کسب‌وکارها و استارت‌آپ‌ها باید به طور مرتب از یک استراتژی بهبود مستمر استفاده کنند برای اطمینان از کارآمد و مؤثر بودن عملیات خود. بنابراین، اگر شما یک رهبر یا یک اپراتور کسب و کار هستید و می‌خواهید بدانید که چگونه فرآیند بهبود مستمر می‌تواند به سازمان شما کمک کند، در این مقاله پاسخ‌ها را خواهید یافت.
بررسی اجمالی
| مفهوم نمونه‌های بهبود مستمر چه زمانی ابداع شد؟ | ماساکی ایمای |
| مفهوم مثال های بهبود مستمر چه زمانی اختراع شد؟ | 1989 |
| بهبود مستمر از کجا سرچشمه گرفته است؟ | ژاپن |
- مفهوم بهبود مستمر
- 4 اصل بهبود مستمر
- 4 روش های بهبود مستمر
- 6 نکته و نمونه هایی از بهبود مستمر
- اطلاعات بیشتر در مورد رهبری با AhaSlides
- خط پایین
- پرسش و پاسخهای متداول
مفهوم بهبود مستمر
فرآیند بهبود مستمر، یک فرآیند پایدار و مداوم برای ایجاد تغییرات عمدی در رویه‌های تجاری یک شرکت است تا مدیریت فرآیند، مدیریت پروژه و عملیات کلی شرکت را بهبود بخشد.
به طور معمول، فعالیت های بهبود مستمر شامل یک سری تغییرات کوچک است که هر روز پایدار هستند. بیشتر فعالیت های بهبود مستمر بر بهبودهای تدریجی و تکراری در فرآیند کلی کسب و کار تمرکز دارند. در درازمدت، همه این تغییرات کوچک می تواند منجر به یک تحول مهم شود.
با این حال، گاهی اوقات، بهبود مستمر می‌تواند گام‌های جسورانه‌تری برای ارتقای وضعیت فعلی کسب‌وکار بردارد، که به‌ویژه در رویدادهای بزرگ مانند عرضه‌ی محصولات جدید صدق می‌کند.
4 اصل بهبود مستمر
برای اجرای فرآیند بهبود مستمر، به کار تیمی از طریق ۴ اصل برنامه‌ریزی - اجرا - بررسی - اقدام نیاز دارید که با نام چرخه PDCA یا چرخه دمینگ نیز شناخته می‌شود:
ابتدا آنها را برنامه ریزی کنید
این اولین و مهمترین مرحله در چرخه PDCA است. برنامه ریزی دقیق و کامل به هدایت فعالیت های زیر کمک می کند. برنامه ریزی شامل تعریف اهداف، ابزارها، منابع و اقدامات قبل از ورود به تولید خاص است. وجود شرایط برای بهره برداری کارآمدتر از منابع در دراز مدت به کاهش هزینه های مدیریت کیفیت و بهبود رقابت کمک می کند.
DO
اجرای برنامه بر اساس طرحی که در مرحله قبل ایجاد و بررسی شده است.
وقتی یک راه‌حل بالقوه را شناسایی کردید، با خیال راحت آن را با یک پروژه آزمایشی در مقیاس کوچک آزمایش کنید. این نشان می‌دهد که آیا تغییرات پیشنهادی با حداقل خطر نتیجه نامطلوب، به نتایج مطلوب دست می‌یابند یا خیر.
بررسی
هنگامی که داده های جمع آوری شده از مرحله 2 در دسترس هستند، کسب و کارها باید به طور منظم عملکرد کلی پیشرفت بهبود را ارزیابی و بررسی کنند. این مرحله ضروری است زیرا به شرکت اجازه می دهد راه حل خود را ارزیابی کرده و برنامه را اصلاح کند.
ارزیابی عملکرد با مراحل زیر:
- نظارت، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی رضایت مشتری و جمع‌آوری داده‌ها
- سازماندهی ممیزی‌های داخلی
- رهبران دوباره ارزیابی می کنند
عمل
پس از استانداردسازی مراحل فوق، مرحله آخر، اقدام و تنظیم مواردی است که نیاز به بهبود دارند و مواردی که باید حذف شوند.. سپس، چرخه بهبود مستمر را ادامه دهید.
چهار روش بهبود مستمر
4 روش بهبود مستمر، شامل (1) کایزن، (2) روش مدیریت چابک، (3) شش سیگما و (4) بهبود مستمر و نوآوریروش شناسی کایزن
کایزن یا فرآیندهای بهبود سریع، اغلب به عنوان "اساس" تمام روش‌های تولید ناب در نظر گرفته می‌شود. فرآیند کایزن بر حذف ضایعات، بهبود بهره‌وری و دستیابی به بهبود پایدار و مستمر در عملیات و فرآیندهای هدف یک سازمان تمرکز دارد.
تولید ناب بر اساس ایده کایزن متولد شد. این تیم از تکنیک‌های تحلیلی مانند نقشه‌برداری جریان ارزش و «۵ دلیل چرا» استفاده می‌کند که برای اجرای بهبودهای انتخاب شده (معمولاً ظرف ۷۲ ساعت پس از شروع پروژه کایزن) کار می‌کند و اغلب بر راه‌حل‌هایی تمرکز می‌کند که شامل هزینه‌های سرمایه‌ای کلان نمی‌شود.
متدولوژی مدیریت چابک
روش شناسی چابک راهی برای مدیریت یک پروژه با تقسیم آن به چند فاز است. این فرآیندی برای مدیریت یک پروژه است که شامل همکاری و بهبود مستمر در هر مرحله است.
به جای رویکرد سنتی مدیریت پروژه، چابکی بهبود مستمر با یک طرح کلی شروع می‌شود، چیزی را در مدت زمان کوتاهی ارائه می‌کند و با پیشروی پروژه، نیازمندی‌ها را شکل می‌دهد.
Agile به دلیل انعطاف پذیری، سازگاری با تغییرات و سطح بالای ورودی مشتری یکی از محبوب ترین رویکردها در مدیریت پروژه است.
شش سیگما
شش سیگما (6 سیگما، یا 6σ) است سیستمی از روش‌های بهبود فرآیند کسب‌وکار و مدیریت کیفیت که برای یافتن نقص‌ها، تعیین علل و رفع خطاها به منظور افزایش دقت فرآیند، به آمار متکی هستند.
شش سیگما از روش‌های آماری برای شمارش تعداد خطاهایی که در یک فرآیند ایجاد می‌شود، استفاده می‌کند، سپس نحوه رفع آن را مشخص می‌کند و آن را تا حد ممکن به سطح «صفر خطا» نزدیک می‌کند.
بهبود مستمر و نوآوری
بهبود مستمر و نوآوری، or CI&I فرآیندی است که برای پیشبرد بهبود و نوآوری در کسب و کار مورد استفاده قرار گرفته است. این مدل هشت مرحله دارد که به مدیران و کارکنان کسب‌وکار کمک می‌کند تا بر بهبود و نوآوری مداوم تمرکز کنند، که بیشترین تأثیر را بر اهداف کسب‌وکار خواهد داشت.
6 نکته و بهبود مستمر مثال ها
توسعه مهارت های کار تیمی
بهبود مستمر مستلزم ترکیب کامل و هماهنگ اعضا در یک شرکت است. بنابراین، توسعه مهارت های کار گروهی از طریق فعالیت های تیم سازی ضروری است. اگر اعضا به خوبی با هم ارتباط برقرار کنند و مشکلات را حل کنند، روند بهبود مستمر به آرامی پیش خواهد رفت.
برای مثال، وقتی به یک تیم وظیفه مهمی محول می‌شود، آنها می‌دانند که چگونه به طور فعال وظایفی مانند محقق، پیمانکار و ارائه دهنده را تعیین کنند.
بهبود طوفان فکری
یک فرآیند بهبود مستمر مفید همیشه فرصتی برای جلسات طوفان فکری فراهم می کند که می تواند به تیم شما کمک کند تا مشکلات را قبل از بروز آنها شناسایی کند.
به عنوان مثال، مدیر فروش از مدیران فروش می‌خواهد که جلسات طوفان فکری ماهانه برگزار کنند. سپس مدیران جلسات طوفان فکری جداگانه‌ای با تیم خود خواهند داشت. این فرآیند به بخش فروش کمک می‌کند تا حوزه‌های بهبود را شناسایی کرده و برنامه‌های مؤثر را محقق کند.
دریافت بازخورد
دریافت بازخورد و همچنین شکایت، بخش اجتناب‌ناپذیری از بهبود مستمر در محیط کار است. اجازه دهید مشتریان، کارمندان، مافوق‌ها و حتی سایر تیم‌ها، کار تیم شما را بررسی کنند. این بازخورد به تیم شما کمک می‌کند تا نقاط قوت و ضعف خود را تشخیص دهد و بفهمد چه چیزهایی باید بهبود یابد یا حذف شود. می‌توانید از ابزارهایی مانند SurveyMonkey یا AhaSlides استفاده کنید. برای دریافت بازخورد سریع، در هر زمان و هر مکان.
برای مثال، شما از یک بازیگر مجرد برای تبلیغات محصولات متاهلی استفاده می‌کنید که باعث می‌شود مشتری احساس کند این کار غیرمنطقی است و درخواست تغییر کند.
بهبود بررسی کیفیت
هنگام جمع‌آوری بازخورد، تیم باید همیشه آماده باشد تا کیفیت خود، مانند کیفیت مدیریت زمان، کیفیت کارکنان، کیفیت محصول و حتی کیفیت رهبری را برای بهبود مداوم و حل مشکلات موجود بررسی کند. این‌ها تیم‌های با عملکرد بالا هستند که مرتباً این کار را انجام می‌دهند. در اینجا مثالی آورده شده است:
یک شرکت به دلیل زمان تولید بیش از حد، از کاهش بهره‌وری رنج می‌برد. بنابراین آنها تصمیم گرفتند فرآیندها و عملیات خود را بررسی کنند تا بفهمند که شرکت در کجا زمان را از دست می‌دهد. پس از این ارزیابی، رهبران درک بهتری از دلیل پایین بودن بهره‌وری داشتند. در نتیجه، آنها ممکن است استراتژی‌ها یا فعالیت‌های جدیدی را برای بهینه‌سازی زمان به عنوان یک منبع اجرا کنند.
آموزش ماهانه
در کنار توسعه مهارت‌های کار تیمی، کسب‌وکارها و سازمان‌ها باید روی افراد خود سرمایه‌گذاری کنند. نیاز است که ماهانه مهارت‌های حرفه‌ای جدید را آموزش ببینند یا در دوره‌های کوتاه‌مدت برای به‌روزرسانی دانش خود شرکت کنند.
برای مثال، یک نویسنده محتوا هر شش ماه مهارت‌های جدیدی یاد می‌گیرد، مانند یادگیری نوشتن فیلمنامه‌های بیشتر، یادگیری ساخت محتوای کوتاه در جدیدترین پلتفرم‌ها مانند تیک تاک یا اینستاگرام.
مدیریت ریسک های بالقوه پروژه
بهبود مستمر مدیریت پروژه به این معنی است که مدیر پروژه باید یک ارزیابی مدیریت ریسک در طول عمر پروژه انجام دهد. هرچه زودتر بتوانید خطرات پروژه خود را بگیرید و با آن مقابله کنید، بهتر است. بررسی خود را به صورت هفتگی یا دوهفته ای بر اساس پیشرفت تحویل تیم خود انجام دهید. اگر روی یک پروژه بزرگ کار می کنید که شش ماه طول می کشد، می توانید آن را هر دو هفته یکبار انجام دهید. یک پروژه کوتاه 4 هفته ای نیاز به بررسی های مکرر دارد.
به عنوان مثال، قرارداد و پیشرفت پرداخت شریک را به طور منظم بررسی کنید.
خط پایین
روش‌هایی که در کسب و کارتان استفاده می‌کنید، فرهنگ کاری خودتان را ایجاد می‌کنند. بسیاری از شرکت‌ها برای یافتن مسیر درست با استخدام افراد بهتر، خرید مواد و ماشین‌آلات با هزینه کمتر یا حتی برون‌سپاری یا انتقال کسب و کار خود به کشورهای دیگر، تلاش می‌کنند. اما در نهایت، تنها یک رویکرد بهبود مستمر و فرهنگ رشد مداوم می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا یک مزیت رقابتی ایجاد کنند.
و هرگز فراموش نکنید که برای ایجاد یک کسب و کار با بهبود مستمر، تمرکز بر توسعه تیمی بسیار مهم است. با ایجاد فرهنگی که در آن هر کارمند احساس قدرت کند تا ناکارآمدی‌ها را تشخیص دهد و راه‌حل ارائه دهد، یک رهبر بزرگ باشید. پاداش‌هایی ایجاد کنید یا یک سیستم قابل دسترس برای کارمندان ایجاد کنید تا به طور مداوم بازخورد خود را به اشتراک بگذارند.
پرسش و پاسخهای متداول
6 مرحله تجارت چیست؟
شش مرحله کسب و کار: (1) آغاز؛ (2) برنامه ریزی؛ (3) راه اندازی؛ (4) سودآوری و گسترش؛ (5) مقیاس پذیری و فرهنگ سازی؛ و (6) خروج از کسب و کار.
کدام مرحله از مدیریت فرآیند کسب و کار به مدیران اجازه می دهد تا روندی در حال بهبود مستمر ایجاد کنند؟
مرحله 5: مقیاس بندی و فرهنگ سازی.
بهبود مستمر چیست؟
بهبود مستمر، فرآیندی مداوم برای شناسایی، تحلیل و ایجاد بهبود در ساختار فعلی است تا عملکرد بهتری را برای افراد، تیم‌ها و سازمان‌ها به ارمغان بیاورد.
