Οι περισσότερες παρουσιάσεις αποτυγχάνουν πριν εμφανιστεί η πρώτη διαφάνεια. Όχι επειδή το περιεχόμενο είναι αδύναμο ή ο παρουσιαστής είναι απροετοίμαστος, αλλά επειδή κανείς δεν σταμάτησε να θέσει ένα πιο θεμελιώδες ερώτημα: ποια δομή χρειάζεται στην πραγματικότητα αυτό το υλικό;
Η μορφή είναι η απόφαση που οι περισσότεροι παρουσιαστές παραλείπουν. Ανοίγουν μια κενή τράπουλα, αρχίζουν να πληκτρολογούν και αφήνουν το περιεχόμενο να βρει το δικό του σχήμα. Αυτό που προκύπτει είναι συνήθως ένα υβρίδιο τριών διαφορετικών δομών που δεν συνδέονται ακριβώς, συγκρατούνται από μεταβάσεις που δεν λειτουργούν ακριβώς. Το κοινό ακολουθεί ευγενικά και φεύγει χωρίς να έχει σαφή εικόνα για το τι έπρεπε να πάρει μαζί του.
Υπάρχουν τρεις μορφές που λειτουργούν σχεδόν σε κάθε επαγγελματικό περιβάλλον παρουσίασης. Κάθε μία είναι κατάλληλη για διαφορετικό στόχο. Το να γνωρίζετε ποια χρειάζεστε και γιατί, κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας παρουσίασης που τελειώνει και μιας που μόλις τελειώνει.
Γιατί η μορφή έχει μεγαλύτερη σημασία από όσο νομίζετε
Η δομή που επιλέγετε καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο το κοινό σας επεξεργάζεται αυτά που λέτε. Καθορίζει τις προσδοκίες του, καθοδηγεί την προσοχή του και του παρέχει ένα πλαίσιο για να θυμάται αυτά που άκουσε.
Σκεφτείτε το ως εξής: το περιεχόμενό σας είναι αυτό που λέτε. Η μορφή σας είναι η λογική που το κάνει να βγάζει νόημα. Ένα ισχυρό περιεχόμενο με λάθος δομή είναι σαν καλές οδηγίες που δίνονται με λάθος σειρά. Όλα είναι τεχνικά εκεί. Τίποτα από αυτά δεν σας οδηγεί εκεί που πρέπει να πάτε.
Οι τρεις παρακάτω μορφές καλύπτουν τη συντριπτική πλειοψηφία των σεναρίων επαγγελματικής παρουσίασης. Κάθε μία λειτουργεί. Το ερώτημα είναι ποια ταιριάζει σε αυτό που προσπαθείτε να κάνετε.
1. Η μορφή προβλήματος-λύσης
Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη μορφή σε επαγγελματικές παρουσιάσεις για έναν λόγο: λειτουργεί. Εντοπίζετε ένα πρόβλημα, τεκμηριώνετε γιατί έχει σημασία και στη συνέχεια παρουσιάζετε τη λύση σας. Η αντίθεση μεταξύ δυσφορίας και ανακούφισης είναι αυτό που την κάνει πειστική.
Η δομή ακολουθεί πέντε στάδια. Πρώτον, προσδιορίστε το πρόβλημα και κάντε το αισθητό, όχι απλώς να το δηλώσετε. Δεύτερον, αυξήστε το διακύβευμα: πόσο κοστίζει να αφήσετε αυτό το πρόβλημα άλυτο, οικονομικά, λειτουργικά ή συναισθηματικά; Τρίτον, παρουσιάστε τη λύση σας και εξηγήστε γιατί αντιμετωπίζει την αιτία και όχι τα συμπτώματα. Τέταρτον, παρέχετε αποδεικτικά στοιχεία: δεδομένα, μελέτες περιπτώσεων ή μια ζωντανή επίδειξη που δείχνει ότι η λύση λειτουργεί. Πέμπτον, κλείστε με μια σαφή πρόσκληση για δράση, ώστε το κοινό σας να γνωρίζει ακριβώς τι να κάνει στη συνέχεια.
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μορφή για παρουσιάσεις πωλήσεων, παρουσιάσεις, διαχείριση αλλαγών και εκπαίδευση σε νέες διαδικασίες ή εργαλεία. Λειτουργεί κάθε φορά που ζητάτε από τους ανθρώπους να υιοθετήσουν κάτι νέο, να δαπανήσουν πόρους σε κάτι ή να αλλάξουν τον τρόπο που εργάζονται αυτήν τη στιγμή.
Μια εταιρεία λογισμικού που προτείνει εργαλεία διαχείρισης έργων, για παράδειγμα, θα μπορούσε να ξεκινήσει με το πώς οι ομάδες σπαταλούν ώρες παρακολουθώντας τις ενημερώσεις κατάστασης μέσω email, Slack και υπολογιστικών φύλλων. Θα ποσοτικοποιούσαν το κόστος. Στη συνέχεια, θα παρουσίαζαν την πλατφόρμα τους, θα έδειχναν ότι λειτουργεί και θα έκλειναν με ένα σαφές επόμενο βήμα. Κάθε στάδιο συνεπάγεται το επόμενο.
2. Η Χρονολογική Μορφή
Αυτή η μορφή κινείται μέσα στον χρόνο: παρελθόν, παρόν, μέλλον. Ή μέσα από μια ακολουθία σταδίων που ολοκληρώνονται προς ένα συμπέρασμα. Είναι αφηγηματικής φύσης, γεγονός που την καθιστά τη σωστή επιλογή κάθε φορά που αφηγείστε μια ιστορία για το πώς εξελίχθηκε κάτι, πώς αναπτύχθηκε μια κατάσταση ή πώς εξελίχθηκε μια διαδικασία.
Η δομή έχει τέσσερα στάδια. Ξεκινήστε με το σημείο από όπου ξεκίνησαν τα πράγματα και το πλαίσιο που τα διαμόρφωσε. Προχωρήστε στη μετάβαση: το γεγονός, την απόφαση ή την αλλαγή που άλλαξε κατεύθυνση. Φτάστε στο παρόν: πού βρίσκονται τα πράγματα τώρα και τι σημαίνει αυτό. Κοντά στο μέλλον: προς τα πού οδεύουν τα πράγματα και τι πρέπει να συμβεί για να φτάσουμε εκεί.
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μορφή για το ιστορικό εταιρειών, ομιλίες για την εξέλιξη του κλάδου, μελέτες περιπτώσεων που δείχνουν τον μετασχηματισμό και εκπαιδευτικές παρουσιάσεις σε θέματα που εξελίσσονται με την πάροδο του χρόνου. Λειτουργεί επίσης καλά για παρουσιάσεις πολιτισμού και αξιών, όπου η ιστορία του πώς ένας οργανισμός έφτασε εκεί που βρίσκεται έχει τόση σημασία όσο και το πού πηγαίνει.
Μια παρουσίαση σχετικά με το πώς μια εταιρεία μεταπήδησε από το υλικό στις υπηρεσίες cloud θα ξεκινούσε με το αρχικό επιχειρηματικό της μοντέλο, θα εξηγούσε την μετατόπιση της αγοράς που την επέβαλε, θα περιέγραφε λεπτομερώς την τρέχουσα θέση της και θα σκιαγραφούσε τι θα ακολουθήσει. Το κοινό δεν λαμβάνει απλώς πληροφορίες. Ακολουθεί ένα ταξίδι, το οποίο είναι πολύ πιο δύσκολο να ξεχαστεί.
3. Η μορφή ανάλυσης εννοιών
Αυτή η μορφή εισάγει μια κεντρική ιδέα και στη συνέχεια την αναλύει κομμάτι-κομμάτι. Δεν πουλάτε ούτε αφηγείστε μια ιστορία. Βοηθάτε τους ανθρώπους να κατανοήσουν πραγματικά κάτι πολύπλοκο κάνοντάς το διαχειρίσιμο.
Η δομή περιλαμβάνει πέντε στάδια. Παρουσιάστε την έννοια και εξηγήστε γιατί είναι σημαντική πριν εμβαθύνετε στις λεπτομέρειες. Χωρίστε την στα βασικά της στοιχεία, ένα κάθε φορά, αντί να παρουσιάζετε τα πάντα ταυτόχρονα. Παρουσιάστε κάθε στοιχείο με συγκεκριμένα, αναγνωρίσιμα παραδείγματα. Δείξτε πώς τα μέρη συνδέονται για να σχηματίσουν το σύνολο. Ολοκληρώστε με εφαρμογή: δώστε στο κοινό σας έναν τρόπο να χρησιμοποιήσει αυτά που μόλις έμαθε.
Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μορφή για εκπαιδευτικές παρουσιάσεις, εκπαίδευση σε πλαίσια ή μεθοδολογίες και ομιλίες επαγγελματικής ανάπτυξης σε δεξιότητες όπως ηγεσία, η επικοινωνία ή η λήψη αποφάσεων. Είναι η σωστή επιλογή κάθε φορά που ο στόχος είναι η κατανόηση και όχι η πειθώ.
Μια παρουσίαση σχετικά με τον Πίνακα Αϊζενχάουερ, για παράδειγμα, θα εισήγαγε το πλαίσιο επείγοντος έναντι σημασίας, θα εξέταζε κάθε ένα από τα τέσσερα τεταρτημόρια με πραγματικά παραδείγματα, θα έδειχνε πώς συνδέονται και θα έκλεινε με μια πρακτική άσκηση. Το κοινό φεύγει με ένα νοητικό μοντέλο που μπορεί πραγματικά να χρησιμοποιήσει, όχι απλώς με ένα σύνολο διαφανειών που θυμάται μισοθυμημένα.
Επιλέγοντας τη μορφή σας
Η σωστή μορφή δεν είναι αυτή με την οποία νιώθεις πιο άνετα. Είναι αυτή που ταιριάζει σε αυτό που προσπαθείς να πετύχεις.
Πριν ανοίξετε μια κενή τράπουλα, κάντε στον εαυτό σας πέντε ερωτήσεις. Ποιος είναι ο πρωταρχικός στόχος: να πείσετε, να ενημερώσετε ή να εξηγήσετε; Υπάρχει κάποιο πρόβλημα που χρειάζεται επίλυση ή μοιράζεστε γνώσεις; Ακολουθεί το περιεχόμενό σας μια φυσική ακολουθία ή χρονοδιάγραμμα; Ποιο είναι το κοινό σας και τι γνωρίζει ήδη; Θα είναι αυτή η παρουσίαση αυτόνομη ή θα είστε εκεί για να καθοδηγήσετε τους ανθρώπους σε αυτήν;
Οι απαντήσεις θα σας κατευθύνουν προς μια μορφή. Αν προσπαθείτε να πείσετε κάποιον να δράσει, η λύση του προβλήματος είναι σχεδόν πάντα η σωστή επιλογή. Αν το περιεχόμενό σας έχει μια φυσική αρχή, μέση και τέλος, η χρονολογική σειρά θα φαίνεται διαισθητική στο κοινό σας. Αν αναλύετε μια σύνθετη ιδέα που οι άνθρωποι πρέπει πραγματικά να κατανοήσουν, η ανάλυση εννοιών σάς δίνει τη δομή για να το κάνετε αυτό χωρίς να χάσετε κόσμο στην πορεία.
Σε περίπτωση αμφιβολίας, επιλέξτε από προεπιλογή την επίλυση προβλήματος. Είναι η πιο ευέλικτη από τις τρεις και λειτουργεί σε περισσότερα περιβάλλοντα από τις άλλες δύο μαζί.
Υβριδικές μορφές και παραλλαγές
Δεν χρειάζεται να δεσμευτείτε σε μία μόνο μορφή για μια ολόκληρη παρουσίαση. Οι τρεις δομές μπορούν να συνδυαστούν, αρκεί οι μεταβάσεις μεταξύ τους να είναι σκόπιμες και όχι τυχαίες.
Μια παρουσίαση ενός προϊόντος μπορεί να ξεκινήσει με μια ανάλυση προβλήματος για να τεκμηριώσει την ύπαρξη του προϊόντος, να μεταβεί σε χρονολογική για να περιγράψει την ιστορία του πώς δημιουργήθηκε και στη συνέχεια να κλείσει με μια ανάλυση εννοιών για να εξηγήσει πώς λειτουργεί. Μια εκπαιδευτική συνεδρία μπορεί να χρησιμοποιήσει την ανάλυση εννοιών για το γενικό πλαίσιο και στη συνέχεια τη λύση προβλήματος μέσα σε κάθε ενότητα για να δείξει γιατί κάθε δεξιότητα έχει σημασία στην πράξη. Μια παρουσίαση σε επενδυτές μπορεί να χρησιμοποιήσει μια χρονολογική για να δείξει το ιστορικό και την ελκυστικότητα της εταιρείας και στη συνέχεια τη λύση προβλήματος για να τεκμηριώσει την επόμενη φάση ανάπτυξης.
Το τεστ για το αν ένα υβριδικό σύστημα λειτουργεί: μπορείτε να εξηγήσετε με μία πρόταση γιατί αλλάξατε τις μορφές σε κάθε σημείο μετάβασης; Εάν η απάντηση είναι ναι, η δομή είναι σκόπιμη. Εάν δεν είστε σίγουροι, πιθανότατα δεν είναι.
Μορφή και οπτικός σχεδιασμός
Η μορφή σας θα πρέπει να εμφανίζεται στις διαφάνειές σας, όχι μόνο στο περίγραμμά σας. Ο σχεδιασμός και η δομή θα πρέπει να αλληλοενισχύονται. Όταν δεν το κάνουν, το κοινό αισθάνεται την αντίφαση, ακόμα κι αν δεν μπορεί να την κατονομάσει.
Οι παρουσιάσεις λύσεων προβλημάτων επωφελούνται από την οπτική αντίθεση. Χρησιμοποιήστε πιο σκούρες, πιο έντονες εικόνες και χρώματα κατά τη διάρκεια της ενότητας του προβλήματος. Αφήστε το σχέδιο να ξεδιπλωθεί καθώς αναδύεται η λύση. Η οπτική μετατόπιση ενισχύει τη συναισθηματική.
Οι χρονολογικές παρουσιάσεις λειτουργούν καλά με γραφικά χρονοδιαγράμματος, συγκρίσεις πριν και μετά και οπτικά στοιχεία που δείχνουν την πρόοδο. Κάθε στάδιο θα πρέπει να φαίνεται και να είναι ελαφρώς διαφορετικό από το προηγούμενο, ώστε το κοινό να αισθάνεται την κίνηση μέσα στο χρόνο και όχι απλώς μια ακολουθία διαφανειών.
Οι παρουσιάσεις με ανάλυση εννοιών ταιριάζουν με καθαρά διαγράμματα, γραφικά πλαισίου και συνεπή εικονογραφία για κάθε στοιχείο. Ο σχεδιασμός θα πρέπει να κάνει ορατή τη δομή της έννοιας, όχι απλώς να την περιγράφει με λόγια.
Μία αρχή ισχύει και για τα τρία: αν οι διαφάνειές σας φαίνονται ίδιες από την πρώτη ενότητα έως την τελευταία, τότε η μορφή σας δεν κάνει καμία οπτική δουλειά. Η δομή θα πρέπει να είναι κάτι που μπορεί να δει το κοινό σας, όχι απλώς κάτι που γνωρίζετε ότι υπάρχει.
Συνηθισμένα λάθη μορφοποίησης
Η πιο συνηθισμένη επιλογή είναι η επιλογή της μορφής σας αφού γράψετε το περιεχόμενό σας. Οι περισσότεροι άνθρωποι ανοίγουν μια κενή τράπουλα, αρχίζουν να πληκτρολογούν και αφήνουν τη δομή να αναδυθεί από μόνη της. Αυτό που προκύπτει είναι συνήθως ένα μείγμα δύο ή τριών μορφών που δεν συνδέονται απόλυτα. Η αναδιάρθρωση σε αυτό το σημείο μοιάζει σαν να ξεκινάς από την αρχή, επομένως οι περισσότεροι άνθρωποι δεν το κάνουν. Επιλέξτε τη μορφή σας πριν γράψετε έστω και μία διαφάνεια.
Το δεύτερο λάθος είναι η ανάμειξη μορφών χωρίς πρόθεση. Ο συνδυασμός προβλήματος-λύσης και χρονολογικής προσέγγισης μπορεί να λειτουργήσει άψογα, αλλά μόνο όταν η μετάβαση είναι σκόπιμη. Όταν δεν συμβαίνει αυτό, το κοινό αισθάνεται την αλλαγή ακόμα κι αν δεν μπορεί να την αναγνωρίσει. Χάνει το νήμα, σταματά να εμπιστεύεται τη δομή και αρχίζουν να περιμένουν να τελειώσει η παρουσίαση αντί να ακολουθούν το δρόμο της.
Το τρίτο είναι η χρήση λανθασμένης μορφής για τον στόχο. Η χρονολογική δομή είναι συναρπαστική για τις ιστορίες, αλλά απογοητευτική για το κοινό που χρειάζεται να ληφθεί μια απόφαση. Η ανάλυση της έννοιας είναι η σωστή επιλογή για κατανόηση, όχι για πειθώ. Αν ζητάτε από τους ανθρώπους να δράσουν, η λύση του προβλήματος είναι σχεδόν πάντα η απάντηση. Η αντιστοίχιση της μορφής με τον στόχο δεν είναι ασήμαντη λεπτομέρεια. Είναι η διαφορά μεταξύ ενός κοινού που φεύγει έτοιμο να κινηθεί και ενός που φεύγει ελαφρώς ενημερωμένο.
Το τελευταίο είναι η αντιμετώπιση της μορφής ως διακόσμησης, κάτι που εφαρμόζετε στο τέλος σαν πρότυπο. Η δομή δεν είναι αισθητική. Είναι η λογική γύρω από την οποία βασίζεται το περιεχόμενό σας. Εάν μπορείτε να εναλλάσσετε ενότητες χωρίς να διαταραχθεί τίποτα, η μορφή σας δεν λειτουργεί.
Πηγαίνοντας ένα βήμα παραπέρα με την AhaSlides
Τα διαδραστικά στοιχεία λειτουργούν με οποιαδήποτε μορφή. Το κλειδί είναι να τα τοποθετήσετε σε στιγμές όπου η εισαγωγή πληροφοριών από το κοινό είτε ενισχύει τη δομή είτε σας δίνει ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο σχετικά με το εάν πρόκειται για επιτυχία.
Στις παρουσιάσεις επίλυσης προβλημάτων, ξεκινήστε με μια δημοσκόπηση που ζητά από το κοινό σας να αξιολογήσει πόσο το επηρεάζει το πρόβλημα. Προσδιορίζει το πρόβλημα ως προσωπικό στοιχείο προτού καν πείτε λέξη γι' αυτό. Στο στάδιο της λύσης, χρησιμοποιήστε μια διαφάνεια ερωτήσεων και απαντήσεων για να φέρετε στην επιφάνεια αντιρρήσεις σε πραγματικό χρόνο αντί να τις ανακαλύψετε αφού τελειώσετε.
Σε χρονολογικές παρουσιάσεις, χρησιμοποιήστε σύννεφα λέξεων σε σημεία μετάβασης για να αποτυπώσετε πώς αισθάνεται το κοινό σας για κάθε φάση. Η ερώτηση «ποια λέξη σας έρχεται στο μυαλό όταν σκέφτεστε πού βρισκόμασταν πριν από τρία χρόνια;» δημιουργεί συναισθηματική αντίθεση που ενισχύει το αφηγηματικό τόξο.
Σε παρουσιάσεις με ανάλυση εννοιών, ενσωματώστε ένα γρήγορο κουίζ μετά από κάθε στοιχείο για να ελέγξετε την κατανόηση πριν προχωρήσετε στο επόμενο. Εάν το μεγαλύτερο μέρος της αίθουσας απαντήσει λάθος σε μια ερώτηση, ξέρετε ότι πρέπει να επιβραδύνετε. Εάν όλοι την απαντήσουν σωστά, μπορείτε να κινηθείτε πιο γρήγορα και να είστε σίγουροι ότι η δομή λειτουργεί.
Η μορφή παρέχει τη λογική. Το AhaSlides διατηρεί το κοινό συνδεδεμένο με αυτό.
Ολοκληρώνοντας
Η μορφή είναι η απόφαση που παίρνουν οι περισσότεροι παρουσιαστές τυχαία. Ανακαλύπτουν τη δομή τους κάπου γύρω στη δωδέκατη διαφάνεια, όταν είναι πολύ αργά για να την αλλάξουν χωρίς να ξαναχτίσουν τα πάντα.
Οι τρεις μορφές σε αυτόν τον οδηγό καλύπτουν τη συντριπτική πλειοψηφία όσων θα χρειαστεί ποτέ να παρουσιάσετε. Λύση προβλήματος όταν προσπαθείτε να πείσετε. Χρονολογική όταν αφηγείστε μια ιστορία. Ανάλυση εννοιών όταν εξηγείτε κάτι περίπλοκο. Κάθε μία από αυτές λειτουργεί. Το ερώτημα είναι πάντα ποια ταιριάζει σε αυτό που προσπαθείτε να κάνετε.
Αποφασίστε πριν ανοίξετε την τράπουλα. Όλα τα άλλα γίνονται πιο εύκολα από εκεί και πέρα.
