich zum Erfolg der Organisation und zum Erreichen ihrer Ziele beiträgt.

Es gibt vier Arten der internen Kommunikation:

• Top-down-Kommunikation (Management-zu-Mitarbeiter-Kommunikation): Dabei fließen Informationen von der Spitze der Organisationshierarchie (z. B. Managern oder Führungskräften) zu den unteren Ebenen (Mitarbeitern). Es ist, als würde ein Chef dem Team Anweisungen geben. Wir nutzen diese Art der Kommunikation, um wichtige Ankündigungen, Unternehmensziele oder neue Richtlinien zu teilen.
• Bottom-up-Kommunikation (Mitarbeiter-up-Kommunikation): Es ist das Gegenteil von Top-Down-Kommunikation. Informationen wandern von den unteren Ebenen (Mitarbeitern) an die Spitze (Manager oder Führungskräfte). Es ist so, als würden Mitarbeiter ihre Ideen, Rückmeldungen oder Bedenken mit ihren Vorgesetzten teilen. 
• Horizontale/laterale Kommunikation (Peer-to-Peer-Kommunikation:): Diese Art der Kommunikation findet zwischen Personen auf derselben Ebene innerhalb der Organisation statt. Es ist, als ob Kollegen miteinander chatten, um Aufgaben zu koordinieren oder Aktualisierungen auszutauschen. 
• Diagonale Kommunikation: Stellen Sie sich das als eine Mischung aus Top-Down- und horizontaler Kommunikation vor. Dies geschieht, wenn Personen aus unterschiedlichen Abteilungen oder Ebenen an einem Projekt zusammenarbeiten oder Informationen austauschen müssen. 

Warum ist die interne Kommunikationsstrategie wichtig?

In jedem Unternehmen sorgt eine interne Kommunikationsstrategie dafür, dass die Mitarbeiter verbunden und engagiert bleiben. Wichtige Nachrichten wie die Einführung neuer Produkte, Änderungen der Unternehmensrichtlinien oder bevorstehende Ereignisse werden umgehend geteilt. Mitarbeiter können der Geschäftsführung auch Feedback und Ideen zukommen lassen, sodass sie sich wertgeschätzt und als Teil des Gesamtbildes fühlen.

Mit einer soliden Strategie wird der Arbeitsplatz zu einem glücklichen und produktiven Arbeitsplatz, an dem alle auf dem gleichen Stand sind, die Teamarbeit gedeiht und das Unternehmen floriert!

Wer ist für die Entwicklung der internen Kommunikationsstrategie verantwortlich?

Die Verantwortung für die Entwicklung der internen Kommunikationsstrategie liegt typischerweise auf den Schultern des Führungsteams der Organisation und der Kommunikations- oder HR-Abteilung (Human Resources). Es erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Interessengruppen, um eine umfassende und effektive Strategie zu entwickeln, die mit den Zielen und Werten der Organisation übereinstimmt.

Hier sind die Hauptakteure, die an der Entwicklung der internen Kommunikationsstrategie beteiligt sind:

• Führungsteam
• Kommunikations- oder Personalabteilung
• Kommunikationsberater:In einigen Fällen wenden sich Organisationen möglicherweise an externe Kommunikationsberater oder -spezialisten, um neue Perspektiven und Best Practices für die Entwicklung einer wirksamen Strategie anzubieten.

Wann findet die interne Kommunikationsstrategie statt?

Die interne Kommunikationsstrategie ist fortlaufend und findet während des gesamten Lebenszyklus der Organisation statt. Es ist keine einmalige Sache, sondern eine kontinuierliche Anstrengung, eine effektive Kommunikation sicherzustellen. Hier sind einige wichtige Ereignisse, in denen es stattfindet:

1. Organisationsplanung: Die Strategie wird während der Planung erstellt, um die Kommunikation an den Unternehmenszielen auszurichten.
2. Regelmäßige Updates: Es wird regelmäßig überprüft, um sich an Änderungen und sich entwickelnde Bedürfnisse anzupassen.
3. Auswertungen und Beurteilungen:Es ist sehr wichtig für den Bewertungsprozess, einschließlich Halbjahreszeugnis, Jahresrückblick und Leistungsbewertung der Mitarbeiter.
4. Bei Änderungen: Es wird bei großen Veränderungen wie Fusionen oder Führungswechseln von entscheidender Bedeutung.
5. Einführung von Richtlinien: Es stellt sicher, dass Mitarbeiter über neue Richtlinien oder Initiativen informiert sind.
6. Während der Krise: Es spielt eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung zeitnaher und genauer Informationen in schwierigen Zeiten.
7. Mitarbeiter Onboarding: Es hilft neuen Mitarbeitern, sich willkommen zu fühlen und über ihre Rollen informiert zu sein.
8. Tagesgeschäft: Es sorgt für eine reibungslose Kommunikation zwischen Teams und Führung.
9. Ich suche Feedback: Es kommt zum Einsatz, wenn das Unternehmen um Mitarbeiterfeedback bittet, Feedback des Managersund fördert eine offene Kommunikation.

Welche Kanäle wird die interne Kommunikationsstrategie nutzen?

Die in einer internen Kommunikationsstrategie verwendeten Kanäle können je nach den Vorlieben, der Größe und der Art der zu übermittelnden Informationen der Organisation variieren. Hier sind einige gängige Kommunikationskanäle, die eine interne Kommunikationsstrategie nutzen kann:

1. E-Mail
2. Intranet
3. Teambesprechungen (Regelmäßige persönliche oder virtuelle Treffen, um Fortschritte zu besprechen, Aktualisierungen auszutauschen und an Projekten zusammenzuarbeiten.)
4. Digitale Kollaborationstools(Plattformen wie Microsoft Teams, Slack oder andere Projektmanagement-Tools.)
5. Newsletter
6. Sitzungen im Rathaus
7. Notiz Bretter
8. Social Media(Interne Plattformen)
9. Feedback-Umfragen

Wie entwickelt man eine interne Kommunikationsstrategie?

Die Entwicklung einer effektiven internen Kommunikationsstrategie umfasst mehrere Schritte, um sicherzustellen, dass sie mit den Zielen der Organisation übereinstimmt und den Kommunikationsbedürfnissen ihrer Mitarbeiter gerecht wird. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen bei der Entwicklung einer internen Kommunikationsstrategie hilft:

1/ Definieren Sie Kommunikationsziele und -ziele: 

Geben Sie die Ziele an, die Sie mit der Strategie erreichen möchten. Konkrete Ziele leiten Ihre Kommunikationsbemühungen, sei es die Förderung der Zusammenarbeit, die Steigerung des Mitarbeiterengagements oder die Anpassung der Mitarbeiter an die Unternehmensvision.

2/ Zielgruppen identifizieren: 

Identifizieren Sie verschiedene Mitarbeitersegmente und ihre individuellen Kommunikationsbedürfnisse. Passen Sie Nachrichten und Kanäle an die Vorlieben, Rollen und Anforderungen jeder Gruppe an.

• Beispielsweise benötigt das Marketingteam möglicherweise häufige Updates zu neuen Kampagnen, während die IT-Abteilung Informationen zu Systemaktualisierungen und technischen Problemen benötigt.

3/ Wählen Sie Kommunikationskanäle: 

Wählen Sie je nach Art der bereitzustellenden Informationen und der Zielgruppe die besten Kommunikationsmethoden. Denken Sie darüber nach, verschiedene Kanäle wie Chat-Plattformen, E-Mail, das Intranet, Teambesprechungen und Tools für die digitale Zusammenarbeit zu nutzen.

4/ Legen Sie Nachrichtenrichtlinien fest: 

Definieren Sie Ton, Stil und Sprache der Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass die Botschaften klar und prägnant sind und auf die Werte und die Kultur des Unternehmens abgestimmt sind.

5/ Implementieren Sie eine bidirektionale Kommunikation: 

Fördern Sie offene Dialoge und Feedbackschleifen, um eine Kultur des Engagements zu schaffen. Bieten Sie Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Meinungen, Vorschläge und Bedenken zu äußern.

6/ Erstellen Sie einen Kommunikationsplan: 

Entwickeln Sie einen Zeitplan für die regelmäßige Kommunikation. Bestimmen Sie die Häufigkeit von Aktualisierungen, Besprechungen und Feedback-Sitzungen, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden und engagiert zu halten.

7/ Erstellen Sie einen Krisenkommunikationsplan: 

Halten Sie einen Plan bereit, um in Krisenzeiten oder herausfordernden Situationen effektiv zu kommunizieren. Durch einen gut entwickelten Krisenkommunikationsplan kann das Unternehmen effektiv auf Herausforderungen reagieren, die Mitarbeiter auf dem Laufenden halten und das Vertrauen in die Fähigkeit der Organisation, Krisen zu bewältigen, aufrechterhalten.

8/ Ausbilden und ausbilden: 

Bieten Sie Mitarbeitern und Managern Schulungen zu effektiven Kommunikationspraktiken an, insbesondere für die Einführung neuer Tools oder Kanäle.

9/ Messen und Bewerten: 

Richten Sie Metriken ein, um die Wirksamkeit der internen Kommunikationsstrategie zu bewerten. Sammeln Sie Feedback von Mitarbeitern und verfolgen Sie wichtige Leistungsindikatoren, um Verbesserungen vorzunehmen.

Halten Sie außerdem die Strategie flexibel und passen Sie sie je nach Bedarf an Feedback, sich ändernde organisatorische Anforderungen und neue Kommunikationstechnologien an.

Machen Sie die interne Kommunikation effektiv mit AhaSlides 

AhaSlideskann ein wirksames Instrument sein, um die interne Kommunikation zu verbessern und auf verschiedene Weise effektiver zu machen:

• Interaktive Meetings und Rathäuser: Sie können verwenden Live-Umfragen, Quiz und Q & A-Sitzungenum Teilnehmer einzubeziehen, Echtzeit-Feedback zu sammeln und die aktive Teilnahme an virtuellen Meetings und Townhalls mit Mitarbeitern zu fördern.  
• Echtzeit-Feedback: Mit AhaSlides können Sie schnell Umfragen erstellen und verteilen, Word Cloudan die Mitarbeiter. So können Sie wertvolles Feedback zu verschiedenen Themen einholen, beispielsweise zu Unternehmensinitiativen, Mitarbeiterzufriedenheit oder Schulungsprogrammen.
• Training und Lernen:Sie können interaktive Tests und Umfragen integrieren vorgefertigte Vorlagenum das Verständnis der Mitarbeiter zu testen und Schlüsselkonzepte zu stärken, um Schulungen und Workshops zu verbessern.
• Teamgeist fördernde Aktivitäten: AhaSlides bietet Teambuilding-Aktivitäten wie Eisbrecher-Quiz und Spiele mit ein Spinnrad, zufälliger Teamgenerator. Diese Aktivitäten können die Kameradschaft und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern fördern, selbst in entfernten oder verteilten Teams.
• Mitarbeiteranerkennung:AhaSlides können genutzt werden, um Leistungen, Meilensteine ​​und Beiträge von Mitarbeitern anzuerkennen und zu feiern. Dies steigert die Moral und Motivation der Mitarbeiter.
• Anonymes Feedback: Die anonyme Umfragefunktion der Plattform kann es Mitarbeitern ermöglichen, Feedback zu geben, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen, und so eine offenere und ehrlichere Kommunikationsumgebung fördern.
• Einbindung von Remote-Mitarbeitern:Für Organisationen mit Remote- oder verteilten Teams kann AhaSlides ein wertvolles Tool sein, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter verbunden, engagiert und informiert bleiben.

Key Take Away 

Eine wirksame interne Kommunikationsstrategie ist das Rückgrat einer gut funktionierenden und harmonischen Organisation. Es stärkt die Kultur der Organisation und führt letztlich zu mehr Produktivität und Erfolg. 

Häufigste Fragen

Ref: Forbes