Φανταστείτε το εξής: έχετε αφιερώσει ώρες χτίζοντας την παρουσίασή σας. Οι διαφάνειες φαίνονται υπέροχες. Το περιεχόμενο είναι συμπαγές. Αλλά τη στιγμή που μπαίνεις μπροστά στην αίθουσα, το μυαλό σου αδειάζει. Παραλείπεις ένα σημείο στην τρίτη διαφάνεια. Χάνεις τον ειρμό της σκέψης σου στην έβδομη διαφάνεια. Τελειώνεις και θυμάσαι αμέσως τα τρία πράγματα που ξέχασες να πεις.
Οι σημειώσεις του ομιλητή το διορθώνουν αυτό. Όχι μετατρέποντάς σας σε κάποιον που διαβάζει από ένα σενάριο, αλλά παρέχοντάς σας ένα ήσυχο δίχτυ ασφαλείας που σας κρατά σε καλό δρόμο χωρίς το κοινό σας να το γνωρίζει ποτέ.
Οι περισσότεροι παρουσιαστές είτε δεν τις χρησιμοποιούν καθόλου είτε τις χρησιμοποιούν λανθασμένα. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τόσο το πώς να προσθέτετε σημειώσεις στο PowerPoint γρήγορα όσο και το πώς να τις χρησιμοποιείτε με τρόπο που να βελτιώνει πραγματικά την παρουσίασή σας.
Γιατί οι σημειώσεις ομιλητή αξίζουν τον χρόνο σας
Το προφανές όφελος είναι η αυτοπεποίθηση. Όταν τα σημεία συζήτησης, οι μεταβάσεις και τα βασικά στατιστικά στοιχεία βρίσκονται ακριβώς κάτω από τη διαφάνειά σας, ξοδεύετε λιγότερη νοητική ενέργεια προσπαθώντας να θυμηθείτε τι ακολουθεί και περισσότερη στην πραγματική σύνδεση με το κοινό σας.
Αλλά οι σημειώσεις κάνουν περισσότερα από το να ηρεμούν τα νεύρα σας. Διατηρούν τις διαφάνειές σας καθαρές. Όλα όσα διαφορετικά θα κατέληγαν ως μια τρίτη κουκκίδα ή ένας τοίχος κειμένου στην οθόνη μπορούν να παραμείνουν στις σημειώσεις σας, όπου μόνο εσείς μπορείτε να τα δείτε. Το κοινό σας απολαμβάνει οπτικά εφέ. Εσείς απολαμβάνετε τη λεπτομέρεια.
Επίσης, κάνουν την παρουσίασή σας επαναλήψιμη. Αν κάνετε την ίδια συνεδρία σε πολλές ομάδες, οι λεπτομερείς σημειώσεις σημαίνουν ότι καλύπτετε το ίδιο θέμα κάθε φορά, χωρίς να χρειάζεται να ξαναχτίζετε τη σκέψη σας από την αρχή πριν από κάθε συνεδρία.
Και μόλις ολοκληρωθεί η παρουσίασή σας, οι σημειώσεις σας γίνονται ένα έτοιμο έγγραφο αναφοράς. Εκτυπώστε τις, μοιραστείτε τις ή χρησιμοποιήστε τις ως βάση για ένα email παρακολούθησης. Η προετοιμασία που κάνετε δεν χρειάζεται να εξαφανιστεί τη στιγμή που θα κλείσετε τον φορητό υπολογιστή σας.
Πώς να προσθέσετε σημειώσεις στο PowerPoint: βήμα προς βήμα
Υπάρχουν τρεις τρόποι για να προσθέσετε σημειώσεις ομιλητή στο PowerPoint. Όλοι λειτουργούν. Η διαφορά είναι πότε και γιατί θα χρησιμοποιήσετε την καθεμία.
Μέθοδος 1: Χρήση του παραθύρου Σημειώσεων σε Κανονική προβολή
Ιδανικό για γρήγορες επεξεργασίες και καθημερινή χρήση.
Αυτός είναι ο πιο γρήγορος τρόπος και αυτός που χρησιμοποιούν οι περισσότεροι άνθρωποι καθημερινά. Εάν η παρουσίασή σας είναι ήδη ανοιχτή, είστε περίπου 10 δευτερόλεπτα μακριά από την προσθήκη της πρώτης σας σημείωσης.
Ανοίξτε την παρουσίασή σας και βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε σε Κανονική προβολή. Θα την βρείτε στην καρτέλα Προβολή στο επάνω μέρος της οθόνης. Η Κανονική προβολή είναι συνήθως η προεπιλογή, επομένως υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να βρίσκεστε ήδη εκεί.
Κοιτάξτε το κάτω μέρος της οθόνης, ακριβώς κάτω από τη διαφάνειά σας. Θα δείτε μια ενότητα που λέει "Κάντε κλικ για να προσθέσετε σημειώσεις". Αυτό είναι το παράθυρο σημειώσεων. Κάντε κλικ σε αυτό και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε.
Μπορείτε να μορφοποιήσετε τις σημειώσεις σας όπως ακριβώς και οποιοδήποτε άλλο κείμενο: έντονη γραφή, πλάγια γραφή, κουκκίδες. Ωστόσο, διατηρήστε την απλή μορφοποίηση. Οι σημειώσεις είναι μόνο για τα μάτια σας και όσο πιο καθαρές είναι, τόσο πιο γρήγορα μπορείτε να τις σαρώσετε κατά τη διάρκεια της παρουσίασης.
Μια πρακτική συμβουλή: το παράθυρο σημειώσεων έχει από προεπιλογή μια αρκετά μικρή λωρίδα στο κάτω μέρος της οθόνης. Αν προσθέτετε κάτι περισσότερο από μία ή δύο γραμμές, σύρετε το διαχωριστικό προς τα πάνω για να έχετε περισσότερο χώρο. Αυτό κάνει όλη τη διαδικασία ευκολότερη.
Όταν τελειώσετε με μία διαφάνεια, κάντε κλικ στην επόμενη μικρογραφία στο αριστερό πλαίσιο και επαναλάβετε. Αυτό είναι όλο.
Μέθοδος 2: Χρήση της προβολής σελίδας Σημειώσεων
Ιδανικό για λεπτομερείς, μακροσκελείς σημειώσεις ή για την προετοιμασία κάποιου άλλου για παρουσίαση.
Αν η Μέθοδος 1 σας φαίνεται περιορισμένη, αυτή είναι η εναλλακτική λύση. Η προβολή σελίδας σημειώσεων σάς παρέχει μια ολόκληρη σελίδα για κάθε διαφάνεια: την ίδια τη διαφάνεια στην κορυφή και έναν μεγάλο ανοιχτό χώρο από κάτω για τις σημειώσεις σας.
Μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή και επιλέξτε "Σελίδα σημειώσεων". Θα δείτε ακριβώς τι θα εκτυπωθεί αν χρειαστεί ποτέ να διανείμετε τις σημειώσεις σας μετά την συνεδρία. Κάντε κλικ στην περιοχή σημειώσεων και πληκτρολογήστε όσα χρειάζεστε.
Αυτή η προβολή λειτουργεί καλά όταν γράφετε λεπτομερή σενάρια, προσθέτετε εκτενές περιεχόμενο ή προετοιμάζετε σημειώσεις για να τις παρουσιάσει κάποιος άλλος. Είναι πιο αργή η πλοήγηση μεταξύ των διαφανειών, επομένως είναι πιο κατάλληλη για μια ειδική συνεδρία σύνταξης σημειώσεων παρά για γρήγορες επεξεργασίες εν κινήσει.
Μέθοδος 3: Χρήση προβολής διάρθρωσης για μαζικές σημειώσεις
Ιδανικό για σχεδιασμό σε πρώιμο στάδιο, όταν οι διαφάνειές σας δεν έχουν ακόμη δημιουργηθεί.
Αυτό δεν αφορά τόσο την προσθήκη σημειώσεων όσο τη δημιουργία της παρουσίασής σας και των σημειώσεών σας ταυτόχρονα. Αν βρίσκεστε ακόμα στο στάδιο του σχεδιασμού, αξίζει να το μάθετε.
Μεταβείτε στην καρτέλα Προβολή και επιλέξτε "Προβολή διάρθρωσης". Θα δείτε το περιεχόμενο της διαφάνειάς σας οργανωμένο ως συνεχές έγγραφο κειμένου. Αυτό είναι χρήσιμο για να έχετε τη σωστή δομή πριν δεσμευτείτε σε μεμονωμένες διαφάνειες. Μπορείτε να συντάξετε τα σημεία συζήτησης εδώ μαζί με το περιεχόμενο της διαφάνειάς σας και, στη συνέχεια, να αποφασίσετε αργότερα τι γίνεται διαφάνεια και τι παραμένει στις σημειώσεις.
Δεν είναι η πιο συνηθισμένη προσέγγιση, αλλά για άτομα που σκέφτονται καλύτερα στο κείμενο παρά στις διαφάνειες, μπορεί να κάνει ολόκληρη τη διαδικασία δημιουργίας να φαίνεται πιο φυσική.
Χρήση της Προβολής Παρουσιαστή για την εμφάνιση σημειώσεων κατά τη διάρκεια της παρουσίασής σας
Η προσθήκη σημειώσεων είναι μόνο η μισή προσπάθεια. Το άλλο μισό είναι να μπορείτε να τις βλέπετε ενώ κάνετε την παρουσίαση, χωρίς να τις βλέπει και το κοινό σας. Αυτό κάνει η Προβολή Παρουσιαστή.
Όταν είστε συνδεδεμένοι σε μια δεύτερη οθόνη ή προβολέα, ξεκινήστε την προβολή διαφανειών από την καρτέλα "Προβολή διαφανειών". Μόλις εκτελεστεί, αναζητήστε την επιλογή "Προβολή παρουσιαστή" στα στοιχεία ελέγχου στο κάτω μέρος της οθόνης σας. Κάντε κλικ σε αυτήν.
Η οθόνη σας θα εμφανίζει πλέον τέσσερα πράγματα: την τρέχουσα διαφάνεια, τις σημειώσεις ομιλητή, μια προεπισκόπηση της επόμενης διαφάνειας και ένα χρονόμετρο. Το κοινό σας βλέπει μόνο τις διαφάνειες στην κύρια οθόνη.
Αυτή είναι η ρύθμιση που κάνει τις σημειώσεις των ομιλητών πραγματικά ισχυρές. Μπορείτε να ρίξετε μια ματιά στις σημειώσεις σας, να δείτε τι ακολουθεί και να παρακολουθείτε τον χρόνο σας, όλα αυτά χωρίς να διακόψετε τη ροή σας ή να δείξετε την προετοιμασία σας στην αίθουσα.
Ένα πράγμα που πρέπει να ελέγξετε εκ των προτέρων: Η Προβολή παρουσιαστή απαιτεί από το PowerPoint να αναγνωρίζει δύο ξεχωριστές οθόνες. Εάν δεν ενεργοποιείται, βεβαιωθείτε ότι η δεύτερη οθόνη ή ο προβολέας σας είναι σωστά συνδεδεμένος και εντοπισμένος στις ρυθμίσεις οθόνης. Σε Mac, αποκτήστε πρόσβαση σε αυτόν μέσω του μενού Προβολή διαφανειών και όχι από την καρτέλα .
Εκτύπωση σημειώσεων PowerPoint
Αν θέλετε να διανείμετε τις σημειώσεις σας μετά από μια συνεδρία ή απλώς να έχετε ένα έντυπο αντίγραφο για αναφορά, η εκτύπωση είναι απλή.
Μεταβείτε στο Αρχείο και, στη συνέχεια, στην Εκτύπωση. Στις επιλογές διάταξης εκτύπωσης, αναζητήστε την επιλογή "Σελίδες σημειώσεων". Αυτή η επιλογή εκτυπώνει κάθε διαφάνεια με τις αντίστοιχες σημειώσεις της από κάτω, μία διαφάνεια ανά σελίδα. Μπορείτε να εκτυπώσετε όλες τις διαφάνειες ή να επιλέξετε συγκεκριμένες ανάλογα με τις ανάγκες σας.
Είναι κάτι απλό, αλλά οι εκτυπωμένες σημειώσεις αποτελούν μια εκπληκτικά καλή λύση μετά από εκπαιδευτικές συνεδρίες ή εργαστήρια. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν σκέφτονται να το κάνουν. Σε όσους το κάνουν, τείνουν να τους ζητούν τις διαφάνειές τους πολύ πιο συχνά.
Πώς να γράφετε σημειώσεις ομιλητή που πραγματικά σας βοηθούν
Η προσθήκη σημειώσεων είναι το εύκολο κομμάτι. Η σύνταξη σημειώσεων που βελτιώνουν πραγματικά την αφήγησή σας απαιτεί λίγη περισσότερη σκέψη. Δείτε τι διαφοροποιεί τις χρήσιμες σημειώσεις από εκείνες που θα αγνοήσετε τη στιγμή που θα βρίσκεστε μπροστά σε ένα δωμάτιο.
Γράψε πώς μιλάς, όχι πώς γράφεις
Οι σημειώσεις δεν είναι σενάριο. Είναι μια προτροπή. Αν γράφετε σε επίσημες, ολοκληρωμένες προτάσεις, είτε θα τις διαβάσετε λέξη προς λέξη και θα σας φανεί σαν ρομποτικές, είτε θα τις βρείτε πολύ αργές στη σάρωση και θα σταματήσετε να τις χρησιμοποιείτε εντελώς.
Γράψτε τον τρόπο που θα εξηγούσατε κάτι σε έναν συνάδελφο. Συντομεύσεις, αποσπάσματα, πρόχειρη διατύπωση. Η φράση «Τρεις λόγοι για τους οποίους αυτό έχει σημασία» είναι πιο χρήσιμη στη μέση της παρουσίασης από την φράση «Υπάρχουν τρεις κύριοι λόγοι για τους οποίους αυτό είναι σημαντικό». Ο στόχος είναι μια γρήγορη ματιά, όχι μια προσεκτική ανάγνωση.
Κρατήστε τα αρκετά κοντά για σάρωση
Αν οι σημειώσεις σας έχουν μήκος τρεις παραγράφους ανά διαφάνεια, δεν είναι πλέον σημειώσεις. Είναι ένα σενάριο που δεν έχετε παραδεχτεί ότι έχετε γράψει.
Μία ή δύο σύντομες κουκκίδες ανά διαφάνεια είναι συνήθως αρκετές. Αν διαπιστώσετε ότι γράφετε περισσότερο, ρωτήστε αν η επιπλέον λεπτομέρεια πρέπει να συμπεριληφθεί στις σημειώσεις σας ή αν υποδηλώνει ότι η διαφάνεια προσπαθεί να κάνει πάρα πολλά.
Προσθέστε τις μεταβάσεις σας
Αυτό είναι που ξεχνούν οι περισσότεροι άνθρωποι. Δεν αρκεί να ξέρεις τι λες σε κάθε διαφάνεια. Πρέπει να ξέρεις πώς προχωράς από τη μία στην επόμενη.
Μια απλή γραμμή στο κάτω μέρος των σημειώσεων κάθε διαφάνειας κάνει τη δουλειά: «Γέφυρα προς τη διαφάνεια δεδομένων» ή «Ρωτήστε την αίθουσα για την εμπειρία τους εδώ πριν προχωρήσετε». Οι μεταβάσεις είναι εκείνες όπου οι παρουσιαστές χάνουν το νήμα τους και μια υπενθύμιση μίας γραμμής είναι αρκετή για να παραμείνουν συνδεδεμένοι.
Σημειώστε τον χρόνο σας
Προσθέστε πρόχειρες χρονικές ενδείξεις στις διαφάνειες όπου ο ρυθμός έχει σημασία: «Δύο λεπτά εδώ» ή «Αφήστε πέντε λεπτά για ερωτήσεις στο τέλος». Δεν χρειάζεται να χρονομετρείτε κάθε διαφάνεια, αλλά το να γνωρίζετε πού πρέπει να βρίσκεστε στα μισά του δρόμου αποτρέπει τον ήπιο πανικό που μπορεί να προκύψει όταν συνειδητοποιήσετε ότι τρέχετε πολύ με δέκα διαφάνειες να απομένουν.
Σημειώστε τους αριθμούς σας
Αν αναφέρετε ένα στατιστικό στοιχείο, ένα ποσοστό ή ένα συγκεκριμένο νούμερο, σημειώστε το στις σημειώσεις σας. Όχι επειδή δεν μπορείτε να το θυμηθείτε, αλλά επειδή η λανθασμένη αναφορά ενός αριθμού μπροστά σε ένα κοινό είναι κάτι που υπονομεύει σιωπηλά την αξιοπιστία σας. Μια γρήγορη ματιά για επιβεβαίωση αξίζει πάντα τον κόπο.
Πείτε στον εαυτό σας πού να κοιτάξετε
Για διαφάνειες με σύνθετα γραφήματα, γραφήματα ή πολλαπλά σημεία δεδομένων, βοηθάει μια σύντομη σημείωση με οδηγίες: «Ξεκινήστε από την αριστερή στήλη» ή «Η κορύφωση στο Q3 είναι το βασικό σημείο». Σας εμποδίζει να χαθείτε οπτικά στη δική σας διαφάνεια ενώ το κοινό παρακολουθεί.
Προχωρώντας ένα βήμα παραπέρα με διαδραστικές παρουσιάσεις
Οι σημειώσεις του ομιλητή σας κάνουν έναν πιο σίγουρο και οργανωμένο παρουσιαστή. Αλλά η προετοιμασία σας βοηθάει μόνο μέχρι ενός σημείου. Το άλλο μισό μιας εξαιρετικής παρουσίασης είναι αυτό που συμβαίνει ανάμεσα σε εσάς και το κοινό σας ενώ βρίσκεστε στην αίθουσα.
Εκεί μπαίνουν στο παιχνίδι εργαλεία όπως το AhaSlidesΕνώ οι σημειώσεις σας σας κρατούν ενήμερους για τα παρασκήνια, το AhaSlides προσθέτει ζωντανές δημοσκοπήσεις, κουίζ, σύννεφα λέξεων και ερωτήσεις και απαντήσεις απευθείας στη ροή της παρουσίασής σας. Το κοινό σας συμμετέχει σε πραγματικό χρόνο από τα τηλέφωνά του, τα αποτελέσματα εμφανίζονται αμέσως στην οθόνη και η ενέργεια στην αίθουσα μετατοπίζεται από παθητική σε ενεργή.
Τα δύο λειτουργούν καλά μαζί. Οι σημειώσεις σας διαχειρίζονται την εκφώνησή σας. Το AhaSlides διαχειρίζεται το κοινό σας. Κανένα από τα δύο δεν αντικαθιστά το άλλο, και η σωστή παρουσίαση είναι αυτό που διαφοροποιεί μια παρουσίαση που παρακολουθούν οι άνθρωποι από μια που πραγματικά θυμούνται.
Συμπέρασμα: τελειοποιήστε την εκφώνησή σας με σημειώσεις ομιλητή
Οι σπουδαίες παρουσιάσεις δεν συμβαίνουν τυχαία. Συμβαίνουν επειδή κάποιος σκέφτηκε προσεκτικά τι έπρεπε να πει, πώς έπρεπε να το πει και τι χρειαζόταν το κοινό του για να αποκομίσει από αυτό.
Οι σημειώσεις του ομιλητή είναι το κέντρο αυτής της σκέψης. Ξεκινήστε να τις χρησιμοποιείτε σωστά και θα παρατηρήσετε τη διαφορά σχεδόν αμέσως: ομαλότερη απόδοση, λιγότερες στιγμές απώλειας συγκέντρωσης, περισσότερη αυτοπεποίθηση στην αίθουσα.
Επιλέξτε μια τεχνική από την ενότητα βέλτιστων πρακτικών και εφαρμόστε την στην επόμενη παρουσίασή σας. Δείτε τι αλλάζει. Στη συνέχεια, δημιουργήστε από εκεί.
