Τα περισσότερα προβλήματα παρουσίασης είναι ορατά από τη στιγμή που στέκεστε μπροστά σε ένα δωμάτιο. Οι μεταβάσεις που δεν συνδέονται. Το τμήμα που είναι πολύ μεγάλο και σας αναγκάζει να κόψετε κάτι σημαντικό στο τέλος. Η στιγμή που χάνετε το νήμα σας και πρέπει να αποφασίσετε αν θα κάνετε πίσω ή αν θα προχωρήσετε μπροστά ελπίζοντας ότι κανείς δεν το πρόσεξε.
Όλα αυτά διορθώνονται πριν δημιουργηθεί έστω και μία διαφάνεια. Διορθώνονται στο περίγραμμα.
Ένα περίγραμμα δεν είναι ένα γραφειοκρατικό βήμα μεταξύ της σύλληψης μιας ιδέας και της δημιουργίας διαφανειών. Είναι το σημείο όπου παίρνετε τις αποφάσεις που καθορίζουν εάν η παρουσίασή σας θα αντέξει: τι να συμπεριλάβετε, τι να κόψετε, πώς να ιεραρχήσετε το επιχείρημά σας και πού το κοινό σας χρειάζεται λίγο χρόνο για να αφομοιώσει κάτι πριν προχωρήσετε. Δεκαπέντε λεπτά που αφιερώνονται εδώ εξοικονομούν ώρες αναδιαμόρφωσης των διαφανειών αργότερα και αποτρέπουν τα περισσότερα από τα προβλήματα που κάνουν τις παρουσιάσεις να καταρρέουν κατά την εκτέλεσή τους.
Γιατί τα περιγράμματα μειώνουν το άγχος της παρουσίασης
Το άγχος που νιώθουν οι περισσότεροι παρουσιαστές πριν ξεκινήσουν προέρχεται από την αβεβαιότητα. Καλύπτω τα σωστά πράγματα; Θα μου τελειώσει ο χρόνος; Συνδέονται αυτές οι ιδέες; Ένα περίγραμμα απαντά και στα τρία πριν ανοίξετε μια τράπουλα διαφανειών.
Όταν έχετε αποφασίσει ποιο περιεχόμενο έχει σημασία πριν ξεκινήσετε να δημιουργείτε, δεν παίρνετε αυτές τις αποφάσεις υπό πίεση όσο ο χρόνος τρέχει. Όταν έχετε κατανείμει χρόνο στις ενότητες, ξέρετε αν το υλικό σας ταιριάζει. Όταν έχετε γράψει το δικό σας μεταβάσεις ρητά αντί να τα αφήνετε στην τύχη, έχετε ένα νήμα που πρέπει να ακολουθήσετε όταν το άγχος κάνει το επόμενο βήμα να φαίνεται λιγότερο προφανές από ό,τι στο κεφάλι σας.
Το περίγραμμα είναι το σημείο όπου η προετοιμασία μετατρέπεται σε αυτοπεποίθηση. Όχι στην αυτοπεποίθηση κάποιου που έχει απομνημονεύσει τα πάντα, αλλά στην αυτοπεποίθηση κάποιου που ξέρει πού πηγαίνει και έχει ήδη καταλάβει πώς να φτάσει εκεί.
Τα επτά βασικά στοιχεία ενός σχεδίου παρουσίασης
Ένα περίγραμμα δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Πρέπει να καλύπτει τις αποφάσεις που διαφορετικά θα λαμβάνονταν τυχαία κατά τη σχεδίαση των διαφανειών ή, χειρότερα, κατά την παρουσίαση. Αυτά είναι τα στοιχεία που αξίζει να συμπεριληφθούν σε κάθε περίγραμμα, ανεξάρτητα από το μήκος ή τον τύπο της παρουσίασης.
1. Το βασικό σας μήνυμα
Πριν από οτιδήποτε άλλο, γράψτε μία πρόταση που αποτυπώνει αυτό που θέλετε να θυμάται το κοινό σας όταν έχει ξεχάσει όλα τα άλλα. Όχι το θέμα σας. Το μήνυμά σας. «Η τηλεργασία αυξάνει την ατομική παραγωγικότητα αλλά μειώνει τη συνεργατική απόδοση» είναι ένα μήνυμα. «Η τηλεργασία» είναι ένα θέμα. Όλα τα άλλα στο περίγραμμά σας υπάρχουν για να δημιουργήσουν, να υποστηρίξουν ή να υλοποιήσουν αυτή τη μία πρόταση.
2. Το άνοιγμα σας
Σημειώστε πώς θα κερδίσετε την προσοχή της αίθουσας στα πρώτα τριάντα δευτερόλεπτα. Ένα συγκεκριμένο σενάριο, μια αντιφατική παρατήρηση, μια ερώτηση που αξίζει να συζητήσετε. Γράψτε το αντί να το αφήσετε ως «ξεκινήστε δυναμικά». Η εισαγωγή είναι το μόνο τμήμα όπου η ασάφεια στο περίγραμμα παράγει ασάφεια στην εκφώνηση.
3. Τα κύρια σημεία σας
Το σωστό εύρος για τις περισσότερες παρουσιάσεις είναι τρία έως πέντε. Κάθε κύριο σημείο θα πρέπει να είναι αρκετά διακριτό ώστε να στέκεται μόνο του ως ισχυρισμός και αρκετά συνδεδεμένο ώστε να βασίζεται στο βασικό σας μήνυμα. Αν έχετε περισσότερα από πέντε, καλύπτετε ένα θέμα αντί να αναπτύσσετε ένα επιχείρημα. Διακόψτε μέχρι αυτό που απομένει να είναι αυτό που πραγματικά έχει σημασία.
Κάτω από κάθε κύριο σημείο, σημειώστε τα στοιχεία, τα παραδείγματα ή την εξήγηση που το υποστηρίζουν. Αυτή είναι η ασφάλειά σας για τη στιγμή που, στη μέση της παρουσίασης, το μυαλό σας θα αδειάσει και θα χρειαστείτε κάτι συγκεκριμένο να πείτε.
4. Οι μεταβάσεις σας
Γράψτε τα ρητά. Η φράση «Τώρα που καλύψαμε το Χ, ας δούμε πώς το αλλάζει το Υ» είναι μια μετάβαση. Η φράση «Προχωρώντας» δεν είναι. Οι μεταβάσεις είναι εκείνες όπου οι παρουσιάσεις χάνουν το νήμα τους και είναι επίσης εκείνες όπου οι παρουσιαστές αυτοσχεδιάζουν συχνότερα ενώ θα έπρεπε να είχαν προετοιμαστεί. Μια μετάβαση μίας γραμμής στο περίγραμμά σας είναι αρκετή για να αποτρέψετε και τα δύο.
5. Στιγμές αλληλεπίδρασης με το κοινό
Αν κάνετε ζωντανή παρουσίαση, σημειώστε πού θα κάνετε παύση για ερωτήσεις, δημοσκοπήσεις ή συζήτηση. Αυτές οι στιγμές πρέπει να ενσωματώνονται σκόπιμα και όχι να εισάγονται αντιδραστικά όταν αισθάνεστε ότι η προσοχή σας χάνεται. Μια σωστά τοποθετημένη αλληλεπίδραση ενισχύει το περιεχόμενο αντί να το διακόπτει.
6. Το συμπέρασμά σας και η έκκλησή σας για δράση
Σημειώστε πώς κλείνετε και τι ζητάτε από το κοινό σας να κάνει. Όχι μια σύνοψη όλων όσων καλύψατε. Μια σαφής αναδιατύπωση του βασικού σας μηνύματος και ένα συγκεκριμένο επόμενο βήμα. Γράψτε ολόκληρη την ατάκα κλεισίματος αντί να την αφήσετε ως «σύνοψη». Οι παρουσιαστές που αυτοσχεδιάζουν το κλείσιμό τους συνήθως αποτυγχάνουν. Αυτοί που το έγραψαν είναι αυτοί που το έγραψαν.
7. Οπτικά και πολυμεσικά σήματα
Σημειώστε πού εμφανίζονται οι διαφάνειες, οι εικόνες ή τα βίντεο στο περίγραμμά σας. Αυτό σας εμποδίζει να σχεδιάζετε διαφάνειες που δεν συνδέονται με το επιχείρημά σας και σας βοηθά να δείτε νωρίς εάν το οπτικό σας σχέδιο εξυπηρετεί την αφήγησή σας ή απλώς γεμίζει τον χώρο.
Πώς μοιάζει στην πραγματικότητα ένα περίγραμμα παρουσίασης
Ακολουθεί ένα πλήρες περίγραμμα για μια παρουσίαση πωλήσεων 20 λεπτών. Χρειάστηκαν περίπου δεκαπέντε λεπτά για να γραφτεί. Προσέξτε τι περιέχει και τι όχι: αρκετή δομή για να καθοδηγήσει την παρουσίαση, όχι τόσο ώστε να γίνει σενάριο.
Πώς το εταιρικό λογισμικό μειώνει το λειτουργικό κόστος
Βασικό μήνυμα: Το σύγχρονο λογισμικό αποσβένει τα έξοδά του μέσω της βελτίωσης της αποδοτικότητας εντός του πρώτου έτους.
Έναρξη (2 λεπτά)Ξεκινήστε με το κόστος των χειροκίνητων διαδικασιών: η μέση επιχείρηση χάνει σημαντικό χρόνο ανά εργαζόμενο ανά ημέρα σε εργασίες που το λογισμικό χειρίζεται αυτόματα. Μην εξηγήσετε ακόμα τη λύση. Απλώς κάντε το πρόβλημα να φαίνεται πραγματικό.
Κύριο σημείο 1: Το πρόβλημα στην πράξη (4 λεπτά)Πόσο κοστίζουν στην πραγματικότητα οι χειροκίνητες διαδικασίες, σε χρόνο και χρήμα. Ένα συγκεκριμένο παράδειγμα εργασίας που διαρκεί πολύ περισσότερο από όσο θα έπρεπε. Μετάβαση: «Το πρόβλημα είναι σαφές. Δείτε πώς μοιάζει στην πραγματικότητα η επίλυσή του».
Κύριο σημείο 2: Πώς λειτουργεί το λογισμικό (6 λεπτά)Δύο συγκεκριμένα παραδείγματα: η επεξεργασία τιμολογίων πριν και μετά την αυτοματοποίηση και τι συμβαίνει όταν τα εργαλεία επικοινωνούν μεταξύ τους αντί να λειτουργούν σε σιλό. Στιγμή ζωντανής επίδειξης εδώ. Δημοσκόπηση: "Πόσες ώρες την εβδομάδα χάνει η ομάδα σας λόγω χειροκίνητων διαδικασιών;" Μετάβαση: "Παρατηρήστε πόσο πιο γρήγορο ήταν αυτό. Δείτε τι σημαίνει αυτή η ταχύτητα για τα τελικά σας αποτελέσματα."
Κύριο σημείο 3: Η επένδυση και η απόδοση (4 λεπτά)Τυπική περίοδος αποπληρωμής. Ανάλυση κόστους σε λογισμικό, εκπαίδευση και υλοποίηση. Πώς θα είναι το δεύτερο έτος, όταν η βελτίωση της αποδοτικότητας αυξηθεί. Μετάβαση: «Ας το επαναφέρω εκεί που ξεκινήσαμε».
Συμπέρασμα και παρότρυνση για δράση (2 λεπτά)Αναδιατυπώστε το βασικό μήνυμα σε διαφορετική γλώσσα. Μία μόνο ερώτηση: προγραμματίστε μια κλήση γνωριμίας 15 λεπτών. Ανοιχτό για ερωτήσεις.
Το περίγραμμα καλύπτει όλα όσα έχουν σημασία και τίποτα που δεν έχει. Οι μεταβάσεις καταγράφονται και δεν αφήνονται στην τύχη. Η διαδραστική στιγμή ενσωματώνεται και δεν εισάγεται αντιδραστικά. Η παρότρυνση για δράση είναι συγκεκριμένη και όχι αόριστη.
Πώς να δημιουργήσετε το περίγραμμά σας
Ξεκινήστε με το βασικό σας μήνυμα και γράψτε το ως μία μόνο πρόταση πριν κάνετε οτιδήποτε άλλο. Αν δεν μπορείτε να το γράψετε σε μία πρόταση, δεν έχετε ακόμη αρκετά σαφή ιδέα για το τι υποστηρίζετε. Αυτό είναι χρήσιμο να το γνωρίζετε προτού δημιουργήσετε τριάντα διαφάνειες γύρω από αυτό.
Στη συνέχεια, προσδιορίστε τα τρία έως πέντε κύρια σημεία σας. Μην κάνετε αλλαγές σε αυτό το στάδιο. Καταγράψτε όλα όσα σας φαίνονται σχετικά και κόψτε τα αργότερα. Είναι πιο εύκολο να αφαιρέσετε ένα σημείο παρά να συνειδητοποιήσετε στη μέση της σύνταξης ότι σας διαφεύγει ένα.
Κάτω από κάθε κύριο σημείο, προσθέστε τα στοιχεία ή το παράδειγμα που το καθιστούν συγκεκριμένο. Ένας ισχυρισμός χωρίς υποστήριξη είναι απλώς ένας ισχυρισμός. Εδώ θα εντοπίσετε επίσης τα κύρια σημεία που δεν έχουν αρκετή ουσία για να δικαιολογήσουν τον χρόνο που θα χρειάζονταν.
Στη συνέχεια, γράψτε τις μεταβάσεις σας. Πηγαίνετε από σημείο σε σημείο και γράψτε τη μία πρόταση που τα συνδέει. Αν δεν μπορείτε να γράψετε αυτήν την πρόταση, τα σημεία πιθανότατα δεν συνδέονται και το περίγραμμά σας σας λέει κάτι σημαντικό πριν χρειαστεί να το κάνει το κοινό σας.
Σημειώστε τις στιγμές αλληλεπίδρασής σας εάν κάνετε ζωντανή παρουσίαση. Πού μια ερώτηση, μια δημοσκόπηση ή μια συζήτηση ενισχύει αντί να διακόπτει το περιεχόμενο; Ενσωματώστε τες τώρα αντί να τις αυτοσχεδιάζετε όταν αισθάνεστε ότι η προσοχή σας χάνεται.
Γράψτε το άνοιγμα και το κλείσιμο τελευταία, αλλά αντιμετωπίστε τα ως τα πιο σημαντικά μέρη. Το άνοιγμα πρέπει να τραβήξει την προσοχή στα πρώτα τριάντα δευτερόλεπτα. Το κλείσιμο πρέπει να αφήνει στο κοινό ένα σαφές πράγμα να κάνει. Και τα δύο πρέπει να είναι γραμμένα πλήρως και όχι σκιαγραφημένα ως προθέσεις.
Κάντε όλα αυτά πριν ανοίξετε μια τράπουλα διαφανειών. Το περίγραμμα δημιουργείται πιο γρήγορα και αλλάζει πιο εύκολα από τις διαφάνειες. Μόλις ολοκληρωθεί, οι διαφάνειες σχεδόν σχεδιάζονται μόνες τους.
Προσαρμογή σε διαφορετικούς τύπους παρουσίασης
Τα παραπάνω στοιχεία ισχύουν για κάθε παρουσίαση. Αυτό που αλλάζει μεταξύ των διαφορετικών τύπων είναι η έμφαση και η ακολουθία.
Μια γραμμική παρουσίαση, η οποία περιγράφει μια διαδικασία ή μια ακολουθία βήμα προς βήμα, ακολουθεί το περίγραμμα με τη σειρά που συμβαίνουν τα γεγονότα ή τα βήματα. Οι μεταβάσεις συνδέουν στάδια και όχι ορίσματα. Το συμπέρασμα δείχνει πού οδηγεί η ακολουθία.
Μια παρουσίαση που επικεντρώνεται στη λύση του προβλήματος παρουσιάζει το πρόβλημα εκ των προτέρων. Το εισαγωγικό και το πρώτο κύριο σημείο αναπτύσσουν το πρόβλημα πριν εμφανιστεί η λύση. Το κοινό πρέπει να νιώσει το βάρος του προβλήματος προτού είναι έτοιμο να ακούσει την απάντηση.
Μια αφηγηματική παρουσίαση δομεί το περίγραμμα γύρω από τη δομή της ιστορίας και όχι τη δομή των επιχειρημάτων. Τα κύρια σημεία ακολουθούν την ακολουθία: προετοιμασία, επιπλοκή, επίλυση. Το βασικό μήνυμα προκύπτει από την ιστορία αντί να διατυπώνεται στην αρχή.
Μια παρουσίαση δεδομένων απαντά σε μία ερώτηση. Το περίγραμμα ξεκινά με την ερώτηση, προχωρά μέσα από τα δεδομένα που την απαντούν και ολοκληρώνεται με το τι πρέπει να γίνει με την πληροφορία. Κάθε κύριο σημείο είτε προχωρά προς την απάντηση είτε εξηγεί τι σημαίνει.
Σε κάθε περίπτωση, το περίγραμμα κάνει την ίδια δουλειά: λαμβάνει τις δομικές αποφάσεις πριν από την παράδοσή του, ώστε να μην τις λαμβάνετε υπό πίεση μπροστά σε κοινό.
Πηγαίνοντας ένα βήμα παραπέρα με την AhaSlides
Ένα περίγραμμα σάς λέει πού ανήκουν οι στιγμές αλληλεπίδρασης με το κοινό σας. Το τι θα συμπεριλάβετε σε αυτές τις στιγμές είναι ξεχωριστή απόφαση.
Τα διαδραστικά στοιχεία λειτουργούν καλύτερα όταν ενσωματώνονται στη δομή από την αρχή αντί να προστίθενται ως δευτερεύουσες σκέψεις μετά την ολοκλήρωση των διαφανειών. Μια δημοσκόπηση που τοποθετείται τη στιγμή που το κοινό σας χρειάζεται να συνδέσει το πρόβλημα με τη δική του εμπειρία, έχει διαφορετική κατάληξη από την ίδια δημοσκόπηση, επειδή η ενέργεια έπεφτε. Ένα σύννεφο λέξεων που αναδεικνύει τι σκέφτεται ήδη το κοινό σας για ένα θέμα πριν παρουσιάσετε την οπτική σας, σας δίνει πραγματικές πληροφορίες για να εργαστείτε. Μια ανώνυμη ερώτηση και απάντηση που ενσωματώνεται σε ένα φυσικό σημείο μετάβασης εντοπίζει τη σύγχυση πριν αυτή επιδεινωθεί αντί να τη συλλέγει στο τέλος, όταν δεν υπάρχει χρόνος για να την αντιμετωπίσετε.
Το AhaSlides κάνει την τοποθέτηση αυτών των στιγμών απλή. Οι δημοσκοπήσεις, τα κουίζ, τα σύννεφα λέξεων και οι συνεδρίες ερωτήσεων και απαντήσεων βρίσκονται μέσα στη ροή της παρουσίασής σας και όχι δίπλα σε αυτήν, επομένως όταν επισημαίνετε μια στιγμή αλληλεπίδρασης στο περίγραμμά σας, επισημαίνετε κάτι που μπορείτε πραγματικά να δημιουργήσετε και όχι κάτι που θα αυτοσχεδιάσετε. Το περίγραμμα είναι το σημείο όπου αποφασίζετε ότι ανήκει η αλληλεπίδραση. Το AhaSlides είναι ο τρόπος με τον οποίο την κάνετε να λειτουργεί.
Ολοκληρώνοντας
Το περίγραμμα είναι το λιγότερο ορατό μέρος μιας παρουσίασης και ένα από τα πιο σημαντικά. Το κοινό σας δεν το βλέπει ποτέ. Βιώνει τα αποτελέσματά της: μια παρουσίαση που διατηρεί την ενότητα, μεταβάσεις που συνδέουν, ένα συμπέρασμα που καταλήγει αντί να σβήνει.
Οι περισσότεροι παρουσιαστές το παραλείπουν ή το αντιμετωπίζουν ως τυπικότητα. Αυτοί που το παίρνουν στα σοβαρά τείνουν να παρουσιάζουν με αυτοπεποίθηση που μοιάζει με φυσική ικανότητα, αλλά στην πραγματικότητα είναι προετοιμασία.
Αφιερώστε χρόνο στο περίγραμμά σας προτού αφιερώσετε χρόνο στις διαφάνειές σας. Η επένδυση είναι μικρότερη και η απόδοση είναι υψηλότερη από σχεδόν οτιδήποτε άλλο μπορείτε να κάνετε στη φάση της προετοιμασίας.
