Kio estas la procezo de projektplanadoen projekt-administrado?

Bona projekt-administrado inkluzivas kvin fundamentajn paŝojn: Komenco, Planado, Ekzekuto, Monitorado kaj Kontrolo, kaj fini kun Fermo. Gravas noti, ke neniu el la sukcesaj projektoj povas ignori iun ajn el ĉi tiuj etapoj, precipe projektplanadprocezon, kiu konservas ĉion por sekvi trakon, kiel esti liverita ĝustatempe kaj ene de buĝeto.

Projektplanado estas ĉe la koro de la projekta vivociklo, kio ankaŭ signifas, ke ĝi estas la plej malfacila fazo. Tamen, ĉiam estas maniero atingi tien.

En ĉi tiu artikolo, ni lernas pli pri projektplanado, difino, ekzemploj, procezo kaj iuj planaj iloj por helpi vin pli bone kompreni la projektan planadon kaj lerni kiel trakti ĝiajn malfacilaĵojn. 

Konsiloj por Pli bona Engaĝiĝo

• projekto Management
• Projekta Horaro Ekzemplo
• Akvofala Metodologio

Kio estas la Difino de Projekta Planado?

Projektplanado povas esti difinita kiel la sistema procezo de skizado, organizado kaj strategio de la necesaj paŝoj kaj resursoj necesaj por atingi specifan celon ene de difinita tempokadro. Ĝi estas iniciatema aliro, kiu implikas identigi celojn, establi vojmapon kaj asigni rimedojn por optimumigi produktivecon kaj mildigi riskojn.

Related: Procezo de Strategia Administrado | La Finfina Gvidilo kun 7 plej bonaj konsiletoj

7 Etapoj de la Projekta Planado

En ĉi tiu parto, ni enprofundiĝas en la 7 paŝojn implikitajn en projektplanado jene:

Etapo 1: Difinante Projektajn Celojn kaj Ampleksojn

La komenca etapo de la projektplanadprocezo rondiras ĉirkaŭ klare difinado de projektceloj kaj amplekso. Ĉi tio implicas kompreni la deziratajn rezultojn, identigi koncernatojn kaj starigi mezureblajn celojn. Difini projektlimojn, liverojn kaj limojn metas la fundamenton por postaj planaj agadoj.

Ekzemple, Nike fiksas la vendon celon vendi 3,00,000 ekzemplerojn venontjare, kiu altiĝas je 30% kompare kun la nunaj vendoj.

Etapo 2: Farante Ampleksan Projektan Taksadon

Detala projekttakso estas decida por informita decidofarado kaj risko-mildigo. Ĉi tiu etapo implikas fari detalan analizon de projektpostuloj, rimedoj, eblaj riskoj kaj dependecoj. Taksante la fareblecon, daŭrigeblecon kaj eblajn defiojn de la projekto, planistoj povas identigi kritikajn sukcesfaktorojn kaj evoluigi strategiojn por trakti eblajn vojbarojn.

Ŝtupo 3: Disvolvado de Labora Malrompa Strukturo (WBS)

En ĉi tiu projektplanadpaŝo, la tuta projekto estas dividita en pli malgrandajn, regeblajn komponentojn. Tiu aliro estas nomita la laborrompostrukturo (WBS) kiu disponigas hierarkian reprezentadon de taskoj, sub-taskoj, kaj liveraĵoj, certigante klarecon kaj organizon. Ĝi faciligas resursasignon, kaj tasksekvencon, kaj establas logikan kadron por projektekzekuto.

Etapo 4: Taksante Rimedojn kaj Establi Templiniojn

Rimeda taksado kaj templinio ankaŭ estas pivotaj por projektplanadsukceso. Ĉi tiu etapo celas determini la necesan personaron, buĝetajn asignojn kaj materialojn necesajn por ĉiu tasko. Konsiderante taskodependecojn, prioritatojn kaj disponeblajn rimedojn, planistoj aŭ administrantoj povas evoluigi realismajn templiniojn, identigante ŝlosilajn mejloŝtonojn laŭ la vojo.

Ŝtupo 5: Risko-Identigo kaj Mildigaj Strategioj

Neniu projekto estas imuna kontraŭ riskoj, kaj trakti ilin frue estas esenca por prilabori plano. Dum ĉi tiu etapo, eblaj riskoj kaj necertecoj estas identigitaj, analizitaj kaj prioritatitaj. Proaktivaj strategioj estas evoluigitaj por mildigi riskojn, ampleksante eventualajn planojn, riskajn transigajn mekanismojn kaj alternativajn agadmanieroj. Regula riskomonitorado kaj taksado certigas adapteblecon dum la vivociklo de la projekto.

Etapo 6: Komunikado kaj Stakeholder Engagement

Kiel gluo, efika komunikado povas kunteni projekton. Establi komunikadplanon kiu skizas kanalojn, frekvencon kaj partoprenon de koncernatoj estas nepra. Regulaj statusaj ĝisdatigoj, progresaj raportoj kaj kunlaboraj diskutoj nutras travideblecon, plibonigas kunordigon kaj administras la atendojn de koncernatoj.

Etapo 7: Monitorado, Kontrolado kaj Taksado

Veni al la finalo de efika projektplanadkadro estas la kontinua monitorado kaj taksada stadio. Ĉi tiu etapo temigas spuri progreson, komparante ĝin kontraŭ establitaj mejloŝtonoj, kaj identigante deviojn. Se necese, alĝustigoj estas faritaj por harmoniigi la projekton kun ĝiaj celoj. Lecionoj lernitaj estas dokumentitaj, ebligante scion translokigon kaj estontan plibonigon.

Kio estas la Komponentoj de Projekta Planado?

Jen 7 ŝlosilaj komponantoj de la projektplanadprocezo:

• Amplekso de planado en administrado: Klare difini la limojn kaj celojn de la projekto.
• Strukturo de Laborrompo (WBS): Rompi la projekton en pli malgrandajn, regeblajn taskojn.
• Templinio kaj Mejloŝtonoj: Establi realisman templinion kaj fiksi mejloŝtonojn por spuri progreson.
• Atribuo de Rimedoj:Identigi kaj asigni la necesajn rimedojn, inkluzive de dungitaro, buĝeto kaj materialoj.
• Analizo kaj Mildigo de Risko: Identigante eblajn riskojn kaj evoluigante strategiojn por mildigi ilin.
• Komunika Plano: Establi efikajn komunikajn kanalojn por faciligi kunordigon kaj kunlaboron inter projektaj koncernatoj.
• Monitorado kaj Taksado: Efektivigo de mekanismoj por monitori projektoprogreson kaj taksi efikecon kontraŭ antaŭdifinitaj KPIoj.

Kial la Projekta Planado estas Necesa?

Ĝi pliigas la agadon de la projekto kaj la eblecon de sukceso

Estas kelkaj kialoj kial projektoj malsukcesas kaj unu el ili estas la malsukceso difini celojn, celojn kaj respondecojn inter teamanoj (proksimume al 39% taksita). La projekto ne funkcios glate se teamanoj estas konfuzitaj pri siaj individuaj roloj kaj respondecoj. Krome, la manko de klaraj celoj kaj celoj aŭ miskompreno de la direkto kaj celo de la projekto povas konduki al misagordado kaj manko de fokuso, rezultigante neatenditajn problemojn kaj ampleksplodon.

Ĝi plibonigas teaman kunlaboron kaj komunikadon 

Bone organizita plano kreas ŝancon por teamanoj efike komuniki kaj kunlabori. Precipe se temas pri transdepartamentaj aŭ transfirmaaj projektoj, kun la implikiĝo de multaj dungitoj kaj fakuloj el diversaj fonoj kunlaborantaj, la rolo de planado estas eĉ pli evidenta. Kiel rezulto, klara komunikado kaj kunlaboro plibonigas teamlaboron, antaŭenigas komunan vizion, malpli da dungitaj konfliktoj kaj kreskigas pozitivan projektan medion.

Ĝi certigas la optimumigo de rimedoj

Planado estas la plej bona praktiko por la plej bona uzo de rimedoj inkluzive de tempo, homaj rimedoj, buĝeto, ekipaĵo kaj materialoj. Antaŭidentigante la postulatajn rimedojn, la projektteamo povas certigi, ke la ĝustaj rimedoj estas disponeblaj en la ĝusta tempo, minimumigante prokrastojn kaj duobligon, kaj optimumigante efikecon.

Ĝi reduktas riskojn kaj neatenditajn problemojn

Identigante riskojn frue, la projektteamo povas evoluigi riskajn respondajn planadstrategiojn kaj eventualajn planojn por trakti ilin. Ĉi tiu iniciatema aliro helpas redukti la verŝajnecon kaj efikon de riskoj, plibonigante la agadon de la projekto kaj reduktante la eblecojn de fiasko.

Kio estas la Plej Bona Projekta Planado?

Por pli bona projektplanado same kiel venki defiojn kiuj povus esti renkontitaj dum la planado, indas konsideri kelkajn projektplanadmetodarojn. Ili rilatas al strukturitaj aliroj kaj kadroj uzataj por efike plani kaj administri projektojn.

Akvofala Planado

La Akvofalo-metodaro estas sinsekva aliro kiu dividas la projekton en apartajn fazojn, kie ĉiu fazo konstruas sur la antaŭa. Ĝi sekvas linearan progresadon, kie ĉiu fazo devas esti kompletigita antaŭ moviĝado al la sekva. La ŝlosilaj stadioj kutime inkluzivas postulojn kolektadon, dezajnon, evoluon, testadon, deplojon kaj prizorgadon. La akvofalo plej taŭgas por projektoj kun bone difinitaj kaj stabilaj postuloj.

PRINCE2 (Projektoj en Kontrolitaj Medioj)

PRINCE2 estas procez-bazita projektadministradmetodaro vaste uzita en Britio kaj tutmonde. Ĝi disponigas strukturitan kadron por projektplanado, monitorado kaj kontrolo. PRINCE2 dividas projektojn en regeblajn stadiojn kaj emfazas efikan administradon, riskan administradon kaj engaĝiĝon de koncernatoj. Ĝi estas vaste rekonita pro sia fokuso pri komerca pravigo kaj ampleksa dokumentado.

PRISM (Integriĝo de Projektoj, Amplekso, Tempo, kaj Administrado de Rimedoj)

PRISM estas projektadministradmetodaro evoluigita fare de la Project Management Institute (PMI). Ĝi provizas ampleksan kadron, kiu ampleksas integriĝon, amplekson, tempon kaj administradon de rimedoj. PRISM emfazas strukturitan aliron al projektplanado, asimilante procezojn kiel ekzemple difinado de projektceloj, kreado de laborrompostrukturoj, planado de agadoj, kaj asignado de resursoj.

Related: Plej bonaj Ŝablonoj pri Strategia Planado en 2024 | Elŝutu Senpage

Kio estas Iuj Projektaj Planaj Iloj kaj Programaro?

Projektaj planadiloj kaj programaro fariĝis nemalhaveblaj por efika projekt-administrado en la hodiaŭa rapida kaj dinamika komerca pejzaĝo. Kiel projektestro, vi eble volas rigardi ĉi tiujn ĉefajn sugestojn:

Microsoft Projektoestas ampleksa projektplanadprogramaro vaste uzata de profesiuloj tra diversaj industrioj. Ĝi ofertas gamon da fortikaj funkcioj por administri taskojn, rimedojn, templiniojn kaj buĝetojn.

Asanaestas multflanka projekt-plana ilo konata pro siaj fortikaj trajtoj kaj fleksebleco. Ĝi ofertas centralizitan platformon por teamoj por plani, organizi kaj spuri projektojn efike.

Trelloestas populara programaro pri taskoplanado konata pro sia simpleco kaj vida allogo. Ĝia uzant-amika interfaco konsistas el tabuloj, listoj kaj kartoj, permesante al teamoj organizi kaj prioritatigi taskojn senpene.

Related: 10 Konsiletoj por Uzi Asana Projektan Administradon Efike En 2024

Kio estas la 10 Paŝoj de Projekta Planado?

La projektplanadprocezo varias de organizo al organizo, depende de la amplekso kaj skalo de la projektoj. Iuj administrantoj povus preferi la 10 projektajn planajn paŝojn jene:

1. Difinu projektajn celojn kaj celojn.
2. Identigu projektajn koncernatojn.
3. Faru profundan analizon de la amplekso de la projekto.
4. Disvolvu detalan laborrompan strukturon (WBS).
5. Determini projektajn dependecojn kaj sinsekvon de taskoj.
6. Taksi rimedpostulojn kaj kreu rimedplanon.
7. Disvolvu realisman projektan horaron.
8. Identigu kaj taksu projektajn riskojn.
9. Kreu komunikadan planon.
10. Akiru projektajn aprobojn kaj fini la projektan planon.

Oftaj Demandoj

Fino Pensoj

Gravas noti, ke projektplanado estas la plej bona procezo por konservi ĉion en pozitiva progreso. Dum projektplanadprogramaro povas helpi plibonigi la produktivecon de la projektplanadprocezo, bonvolu ne preni ĝin por koncedita, la rolo de projektestro kaj teamkunordigo estas multe pli kritika.

Do, ne forgesu havi enkonduka kunvenoligi ĉiujn teamojn komence de la projekto kaj trejnadon de kapabloj por certigi, ke viaj teamoj alte agas kaj estas motivitaj dum la tuta projekto. Se vi bezonas pli allogajn kaj ekscitajn kunvenajn prezentojn aŭ trejnadon, AhaSlidespovas esti via plej bona partnero kun multaj senpagaj altnivelaj funkcioj kaj ŝablonoj kaj konkurenciva preza plano por ĉiuj kompanioj.

Referenco: BIJU'S | Semajnplano | Teachcelo