Die meisten Unternehmen betrachten das Onboarding als einmaliges Ereignis: Laptop aushändigen, Compliance-Checkliste abarbeiten, Team vorstellen. Sechs Wochen später ist der neue Mitarbeiter wieder weg.
Nur 12 % der Beschäftigten geben an, dass ihr Unternehmen sie hervorragend einarbeitet [1]. Diese Diskrepanz zwischen den Erwartungen der Personalabteilung und den tatsächlichen Erfahrungen neuer Mitarbeiter soll durch Fragen im Rahmen des Onboardings geschlossen werden.
Dieser Leitfaden behandelt die Fragen, die Sie stellen sollten, wann Sie sie stellen sollten und wie Sie auf die Antworten reagieren können – damit Ihr Onboarding-Programm die entscheidenden Kennzahlen verbessert: Mitarbeiterbindung, Produktivität und Zeit bis zur vollen Leistungserbringung.
Warum Onboarding-Umfragen wichtiger sind, als Sie denken
Die Daten zur frühen Fluktuation sind nicht zu ignorieren. BambooHR fand heraus, dass 70 % der Neueinstellungen innerhalb des ersten Monats entscheiden, ob eine Stelle zu ihnen passt – 29 % sogar schon in der ersten Woche [2]. Unternehmen haben im Durchschnitt 44 Tage Zeit, um Einfluss auf die Bindung neuer Mitarbeiter zu nehmen.
Unternehmen mit einem strukturierten Einarbeitungsprozess verbessern die Mitarbeiterbindung um 82 % und die Produktivität um über 70 % [3]. Wenn Führungskräfte aktiv mitwirken, ist die Wahrscheinlichkeit, dass neue Mitarbeiter ihre Einarbeitungserfahrung als außergewöhnlich beschreiben, 3.4-mal höher [1].
Fragen im Rahmen des Onboardings ermöglichen es Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie zur Kündigung führen. Neue Mitarbeiter, die Schwierigkeiten haben, den richtigen Ansprechpartner zu finden, ihre Rolle nicht verstehen oder sich vom Team abgekoppelt fühlen, werden dies in den ersten Wochen kaum von selbst ansprechen. Eine kurze, gut getimte Umfrage bietet ihnen eine strukturierte Möglichkeit dazu.
Wann sollte man Onboarding-Umfragen durchführen?
Der Zeitpunkt ist genauso wichtig wie der Inhalt der Fragen. Eine einzelne Umfrage am 90. Tag verpasst die entscheidende Phase des ersten Eindrucks. Eine Umfrage am ersten Tag fordert die Teilnehmenden auf, Dinge zu bewerten, die sie noch nicht erlebt haben. Der richtige Rhythmus liefert Ihnen Daten zu jedem wichtigen Wendepunkt.
Tag 3 bis 7 – erste Eindrücke
Fragen Sie nur nach organisatorischen Details und dem ersten Eindruck. Es ist noch zu früh, um die Unternehmenskultur oder die Qualität der Beziehungen zu den Vorgesetzten zu beurteilen, aber genau der richtige Zeitpunkt, um grundlegende organisatorische Mängel aufzudecken: fehlender Systemzugriff, unklare Zeitpläne oder eine nicht stattgefundene Bürobesichtigung.
Tag 30 – frühe Integration
In der vierten Woche hat ein neuer Mitarbeiter genügend Kontakt zu seinem Team, seinem Vorgesetzten und seinen täglichen Aufgaben gehabt, um Ihnen aussagekräftiges Feedback zur Rollenklarheit und zur erhaltenen Unterstützung geben zu können. Dies ist die wichtigste Umfrage in dieser Reihe.
Tag 60 – Momentum-Check
Nach zwei Monaten lässt sich beurteilen, ob die ersten Eindrücke Bestand haben. Mitarbeiter, denen es schwerfällt, ihre Arbeit mit den Zielen des Unternehmens in Verbindung zu bringen, werden hier deutlich sichtbar.
Tag 90 – Programmevaluierung
Nach 90 Tagen sollten neue Mitarbeiter gebeten werden, den Einarbeitungsprozess insgesamt zu bewerten. Zu diesem Zeitpunkt werden die Daten erhoben, die in die Programmgestaltung einfließen.
Onboarding-Fragen nach Kategorie
Rollenklarheit
Unklare Erwartungen zählen zu den häufigsten Gründen für frühe Fluktuation. Laut einer von mehreren HR-Quellen zitierten Umfrage geben 44 % der neuen Mitarbeiter an, ihren direkten Vorgesetzten nicht zu kennen, und 65 % wissen nicht, an wen sie sich bei Fragen wenden können [3]. Fragen zur Rollenklarheit decken diese Wissenslücken frühzeitig auf.
- Haben Sie ein klares Verständnis Ihrer täglichen Aufgaben?
- Entsprechen Ihre tatsächlichen Arbeitsaufgaben dem, was im Bewerbungsgespräch beschrieben wurde?
- Wissen Sie, wie Erfolg in Ihrer Rolle nach 30, 60 und 90 Tagen aussieht?
- Verfügen Sie über die notwendigen Werkzeuge und Systemzugänge, um Ihre Arbeit zu erledigen?
- Wissen Sie, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie eine Frage zu Ihrer Rolle haben?
Diese Fragen eignen sich gut als einfache Ja/Nein-Fragen oder Fragen mit einer 5-stufigen Zustimmungsskala. Niedrige Punktzahlen bei diesen Fragen erfordern eine direkte Nachfrage des Personalverantwortlichen und keine allgemeine E-Mail.
Unterstützung durch den Manager
Die Forschung von Gallup zeigt durchgängig, dass die Beziehung zum Vorgesetzten der wichtigste Faktor für den Erfolg des Onboardings ist. Wenn Vorgesetzte aktiv eingebunden sind, steigen die Zufriedenheit und das Engagement neuer Mitarbeiter deutlich an [1].
- Wie oft führt Ihr Vorgesetzter Einzelgespräche mit Ihnen?
- Gibt Ihnen Ihr Vorgesetzter klare Vorgaben bezüglich der Prioritäten?
- Wie wohl fühlen Sie sich dabei, Ihren Vorgesetzten um Hilfe zu bitten?
- Gibt Ihnen Ihr Vorgesetzter hilfreiches Feedback zu Ihrer Arbeit?
- Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Vorgesetzter an Ihrem Erfolg interessiert ist?
Verwenden Sie für Fragen zur Häufigkeit der Kontaktaufnahme eine Häufigkeitsskala (Nie / Selten / Manchmal / Oft / Immer) und für Fragen zur Beziehungsqualität eine Zufriedenheitsskala (Sehr unzufrieden bis Sehr zufrieden).
Teamintegration
Das Gefühl sozialer Eingebundenheit steigert die Leistung. Mitarbeiter, die sich zugehörig fühlen, zeigen ein höheres Engagement und kündigen seltener im ersten Jahr.
- Wurden Sie bereits allen Teammitgliedern vorgestellt, mit denen Sie direkt zusammenarbeiten?
- Fühlst du dich als geschätztes Mitglied deines Teams?
- Gibt es Möglichkeiten, informell mit Kollegen in Kontakt zu treten?
- Verstehen Sie, wie die Arbeit Ihres Teams in die übergeordneten Unternehmensziele passt?
- Haben sich irgendwelche Teamkollegen besonders bemüht, dir zu helfen, den Anschluss nicht zu verlieren?
Kultur und Werte
Neue Mitarbeiter, die sich nicht mit der Unternehmenskultur identifizieren, verlassen das Unternehmen eher wieder, selbst wenn die Stelle an sich gut passt. BambooHR fand heraus, dass sich 91 % der Mitarbeiter, die ein effektives Kulturtraining absolviert haben, mit ihrem Arbeitsplatz verbunden fühlen, verglichen mit nur 29 %, bei denen diese Komponente im Onboarding-Prozess fehlte [2].
- Verstehen Sie die Unternehmenswerte und wie diese sich im Arbeitsalltag widerspiegeln?
- Haben Sie den Eindruck, dass die Unternehmenskultur mit dem übereinstimmt, was Ihnen während des Einstellungsprozesses gesagt wurde?
- Fühlst du dich wohl dabei, am Arbeitsplatz du selbst zu sein?
- Gibt es etwas an der Kultur, das Sie seit Ihrem Start überrascht hat?
- Wie würdest du die Unternehmenskultur einem Freund beschreiben, der überlegt, beizutreten?
Die letzten beiden Fragen eignen sich besser als offene Textfelder. Die Antworten bringen oft Aspekte ans Licht, die eine Skalenfrage niemals erfassen würde.
Training und Entwicklung
76 % der Neueinstellungen geben an, dass Schulungen für ihren Erfolg im Job wichtig sind [2]. Falls Ihr Schulungsprogramm Lücken aufweist, werden diese hier sichtbar.
- Hat Sie Ihre Einarbeitungsschulung auf Ihre tatsächlichen Aufgaben vorbereitet?
- Waren die Schulungen gut organisiert und leicht verständlich?
- Gibt es ein Thema oder eine Fähigkeit, bei der Sie das Gefühl haben, dass Sie mehr Schulung benötigen?
- Hatten Sie genügend Zeit, Ihre Ausbildung abzuschließen, bevor von Ihnen erwartet wurde, selbstständig zu arbeiten?
- Wie würden Sie die Gesamtqualität Ihrer Ausbildungserfahrung bewerten?
Evaluierung des Onboarding-Programms (Tag 90)
Diese Fragen dienen der Bewertung des Programms selbst, nicht der individuellen Erfahrung. Nutzen Sie sie, um das Programm zu verbessern, anstatt individuelle Nachfassaktionen durchzuführen.
- Wie zufrieden sind Sie insgesamt mit Ihrem Onboarding-Erlebnis?
- Was war der nützlichste Aspekt des Onboardings?
- Was würden Sie ändern, wenn Sie das Programm entwerfen würden?
- Hat Ihnen das Onboarding geholfen, sich auf Ihre Rolle vorbereitet zu fühlen?
- Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie dieses Unternehmen einem Freund empfehlen würden, der eine ähnliche Stelle sucht?
Ein Beispiel aus der Praxis: Onboarding in großem Umfang
Ein mittelständisches Technologieunternehmen, das vierteljährlich neue Mitarbeiter einstellte, stellte fest, dass die Fluktuation nach 90 Tagen trotz positiver Rückmeldungen im Vorstellungsgespräch hoch war. Die Einführung einer strukturierten, dreiteiligen Befragungssequenz (Tag 7, Tag 30, Tag 90) ergab am 30. Tag ein eindeutiges Muster: Neue Mitarbeiter einer Abteilung bewerteten die Kommunikation ihrer Vorgesetzten deutlich schlechter als ihre Kollegen im Rest des Unternehmens.
Ohne die Umfragedaten wäre dies unbemerkt geblieben. Die Teamleitung ging davon aus, dass die regelmäßigen Abteilungsbesprechungen für eine ausreichende Kommunikation ausreichten. Neue Mitarbeiter interpretierten diese Besprechungen jedoch als allgemeine Bekanntmachungen und nicht als die benötigten Einzelgespräche.
Nachdem das Problem benannt war, war die Lösung einfach: verpflichtende wöchentliche Einzelgespräche für die ersten 60 Tage. Die Fluktuation in dieser Abteilung sank in den beiden darauffolgenden Jahrgängen um etwa ein Drittel.
Dieses Ergebnis – ein konkretes Problem, eine konkrete Veränderung, ein messbares Resultat – ist der Sinn von Onboarding-Fragen. Sie funktionieren nur, wenn jemand die Antworten tatsächlich liest und darauf reagiert.
Tipps zum Frageformat
Umfragen sollten kurz sein. Eine Umfrage am siebten Tag sollte fünf bis sieben Fragen umfassen, nicht zwanzig. Die Teilnahmequote sinkt mit zunehmender Länge deutlich, und eine unvollständige Umfrage liefert schlechtere Daten als eine kurze, die beantwortet wird.
Eine Mischung aus Skalen- und Offentextfragen. Skalenfragen (1–5, Zustimmung, Häufigkeit) lassen sich leicht über eine Kohorte hinweg aggregieren. Offene Fragen bringen die Details ans Licht. Nutzen Sie beides: Skalenfragen, um Muster zu erkennen, offene Fragen, um sie zu verstehen.
Antworten sollten nach Möglichkeit anonymisiert werden. Neue Mitarbeiter geben selten ehrliches Feedback über ihren Vorgesetzten, wenn sie befürchten, dass dieser es liest. Anonymität verbessert die Qualität der Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Reagiere sichtbar auf die Daten. Wenn Mitarbeitende nicht erkennen, dass ihr Feedback zu Veränderungen führt, sinkt die Beteiligung in den folgenden Runden. Selbst eine kurze Zusammenfassung für die Gruppe – „Das haben Sie uns mitgeteilt, das passen wir an“ – schließt den Kreis und schafft Vertrauen in den Prozess.
Häufige Fehler zu vermeiden
Selbst gut gemeinte Onboarding-Umfrageprogramme scheitern, wenn sich einige wiederkehrende Fehler im Design einschleichen. Hier sind die häufigsten Fehler.
Versenden einer Umfrage am Ende des Onboardings
Wer erst am 90. Tag um Feedback bittet, verliert die neuen Mitarbeiter, die schon am 30. Tag Schwierigkeiten hatten. Umfragen am Programmende sind zwar nützlich für die Evaluation, können aber die früheren Gespräche, in denen noch ein Eingreifen möglich ist, nicht ersetzen. Wenn jemand seine Rolle in der dritten Woche noch nicht verstanden hat, hilft ihm diese Erkenntnis in der dreizehnten Woche nicht weiter.
Die Lösung: Führen Sie die Befragungen im vollen Rhythmus durch – Tag 7, Tag 30, Tag 60, Tag 90 –, auch wenn jede Befragung kurz ist. Eine kurze Nachfrage mit fünf Fragen an Tag 30 ist aussagekräftiger als eine retrospektive Befragung mit zwanzig Fragen an Tag 90.
In jeder Phase die gleichen Fragen stellen
Manche Teams verwenden aus Zeitgründen einen einzigen Fragenkatalog für alle Umfragepunkte. Das Problem dabei ist, dass eine Frage wie „Fühlen Sie sich auf Ihre Aufgaben vorbereitet?“ an Tag 7 etwas ganz anderes bedeutet als an Tag 60. Wird sie zu früh gestellt, liefert sie nur irrelevante Ergebnisse. Wird sie zu spät gestellt, ist der Zeitraum für Korrekturmaßnahmen bereits verstrichen.
Die Lösung: Ordnen Sie jede Frage der entsprechenden Phase zu, in der sie relevant ist. Tag 7 dient der Organisation und dem ersten Eindruck. Tag 30 der Rollenklärung und der Beziehung zum Vorgesetzten. Tag 90 der Reflexion auf Programmebene.
Daten werden gesammelt, aber der Regelkreis wird nicht geschlossen.
Das ist der häufigste Fehler. Personalabteilungen führen die Umfrage durch, werten die Ergebnisse intern aus und machen dann weiter. Neue Mitarbeiter merken, wenn ihr Feedback im Dunkeln verschwindet, und die Rücklaufquoten sinken in den nachfolgenden Jahrgängen. Noch wichtiger ist, dass die in den Daten aufgedeckten Probleme nicht behoben werden.
Die Lösung: Weisen Sie jeder Umfragekategorie eine bestimmte Person zu – Rückmeldungen zur Unterstützung durch Führungskräfte gehen an die Personalverantwortliche/den Personalverantwortlichen, Informationen zu Schulungsbedarf an das Weiterbildungsteam und logistische Probleme an die Personalabteilung. Teilen Sie anschließend eine kurze Zusammenfassung mit der Gruppe: Was Sie gehört haben und welche Änderungen Sie vornehmen. Die Zusammenfassung muss nicht ausführlich sein. Selbst eine kurze Nachricht signalisiert, dass das Feedback gelesen und ernst genommen wurde.
Anonyme Datenerhebung für Managerfragen wird übersprungen
Die Qualität der Beziehung zum Vorgesetzten ist einer der wichtigsten Aspekte, die in Onboarding-Umfragen erfasst werden sollten. Gleichzeitig ist sie aber auch die Kategorie, die am ehesten zu ungenauen Daten führt, wenn die Antworten nicht anonym sind. Neue Mitarbeiter werden in ihren ersten Wochen ihren Vorgesetzten kaum schlecht bewerten, wenn der Fragebogen direkt an ihn geht oder in einem Meeting besprochen wird, an dem er teilnimmt.
Die Lösung: Fragen zu Führungskräften sollten standardmäßig anonym gestellt werden. Dies sollte neuen Mitarbeitern vor der Beantwortung deutlich mitgeteilt werden. Falls Ihr Umfragetool keine Anonymisierung unterstützt, behandeln Sie die Fragen zu Führungskräften als Freitext und aggregieren Sie die Ergebnisse manuell, bevor Sie sie weitergeben.
Durchführung von Onboarding-Umfragen mit AhaSlides
Neue Mitarbeiter dazu zu bringen, tatsächlich an einer Umfrage teilzunehmen, ist die halbe Miete. Lange Fragebögen, die per E-Mail verschickt werden, werden leicht übersehen, insbesondere in der ersten Woche, wenn die Postfächer ohnehin schon überfüllt sind.
AhaSlides Mit dieser Funktion können Sie Onboarding-Umfragen als interaktive Live-Sitzungen durchführen – entweder im Rahmen eines gemeinsamen Onboarding-Meetings oder asynchron über einen Link. Sie können Bewertungsskalen, Multiple-Choice-Fragen und offene Textantworten in einem einzigen Ablauf kombinieren. Die Ergebnisse werden in Echtzeit angezeigt, sodass HR- oder L&D-Teams sofort Lücken erkennen können, anstatt auf den Export in eine Tabelle warten zu müssen.
Insbesondere beim Onboarding von Gruppen verändert eine Live-Umfrage am Ende einer Schulung mit anschließender gemeinsamer Auswertung die Dynamik. Neue Mitarbeiter sehen die Antworten ihrer Kollegen zusammengefasst auf dem Bildschirm, was oft zu Gesprächen führt, die mit einem privaten Formular nie möglich gewesen wären. Für die Schulungsinhalte selbst bietet sich die Kombination dieser Umfragen mit einem Online-Kursersteller Ermöglicht es neuen Mitarbeitern, die Einarbeitungsmodule in ihrem eigenen Tempo zwischen den Check-ins zu bearbeiten.
Quellen
[1] Gallup. Warum das Onboarding-Erlebnis entscheidend für die Mitarbeiterbindung ist. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Der erste Eindruck zählt: 44 Tage, um einen neuen Mitarbeiter zu überzeugen oder zu scheitern. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. 27+ Statistiken und Trends zum Onboarding von Mitarbeitern. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
