Ο κλάδος των εκδηλώσεων αναπτύσσεται και οι εταιρικοί προϋπολογισμοί ακολουθούν. Περισσότερες εταιρείες διοργανώνουν περισσότερες συναντήσεις με φυσική παρουσία από ό,τι πριν από τρία χρόνια και αυτή η τάση επιταχύνεται αντί να αντιστρέφεται.
Αυτή η ανάπτυξη καθιστά την σταθερή εκτέλεση πιο σημαντική, όχι λιγότερο. Όταν οι ανταγωνιστές διοργανώνουν περισσότερες εκδηλώσεις, μια κακώς οργανωμένη εκδήλωση ξεχωρίζει. Αυτός ο οδηγός καλύπτει κάθε φάση του σχεδιασμού εταιρικών εκδηλώσεων, από τον καθορισμό του στόχου έως την ανάλυση των δεδομένων μετά την εκδήλωση, σε μια μορφή που μπορείτε πραγματικά να χρησιμοποιήσετε.
Βήμα 1: Ορίστε τον στόχο πριν από οτιδήποτε άλλο
Κάθε άλλη απόφαση σε αυτόν τον οδηγό πηγάζει από ένα ερώτημα: τι πρέπει να πετύχει αυτή η εκδήλωση;
Οι εταιρικές εκδηλώσεις τείνουν να εμπίπτουν σε λίγες κατηγορίες. Οι εκδηλώσεις ανάπτυξης ομαδικού πνεύματος στοχεύουν στη βελτίωση της εμπιστοσύνης και της συνεργασίας. Οι εκπαιδευτικές εκδηλώσεις μεταφέρουν συγκεκριμένες δεξιότητες ή γνώσεις. Οι εκδηλώσεις πελατών ενισχύουν τις σχέσεις ή δημιουργούν αγωγό επικοινωνίας. Τα συνέδρια και οι σύνοδοι κορυφής τοποθετούν την εταιρεία, προσελκύουν ταλέντα ή δημιουργούν δημοσιότητα. Οι υβριδικές ή οι συναντήσεις με όλα τα μέλη ευθυγραμμίζουν τους κατανεμημένους οργανισμούς γύρω από τη στρατηγική.
Γράψτε μία μόνο πρόταση που περιγράφει το αποτέλεσμα μιας επιτυχημένης εκδήλωσης. Η φράση «Οι συμμετέχοντες φεύγουν έχοντας μια πρακτική γνώση του οδικού χάρτη προϊόντων μας για το τρίτο τρίμηνο και τρεις συγκεκριμένες επακόλουθες ενέργειες» είναι ένας χρήσιμος στόχος. Η φράση «Κάνετε μια υπέροχη εταιρική εκδήλωση» δεν είναι.
Αυτός ο στόχος καθορίζει επίσης το μέτρο επιτυχίας σας. Εάν η εκδήλωση επικεντρώνεται στην εκπαίδευση, μπορείτε να μετρήσετε τη διατήρηση γνώσεων με ένα κουίζ μετά τη συνεδρία ή μια έρευνα συμπεριφοράς 30 ημερών. Εάν πρόκειται για εκδήλωση πελάτη, ο ρυθμός δημιουργίας αγωγού ή ο ρυθμός κράτησης συναντήσεων μπορεί να είναι ο σωστός αριθμός. Επιλέξτε το μέτρο πριν επιλέξετε τον χώρο.
Βήμα 2: Ορίστε τον προϋπολογισμό με ενσωματωμένο ένα ενδεχόμενο
Ο προϋπολογισμός είναι ο περιορισμός που διαμορφώνει κάθε άλλη απόφαση. Καθορίστε τον νωρίς και βεβαιωθείτε ότι έχετε την έγκριση από όποιον ελέγχει τα χρήματα προτού δεσμευτείτε σε οποιονδήποτε προμηθευτή.
Ένας τυπικός προϋπολογισμός για μια εταιρική εκδήλωση αναλύεται περίπου ως εξής:
Η ενοικίαση χώρου συνήθως αντιπροσωπεύει το 25-30% των συνολικών δαπανών. Η τροφοδοσία και τα ποτά αποτελούν το 30-35%. Τα οπτικοακουστικά μέσα και η τεχνολογία κυμαίνονται στο 15-25%. Οι ομιλητές, η ψυχαγωγία και η συντονιστική υποστήριξη μαζί κοστίζουν συνήθως το 5-10%. Το μάρκετινγκ και το έντυπο υλικό καταλαμβάνουν ένα ακόμη 5%. Το υπόλοιπο 10-15% θα πρέπει να κρατείται ως έκτακτο περιθώριο και να αντιμετωπίζεται ως μη διαπραγματεύσιμο στοιχείο γραμμής, όχι ως προαιρετικό περιθώριο.
Αυτή η τελευταία γραμμή είναι αυτή που παραλείπουν οι περισσότεροι νέοι σχεδιαστές. Ο εξοπλισμός χαλάει, οι εταιρείες εστίασης ακυρώνουν, η προσέλευση υπερβαίνει τις προβλέψεις, οι χρεώσεις χώρου για στάθμευση που δεν γνωρίζατε. Ενσωματώστε το απρόβλεπτο στον προϋπολογισμό από την αρχή αντί να ψάχνετε για εγκρίσεις όταν κάτι πάει στραβά.
Επίσης, διακρίνετε τα πάγια έξοδα (ενοικίαση χώρου, αμοιβές ομιλητών) από τα μεταβλητά έξοδα (τροφοδοσία ανά άτομο, έντυπο υλικό ανά συμμετέχοντα). Τα πάγια έξοδα ισχύουν ανεξάρτητα από το αν έχετε 50 ή 150 συμμετέχοντες. Τα μεταβλητά έξοδα κλιμακώνονται. Εάν η εκτίμηση της παρουσίας σας είναι αβέβαιη, μοντελοποιήστε και τα δύο σενάρια πριν δεσμευτείτε για το μέγεθος του χώρου.
Βήμα 3: Δημιουργήστε το χρονοδιάγραμμα σχεδιασμού
Για μεγάλα συνέδρια, εμπορικές εκθέσεις ή πολυήμερες εταιρικές εκδηλώσεις, ο χρόνος προετοιμασίας 10-12 μηνών είναι ρεαλιστικός. Για μικρότερες εσωτερικές συναντήσεις ή εργαστήρια, οι 5-6 εβδομάδες είναι συχνά εφικτές. Ο γενικός κανόνας: όσο περισσότεροι προμηθευτές εμπλέκονται, τόσο περισσότερος χρόνος προετοιμασίας χρειάζεστε.
Τρεις έως έξι μήνες αργότερα, ορίστε την ημερομηνία και τον χώρο, επιβεβαιώστε τον προϋπολογισμό και την εσωτερική έγκριση και προσδιορίστε και συνάψτε συμβόλαια με ομιλητές, συντονιστές ή άτομα που ασχολούνται με την ψυχαγωγία. Ανοίξτε την εγγραφή ή στείλτε την εντολή "αποθήκευση ημερομηνιών" μόλις επιβεβαιωθούν οι παρουσιαστές.
Έξι έως οκτώ εβδομάδες πριν, οριστικοποιήστε την ημερήσια διάταξη και την εκτέλεση της εκπομπής, επιβεβαιώστε τον αριθμό των ατόμων που απασχολούνται στο catering και τις διατροφικές απαιτήσεις, ενημερώστε την ομάδα AV σχετικά με τις τεχνικές απαιτήσεις και στείλτε πλήρεις προσκλήσεις ή υπενθυμίσεις εγγραφής.
Τις τελευταίες δύο εβδομάδες, επιβεβαιώστε όλα τα παραδοτέα και τις επαφές των προμηθευτών, οριστικοποιήστε τη λίστα συμμετεχόντων και τις λεπτομέρειες εφοδιαστικής και προετοιμάστε τυχόν υλικά, διαφάνειες ή έντυπο υλικό. Πραγματοποιήστε μια επίσκεψη στο χώρο, εάν δεν έχετε κάνει πρόσφατα.
Τις τελευταίες 48 ώρες, κάντε μια πλήρη παρουσίαση με το προσωπικό που βρίσκεται επί τόπου, δοκιμάστε όλο τον οπτικοακουστικό εξοπλισμό και την τεχνολογία πριν από την άφιξη οποιουδήποτε και ενημερώστε όλα τα μέλη της ομάδας για τους ρόλους τους και τις πορείες κλιμάκωσης.
Βήμα 4: Επιλογή και επιβεβαίωση του χώρου
Η επιλογή του χώρου είναι το σημείο όπου ο προϋπολογισμός και η εφοδιαστική συγκρούονται. Μερικά πράγματα που πρέπει να επαληθεύσετε πριν υπογράψετε οτιδήποτε:
Χωρητικότητα. Οι περισσότεροι χώροι δημοσιεύουν τη μέγιστη χωρητικότητα, η οποία αναφέρεται σε κώδικες πυρασφάλειας και όχι σε άνετη πληρότητα. Για εκδηλώσεις με καθήμενους, αφαιρέστε περίπου το 20-25% από το δηλωμένο μέγιστο για να λάβετε έναν ρεαλιστικό αριθμό που λειτουργεί.
Οπτικοακουστική και τεχνολογική υποδομή. Μάθετε τι περιλαμβάνεται στο ενοικιαζόμενο ακίνητο σε σχέση με τι θα χρειαστεί να φέρετε μαζί σας. Το εύρος ζώνης WiFi έχει μεγάλη σημασία εάν οι συμμετέχοντες θα χρησιμοποιούν συσκευές ή εάν χρησιμοποιείτε διαδραστικά στοιχεία.
Πολιτική εστίασης. Ορισμένοι χώροι απαιτούν να χρησιμοποιήσετε το δικό τους catering. Άλλοι επιτρέπουν εξωτερικούς πωλητές. Μάθετε ποιους προτού υπολογίσετε τον προϋπολογισμό σας για φαγητό και ποτό.
Προσιτότητα. Επιβεβαιώστε τη φυσική προσβασιμότητα για τους συμμετέχοντες με αναπηρίες και ελέγξτε εάν ο χώρος διαθέτει προσβάσιμες τουαλέτες, χώρο στάθμευσης και εισόδους.
Όροι ακύρωσης και ανωτέρας βίας. Διαβάστε τη δομή της προκαταβολής και τις κυρώσεις ακύρωσης πριν υπογράψετε. Μάθετε τι θα συμβεί εάν η εκδήλωση χρειαστεί να αναβληθεί.
Επιβεβαιώστε τα πάντα γραπτώς. Μια προφορική συμφωνία σχετικά με τα τραπέζια που περιλαμβάνονται ή ένα υποσχεμένο πακέτο τεχνολογίας δεν έχει νομική ισχύ.
Βήμα 5: Διαχείριση προμηθευτών όπως ένα έργο
Οι εταιρικές εκδηλώσεις συνήθως περιλαμβάνουν πολλαπλούς προμηθευτές: catering, οπτικοακουστικό εξοπλισμό, διακόσμηση, φωτογραφία, μεταφορά, ασφάλεια και συχνά μια πλατφόρμα διαχείρισης εκδηλώσεων τρίτου μέρους. Κάθε μία από αυτές είναι μια εξάρτηση με το δικό της χρονοδιάγραμμα.
Η προσέγγιση που λειτουργεί: αντιμετωπίστε τη διαχείριση προμηθευτών με τον ίδιο τρόπο που θα αντιμετωπίζατε τη διαχείριση έργων. Κάθε προμηθευτής λαμβάνει μια σαφή ενημέρωση που περιλαμβάνει παραδοτέα, χρονοδιάγραμμα, στοιχεία επικοινωνίας και διαδρομές κλιμάκωσης. Προγραμματίζετε ελέγχους ανάλογα με τον κίνδυνο: εβδομαδιαίως για τον χώρο και την εταιρεία catering δύο μήνες αργότερα, πιο συχνά τις τελευταίες δύο εβδομάδες.
Δημιουργήστε ένα μονοσέλιδο φύλλο επικοινωνίας προμηθευτή με το όνομα, τον ρόλο, τον αριθμό κινητού τηλεφώνου και μια σύνοψη σε μία γραμμή για την ευθύνη του. Αυτό το έγγραφο χρησιμοποιείται από την ομάδα σας στις εγκαταστάσεις σας όταν κάτι πάει στραβά στις 7 π.μ. την ημέρα της εκδήλωσης.
Ρωτήστε ρητά κάθε προμηθευτή: τι χρειάζεστε από εμένα και μέχρι πότε; Οι αποτυχίες των προμηθευτών συχνά προκαλούνται από την παράλειψη μιας προθεσμίας από τον διοργανωτή της εκδήλωσης (επιβεβαίωση αριθμού εργαζομένων, έγκριση κάτοψης, επιλογή μενού) και όχι από τον προμηθευτή.
Βήμα 6: Δημιουργήστε το σχέδιο εφοδιαστικής επί τόπου
Η εφοδιαστική αλυσίδα είναι το χάσμα μεταξύ ενός καλού σχεδίου και μιας καλής εκδήλωσης. Στοιχεία που οι περισσότεροι διοργανωτές υποτιμούν:
Εγγραφή και check-in. Μια εκδήλωση 200 ατόμων με έναν μόνο σταθμό check-in δημιουργεί μια ουρά 20 λεπτών. Είτε έχετε πολλαπλούς σταθμούς είτε χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή check-in για κινητά. Δοκιμάστε τη διαδικασία εκ των προτέρων.
Εκτέλεση παράστασης. Ένα λεπτομερές, χρονικά κωδικοποιημένο έγγραφο που καλύπτει κάθε στοιχείο της εκδήλωσης, από την φόρτωση έως την ανάλυση. Περιλαμβάνει ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε μετάβαση, τι συμβαίνει εάν ένας ομιλητής έχει μεγάλη διάρκεια και πότε είναι προγραμματισμένη η άφιξη και η αναχώρηση των προμηθευτών.
Πρωτόκολλα έκτακτης ανάγκης. Προσδιορίστε τα τρία πιο πιθανά σημεία βλάβης (βλάβη AV, μη εμφάνιση ομιλητή, καθυστέρηση στην τροφοδοσία) και καταρτίστε γραπτή έκθεση για το καθένα. Ενημερώστε την ομάδα σας σχετικά με αυτά πριν από την έναρξη της εκδήλωσης.
Λεπτομέρειες εμπειρίας συμμετεχόντων. Τα σημεία τριβής που παρατηρούν οι συμμετέχοντες: ασαφής σήμανση, μεγάλες ουρές εγγραφής, κακό WiFi, έλλειψη νερού στα διαλείμματα, δυσεύρετες τουαλέτες. Αυτές είναι οι λεπτομέρειες που διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι θυμούνται την εκδήλωση.
Μια χρήσιμη λίστα ελέγχου για το ημερήσιο πλάνο:
Φτάστε τουλάχιστον 90 λεπτά πριν ανοίξουν οι πόρτες. Περπατήστε σε κάθε χώρο: χώρο εγγραφής, κύρια αίθουσα, αίθουσες διαλείμματος, εγκαταστάσεις catering και τουαλέτες. Επιβεβαιώστε ότι η παράδοση του catering ταιριάζει με την παραγγελία. Δοκιμάστε το AV με τα πραγματικά αρχεία παρουσίασης, όχι με τα placeholders. Ενημερώστε την ομάδα εγγραφής σχετικά με τη διαδικασία check-in και τυχόν αφίξεις VIP. Επιβεβαιώστε ότι όλες οι επαφές των προμηθευτών είναι προσβάσιμες μέσω κινητού. Κρατήστε ένα τυπωμένο αντίγραφο του προγράμματος εκτέλεσης της εκδήλωσης διαθέσιμο καθ' όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης.
Ένα πράγμα που αξίζει να προβλεφθεί ρητά στον προϋπολογισμό: το άτομο που διαχειρίζεται την εφοδιαστική αλυσίδα την ημέρα δεν πρέπει να είναι το ίδιο άτομο που παρουσιάζει, διευκολύνει ή διαχειρίζεται τις σχέσεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Η διπλή ανάθεση αυτών των ρόλων δημιουργεί προβλήματα και με τους δύο.
Βήμα 7: Αξιολόγηση μετά την εκδήλωση
Η εκδήλωση τελείωσε. Οι περισσότεροι διοργανωτές αναστενάζουν με ανακούφιση και προχωρούν. Αυτοί που διοργανώνουν σταθερά καλύτερες εκδηλώσεις κάνουν κάτι ακόμα: κλείνουν τον κύκλο.
Εντός 48 ωρών, στείλτε μια έρευνα για τους συμμετέχοντες. Να είναι σύντομη: το πολύ 5 ερωτήσεις. Καλύψτε τη συνολική ικανοποίησή σας, το πιο πολύτιμο στοιχείο, το λιγότερο πολύτιμο στοιχείο, ένα πράγμα που θα άλλαζαν και αν θα συμμετείχαν ξανά. Τα ποσοστά απόκρισης μειώνονται απότομα μετά από 48 ώρες, γι' αυτό στείλτε την γρήγορα.
Αξιολογήστε την απόδοσή σας σε σχέση με τον στόχο που θέσατε στο Βήμα 1. Πέτυχε η εκδήλωση αυτό που έπρεπε να πετύχει; Εάν ο στόχος ήταν η μεταφορά δεξιοτήτων, τι δείχνουν οι βαθμολογίες αξιολόγησης; Εάν ήταν η διαδικασία της συνεχιζόμενης συνεργασίας, ποιες συναντήσεις προγραμματίστηκαν; Εάν ήταν η συνοχή της ομάδας, τι λέει η έρευνα για τη σύνδεση και την εμπιστοσύνη;
Καταγράψτε τι λειτούργησε και τι όχι με αρκετές λεπτομέρειες, ώστε κάποιος άλλος να μπορεί να χρησιμοποιήσει τις σημειώσεις. Το έγγραφο εκτέλεσης της παρουσίασης, οι επαφές των προμηθευτών, τα πραγματικά στοιχεία του προϋπολογισμού και τα σχόλια των συμμετεχόντων θα πρέπει να αρχειοθετηθούν μαζί.
Τέλος: ενημερώστε την ομάδα που διοργάνωσε την εκδήλωση εντός μιας εβδομάδας, όσο η μνήμη είναι φρέσκια. Οι γνώσεις που θα αποτρέψουν τα προβλήματα της επόμενης χρονιάς προέρχονται από τους ανθρώπους που ήταν επιτόπου και όχι από την έρευνα μετά την εκδήλωση.
Διεξαγωγή διαδραστικών εταιρικών εκδηλώσεων με την AhaSlides
Η στιγμή που οι περισσότερες εταιρικές εκδηλώσεις χάνουν την αίθουσα είναι το 45λεπτο μιας παρουσίασης για την οποία κανείς δεν έκανε ερωτήσεις. Η ενσωμάτωση της αλληλεπίδρασης στο πρόγραμμα από την αρχή το αποτρέπει αυτό.
Το AhaSlides ενσωματώνεται απευθείας στις παρουσιάσεις και εκτελείται στα τηλέφωνα των συμμετεχόντων μέσω ενός συνδέσμου συμμετοχής, χωρίς να απαιτείται λήψη εφαρμογής. Οι ζωντανές δημοσκοπήσεις δίνουν στους παρουσιαστές μια εικόνα σε πραγματικό χρόνο για το τι σκέφτεται η αίθουσα πριν προχωρήσουν στο επόμενο θέμα. Τα σύννεφα λέξεων αναδεικνύουν τι σκέφτονται οι άνθρωποι χωρίς να απαιτείται να μιλήσει κανείς πρώτος. Οι ανώνυμες ερωτήσεις και απαντήσεις επιτρέπουν στους συμμετέχοντες να θέτουν ερωτήσεις που δεν θα έθεταν σε ανοιχτή συζήτηση, κάτι που έχει σημασία σε συνεδρίες με ευρύ φάσμα αρχαιότητας στην αίθουσα.
Για την αξιολόγηση μετά την εκδήλωση, η εκτέλεση της τελικής έρευνας στην οθόνη ως το τελευταίο στοιχείο του προγράμματος ξεπερνά σταθερά την απόδοση του email παρακολούθησης. Οι άνθρωποι εξακολουθούν να βρίσκονται στην αίθουσα, εξακολουθούν να δίνουν προσοχή και τα ποσοστά απόκρισης αντικατοπτρίζουν αυτό.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι ο σχεδιασμός εταιρικών εκδηλώσεων; Ο σχεδιασμός εκδηλώσεων είναι η διαδικασία οργάνωσης και συντονισμού όλων των στοιχείων που αποτελούν μια δομημένη συγκέντρωση: χώρος, εφοδιαστική, προμηθευτές, πρόγραμμα και εμπειρία των συμμετεχόντων· όλα αυτά με στόχο την ομαλή λειτουργία και την επίτευξη του επιδιωκόμενου στόχου.
Ποια είναι τα 5 C στη διαχείριση εκδηλώσεων; Τα 5 C είναι η Έννοια, ο Συντονισμός, ο Έλεγχος, η Κορύφωση και η Ολοκλήρωση. Περιγράφουν την πλήρη εξέλιξη ενός γεγονότος, από την αρχική ιδέα έως την εκτέλεση και την ολοκλήρωση του γεγονότος μετά την ολοκλήρωση.
Πόσο κοστίζει μια εταιρική εκδήλωση; Μια μικρή εσωτερική συνάντηση μπορεί να κοστίσει μερικές χιλιάδες δολάρια. Ένα μεσαίου μεγέθους συνέδριο 200-500 ατόμων κοστίζει συνήθως 50,000-500,000 δολάρια, ανάλογα με την πόλη, τον χώρο, την ποιότητα της εστίασης και το πρόγραμμα. Οι εκδηλώσεις μεγάλης κλίμακας μπορούν να φτάσουν τα εκατομμύρια. Η μεγαλύτερη μεταβλητή είναι ο χώρος και το φαγητό και το ποτό, τα οποία μαζί συχνά αντιπροσωπεύουν το 55-75% των συνολικών δαπανών.
Πόσο νωρίτερα πρέπει να προγραμματίσετε μια εταιρική εκδήλωση; Για μεγάλα συνέδρια ή πολυήμερες εκδηλώσεις, οι 10-12 μήνες είναι ρεαλιστικοί χρόνοι. Για μικρότερα εργαστήρια ή εσωτερικές συναντήσεις, οι 5-6 εβδομάδες μπορούν να είναι αρκετές. Η βασική μεταβλητή είναι η διαθεσιμότητα προμηθευτών: όσο περισσότεροι προμηθευτές εμπλέκονται, τόσο περισσότερος χρόνος παράδοσης χρειάζεστε.
Ποιες δεξιότητες χρειάζεται ένας διοργανωτής εταιρικών εκδηλώσεων; Η οργάνωση είναι το θεμέλιο, αλλά η δεξιότητα που διαχωρίζει τους καλούς σχεδιαστές από τους σπουδαίους είναι η πρόβλεψη των σημείων αποτυχίας πριν συμβούν και η ύπαρξη ενός σχεδίου. Σε κάθε γεγονός υπάρχει κάτι που πάει στραβά. Το ερώτημα είναι αν το έχετε σκεφτεί εκ των προτέρων.
