Πώς να συστηθείτε σε μια νέα ομάδα

Μια μελέτη του BambooHR του 2023 σε πάνω από 1,500 υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης στις ΗΠΑ διαπίστωσε ότι το 70% των νεοπροσληφθέντων αποφασίζει εάν μια θέση εργασίας είναι η κατάλληλη μέσα στον πρώτο μήνα και το 29% κάνει αυτήν την απόφαση μέσα στην πρώτη εβδομάδα [1]. Η εισαγωγή σας δεν είναι απλώς μια τυπικότητα. Θέτει τον τόνο για κάθε εργασιακή σχέση που ακολουθεί.

Αυτός ο οδηγός καλύπτει τι να πείτε, τι να αποφύγετε και πώς να προσαρμόσετε την προσέγγισή σας, είτε είστε μεμονωμένος συνεργάτης, νέος διευθυντής είτε συμμετέχετε σε μια απομακρυσμένη ομάδα.

Γιατί η πρώτη γνωριμία έχει μεγαλύτερη σημασία από ό,τι νομίζουν οι άνθρωποι

Οι περισσότεροι νεοπροσληφθέντες υποτιμούν το πόσο οι πρώτες τους αλληλεπιδράσεις διαμορφώνουν τις μακροπρόθεσμες αντιλήψεις. Η ίδια έρευνα του BambooHR διαπίστωσε ότι το 70% των επαγγελματιών ανθρώπινου δυναμικού συμφωνούν ότι οι πρώτες εντυπώσεις είναι δύσκολο να αλλάξουν από τη στιγμή που σχηματίζονται [1]. Αυτό δεν σημαίνει ότι μια αστοχία την πρώτη μέρα είναι μόνιμη βλάβη, αλλά σημαίνει ότι υπάρχει πραγματική αξία στο να είστε συνειδητοί σχετικά με τον τρόπο που παρουσιάζεστε.

Αυτό που θέλουν οι περισσότεροι από έναν νέο συνάδελφο δεν είναι μια στιλβωμένη παρουσίαση πωλήσεων. Τα δεδομένα του BambooHR έδειξαν ότι το 87% των νεοπροσληφθέντων ελπίζουν να κάνουν τουλάχιστον έναν φίλο στη δουλειά και το 93% θέλουν την ευκαιρία να παρακολουθήσουν έναν συνάδελφο [1]. Η σύνδεση έχει μεγαλύτερη σημασία από τα προσόντα εκείνες τις πρώτες μέρες.

Τι να συμπεριλάβετε στην εισαγωγή σας

Μια καλή αυτοσυγκέντρωση καλύπτει τρία πράγματα και κανένα από αυτά δεν περιλαμβάνει την απαγγελία του προφίλ σας στο LinkedIn: ποιος είστε, τι κάνετε εκεί και μία λεπτομέρεια που σας κάνει πιο εύκολο να σας θυμάστε και να σας προσεγγίσετε.

Το όνομά σας και ο ρόλος σας. Δηλώστε το αυτό με σαφήνεια, ακόμα και όταν οι άνθρωποι το γνωρίζουν ήδη από μια πρόσκληση στο ημερολόγιο ή ένα email. Το να ακούτε κάποιον να λέει το όνομά του με σιγουριά είναι διαφορετικό από το να το διαβάζετε σε μια οθόνη.

Το ιστορικό σας, εν συντομία. Μία ή δύο προτάσεις σχετικά με την προέλευσή σας και με τι έχετε εργαστεί. Ο στόχος δεν είναι να απαριθμήσετε τα προσόντα σας. Είναι να δώσετε στους ανθρώπους μια ιδέα για να κατανοήσουν την οπτική σας γωνία.

Κάτι που προκαλεί συζήτηση. Μια περιέργεια για την εργασία της ομάδας, ένα έργο που σας ενδιαφέρει πραγματικά ή μια προσωπική λεπτομέρεια που δίνει στους συναδέλφους μια ευκαιρία. Η φράση «Προσπαθώ επίσης να βρω τον καλύτερο καφέ κοντά στο γραφείο» λειτουργεί καλύτερα από μια πρόβα για παρουσίαση σε ασανσέρ.

Κρατήστε το κάτω από δύο λεπτά αυτοπροσώπως ή κάτω από πέντε προτάσεις γραπτώς.

Πώς να συστηθείτε σε διαφορετικές καταστάσεις

Ως νέος υπάλληλος στην άμεση ομάδα σας

Το πιο συνηθισμένο σενάριο. Πιθανότατα θα έχετε στη διάθεσή σας λίγα λεπτά σε μια ομαδική συνάντηση ή έναν σύντομο γύρο συστάσεων την πρώτη σας μέρα.

Διατηρήστε το ζεστό, συγκεκριμένο και ανθρώπινο:

Όταν η Priya εντάχθηκε σε μια ομάδα προϊόντων σε μια εταιρεία SaaS, συστήθηκε στο stand-up της Δευτέρας λέγοντας ότι είχε περάσει τα τελευταία τέσσερα χρόνια στο ηλεκτρονικό εμπόριο, ότι ήταν εκεί για να εργαστεί στην ομάδα ανάπτυξης και ότι ο πρώτος της στόχος ήταν να κατανοήσει πώς λειτουργούσε η ομάδα πριν προτείνει οτιδήποτε. Αυτό το τελευταίο μέρος, που σηματοδότησε ότι δεν ήταν εκεί για να επιτεθεί, μείωσε αμέσως την αμυντική της στάση και άνοιξε την πόρτα στους συναδέλφους να μοιραστούν το περιεχόμενο μαζί της.

- Αναφέρετε ένα συγκεκριμένο πράγμα για το οποίο είστε περίεργοι ή ελπίζετε να μάθετε

- Αποφύγετε να αναφέρετε τα επιτεύγματα με τρόπο που ακούγεται ανταγωνιστικός

- Κάντε μια γνήσια ερώτηση στο τέλος για να περάσετε από τον μονόλογο στη συζήτηση

Ένα πράγμα που αξίζει να σημειωθεί: η χρονική στιγμή της παρουσίασής σας έχει επίσης σημασία. Αν σας βάλουν σε μια stand-up συζήτηση που έχει ήδη καθυστερήσει, περιορίστε την σε τρεις προτάσεις και προσφερθείτε να μοιραστείτε περισσότερες σε ξεχωριστή συνομιλία. Η ανάγνωση του χώρου και ο σεβασμός του υπάρχοντος ρυθμού της ομάδας σηματοδοτεί επίγνωση της κατάστασης, η οποία από μόνη της αποτελεί μια ισχυρή πρώτη εντύπωση.

Ως νέος προπονητής, γνωρίζω την ομάδα σας για πρώτη φορά

Αυτό έχει πραγματικά διακυβεύματα. Οι άνθρωποι στους οποίους συστήνεσαι προσπαθούν να καταλάβουν αν η επαγγελματική τους ζωή πρόκειται να γίνει πιο δύσκολη ή πιο εύκολη.

Μια προσέγγιση που λειτουργεί σταθερά: ξεκινήστε με αυτά που είστε εκεί για να μάθετε πριν δηλώσετε τι σκοπεύετε να κάνετε. Michael Watkins, συγγραφέας του Οι πρώτες 90 ημέρες, συνιστά στους νέους διευθυντές να αφιερώνουν τις πρώτες εβδομάδες τους κάνοντας ερωτήσεις αντί να ανακοινώνουν απαντήσεις. Συγκεκριμένα: Τι λειτουργεί καλά; Τι θα αλλάζατε αν μπορούσατε; Τι πρέπει να γνωρίζω που πιθανότατα δεν θα ακούσω μέσω επίσημων καναλιών; [2]

Ένα άμεσο παράδειγμα: «Είμαι εδώ για να ενημερωθώ για το τι κάνει η ομάδα και τι σας εμποδίζει. Δεν πρόκειται να προσποιηθώ ότι ξέρω περισσότερα για αυτήν την ομάδα από ό,τι εσείς μετά από τρεις ημέρες. Ο στόχος μου για τον πρώτο μήνα είναι να ακούω». Αυτού του είδους η ειλικρίνεια τείνει να έχει θετικό αντίκτυπο.

Μερικά πράγματα που συνεχώς αποτυγχάνουν:

• Ανακοινώνοντας αλλαγές πριν καταλάβετε τι υπάρχει
• Αναφέροντας τις δραστηριότητές σας στην προηγούμενη εταιρεία σας ως σημείο αναφοράς
• Παράλειψη των ατομικών συναντήσεων υπέρ μόνο των ομαδικών συστάσεων
  

Σε ένα γραπτό εισαγωγικό email

Όταν συμμετέχετε σε μια κατανεμημένη ομάδα ή σε έναν μεγάλο οργανισμό, μια γραπτή εισαγωγή συχνά φτάνει σε περισσότερα άτομα από οποιαδήποτε προσωπική συνάντηση.

Η δομή είναι απλή. Ξεκινήστε με το όνομα και τον ρόλο σας. Πείτε μία ή δύο προτάσεις για το τι έχετε κάνει στο παρελθόν. Ονομάστε ένα πράγμα με το οποίο ανυπομονείτε να εργαστείτε. Κλείστε με μια πρόσκληση για σύνδεση.

Παράδειγμα:

Γεια σε όλους, είμαι ο Jordan, και εντάσσομαι στην ομάδα επιτυχίας πελατών έχοντας εμπειρία στην υποστήριξη και τις λειτουργίες B2B. Έχω έδρα το Ώστιν και θα εργάζομαι σε όλους τους λογαριασμούς EMEA. Ανυπομονώ να ενημερωθώ για την τρέχουσα διαδικασία ένταξης και θα ήθελα πολύ να πιω έναν εικονικό καφέ με όποιον είναι διαθέσιμος τις πρώτες εβδομάδες. Το ημερολόγιό μου είναι ανοιχτό. Μη διστάσετε να κλείσετε ραντεβού.

Σύντομο, συγκεκριμένο και εφαρμόσιμο. Λέει στους ανθρώπους αρκετά για να πυροδοτήσει μια συζήτηση χωρίς να διαβάζεται σαν μια περίληψη του LinkedIn.

Σε μια απομακρυσμένη ή υβριδική ομάδα

Οι γνωριμίες από απόσταση απαιτούν πιο συνειδητή προσπάθεια, επειδή η απλή συνάντηση στον διάδρομο δεν συμβαίνει. Πρέπει να δημιουργήσετε τις στιγμές που διαφορετικά θα προέκυπταν τυχαία.

Δημοσιεύστε μια γραπτή εισαγωγή στο κύριο κανάλι συνομιλίας της ομάδας σας την πρώτη μέρα. Εάν υπάρχει βιντεοκλήση, ενεργοποιήστε την κάμερά σας. Ρωτήστε τον προϊστάμενό σας ποια είναι τα βασικά άτομα που θα συναντήσετε τις πρώτες δύο εβδομάδες και προγραμματίστε αυτές τις συναντήσεις αντί να περιμένετε να συμβούν αυτόματα.

Μια χρήσιμη τακτική: προσθέστε μια σύντομη σημείωση "συνεργαζόμαστε μαζί σας" στο προφίλ σας στο Slack ή στο Teams. Συμπεριλάβετε τη ζώνη ώρας σας, το προτιμώμενο στυλ επικοινωνίας σας και ένα στοιχείο που δεν αφορά την εργασία. Χρειάζονται δέκα λεπτά και σας γλιτώνουν ώρες ασάφειας.

Επίσης, μην βασίζεστε αποκλειστικά στην επικοινωνία μέσω γραπτών μηνυμάτων τις πρώτες δύο εβδομάδες. Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί τακτικά βιντεοκλήσεις, προτείνετε προληπτικά μια σύντομη βιντεοκλήση αντί για μια εκτεταμένη ανταλλαγή απόψεων στη συνομιλία. Το να βλέπετε το πρόσωπο κάποιου ακόμη και για δεκαπέντε λεπτά χτίζει μεγαλύτερη σχέση από μια ντουζίνα μηνύματα και διευκολύνει την γραπτή επικοινωνία στη συνέχεια, επειδή έχετε μια πραγματική αίσθηση του με ποιον μιλάτε.

Πράγματα που χειροτερεύουν συνεχώς τις συστάσεις

Μιλώντας υπερβολικά πολύ. Μια δίλεπτη εισαγωγή που μετατρέπεται σε δεκαπέντε λεπτά επαγγελματικής βιογραφίας χάνει γρήγορα τους ανθρώπους. Μπες στο θέμα και μετά δημιούργησε χώρο για τους άλλους.

Κακομεταχείριση προηγούμενου εργοδότη. Υποδηλώνει κακή κρίση και κάνει τους συναδέλφους να αναρωτιούνται αμέσως τι θα πείτε γι' αυτούς αργότερα.

Υπερβολική υποτίμηση του εαυτού σας. Υπάρχει διαφορά μεταξύ της ταπεινότητας και του να δυσκολεύεις τους ανθρώπους να καταλάβουν τι προσφέρεις. Να είσαι σαφής σχετικά με την εμπειρία σου.

Αγνοώντας το προσωπικό υποστήριξης και τους συναδέλφους χαμηλότερης ιεραρχίας. Οι νεοπροσληφθέντες συχνά επικεντρώνονται στο να εντυπωσιάσουν τους ανώτερους από αυτούς και δεν επενδύουν επαρκώς στις σχέσεις με συναδέλφους και σε υποστηρικτικούς ρόλους. Αυτές οι σχέσεις συχνά καθορίζουν πόσο ομαλά θα κυλήσουν οι πρώτοι μήνες σας.

Αντιμετώπιση της εισαγωγής ως ενός μεμονωμένου γεγονότος. Η εισαγωγή της πρώτης ημέρας είναι ένα σημείο εκκίνησης. Η παρακολούθηση, η ανάμνηση λεπτομερειών από τις πρώτες συζητήσεις και η επίδειξη συνεχούς ενδιαφέροντος για εβδομάδες έχουν μεγαλύτερη σημασία από το να πετύχετε την αρχική ατάκα.

Μια πρακτική λίστα ελέγχου για την πρώτη σας εβδομάδα.

Αυτές οι ενέργειες βασίζονται στην αρχική εισαγωγή και τη βοηθούν να διατηρηθεί:

• Στείλτε μια γραπτή εισαγωγή σε τυχόν κανάλια ή ομάδες στις οποίες δεν σας σύστησαν επίσημα.
• Προγραμματίστε ατομικές συναντήσεις με τα άτομα που ο διευθυντής σας έχει επισημάνει ως βασικές επαφές.
• Παρακολουθήστε τουλάχιστον μία λεπτομέρεια από μια αρχική συζήτηση ("ανέφερες ότι δούλευες στο Χ, πώς πήγε αυτό;").
• Προσθέστε μια σημείωση "εργάζομαι μαζί μου" στο προφίλ σας στο Slack ή στο Teams.
• Παρακολουθήστε τουλάχιστον μία άτυπη ομαδική συνάντηση, μια κουβέντα για καφέ, μια συζήτηση το μεσημέρι, οτιδήποτε εκτός επίσημης συνάντησης.

Πώς η AhaSlides μπορεί να βοηθήσει τις ομάδες να ενταχθούν σε νέα μέλη

Ο κυριότερος λόγος που οι συστάσεις δεν έχουν απήχηση είναι ότι είναι μονόδρομες. Το νέο άτομο μιλάει. Όλοι οι άλλοι ακούνε μισοτελειωμένα και επιστρέφουν στον φορητό υπολογιστή τους. Μια σύντομη διαδραστική δραστηριότητα στην ίδια σύσκεψη το αλλάζει αυτό εντελώς.

Το AhaSlides επιτρέπει στις ομάδες να διεξάγουν ζωντανές δημοσκοπήσεις, σύννεφα λέξεων και γύρους ερωτήσεων και απαντήσεων απευθείας σε μια σύσκεψη. Μια απλή διαφάνεια "δύο αλήθειες και ένα ψέμα", μια δημοσκόπηση που ζητά από την ομάδα να μοιραστεί το τρέχον έργο της με μία λέξη ή μια ανοιχτή ερώτηση και απάντηση για τον νέο υπάλληλο να κάνει ερωτήσεις στην ομάδα, όλα αυτά καθιστούν την εισαγωγή μια αμφίδρομη εμπειρία και όχι μια παρουσίαση. Όταν οι άνθρωποι απαντούν σε πραγματικό χρόνο, είναι πιο πιθανό να θυμούνται τη στιγμή και το άτομο που βρίσκεται στο επίκεντρο της.

Για τους διευθυντές που προσλαμβάνουν πολλαπλούς νέους υπαλλήλους, αυτό το είδος δομημένης αλληλεπίδρασης κλιμακώνεται. Μπορείτε να εφαρμόσετε την ίδια μορφή «σπάσιμο του πάγου» σε όλες τις ομάδες χωρίς να είναι πανομοιότυπη κάθε φορά, επειδή οι αντιδράσεις είναι πάντα διαφορετικές.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο πρέπει να διαρκεί μια αυτο-παρουσίαση;

Σε προσωπική συνάντηση, στοχεύστε σε 60 έως 90 δευτερόλεπτα, περίπου όσο χρειάζεται για να πείτε το όνομά σας, τον ρόλο σας, μία γραμμή σχετικού ιστορικού και μία ερώτηση για την ομάδα. Οι γραπτές συστάσεις μπορεί να είναι ελαφρώς μεγαλύτερες, αλλά τέσσερις έως έξι προτάσεις είναι συνήθως αρκετές. Οι άνθρωποι θα κάνουν ερωτήσεις παρακολούθησης αν θέλουν περισσότερες. Ο στόχος μιας εισαγωγής είναι να ξεκινήσει μια συζήτηση, όχι να την κλείσει. Αν διαπιστώσετε ότι ξεπερνάτε τα δύο λεπτά, αυτό είναι ένα σήμα για να σταματήσετε και να προσκαλέσετε άλλους να απαντήσουν αντί να συνεχίσετε.

Τι γίνεται αν παγώσω ή σκοντάψω κατά την εισαγωγή μου;

Συμβαίνει σε όλους σχεδόν κάποια στιγμή, ειδικά όταν ένα δωμάτιο ηρεμεί και όλα τα βλέμματα στρέφονται πάνω σας. Η πιο αποτελεσματική ανάρρωση είναι απλώς να το αναγνωρίσετε για λίγο και να προχωρήσετε: «Συγγνώμη, ας ξεκινήσω από την αρχή» ή «Πάντα βρίσκω τις συστάσεις της πρώτης μέρας λίγο αγχωτικές» αποδεικνύεται ειλικρινής παρά αμήχανη. Αυτό που θυμούνται οι άνθρωποι είναι αν ήσασταν θερμοί και πραγματικά ενδιαφερόμενοι γι' αυτές, όχι αν οι προτάσεις σας ήταν τέλεια δομημένες. Έρευνες σχετικά με τον σχηματισμό εντυπώσεων δείχνουν σταθερά ότι η ζεστασιά και η προσοχή έχουν μεγαλύτερο βάρος από την λεκτική ευχέρεια. Ένα μικρό σκοντάφτισμα ακολουθούμενο από μια γνήσια ερώτηση για τη δουλειά των συναδέλφων σας θα ξεχαστεί μέσα στην εβδομάδα.

Πρέπει να προετοιμάσω την εισαγωγή μου εκ των προτέρων;

Ναι, αλλά ελαφρά. Γράψτε δύο ή τρεις προτάσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε και εξασκηθείτε στο να τις πείτε δυνατά μία ή δύο φορές πριν από την πρώτη σας μέρα. Αν ξεκινήσετε εντελώς απροετοίμαστοι, σημαίνει ότι αυτοσχεδιάζετε υπό ήπια κοινωνική πίεση, δηλαδή όταν οι άνθρωποι τείνουν να φλυαρούν ή να υποτιμούν τον εαυτό τους. Η έναρξη μιας ομιλίας με πλήρως προγραμματισμένο σενάριο ακούγεται άτονη και πρόβα, και μπορεί να σας κάνει λιγότερο ευαίσθητους στην πραγματική συζήτηση που συμβαίνει γύρω σας. Μερικές προετοιμασμένες φράσεις σας δίνουν μια άγκυρα, ενώ παράλληλα αφήνουν χώρο να προσαρμοστείτε σε όποιον βρίσκεται στην αίθουσα. Δώστε προσοχή στον τόνο της υπάρχουσας συζήτησης της ομάδας και ταιριάξτε την. Μια ομάδα με υψηλή ενέργεια, άτυπη, θα ανταποκριθεί διαφορετικά από μια πιο ήσυχη, πιο συγκρατημένη ομάδα.

Πηγές

[1] BambooHR. (2023). Οι πρώτες εντυπώσεις είναι το παν: 44 ημέρες για να πετύχετε ή να αποτύχετε σε μια νέα πρόσληψη. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics

[2] Γουάτκινς, Μ. (2003). Οι πρώτες 90 ημέρες: Αποδεδειγμένες στρατηγικές για να εξελιχθείτε πιο γρήγορα και πιο έξυπναΕκδόσεις Harvard Business Review.