Eĉ la plej disciplinitaj kompanioj tie foje povas senti siajn projektojn eraraj. Plej ofte la problemo estas unu preparado. La solvo? Bone strukturita kaj tute interaga projekta komenca kunveno!
Pli ol nura pompo kaj ceremonio, bone efektivigita ekfunkciiga renkontiĝo povas vere fari ion belan per dekstra piedo. Jen 8 paŝoj por okazigi projektan komencan kunvenon, kiu entuziasmigas kaj ricevas ĉiuj sur la sama paĝo.
Ekfunkcia Tempo!
Renkontiĝaj Konsiloj por Memori
Vi devas havi tagordon de komenca kunveno antaŭe. Sendi fruan projektan retpoŝton estas tre grava! Do, ni rigardu la kelkajn specimenojn de tagordo de komencaj kunvenoj!
La ekfunkcia sesio devus esti mallonga kaj konciza, kun multaj ludoj kaj agadoj, ĉar ĉi tio estas kiam AhaSlides tre utilas! Rigardu pli da konsiletoj kun ni kiel sube:
Komencu la Konversacion.
Akiru valorajn kontribuojn de via teamo kaj klientoj dum la renkontiĝo de la projekto. Uzu vivan balotadon, Demandojn kaj ilojn por interŝanĝi ideojn kun ĉi tiu senpaga ŝablono!
🚀 Vidu la ŝablonon
Kio estas Projekta Renkontiĝo?
Kiel ĝi diras sur la stano, projekta komenca renkontiĝo estas renkontiĝo kie vi ekfunkciigas vian projekton.
Kutime, projekt-komenca renkontiĝo estas la unua renkontiĝo inter la kliento, kiu mendis projekton kaj la firmao, kiu vivigos ĝin. Ambaŭ flankoj sidiĝos kune kaj diskutos pri la fundamentoj de la projekto, ĝia celo, ĝiaj celoj kaj kiel ĝi atingos de ideo ĝis efektiviĝo.
Ĝenerale, ekzistas 2-tipoj de ekkunvenoj por esti konscia pri:
- Ekstera Projekta Eksplodo - Evolua teamo sidiĝas kun iu el ekster la kompanio, kiel kliento aŭ koncernato, kaj diskutas la planon por kunlabora projekto.
- Interna PKM - Teamo el ene la kompanio sidiĝas kune kaj diskutas la planon por nova interna projekto.
Kvankam ambaŭ ĉi tiuj tipoj povas havi malsamajn rezultojn, la procedo estas preskaŭ la sama. Estas esence neniu parto de ekstera projekta ekkuro, kiu ne estas parto de interna projekta ekkuro - la sola diferenco estos por kiu vi tenas ĝin.
Pli da Engaĝiĝo kun viaj renkontiĝoj
Kial Projektaj Komencaj Kunvenoj estas tiel Gravaj?
La celo de Kickoff Meetings devus esti laŭta kaj klara! Povas ŝajni sufiĉe simpla komenci projekton nur asignante amason da taskoj al la ĝustaj homoj, precipe en la hodiaŭa laborejo de Kanban obsedita de la estraro. Tamen, ĉi tio povas konduki al teamoj senĉese perdi sian vojon.
Memoru, nur ĉar vi estas ĉe la sama estraro ne signifas, ke vi estas ĉe la sama paĝo.
En la kerno de ĝi, projekta komenca kunveno estas honesta kaj malferma dialogo inter kliento kaj teamo. Ĝi estas ne serio da anoncoj pri kiel la projekto funkcios, sed a konversacio pri planoj, atendoj kaj celoj alvenitaj de senbrida debato.
Jen kelkaj el la avantaĝoj de okazigo de projekta kunveno:
- Ĝi ricevas ĉiujn preta - "Donu al mi ses horojn por haki arbon kaj mi foruzos la unuajn kvar akrigantajn la hakilon". Se Abraham Lincoln vivus hodiaŭ, vi povas esti certa, ke li pasigus la unuajn 4 el 6 projektaj horoj en projekta kunveno. Tio estas ĉar ĉi tiuj kunvenoj enhavas ĉiuj la necesaj paŝoj por fari ajnan projekton per la dekstra piedo.
- Ĝi implikas ĉiuj ĉefaj ludantoj - Komencaj kunvenoj ne povas komenciĝi krom se ĉiuj estas tie: administrantoj, teamestroj, klientoj kaj iu ajn alia kun partopreno en la projekto. Estas tiel facile perdi spuron pri kiu respondecas pri tio, sen la klareco de komenca kunveno por eltrovi ĉion.
- ĝi estas malferma kaj kunlabora – Kiel ni diris, la renkontiĝoj de lanĉado de projektoj estas debatoj. La plej bonaj okupiĝas ĉiuj ĉeestantoj kaj alportu la plej bonajn ideojn el ĉiuj.
Pli da Engaĝiĝo kun viaj renkontiĝoj
8 Paŝoj al Ekfunkcia Kunveno de Kickass Project
Do, kio ĝuste estas inkluzivita en la tagordo de komenca projekta kunveno? Ni malvastigis ĝin al la 8 subaj paŝoj, sed vi ĉiam devas memori, ke ekzistas neniu fiksita menuo por ĉi tiu tipo de kunveno.
Uzu ĉi tiujn 8 paŝojn kiel gvidilon, sed neniam forgesu, ke la fina tagordo kuŝas vi!
Paŝo # 1 - Enkondukoj kaj Glaciaj Rompiloj
Kompreneble, la sola maniero komenci ajnan ekkunvenon estas familiarigi la partoprenantojn unu kun la alia. Ne gravas la longeco aŭ grandeco de via projekto, klientoj kaj teamanoj devas esti je antaŭnomaj kondiĉoj unu kun la alia antaŭ ol ili povas labori efike kune.
Dum simpla "ĉirkaŭ-tabla" enkonduko estas sufiĉa por familiarigi homojn kun nomoj, glacirompilo povas aldoni alian tavolon de personeco kaj senpezigi la humoron antaŭ la komenca projekto.
Provu ĉi tiun: Turnu la Radon 🎡
Enmetu iujn simplajn enkondukajn temojn sur a ŝpinilo, tiam igu ĉiun teamanon ŝpini ĝin kaj respondi kian ajn temon la rado alteriĝas. Amuzaj demandoj estas kuraĝigitaj, sed nepre tenu ĝin pli-malpli profesia!
Ĉu vi volas pli kiel ĉi tio? 💡 Ni havas 10 glacirompiloj por iu ajn renkontiĝo ĝuste ĉi tie.
Paŝo 2 - Projekta Fono
Kun la formalaĵoj kaj festoj for de la vojo, estas tempo piedbati per piedbatado de la ŝtonmalvarma komerco. Por lanĉi la kunvenon sukcese, vi devus havi klaran tagordon por la ekkunveno!
Kiel ĉiuj bonegaj rakontoj faras, estas plej bone komenci komence. Skizu ĉian korespondadon inter vi kaj viaj klientoj por ke ĉiuj partoprenu la projekton tute ĝis nun, kio okazis ĝis nun.
Ĉi tio povus esti ekrankopioj de retpoŝtoj, tekstoj, minutoj de antaŭaj kunvenoj aŭ iuj rimedoj, kiuj aldonas ian kuntekston por via kompanio kaj via kliento. Faciligu al ĉiuj videbligi per templinio.
Paŝo 3 - Projekta Postulo
Krom la koresponda fono, vi volos plonĝi profunde en la detalojn de kial ĉi tiu projekto komenciĝas unue.
Ĉi tio estas kerna paŝo, ĉar ĝi donas klaran superrigardon pri la doloraj punktoj, kiujn la projekto celas solvi, kio estas tiel, ke ambaŭ teamoj kaj klientoj devas teni sin ĉiam ĉe la fronto de siaj mensoj.
Protip 👊
Tiaj etapoj estas maturaj por diskuto. Demandu viajn klientojn kaj via teamo prezentos siajn ideojn, kial ili pensas, ke ĉi tiu projekto estis revita.
Se eble, vi ĉiam provu enkanaligi la voĉo de la kliento en ĉi tiu sekcio. Kunlaboru kun la kliento por akiri realajn ekzemplojn de konsumantoj menciantaj dolorpunktojn, kiujn via projekto provas ripari. Iliaj opinioj devus formi kiel via teamo aliras la projekton.
Paŝo # 4 - Projektaj Celoj
Do vi enrigardis la preter de la projekto, nun estas tempo por rigardi la estonteco.
Havi rektajn celojn kaj klaran difinon de sukceso por via projekto vere helpos vian teamon labori por ĝi. Ne nur tio, ĝi montros al via kliento, ke vi serioze prilaboras la laboron kaj havas simile altan intereson pri tio, kiel ĝi funkcias.
Demandu al viaj komencaj kunvenantoj 'kiel aspektos sukceso?' Ĉu pli da klientoj? Pliaj recenzoj? Ĉu pli bona klienta kontenta indico?
Ne gravas la celo, ĝi devas ĉiam esti ...
- Atingebla - Ne tro streĉu vin. Sciu viajn limojn kaj elpensu celon al vi fakte havas ŝancon atingi.
- Mezurebla - Proponu vian celon per datumoj. Celu specifan nombron kaj spuru vian progreson al ĝi.
- Tempigita - Donu al vi finan daton. Faru ĉion eblan por atingi viajn celojn antaŭ tiu limdato.
Paŝo # 5 - La Deklaro pri Laboro
Enmeti la "viandon" en "komencan kunvenon", Deklaro pri Laboro (SoW) estas tre plonĝa en la specifaĵojn de la projekto kaj kiel ĝi realiĝos. Ĝi estas la ĉefa fakturado en la komenca kunveno-tagordo kaj devas ricevi plej multan atenton.
Rigardu ĉi tiun infografion pri tio, kion enmeti en vian laboran deklaron:
Memoru, ke la deklaro pri laboro ne tiom temas pri diskuto, kiom la resto de la komenca kunveno de la projekto. Jen vere la tempo por projekto kondukita al simple elmetu la agadplanon por la venonta projekto, tiam konservu la diskuton por la sekva punkto de la kunveno.
Samkiel la resto de via komenca renkontiĝo, via labordeklaro estas super varia. La specifaĵoj de via deklaro de laboro ĉiam dependos de la komplekseco de la projekto, la grandeco de la teamo, la koncernaj partoj, ktp.
Ĉu vi volas scii pli? 💡 Rigardu ĉi tion ampleksa artikolo pri ellaborado de deklaro de laboro.
Paŝo # 6 - Sekcio de Demandoj kaj Respondoj
Kvankam vi eble sentos vin devigita forlasi vian sekcion de Demandoj kaj Respondoj ĝis la fino, ni efektive rekomendas teni ĝin rekte post via labordeklaro.
Tia fortika segmento certe estigos demandojn de kaj via kliento kaj via teamo. Kun la plejparto de la kunveno tiel freŝa en ĉiuj mensoj, plej bone estas bati dum la fero estas varma.
Uzi interagan prezentan programon por gastigi viajn demandojn kaj respondojn povas helpi ĉion funkcii glate, precipe se via projekta komenca kunveno havas altan ĉeeston ....
- ĝi estas organizita - Demandoj estas aranĝitaj laŭ populareco (per supraj voĉdonoj) aŭ laŭ tempo kaj povas esti markitaj kiel "responditaj" aŭ alpinglitaj al la supro.
- ĝi estas moderigita - Demandoj povas esti aprobitaj kaj eksigitaj antaŭ ol montriĝi sur ekrano.
- ĝi estas anonima - Demandoj povas esti senditaj anonime, kio signifas, ke ĉiuj havas voĉon.
Paŝo # 7 - Eblaj Problemoj
Kiel ni diris antaŭe, projekta komenca kunveno temas pri kiel eble plej sincera kaj honesta. Tio kiel vi konstruas sento de fido kun via kliento de la komenco.
Tiucele estas plej bone diskuti pri la eblaj problemoj, kiujn la projekto povus alfronti survoje. Neniu petas vin antaŭdiri la estontecon ĉi tie, nur elpensi provan liston de baroj, kiujn vi eble renkontos.
Dum vi, via teamo kaj via kliento alproksimiĝos al ĉi tiu projekto kun diversaj interesoj, estas ideale akiri ĉiuj implikita en la ebla problemdiskuto.
Paŝo # 8 - Enregistriĝo
Kontroli kun via kliento regule estas alia maniero solidigi fidon inter ambaŭ partioj. Ĉe via komenca projekta kunveno, vi havas kelkajn pritraktajn demandojn kio, kiam, kiu kaj kiom ĉi tiuj enskriboj okazos.
Enregistriĝo estas sufiĉe bona ekvilibra ago inter travidebleco kaj penado. Kvankam plaĉas esti kiel eble plej malferma kaj travidebla, vi devas administri ĉi tion en la amplekso de kiom disponebla vi efektive estos be malferma kaj travidebla.
Certigu, ke vi respondas ĉi tiujn demandojn antaŭ la fino de la kunveno:
- Kio? - Ĝuste en kia detalo la kliento bezonas ĝisdatigon? Ĉu ili bezonas scii pri ĉiu eta detalo de progreso, aŭ ĉu gravas nur la grandaj signoj?
- Kiam? - Kiom ofte via teamo devas ĝisdatigi vian klienton? Ĉu ili elsendu tion, kion ili faris ĉiutage, aŭ simple resumi tion, kion ili administris fine de la semajno?
- Kiu? - Kiu teamano estos tiu, kiu ligas kun la kliento? Ĉu estos membro de ĉiu teamo, en ĉiu stadio, aŭ nur unu eksterordinara korespondanto dum la tuta projekto?
- Kiom? - Per kia metodo la kliento kaj la korespondanto restos en kontakto? Regula videovoko, retpoŝto aŭ senĉese ĝisdatigita viva dokumento?
Kiel okazas kun plej multaj eroj en la tagordo de projekta kunveno, plej bone estas diskuti senkaŝe. Por granda teamo kaj granda grupo de klientoj, vi eble pli facilos fari viva balotado por malpligrandigi la eblojn establi la plej bonan eblan enregistriĝon.
Ĉu vi volas scii pli? 💡 Rigardu iujn plej bonaj praktikoj por registriĝi kun viaj klientoj.
Enketu Efike kun AhaSlides
Projekto Kickoff Renkontiĝo Tagordo Ŝablono
Kun via spertece planita startkunveno nur atendanta krevigi iujn pensojn en la estrarejo, la lasta tuŝo eble estos iomete interago kunigi ĉion.
Ĉu vi sciis tion nur ĈION% de entreprenoj sentu vin ligita kun iliaj klientoj (Gallup)? Malengaĝiĝo estas epidemio ĉe B2B-nivelo, kaj ĝi povas lasi komencajn kunvenojn sentantajn kiel plata, neinspira procezo tra la formalaĵoj.
Vere partopreni viajn klientojn kaj teamojn per interagaj lumbildoj akcelu partoprenon kaj pliigu atenton.
AhaSlides havas arsenalo de iloj inkluzive de vivaj balotenketoj, Q&A kaj cerbumaj diapozitivoj, kaj eĉ vivaj kvizoj kaj ludoj por ekbruligi vian projekton en la ĝusta maniero.
Alklaku sube por ekpreni senpagan senelŝutan ŝablonon por via komenca renkontiĝo. Ŝanĝu ĉion, kion vi volas, kaj prezentu ĝin senpage!
Alklaku sube por krei senpagan AhaSlides-konton kaj komenci krei viajn proprajn allogajn kunvenojn per interagado!
