Ultimate Event Risk Management Checklist | 15 kohustuslikku asja ürituse õnnestumiseks

Su süda lööb kokku, kui kujutad ette halvimaid stsenaariume:

❗️ Kõlar haigestub mõni minut enne lavale astumist.

❗️ Teie toimumiskohal kaob ürituse päeval ootamatult vool.

❗️ Või mis kõige hullem – keegi saab sinu üritusel viga.

Kõhus keerlevad mõtted hoiavad sind öösiti üleval.

Kuid ka kõige kaootilisemate sündmustega saab hakkama – kui ette hoolikalt ja süstemaatiliselt planeerida.

Lihtne sündmuste riskijuhtimise kontrollnimekiriaitab teil võimalikke probleeme tuvastada, nendeks ette valmistada ja neid leevendada enne, kui need teie sündmuse rööpast välja viivad. Mõelgem välja 10 kohustuslikku kontrollnimekirja, et muuta mure hästi koostatud tegevusplaaniks.

SISUKORD

• Ülevaade
• Mis on sündmuse riskijuhtimine?
• Viis sammu riskijuhtimiseks sündmuste planeerijana
• Sündmuste riskijuhtimise kontrollnimekiri
• Viis riskijuhtimise elementi
• Sündmuste haldamise kontrollnimekiri
• Takeaways
• Korduma kippuvad küsimused

Ülevaade

Mis on sündmuse risk?	Ootamatud ja ettenägematud probleemid, mis mõjutavad negatiivselt korraldajaid ja ettevõtte brändingut.
Näited sündmuste riskist?	Ekstreemsed ilmastikuolud, toiduohutus, tulekahjud, häired, julgeolekuohud, finantsrisk,…

Mis on sündmuse riskijuhtimine?

Sündmuste riskijuhtimine hõlmab potentsiaalsete riskide või probleemide tuvastamist, mis võivad sündmust ohustada, ning seejärel protsesside ja ettevaatusabinõude kehtestamist nende riskide maandamiseks. See aitab ürituste korraldajatel koostada situatsiooniplaanid, et häireid minimeerida ja probleemide ilmnemisel kiiresti taastuda. Iga võimaliku ohu ületamise tagamiseks kasutatakse ka sündmuste riskijuhtimise kontrollnimekirja.

Viis sammu riskijuhtimiseks sündmuste planeerijana

Teame, et ürituste planeerijana on see stressirohke kõigi võimalike võimalustega. Ülemõtlemisest säästmiseks järgige meie 5 lihtsat sammu, et koostada sündmuste jaoks täiuslik riskijuhtimisplaan:

• Tehke kindlaks riskid- Mõelge välja kõik võimalikud asjad, mis teie üritusel valesti võivad minna. Mõelge sellistele teguritele nagu esinemiskoha probleemid, halb ilm, tehnoloogia tõrked, esinejate tühistamised, toiduprobleemid, vigastused, väike osavõtt jne. Mõelge laiemalt ja pange see paika ajurünnaku tööriistet ideed säiliksid.

Kas vajate uusi viise ajurünnakuks?

Kasutage AhaSlides'i ajurünnaku tööriista, et tööl ja ürituse korraldamisel rohkem ideid genereerida!

🚀 Registreeruge tasuta☁️

• Hinnake tõenäosust ja mõju - Hinnake iga tuvastatud sündmuse riski puhul selle esinemise tõenäosust ja potentsiaalset mõju teie sündmusele. See aitab kindlaks teha, millised riskid nõuavad kõige põhjalikumaid maandusplaane.

•Töötage välja situatsiooniplaanid - Kõrgema prioriteediga riskide korral looge konkreetsed varuplaanid, lahendused ja ettenägematud juhtumid, et minimeerida häireid, kui need riskid realiseeruvad. See võib hõlmata alternatiivsete toimumiskohtade, tarnijate, ajakavade jms kinnitamist.

• Määrake kohustused- Pange üks inimene iga situatsiooniplaani täitmise eest vastutama ja edastage oma meeskonnale rollid selgelt. See tagab, et keegi võtab meetmeid, kui risk tegelikult ilmneb.

•Harjutage oma plaane - Läbige võimalikud stsenaariumid, et tuvastada lüngad oma sündmuste riskijuhtimisplaanides. Oma meeskonna koolitamine, kuidas erinevates olukordades reageerida, suurendab enesekindlust, et nad saaksid sündmuse päeval esile kerkinud probleeme edukalt lahendada.

Näpunäiteid paremaks kaasamiseks

• Ürituste korraldamine
• Ürituse kujundamine
• Ärivõrgustikud

Sündmuste riskijuhtimise kontrollnimekiri

Milliseid üldisi punkte peab sündmuste riskijuhtimise kontrollnimekiri hõlmama? Otsige inspiratsiooni meie sündmuste riskide kontrollnimekirja näidetest allpool.

#1 – Toimumiskoht
☐ Leping allkirjastatud
☐ Omandatud load ja litsentsid
☐ Korruse plaan ja paigalduskorraldus kinnitatud
☐ Määratud toitlustus ja tehnilised nõuded
☐ Varukoht on tuvastatud ja ooterežiimis

#2 – Ilm
☐ Raske ilma jälgimise ja teavitamise plaan
☐ Vajadusel saadaval telk või alternatiivne varjualune
☐ Korraldati ürituse kolimine vajadusel siseruumidesse

#3 – Tehnoloogia
☐ A/V ja muud tehnilised seadmed on testitud
☐ IT-toe kontaktandmed saadi
☐ Varukoopiana saadaval materjalide pabertrükid
☐ Situatsiooniplaan interneti- või elektrikatkestuse korral

#4 – Meditsiin/ohutus
☐ Saadaval esmaabikomplektid ja AED
☐ Avariiväljapääsud on selgelt märgistatud
☐ Hädaolukorras tegutsemiseks koolitatud personal
☐ Turvalisuse/politsei kontaktteave käepärast

#5 – Kõlarid
☐ Bios ja fotod on vastu võetud
☐ Varundamiseks on valitud alternatiivsed kõlarid
☐ Esineja situatsiooniplaan edastatud

#6 – kohalolek
☐ Minimaalne osavõtulävi on kinnitatud
☐ Tühistamisreeglid on edastatud
☐ Ürituse tühistamise korral kehtib tagasimakseplaan

#7 – kindlustus
☐ Kehtib üldine vastutuskindlustuspoliis
☐ Kindlustustunnistus omandatud

#8 – Dokumentatsioon
☐ Lepingute, lubade ja litsentside koopiad
☐ Kõikide müüjate ja tarnijate kontaktandmed
☐ Sündmuse programm, päevakava ja/või teekond

#9 – personal/vabatahtlikud
☐ Töötajatele ja vabatahtlikele määratud rollid
☐ Mitteilmumise korral on saadaval varukoopiad
☐ Hädaabiprotseduuride ja situatsiooniplaanide koolitus läbitud

#10 – toit ja jook
☐ Hoidke kõigi kiiresti riknevate tarvikute jaoks varukoopiaid
☐ Alternatiivsed toiduvariandid hilinenud/vale tellimuse/allergiliste külaliste puhul
☐ Saadaval on ekstra pabertooted, nõud ja serveerimisnõud

#11 – Jäätmed ja ringlussevõtt
☐ Jagati prügikastid ja taaskasutuskonteinerid
☐ Rollid, mis on määratud prügi kogumiseks ürituse ajal ja pärast seda

#12 – Kaebuste käsitlemise kord
☐ Kohalolijate kaebusi käsitlema määratud töötaja
☐ Protokoll probleemide lahendamiseks ja vajadusel tagasimaksete/kompensatsiooni pakkumiseks

#13 – hädaolukorra evakueerimise plaan
☐ Evakuatsiooniteed ja kohtumispunktid on ette valmistatud
☐ Laske töötajatel paigutada väljapääsude lähedusse

#14 – kadunud inimese protokoll
☐ Kaotatud laste/eakate/puuetega inimeste eest vastutavad töötajad on määratud
☐ Alaealiste vanemate/eestkostjate kontaktandmed saadi

#15 – Juhtumitest teatamine
☐ Intsidentidest teatamise vorm on loodud töötajatele hädaolukordade dokumenteerimiseks

Riskijuhtimise viis elementi

Risk ei ole lihtsalt halb õnn – see on osa igast ettevõtmisest. Kuid õige sündmuste riskijuhtimisplaaniga saate taltsutada kaoseriski ja muuta ohud võimalusteks. Riskijuhtimise viis lähenemisviisi hõlmavad järgmist:

• Riski tuvastamine- Mõelge väikestele asjadele, näiteks tehnilistele tõrgetele... kuni täieliku katastroofini. Riskide loetlemine toob need peast välja ja paberile, kus saate nendega silmitsi seista.

• Riskianalüüs- Hinnake iga riski, et mõista, mis kujutab endast suurimat ohtu. Mõelge: kui tõenäoline on, et see juhtub? Millist kahju võib see põhjustada? Riskide tähtsuse järjekorda seadmine suunake oma jõupingutused probleemidele, mis on tõesti olulised.

• Riskide maandamine- Sul on plaan tagasi lüüa! Kaaluge viise, kuidas vähendada riski tõenäosust, vähendada mõju, kui see juhtub, või mõlemat. Mida rohkem saate riske eelnevalt vähendada, seda vähem need teid häirivad.

• Riskide jälgimine- Kui teie esialgsed plaanid on paigas, olge valvsad. Jälgige märke uute riskide ilmnemisel või vanade riskide muutumisel. Kohandage oma strateegiaid vastavalt vajadusele, et olla kursis areneva ohumaastikuga.

• Riskiaruandlus- Jagage oma meeskonnaga riske ja plaane. Teiste ahelasse toomine suurendab sisseostu, paljastab nõrgad kohad, millest võisite märkamata jääda, ja jagab vastutust riskide juhtimise eest.

Mis on sündmuste haldamise kontrollnimekiri?

Sündmuste haldamise kontrollnimekiri viitab üksuste või ülesannete loendile, mille ürituste korraldajad kontrollivad, et need on ette valmistatud, korraldatud või kavandatud enne sündmust.

Põhjalik riskijuhtimise kontroll-loend aitab tagada, et sündmuse edukaks läbiviimiseks vajalikke üksikasju korraldades ei jääks midagi olulist tähelepanuta.

Kontrollnimekirjad on sündmuste haldamisel kasulikud, kuna need:

• Pakkuge selgust ja struktuuri- Need on paigutatud järjekorras, milles on üksikasjalikult kirjeldatud kõike, mida tuleb teha, nii et miski ei kukuks läbi.

• Julgustage põhjalikku ettevalmistust- Asjade kontrollimine motiveerib korraldajaid tagama, et kõik korraldused ja ettevaatusabinõud on tegelikult paigas enne ürituse algust.

• Parandage suhtlemist- Meeskonnad saavad jagada ja määrata kontrollnimekirja üksusi, et kõik saaksid aru oma rollidest ja kohustustest.

• Toetage järjepidevust- Sama kontrollnimekirja kasutamine korduvate sündmuste jaoks aitab säilitada standardeid ja leida iga kord parandamist vajavaid valdkondi.

• Avastage lüngad või nõrkused- Märkimata üksused tõstavad esile unustatud asju või nõuavad rohkem planeerimist, võimaldades teil neid enne probleemide tekkimist lahendada.

• Hõlbustada üleandmist- Kontrollnimekirja andmine uutele korraldajatele aitab neil mõista kõike, mida tehti eelmiste edukate ürituste planeerimiseks.

Takeaways

Nende sündmuste riskijuhtimise kontrollnimekirja lisadega olete lahinguväljaks hästi ette valmistatud! Ettevalmistus muudab potentsiaalse kaose rahulikuks enesekindluseks. Nii et lisage iga üksus oma loendisse. Riputage need ükshaaval maha. Vaadake, kuidas kontrollnimekiri muudab mure võimuks. Sest mida rohkem te ette näete, seda paremad on riskid teie täpsele planeerimisele ja ettevalmistamisele.

Korduma kippuvad küsimused